Referat af bestyrelsesmøde nr. 16 d. 4. august 2014, kl i klubhuset ved Dronninglund

Transkript

1 af Referat af bestyrelsesmøde nr. 16 d. 4. august 2014, kl i klubhuset ved Dronninglund Golfbane. Til stede: Bjarne Pedersen Teddi Christensen Bent Nielsen Vivian Dam Per Guldborg Charlotte Christensen Morten Jensen Bjarne L. Andersen (ref.) BP TC BN VD PG CC MJ BLA Afbud: Jan Schunck var ikke fysisk til stede, men deltog i mødet via en telefonforbindelse fra Brasilien. DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering fra FU (forretningsudvalget) v. formanden 3. Økonomi v. kassereren 3.1 Budgetopfølgning 3.2 Debitorliste 3.3 Kassebeholdning 4. Udvalgene 4.1 Bane- 4.2 Turnerings- 1

2 4.3 Regel- 4.4 Handicap- 4.5 Sponsor- 4.6 Sports- 4.7 Junior- 4.8 Aktivitets- 4.9 Klubhus PR Medlems- og begynder Personale (lukket møde) -Forslag til plan for 2015 udsendes til bestyrelsen inden mødet. 5. Eventuelt Ad. 1 Dagsorden Blev godkendt. Der var enighed om at tidligere pkt. 2 godkendelse af forrige referat udgår, idet godkendelsesproceduren sker elektronisk inden referatet lægges på hjemmesiden/dropbox. Sekretær sørger for, at referat nr. 15 arkiveres i dropbox Vivian kritiserede ændring af mødetidspunktet. Ad. 2 Orientering fra FU v. BP 2.1. Henvendelse fra medlemmer om hvilke oplysninger der er relevante på hjemmesiden blev drøftet. Formanden svarer de på gældende. Ad. 3 - Økonomi 3.1. Budget (Bent) Gennemgik og forklarede udleveret saldobalance pr. 31. juli 2014, som udviser et resultat på kr ,36. Bedre end forventet. BN påviste nogle væsentlige afvigelser bl.a. manglende kommunalt tilskud, større vedligeholdelsesudgifter på maskinpark og sponsorudgifter. 3.2 Debitorliste Kontoen for debitorer udviser en saldo på ,00, Dette skyldes manglende betaling fra 11 fuldtidsmedlemmer samt manglende betaling fra en sponsor. Der var enighed om at rette direkte telefonisk henvendelse til samtlige debitorer. BN udsender en liste til bestyrelsen. 3.3 Kassebeholdning 2

3 Ca. kr ,00. Ad. 4 - Udvalgene 4.1 Banen (Teddi) For at imødekomme ønskerne om banens (og i særlig grad greens ) vedligeholdelsesniveau, skønnes det på nuværende tidspunkt nødvendigt med 4 heltidsansatte i Beslutning: Dette tages i første omgang til efterretning, men drøftes nærmere på et senere bestyrelsesmøde. Roughen er nu nødtørftigt klippet, hvor det var mest påkrævet/hensigtsmæssigt. Næste år bliver roughen klippet 2 gange. Gjorde rede for manglende egnet klippemaskine til roughklipning. Forventet merpris kr ,00. Dette skal ses i sammenhæng med, at nye ukrudtsmidler, som erstatter gl. nu ulovlige, er mindre virksomme/effektive. Generelt imødekommes ønsker og input fra medlemmerne i videst mulig omfang. Der er bl.a. planer om løbende forbedring af visse dele af stier med ny belægning. Reparation efter skybrud samt retablering af grønne teesteder ved 5 huller. Tidspunkt for hulprikning af greens blev diskuteret. Det blev tilkendegivet, at arbejdet bør udskydes mest muligt for at skabe mindst mulig gene. Bestyrelsen opfordrede til, at konsultere konsulent fra DGU med henblik på tilrettelægning af en langsigtet strategi for banepleje og vedligehold. 4.2 Turneringsudvalget (Per Guldborg) Gjorde rede for tilmeldingsprocedure og vilkår for afvikling af klubmesterskab/årgangsmesterskab Evt. Hjallerup Maskinforretning ultimo sept. Lions 22. aug. Klokkerholm d. 6. sept. Nærmere info om øvrige forestående turneringer på klubbens hjemmeside 4.3 Regeludvalg (Bjarne Pedersen) Intet 3

4 4.4 Handicapudvalg (Bjarne Pedersen) Intet. 4.5 Sponsorudvalg (Bent Nielsen) Oplyste at 25 sponsorkontrakter er 1-årrige og derfor skal genforhandles/fornys. 4.6 Sportsudvalg (Teddi) Orienterede om holdenes muligheder for oprykning. Begge hold har muligheder for oprykning, men kun ét hold kan rykke op Juniorudvalg (JS) Intet 4.8 Aktivitetsudvalg (Per Guldborg) Intet. 4.9 Klubhus (BA) Der er modtaget midlertidig alkoholbevilling. Peter Svendsen Twitline, Klokkerholm har lovet levering af nye egetræstavler medio næste uge (uge 34). De mange problemer med Internetforbindelsen synes at være løst. Der har i sommerferien været store problemer med unødvendig alarmpatruljering p.g.a. åbenstående vinduer og terrassedøre. På længere sigt foreslår BLA en pedelfunktion, som også kan være ansvarlig for buggies, boldopsamling og andre praktiske funktioner i og omkring klubhus. MJ stillede i udsigt at medvirke aktivt til opførelse af overdækning af del af DR. Der blev nedsat et udvalg bestående af MJ, TC og BA. For at reducere generende lysindfald i klublokalet sanktionerede MJ, at der monteres egnet solfilter på ovenlysvinduer og trekantvinduer i vestvendt gavl. Arbejdet udføres af Leif Nielsen og BA i forening Pr- og markedsføringsudvalg. 4

5 Orienterede om positive resultater af deltagelse af diverse Open-by-Night-arrangementer hen over sommeren. Da aktiviteten primært retter sig mod begyndere indstilles markedsføringen for i år. BP oplyste, at ny revideret aftale med Aalborg Håndbold er under overvejelse. Aftaleudkastet blev godkendt med klausul om max 90 deltagere 4.11 Medlems- og begynderudvalg (BP) Sidste begynderkursus er nu gennemført. 52 begyndere har gennemgået forløbet. 38 deltager er nu i begynder-/optimistholdet med et handicap u. 54 og dermed fuldgyldige medlemmer af klubben. Evalueringerne var generelt meget positive Personale (lukket møde). 5.0 Evt. Næste møde afholdes d. 25. august kl BN bestiller 6 stk. nye klubflag. Der afholdes kurser i hjertestarter næste uge. Per efterlyste input og bemærkninger til tidligere udsendt forslag til ny hjemmeside. 5