INTERN UDDANNELSE. Afdelingsbestyrelsens opgaver og ansvar

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "INTERN UDDANNELSE. Afdelingsbestyrelsens opgaver og ansvar"

Albert Knud Carstensen
5 år siden
Visninger:

1 INTERN UDDANNELSE Afdelingsbestyrelsens opgaver og ansvar

2 Indledning En afdeling er en sammenslutning af enkeltmedlemmer, støttemedlemmer og kollektive medlemmer. En afdeling kan dække to eller flere kommuner inden for tilhørende regions geografiske dækningsområde, men der kan ikke oprettes en afdeling eller udføres aktiviteter i en kommune, hvor der i forvejen er en afdeling, uden godkendelse fra organisationens bestyrelse. (Dansk Folkehjælps love 13). I det følgende kan du finde en kortfattet indføring i, hvad det indebærer at være bestyrelsesmedlem i en af Dansk Folkehjælps afdelinger. Du kan finde svar på spørgsmål som: Hvilke opgaver følger der med at være bestyrelsesmedlem? Hvilket ansvar har bestyrelsesmedlemmerne? Hvordan arbejder man sammen? Inden man lader sig vælge til afdelingsbestyrelsen, skal man gøre sig klart, hvorfor man vælger lige netop en af Dansk Folkehjælps afdelinger, hvilke forventninger og holdninger man har til afdelingens arbejde og hvilken udvikling, man gerne vil være med til at fremme. Brænder du f.eks. for frivilligt arbejde, eller har du tidligere erfaringer inden for frivilligt arbejde? Kan du lide at være med til at præge en udvikling? Har du overskud til at gøre en indsats for Dansk Folkehjælps arbejde? Er du god til at arbejde sammen med andre mod et fælles mål, eller er du drevet af almindelig nysgerrighed? Som bestyrelsesmedlem skal man hele tiden være bevidst om, at man repræsenterer medlemmerne, og at man derfor i sine afgørelser skal tilstræbe, at de ikke er i uoverensstemmelse med medlemmernes ønsker. Afdelingsbestyrelsens funktion Som bestyrelsesmedlem i en af Dansk Folkehjælps afdelinger er man valgt af den øverste myndighed for afdelingen, Generalforsamlingen, til at lede afdelingen året igennem og skal derfor loyalt følge de beslutninger, der træffes af Generalforsamlingen. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af februar og indkaldes af afdelingsbestyrelsen. Denne består af: Formand Kasserer Sekretær Et antal bestyrelsesmedlemmer, fastsat efter afdelingens ønske. Ud over at forvalte Generalforsamlingens intentioner og organisationens idegrundlag er det bestyrelsesmedlemmernes opgave at formulere de fremadrettede mål for afdelingen på en sådan måde, at de falder i tråd med organisationens overordnede formål, og såle-

3 des at de kan blive behandlet på kommende generalforsamlinger eller årsmøder. Til hjælp for dette arbejde kan afdelingen nedsætte udvalg inden for områderne samaritervirke og førstehjælp, socialt arbejde, internationalt arbejde og ungdomsarbejde. Afdelingsbestyrelsens ansvar Vi har alle et personligt ansvar for de ting, vi gør, således også en organisationsafdeling. En organisationsafdeling er en 'juridisk person', hvilket vil sige, at den kan handle, indgå aftaler, påtage sig forpligtelser, leje lokaler m.v. på samme måde som et almindeligt menneske. Afdelingen er altså juridisk ansvarlig for de handlinger, der udføres, men det betyder hverken, at hvert bestyrelsesmedlem hæfter personligt eller omvendt kan fralægge sig ethvert ansvar. Det er afdelingsbestyrelsens ansvar både den samlede bestyrelse og enkeltbestyrelsesmedlemmerne - at drive afdelingen i overensstemmelse med Dansk Folkehjælps love og retningslinjer. De beslutninger, der træffes af bestyrelsen, f.eks. gældsforpligtelser og overholdelse af aftaler, hæfter kun afdelingens pengekasse for, ikke bestyrelsesmedlemmerne personligt. Men et bestyrelsesmedlem kan som enkeltperson drages til ansvar, hvis han eller hun handler i strid med de aftalte retningslinjer, handler groft uforsvarligt eller i det hele taget i strid med det, man kan forvente af et almindeligt fornuftigt menneske. Som bestyrelsesmedlem skal man være opmærksom på, at det påhviler én selv at holde sig orienteret om alle relevante forhold for afdelingen. Det er f.eks. ikke nogen undskyldning, at kassereren ikke vil oplyse, hvordan det står til med økonomien; her må man selv sørge for at holde på sin ret til at kende afdelingens økonomiske situation. Dette ansvar bør dog ikke afholde nogen fra at gå ind i bestyrelsesarbejdet man skal blot være sig sit ansvar bevidst og være åben, ærlig og bruge sin sunde fornuft. Afdelingsbestyrelsens opgaver Ifølge organisationens love er afdelingsbestyrelsens hovedopgaver: At udbrede Dansk Folkehjælps idegrundlag At styre afdelingens økonomi At igangsætte og følge op på afdelingens aktiviteter At deltage i den demokratiske proces i organisationen At samarbejde med andre organisationer, myndigheder, foreninger og pressen. Kort sagt har bestyrelsen det overordnede ansvar for afdelingens virke, og bestyrelsens arbejdsopgaver er derfor primært at skabe helhed og føre politikker ud i livet.

