Referat fra projektleder- og EDI teknikermøde

Transkript

1 Dato: Vor ref.: IJO Referat fra projektleder- og EDI teknikermøde Dato: Onsdag den 13. juni 2012 Sted: Deltagere: MedCom Helle Hesthaven, Region Nordjylland Hans Henrik Bøttger, Region Midt Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Jens Henning Rasmussen, Region Sjælland Peter Pedersen, Region Hovedstaden Martin Bagger Brandt, Danske Regioner Erik Jacobsen, Datagruppen MultiMed Kristian Foged, Datagruppen MultiMed Svend Holm Henriksen, Region Syddanmark Holger Madsen, Region Syddanmark Piotr Duda-Dziewierz, Region Midtjylland Gitte Henriksen, MedCom (referent) Ib Johansen, MedCom Bente Wengler, MedCom Fraværende: Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Kirsten Jeberg, Region Hovedstaden Gitte Sønderby Jensen, Region Syddanmark Referat: 1. Velkomst baggrund for mødet Velkomst v. Ib. MedCom flytter pr til Forskerparken i Odense SØ. Der er indflytningsreception den kl. 13. Vi kigger kun på henvisningsområdet på dette projektledermøde på baggrund af de problemer som har været ved igangsætningen af opsamling af sygehushenvisninger og røntgenhenvisninger. Jens Henning savner et punkt omkring bilag, vi husker at få det på. Vi har også inviteret teknikerne, da det er dem som ikke har følt sig orienteret godt nok omkring omlægningen til REFPARC. Ingen kommentarer til referatet fra seneste møde. Kort præsentationsrunde.

2 2. Henvisningshotellet funktion, teknisk Ib gennemgik funktionen omkring henvisningshotellet. Fra kan man sende henvisninger med bilag til henvisningshotellet. Det vil fremgå af henvisningstabellen hvem der kan modtage bilag. Henvisningstabellen består af et dagligt udtræk fra SOR, månedligt udtræk fra yderregisteret, oplysninger fra sundhed.dk vedr. kræft-/hjertepakker, og om man kan modtage bilag samt kig på VANS-trafikken, da der er mange lokationsnumre som er lukket i SOR, men som der stadig er trafik på. Udover dette får MedCom også lister fra de forskellige regioner, når der er ændringer på lokationsnumre og sygehusafdelings-koder. Når man sender en henvisning med bilag og man ikke kan modtage bilag bliver de liggende på hotellet. Hvis man kan modtage bilag bliver de sendt videre fra henvisningshotellet til modtageren. Man kan sende jpg, tiff, pdf filer i MEDBIN og det er aftalt med lægesystemerne, at det er pdf filer man sender, da alle kan læse dette. Hvor længe ligger bilagene på hotellet? Indtil videre er det uendeligt, men det skal der nok laves en regel om senere, men lad os nu afprøve det og få brugerne det lært. Når det har kørt i en periode kan vi kigge på det igen og lave statistik på hvor meget bilagene egentlig bruges. Interne henvisninger hvad med dem. Kommer de på hotellet? De kommer kun på hotellet hvis de sendes via VANS nettet. Man kan også vedlægge bilag til røntgenhenvisningen pr Er referenceid et unikt nok tager Peter op som spørgsmål. Det kan godt være at der skal aftales nogle spilleregler for, hvordan man danner referenceid erne til MEDBIN, så de bliver mere unikke. Ib viste flowet for sygehushenvisningen med bilag, der skal kvitteres når man modtager henvisningen. Når den positive kvittering er sendt betyder det at modtager har overtaget ansvaret for henvisningen. Se slideshow. Flow for sygehushenvisning med bilag, hvor bilag skal hentes på hotellet. Se slideshow. Flow med kommuner som kan modtage sygehushenvisningen. Her kommer der en positiv kvittering tilbage til lægen og kommunen kontakter borgeren. Se slideshow. Flow med kommuner som ikke kan modtage henvisning. Hotellet kan sende en korrespondance til kommunen om, at der ligger en henvisning på hotellet. Man kan også adviseres med SMS og , hvis man ikke kan modtage korrespondancer. Kommunen kontakter borgeren. Se slideshow. Frist for hvor lang tid henvisninger til kommunen skal ligge på hotellet skal aftales. Der er ikke aftalt noget endnu. Kommunerne kan som udgangspunkt ikke modtage bilag. En sidste ting omkring ventetidsgarantier, hvis sygehuset ikke kan overholde denne, kan visitationsafdelingen gå ind på hotellet og se henvisningen. Her kan de så viderevisitere til privathospital eller andre, som der er aftale med. Der sættes en operationsdiagnose på og evt. nogle kliniske oplysninger, som så bliver sendt videre til privathospitalet. Henvisninger fra sygehus til rehabilitering skal laves i jeres eget sygehussystem. Alle kommuner vil kunne komme til at modtage sygehushenvisninger. Alle oplysninger vil stå i henvisningstabellen. I henvisningstabellen står alle de lokationsnumre som kan modtage henvisninger. MedCom har beriget tabellen med diagnoseoplysninger samt kræft-/hjertepakke oplysninger. Dette gælder også for de kommuner som kan modtage sygehushenvisninger, her er tabellen også beriget med diagnoser og pakkeforløb med fraser som kan udfyldes. Erik viste hvordan det ser i pakketabellen med de forskellige pakker, diagnoser, link til sundhed.dk og yderligere oplysninger omkring lokationsnummer. 2

