BP BN VD PG TC JS CC MJ BLA

Transkript

1 af Referat af bestyrelsesmøde nr. 11 d. 24. marts 2014, kl i klubhuset ved Dronninglund Golfbane. Til stede: Bjarne Pedersen Bent Nielsen Vivian Dam Per Guldborg Teddi Christensen Jan Schunck Charlotte Christensen Morten Jensen Bjarne L. Andersen (ref.) BP BN VD PG TC JS CC MJ BLA DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af forrige bestyrelsesmøde 3. Orientering fra FU (forretningsudvalget) v. formanden 4. Økonomi v. kassereren 4.1 Budgetopfølgning 4.2 Debitorliste 4.3 Kassebeholdning 5. Udvalgene 6. Eventuelt 5.1 Bane- 5.2 Turnerings- 5.3 Regel- 5.4 Handicap- 5.5 Sponsor- 5.6 Sports- 5.7 Junior- 5.8 Aktivitets- 5.9 Klubhus PR Medlems- og begynder Personale (lukket møde) Ad. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt med tilføjelse af pkt Personale. Punktet behandles på lukket møde. Ingen offentlig tilgængeligt referat. 1

2 Ad. 2 Godkendelse af forrige referat. Referat af bestyrelsesmøde nr. 10 af 17. februar 2014 blev godkendt. Ref. lægges på hjemmeside. Ad. 3 Orientering fra FU v. BP 3.1 Orienterede om henvendelse fra Randers Golfklub om forslag om gensidigt samarbejde om halv greenfee. Beslutning: Forslaget blev godkendt. BP orienterer Randers Golfklub 3.2 Ulsted Fodboldgolf v. Lars Kruse har tilbudt at udarbejde en videofilm (luftfoto) af samtlige 18 huller på Dronninglund Golfbane til brug for hjemmesiden. Beslutning: Bred enighed om at en vidiofilm af hele banen i markedsføringsmæssig henseende er et godt aktiv, hvorfor tilbuddet accepteres. BP meddeler accept og anmoder firmaet om at kontakte Erik Husted om det praktiske. 3.3 Tilbud fra Lyd & Billede, Vodskov om levering af 1 stk. nyere brugt og fastmonteret lærred for projektor i klublokalet til en meget fordelagtig pris. Beslutning: Tilbuddet accepteres. Jan Schunck udfører nødvendig el-tilslutning. BA og JS vurderer i forening egnet ophængningssted. 3.4 Forespørgsel fra Aalborg Kaserners Idrætsforening (AKIF) om at anvende faciliteterne ved Dronninglund Golfbane som stævnecenter i forbindelse med afvikling af cykelløb i egnen omkring Dronninglund Storskov onsdag d. 4. juni i perioden fra kl Beslutning: Bestyrelsen og MJ tilkendegav, at arrangementet kunne være med til at promovere golfklubben, hvorfor henvendelsen bør imødekommes. 3.5 Det oplystes at forsøget på at overføre tilsagnet om tildeling af LAG-midler til den konkursramte golfklub til brug for overdækning af driving range p.g.a. en procedurefejl hos de bevilgende myndigheder desværre er mislykkedes. Det blev aftalt, at BN og MJ genoptager forsøget under et møde med LAG-komiteen på torsdag. 3.6 Jim Staffensen er på den seneste generalforsamling i DGU blevet valgt som ny formand. BP anførte, at Dronninglund Golfklub af fremover bør være repræsenteret ved årsmøderne. 3.7 Klubben har modtaget ansøgning om long distance medlemskab fra tidligere medlem af den gamle golfklub, Claus Krogsgaard, Dronninglund. Bestyrelsen blev kort orienteret om ansøgerens adfærd og årsag til ekskludering fra den gamle golfklub. Ansøgeren har været medlem i Hals Golfklub, men er nu medlem af Aabybro Golfklub. Beslutning: På grund af tidligere og nyere aktuelle erfaringer med ansøgerens åbenbare, manglende respekt for både de generelle og de lokale, etiske golfregler, var der fuld enighed om ikke at imødekomme ansøgningen om long distancemedlemsskab. 3.8 Forslag til bagmærker, sponsoreret af Stark, Dronninglund blev fremlagt og godkendt. Sættes i produktion så hurtigt som muligt. 3.9 BN orienterede om henvendelse fra Danske Hoteller, Jyde Deal og Golfhæftet om samarbejde. Beslutning: Der var enighed om at acceptere forslag til samarbejdsaftalen fra Danske Hoteller (Hjallerup Kro og Dronninglund Hotel) om halv greenfee kr. 175,00 for hotellets og kroens gæster Aftalen med Nets er underskrevet og fremsendt. MJ oplyste at Computerparter har stillet i udsigt, at betalingsautomaten formodentlig er klar til installering om ca. 14 dage. 2