4 Afdelingens love Afdelingens love er nedfældet i "Love for Dansk Folkehjælp" og udgør den ramme, som afdelingsbestyrelsen kan/skal operere inden for. Målene for en afdeling kan ændre sig gennem årene, og derfor er det vigtigt, at man jævnligt gennemgår vedtægterne for at se, om de stadig passer til de faktiske forhold i afdelingen, eller om de bør justeres. Er der ting, som et eller flere bestyrelsesmedlemmer mener bør ændres, må de tage initiativ til at justere enten vedtægterne eller de aktiviteter, der ikke er i overensstemmelse med organisationens/ afdelingens mål. Der kan f.eks. også være praktiske eller administrative ting mellem en afdeling og organisationen, som trænger til at blive taget op. I det hele taget er det bestyrelsens opgave at sikre, at de aktiviteter, der bliver igangsat, ikke er i strid med vedtægterne. Der kan også være en udvikling i det omgivende samfund, som gør, at vedtægterne er blevet mindre relevante, eller de kan hindre en naturlig udvikling. Sker det, må bestyrelsen tage initiativ til at udarbejde ændringsforslag til vedtægterne, som kan behandles på organisationens kommende årsmøde. Bestyrelsens konstituering Når bestyrelsen har konstitueret sig, er det godt, at man på det første bestyrelsesmøde drøfter, hvilke opgaver og hvilke kompetencer der hører til de forskellige poster. Som udgangspunkt har en bestyrelse et fælles ansvar for opgaverne, og derfor skal følgende diskuteres: Hvem har ansvar for hvad? Hvilke beføjelser hører der til de forskellige poster? Hvordan skal der rapporteres til bestyrelsen? Samtidig kan man drøfte, om der er opgaver, som passende kunne uddelegeres til arbejds-grupper, udvalg eller ad hoc-udvalg. Når man uddelegerer opgaver, er det vigtigt at træffe beslutning om, hvilke beføjelser der er delegeret ud, og hvordan der rapporteres til bestyrelsen. Sådanne beslutninger bør udformes som konkrete aftaler. Forretningsorden Den overordnede ramme for afdelingernes arbejde er de strategi- og handlingsplaner, som Årsmødet har vedtaget. En anden - og mere praktisk præget - ramme om en bestyrelses opgaver er en forretningsorden. Forretningsordenen indeholder de spilleregler, der arbejdes efter i bestyrelsen. Afdelingsbestyrelsen kan selv bestemme, hvad forretningsordenen skal omfatte, men er bundet af visse varsler og frister iht. organisationens love. Derudover kan det f.eks. være nyttigt at overveje følgende: Hvordan skal en dagsorden udformes? Hvordan skal reglerne for afstemninger være?

5 Hvor mange medlemmer skal være til stede for at bestyrelsen er beslutningsdygtig? Hvordan skal reglerne for skrivning og udsendelse af referat være? Habilitets- og tavshedspligtregler. I det hele taget er en forretningsorden et nyttigt kommunikationsredskab i en bestyrelses arbejde. Er forretningsordenen grundigt udarbejdet, kan det spare bestyrelsen for overflødige diskussioner om det ene og det andet. Konkrete aftaler nedfældet på denne måde er i det hele taget med til at få samarbejdet i afdelingsbestyrelsen til at glide mere gnidningsløst. Afdelingsbestyrelsens samarbejde De enkelte medlemmer af en bestyrelse møder naturligvis op med hver sine forestillinger og forventninger. Derfor er det en god ide at bruge et helt møde på at få afklaret de gensidige forventninger og udveksle information. Jo bedre man er informeret og har drøftet disse ting igennem, desto større er mulighederne for at forebygge problemer. Dernæst er det vigtigt at få afklaret, hvilke ressourcer og evner, de enkelte bestyrelsesmedlemmer sidder inde med. Nogle er gode idémagere, andre er gode til at føre ting konkret ud i livet, og igen andre gode til at sørge for at få rundet opgaverne af. Forskellighederne kan bruges konstruktivt, så at man supplerer hinanden i stedet for at påtage sig en mængde arbejde, som det så viser sig senere, at man ikke har kræfter til alligevel. Det er en god ting allerede fra starten at få indarbejdet en samarbejdskultur, og det kræver både åbenhed, samarbejdsvilje og tolerance. Læs mere i "Love for Dansk Folkehjælp", "Håndbog for medlemmer" og på Inspiration til denne beskrivelse er bl.a. fundet hos Center for frivilligt socialt arbejde

6 Mine noter:

Relaterede dokumenter

GUIDE. Bestyrelsens opgaver

GUIDE. Bestyrelsens opgaver GUIDE Bestyrelsens opgaver Udskrevet: 2016 Indhold Bestyrelsens opgaver............................................................. 3 2 Guide Bestyrelsens opgaver Denne guide er skrevet til jer, der skal