3 3. EDIFACT til henvisninger syntaks- og kommunikationsregler, nye felter der skal kunnes En af udfordringerne da vi startede henvisningshotellet til at modtage sygehushenvisninger og røntgenhenvisninger var, at bl.a. røntgensystemerne oprettede afsender som en ny modtager af epikriser. Da henvisningshotellet var afsender blev det henvisningshotellets lokationsnummer som blev oprettet som ny partner. Som følge af dette blev MedCom bedt om at præcisere i Syntaks- og kommunikationsreglerne hvordan man skal forholde sig, når der oprettes nye ydere i f.eks. et røntgensystem. Præciseringen gik ud på at man ved besvarelse af en modtaget EDIFACT finder afsenders lokationsnummer ud fra afsenderens ID (AfsId) ved opslag i Sundhedsvæsenets Organisations Register (SOR). Man kan ikke antage, at det lokationsnummer som meddelelsen er afsendt fra (f.eks. et henvisningshotel eller en central visitation) er det lokationsnummer, som skal modtage en epikrise og lign. Man kan altså ikke som første udgangspunkt automatisk koble det afsendende lokationsnummer sammen med afsender id et. Indhold i henvisningstabel SOR opdateres dagligt Ydertabel opdateres månedligt Pakketabel opdateres hver 14. dag beriges med fraser VANS trafik kontrol af trafik på lokationsnumre (der er lukkede, der stadigvæk er trafik på). Bilag Der sendes ikke kvittering på MEDBIN. (10MB 10 bilag pr. meddelelse) Røntgen (REF02) kan også modtage bilag. Positiv kvittering Obligatorisk på henvisninger- hvis der er anmodet om det. En kvittering CTRL sendes altid teknisk tilbage til afsender. Negativ kvittering Negativ kvittering selvom henvisning er nået frem. Der var set eksempler på at en henvisning var modtaget selvom afsender havde modtaget en negativ kvittering. Eksempel efterlyses! REF02 Røntgenhenvisningerne sendes direkte til modtager og ikke over henvisningshotellet indtil der er en løsning for tilbagesendelse af epikriser. Systemerne laver en Return to Sender, hvilket betyder at Henvisningshotellet vil modtage epikriserne. Bilag til røntgen skal afklares fristen fra RSIs pejlemærker 31/ overføres til projektet. Det aftales at der tages kontakt til de to store leverandører til Røntgensystemer. Carestream og GE. Punkter der skal udredes er: Afsender modtager problemstillingen Bilag (deadline flyttes til ) Udvidet henvisning (Stamdata, karakterudvidelse) klar til Det besluttes, at Svend Holm Henriksen tager kontakt til Carestream og Jens Henning Rasmussen tager kontakt til GE Der gives en tilbagemelding den 27. juni 2012 til MedCom. (Carestream ver. 10.l.19 indeholder den udvidede henvisning). 3