3 Ad. 4 - Økonomi 4.1. Budget (Bent) Der er pt. udskrevet kontingentfaktura indeholdende alle medlemskategorier for et samlet beløb på ca. kr Der mangler pt. betaling på i alt kr ,00. Medlemstallet er stadig lidt under det budgetterede. Det samlede medlemstal er pt Beslutning: Der udsendes rykker pr. mail. Planlagt nyhedsbrev på hjemmesiden forsynes med supplerende tekst om opfordring til snarlig betaling. Det var en almindelig antagelse, at den sendrægtige betaling formentlig skyldes, at flere medlemmer har tradition for at vente med betaling indtil sæsonen indledes. Kassereren har skærpet opmærksomhed på fænomenet. 4.2 Debitorliste Intet. 4.3 Kassebeholdning Intet Ad. 5 - Udvalgene 5.1 Banen (Teddi) Banen er nu åben dog med provisorisk green på hul 2. Der afholdes iflg. annoncering på hjemmesiden oprydningsdag d. 29. marts 2014 med efterfølgende 9-hullers match. Der er planlagt diverse påtænkte aktiviteter, såsom boldopsamling, rengøring af klubhus, vinduespolering, rengøring og udsætning af terrassemøbler m.v. Evt. afskærmende foranstaltning mellem teestedet, hul 4 og hul 5 blev kort diskuteret. På grund af betydelig niveauforskel er det ikke umiddelbart teknisk muligt. Beslutning: Der opsættes i stedet advarselsskilte. Det oplystes, at Lauge medio marts er tiltrådt som medarbejder i greenkeepergården. Mads tiltræder 1. april. Det undersøges om Benjamin også i år kan ansættes med tilskud. I overensstemmelse med tidligere tilkendegivelse er der nu afgivet bestilling på ny letmetalhul-kopper og ditto stænger. Eksisterende flag genbruges indtil evt. ny sponsor er fundet. De bedste af de overflødiggjorte kobber og stænger genanvendes på par-3 banen. Endvidere indhentes der tilbud på nye teestedsmarkeringer af god kvalitet. De nuværende af plastmateriale er delvis defekte. MJ redegjorde for aktuel status for maskinparken og forslag til nyinvestering. Beslutning: Da ovennævnte nødvendige ændringer ligger inden for det budgetterede, godkendte bestyrelsen enstemmigt de foreslåede (nødvendige) moderniseringer af maskinparken. 5.2 Turneringsudvalget (Per Guldborg) 3

4 Hjallerup Maskinforretning ønsker en Company Day. Dette indarbejdes i turneringsplanen. Eurospar (ny sponsor) ønsker et arrangement d. 29. juni. Annonceret fødselsdagsfest ændres til midsommerfest. Manglende omtale af Golfens Dag d. 27. april på DGU s hjemmeside. BP agerer. 5.3 Regeludvalg (Bjarne Pedersen) Lokale regler vil blive gennemgået og evt. justeret på næste møde Handicapudvalg (Bjarne Pedersen) Det oplystes, at det ny udvalg kommer til at bestå af: Bjarne Pedersen (fmd) Inge Hviid Hans Mørch Erik Appel Bestyrelsen tog udvalgets sammensætning til efterretning. 5.5 Sponsorudvalg (Bent Nielsen) På et internt møde i udvalget er det af praktiske grunde besluttet at Bent Nielsen indtræder som formand for udvalget. Vivian bliver hovedansvarlig for markedsføring. Bestyrelsen tog de foreslåede organisatoriske ændringer til efterretning. BN oplyste, at der pt. er tegnet sponsoraftaler for i alt kr moms. Heraf er ca. kr treårig. Budgettet på kr er således allerede opnået. Hertil kommer værdien af annoncesponsoraftale med Nordjyske Medier kr ,00. Sponsortegning er endnu ikke afsluttet. Der pågår forhandling med flere sponsorer, herunder bl.a. BDO, SparNord, der begge har fremført forskellige vilkår, som kræver nærmere overvejelser. Der er udarbejdet en samlet fortegnelse over resterende sponsorprodukter, der bl.a. indeholder 8 teestedsskilte. Fortegnelsen vil blive rundsendt til bestyrelsen. Nørresundby Bank har tilbudt at levere kildevand til brug ved begynderhold og sponsormatch. Dette tilbud accepteredes. Foranlediget af Nørresundby Banks tilbud blev det besluttet, at øvrige sponsorer ligeledes bør reserveres en mulighed for rimelig promovering i form af udlevering af markedsføringsprodukter. Muligheden nævnes I invitationsskrivelse til sponsormatchen. I forbindelse med fortolkning af aftalen med Aalborg Håndbold blev det oplyst, at DGK er forpligtiget til servering af morgenmad og frokost i forbindelse med den aftalte Company Day. Denne udgift er beklageligvis ikke indregnet i budgettet. Bestyrelsen takkede MJ for tilsagn om sponsorering af ovennævnte ydelser. Det oplystes at tilsvarende ydelser formentlig er aftalt med Aalborg Pilots. Det er op til DGK at udnytte muligheden for aktiv markedsføring i forbindelse med hjemmekampe og i kampprogrammer. 4