4 BrevID referencenumre Bilag Der skal ses på, hvorledes det sikres at brevid forbliver unik. Det foreslås at evt. dato og tid inddrages. Det aftales at dette punkt drøftes i PL-forum. Erik Jakobsen er formidler. Ib gennemgik hvornår regioner kan henvisninger med bilag. Se oversigt i slideshow. Der var en del diskussion omkring hvorvidt regionerne havde fået besked om, at modtagelse af bilag også gjaldt for røntgenhenvisningen. Det står i pejlemærkerne og er også meldt ud fra MedComs side ved flere møder. Det skal undersøges hos røntgenleverandørerne hvornår de kan være klar til at kunne håndtere bilagsvedlæggelse. Men vi holder fast i, at ændringerne i henvisninger er på plads til den og bilagshåndtering er først på plads ved udgangen af Vi har aftaler med mange af jer til test af henvisningerne med de nye felter, men vi mangler nogen af jer. Meld gerne ind med datoer for test. Afklaring af Carestream den opgave fik Svend. Afklaring af GE den opgave fik Jens Henning. Henvisningstabellen bliver taget i brug af lægesystemerne og privathospitalerne skal også kunne modtage og sende de nye data lige som sygehusene. Vi har sendt forespørgsel ud til jer, om I vil undersøge hvor mange henvisninger som sendes på papir internt ml. sygehusene. Der er kommet svar fra region Nordjylland og region Syddanmark. Der er stadig et stykke vej endnu inden det bliver elektronisk. Ib vil rundsende region Syddanmarks svar, så I kan se det. Det er ok fra Toves side. 4. Problemer identificeret ved brugen af henvisningshotellet. Erik har forsøgt at sammenfatte i overskrifter hvad problemet har været med kommunikationen i forhold til opstart af REFPARC % af kvitteringerne er forkerte i UCI, UCM segmentet. Region Midt har oplevet her i maj at der pludselig er sket en 10-dobling af negative kvitteringer. Region Midt er ved at undersøge det, men ved ikke endnu hvad problemet er. Pga. de mange forkerte kvitteringer er REFHOST begyndt at gemme de positive kvitteringer. Der er manglende rutiner omkring overvågning i de forskellige systemer. Et lille problem: Unikke BrevID, der skal stilles krav til hvordan de laves. Visning af EDIFACT som den kommer ind i REFHOST og hvordan den ser ud når den sendes fra REFHOST. Tidsstempling, hvilket skal man bruge, kan det optimeres, så der ikke går så lang tid. Der er forskellige løsninger i de forskellige systemer og også hvor tit de sender, men også centrale løsninger som lægerne sender deres EDI-filer ind til, og disse kan jo gå i stykker så der kan blive forsinkelser der i transmissionstiden. Det er et problem for regionerne med forsinkelserne i forhold til at de skal kunne opfylde deres forpligtelser i forhold til ventetidsgarantien. 4