5 Det aftaltes, at værdien af disse sponsorater evalueres, når sæsonen er afsluttet. 5.6 Sportsudvalg (Teddi) Prospekt om forslag til afholdelse af Elite Pro/Am turnering d. 28. juni 2014 blev omdelt. Der blev givet fuld tilslutning til gennemførelse af arrangementet. Jan agerer Juniorudvalg (JS) Efterlyste klubbens holdning til en konkret køreplan for gennemførelse af juniorarbejdet, såsom -Infomøder -Forældreinddragelse -Midler -Arrangementer -Træningstider og aftaler med Morten Kiil. Det aftaltes at JS fremkommer med gennemarbejdet og struktureret udspil. 5.8 aktivitetsudvalg (Per Guldborg) Udleverede tilrettet aktivitetsplan med nært forestående og tidligere aftalte aktiviteter, såsom vinsmagning d. 28. marts; foredrag med caddie Thomas Søby d. 6.maj og muligvis arrangement med hyggepianist Benny Wagner d. 9. maj. Det sidste overvejes nærmere. Bestyrelsen gav fuld tilslutning til at arbejde videre med de foreslåede aktiviteter. 5.9 Klubhus (BA) Det oplystes, at klubhusudvalget består af: -Bjarne Andersen -Leif Nielsen -Poul Erik Kristensen -Helle Vejrgang Nielsen (p.g.a. bortrejse er hun endnu ikke inddraget) Drikkevareautomater er nu med stort besvær genstartet. Fadølsautomat ligeledes. Der er indgået ny leveringsaftale med Royal Unibrew Udv. terrassefliser er renset for alger. Knuste granitskærver i indkørsel er udjævnet. Det er aftalt med greenkeepergård, at dette udføres jævnligt efter behov. Jan Schunck undersøger tænd-sluksystem for udv. belysning. Aftale om regelmæssig rengøring af klubhus afventer møde med Helle Vejrgang Nielsen Det er aftalt at terrassemøbler sættes på plads under oprydningsdagen. Der indhentes tilbud på vinduespolering. Alternativt arrangeres arbejdet udført af frivillige. MJ oplyste, at det lejede indbo er forsikret gennem TRYG. Der er fremstillet 5 stk. ekstra A-nøgler. Billedmager Ane Marie Sunds, Hjallerup har beredvilligt pyntet væggene i klubhuset med kunst. Det påtaltes, at der var behov for rengøring (fejning) af gangarealer i bagrum. Det aftaltes, at der snarest muligt arrangeres et fællesmøde med repræsentanter for klubber-iklubben om regler for bestilling af mad, rengøring, opvask m.v. Genopstart af renovation undersøges af BA. 5

6 5.10 Pr- og markedsføringsudvalg Der var enighed om, at DGK bør være repræsenteret ved diverse Open By Night-arrangementer i Dronninglund, Hjallerup, Vodskov, Aalborg og Nørresundby med henblik på uddeling af flyers o.l. Det blev besluttet at markedsføringsudvalget bør være repræsenteret ved påtænkt arrangement d. 1. april fra kl i Dronninglund Hallen. Det er Dronninglund Borgerforening der under titlen Dronninglund Solution Camp i samarbejde med studerende fra Aalborg Universitet forsøger at danne rammer for en innovativ markedsføring af Dronninglund by. Der blev givet tilsagn om aktiv medvirken i annoncering i Indblik som er et fællesorgan for hele Brønderslev Kommune. Pris kr ,00. Det pågældende skrift vil blive uddelt i 2000 eksemplarer på Forårsmessen d april samt i hele Brønderslev Kommune MJ opfordrede til, at udvalget deltager aktivt i Jyske Ås projektet. MJ kontakter Melvej og orienterer om, at VD er kontaktperson Medlems- og begynderudvalg (BP) Det oplystes, at der allerede nu er indtegnet 16 til første begynderhold og 3 til andet begynderhold Personale Overordnede principper for udarbejdelse af diverse ansættelseskontrakter blev diskuteret og aftalt. Detaljerne heri blev behandlet på lukket møde, hvorfra, der ikke refereres. 6.0 Eventuelt Morten Jensen orienterede om påtænkt golftur til Bornholm i september. Turen er endnu ikke detailplanlagt. Prisen vil formentlig komme til at ligge i niveauet kr for 4 dage incl. bustransport og halvpension på hotel. Forslag til ny hjemmeside udarbejdet af Ultimate Web blev fremvist og i princippet godkendt. Manglende låge til elkomfur undersøges nærmere af MJ. Der var et udbredt ønske om at overgå til gas. JS gjorde opmærksom på en mulighed for at købe en brugt. MJ arbejder videre med sagen. Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 23. april 2014 kl i klubhuset. 6