5 Peter spørger, om man også kan få besked i regionen, når der er disse forsinkelser hos lægesystemer og andre steder. Hvis man har adgang til REFHOST, kan man altid se i hændelsesloggen om der skulle være problemer. Det skulle være muligt hvis man er administrator på hotellet. Det går meget tit galt med at lægen slet ikke får sendt henvisningen sendt afsted. Tit er det sekretæren som udfærdiger henvisningen og lægger den til godkendelse hos læge, som så ikke får det gjort. Hvordan kan man sikre at henvisningen altid bliver sendt lige med det samme? Det kræver noget uddannelse af lægerne eller også skal systemet poppe op med en advarsel om, at henvisningen ikke er sendt efter f.eks. 5 min., eller en blokering af systemet, så man ikke kan lave andet før henvisningen er godkendt af lægen. 5. Løsning af adressering af røntgenhenvisningerne, hvem har problemet, hvordan skal det løses? Se ovenfor. Inden har Svend fået svar fra Carestream og Jens Henning fra GE. Svaret sendes til MedCom og vi sender ud til jer. 6. Kvitteringer på henvisninger skal være obligatoriske, hvordan håndteres disse hos afsender/modtager? Optimering af forsendelse vil MedCom tage op med PL-forum og nogen af jer projektledere og sætte det på dagsorden til næste gang samt visning af hvordan negative/positive kvitteringer håndteres i de enkelte systemer. 7. Bookingsvar, Status og implementering. Lægerne vil ekstremt gerne have et bookingsvar. Problemet er at der nok ikke bliver lavet et bookingsvar ved akutte henvisninger. Der er stadig nogen regioner som mangler at få udbredt til alle. Region Midt kommer med i foråret (marts) Der skal gøres en indsats for at få det udbredt. Region Hovedstaden har fået det implementeret, men det skal sættes på sammen med brevskabelonen til patienten. Ib sender status over bookingsvar ud efter mødet. Ib viste pejlemærkerne fra vores MedCom database med procenter på hvor mange der produceres i dag. Det kan god blive bedre. 8. Information hvordan gør vi det bedre? Projektlederne har skullet melde tilbage til driftsorganisationerne. Det har kunnet fungere tidligere i de implementeringsprojekter, som MedCom ellers har kørt, men når det går direkte i driften, så går det galt. Adviseringen kunne være i form af servicevinduer. Regionen er en stor størrelse og mere politisk orienteret. Det kan være svært for en projektleder at få det meldt ud til de rigtige personer og også at få ressourcer til det og få det forankret det rigtige sted. Vi skal have aftalt nogle metoder til, hvordan vi får informeret og man sætter ikke noget i drift lige op til højtider. Driftsorganisationerne skal inddrages inden man sætter store driftsmæssige ændringer i kraft. MedCom kan også skrive ud forinden, at man skal være opmærksom på at der kommer en stor omlægning, og hvad det er der laves om. Man kunne måske også lade en eller to regioner køre i drift i et par mdr. og så kommer resten på når man har konstateret at det går godt. En nyhedsmail til teknikere kunne også være en mulighed med information om at der sker noget nyt. 5

6 Versionering er MedCom også blevet kritiseret for ikke at lave en ny ved større ændringer. Det har vi lært af og taget til efterretning. 9. Hvor hurtigt sendes en henvisning? Akuthenvisninger Flere hospitaler nedlægger skadestuerne og det medfører at flere patienter indlægges på FAME afdelingerne akut men indlæggelsen sker også fra praktiserede læger i dagtiden. Dette medfører at patient kommer før henvisning og en uhensigtsmæssig ventetid opstår. Det aftales at der skal ses på delay tiderne i de involverede systemer hvor er forsinkelsen er der sat timer på i forhold til hvornår EDI sendes og modtages i det enkelte system. Undersøge hvor er flaskehalsene. Hvad gør vi? Helle har allerede undersøgt og fået kortlagt, at det tit er lægerne som ikke får sendt henvisningerne afsted. Peter har også oplevet det samme. Så opgaven er vel at få lægesystemerne til at optimere deres servere. Helle spørger til om løsningen kunne være at henvisningen laves på REFHOST, da det fortrinsvis er lægevagten som sender akutte henvisninger. Det kunne godt lade sig gøre i forhold til REFHOST. Som minimum kunne man bede om at akutte henvisninger kommer afsted med det samme. Helle vil godt undersøge nogle flere og lave noget dokumentation på det, finde ud af årsagen, er det bestemte systemer. Peter mener at det ligger hos afsender og modtager. VANS og henvisningshotellet sender videre med det samme. Peter mener at man skal undersøge også hos sig selv. REFHOST orienterer også på deres servicesite hvis der er forsinkelser, her kan man gå ind og se. 10. Evt. Vi har roadshow for læger, kommuner og regioner i september måned. Der bliver lavet en pjece som sendes ud til alle. Der er nedsat en gruppe i regi af Danske Regioner, som tager på en rundrejse til regionernes visitationsafdelinger for at se hvordan de håndterer viderevisitering, når man ikke kan overholde ventetidsgarantien. Ib gennemgik opgaverne som lægesystemerne skal kunne på lægesystemkurset i september. Der er 14 punkter og nogen af dem er orienteringspunkter. 6