Referat for møde i den administrative styregruppe for Samdrift Tønder

Transkript

1 Referat for møde i den administrative styregruppe for Samdrift Tønder Placering: Tønder Rådhus, lokale 108 Videolink: [email protected] Dato og tid: D. 22. august 2018 kl. 15:30-17:00 Deltagere: Fra Tønder Kommune: Grethe Høyrup Nielsen, direktør, social, arbejdsmarked og sundhed. Aase Koch, fagchef for Pleje og omsorg. Carina Scheelke, chefkonsulent, politik og udvikling. Fra Sygehus Sønderjylland: Eva Nielsen, sygeplejefaglig direktør. Mona Fladskjær Andersen, specialkonsulent og sundhedsaftalekoordinator. Ingeborg Demant Mamsen, jurist. Fra Region Syddanmark: Kurt Æbelø, afdelingschef tværsektorielt samarbejde. Fra Sygehus Sønderjylland / Tønder Kommune: Bjarke Jørgensen, fælleskoordinator Samdrift Tønder. Afbud: Ingen Referent: Bjarke Jørgensen Bilag: - Bilag 1 Referater fra politisk styregruppemøde + koordinerende lederforum - Bilag 2 - Beskrivelse af ønsket model for etablering af modtage-køkken og medarbejderkantine på matriklen Sygehus Sønderjylland, Tønder. - Bilag 3 - Udkast til samarbejdsaftale mellem Tønder Kommune og Sygehus Sønderjylland vedrørende levering af ydelser fra modtagekøkkenet på Sygehus Sønderjylland, Tønder - Bilag 4 - Udkast til erhvervslejeaftale mellem Tønder Kommune og Sygehus Sønderjylland - Bilag 5 - Beslutningsreferat fra møde i opstartsgruppe for fysisk etablering af korttidscenter på SHS-Tønder. - Bilag 6 Forespørgsler fra FTR

2 REFERAT: 1. Statusorientering a. Der gives en kort orientering om mødet i den politiske styregruppe afholdt d. 27. juni (Se bilag 1) REFERAT: På baggrund af mødet i den politiske styregruppe meldes der om politisk opbakning og interesse for at høre om de konkrete initiativer der er i gang. Den politiske styregruppe efterspørger konkrete eksempler på samdrift. Der meldes også om en forståelse fra den politiske styregruppe for, at vi i Samdrift Tønder er på et stadie, hvor vi endnu ikke kender den konkrete udformning af fase 3. Det aftales, at Bjarke med afsæt i bl.a. erfaringsopsamlingen vedrørene følgeskabsdagene, udarbejder et oplæg til næstkommende møde i den administrative styregruppe (dato udmeldes) mhp. at give et mere konkret billede på samdrift. Herefter drøftes det hvad der fremlægges for den politiske styregruppe d. 16. november b. Der gives en kort orientering om arbejdet i det koordinerende lederforum og de aktuelle dagsordenspunkter, der er behandlet siden sidste styregruppemøde. (Se bilag 1) REFERAT: Der blev givet en orientering om arbejdet i det koordinerende lederforum. I det koordinerende lederforum arbejdes der bl.a. med at udvikle et fælles ledelsesmæssigt ståsted, forankre sygeplejeklinikken og koordinere følgeskab. I det koordinerende lederforum er det aftalt, at have fokus der lægger vægt på leadership frem for management i den kommende tid. Det er vigtigt at tingene ift. skadeklinik / sygeplejeklinik i første omgang får lov at spire naturligt, uden at der lægges for mange strukturer nedover. Det er vigtigt at det koordinerende lederforum i samarbejde med fælleskoordinatoren får opsamlet de konkrete erfaringer medarbejderne oplever ift. samdrift. 2. Forslag til muligt set-up for modtagerkøkken ifm. etableringen af korttidscenter på SHS, Tønder. (drøftelse) Modtagekøkkenet er pt. ikke indtænkt i korttidscenterets fysiske rammer, hvorfor der har været nedsat en arbejdsgruppe under den administrative styregruppe for Samdrift Tønder, der har haft til formål at se på mulige modeller for etableringen af et modtagekøkken. Arbejdsgruppen har primært haft fokus på en model, som er i tråd med det samarbejde, der er etableret mellem Tønder Kommune og Sygehus Sønderjylland ift. Samdrift Tønder. Arbejdsgruppen har således undersøgt muligheden for etableringen af ét modtagekøkken og én medarbejderkantine, der kan facilitere de behov som både Tønder kommune og Sygehus Sønderjylland har. Arbejdsgruppen foreslår, at der mellem Tønder Kommune og Sygehus Sønderjylland udarbejdes en samarbejdsaftale, således at etableringen af modtagerkøkken og medarbejderkantine har lovhjemmel i Sundhedslovens 78.

3 Sundhedslovens 78, stk. 4, omhandler både områder, hvor der ønskes samarbejde om levering af sundhedsfaglige ydelser, og også tilknyttede ydelser, eksempelvis ift. madproduktion, vaskeri eller andre lignende ydelser, der understøtter regionsrådets varetagelse af opgaver efter sundhedslovens afsnit VI, XI, XII og XIV-XVI. Arbejdsgruppen har således til sagen udarbejdet et notat, der beskriver en model for etablering af fælles modtagerkøkken og kantine på Tønder Sygehus, et udkast til en lejeaftale og et udkast til en samarbejdsaftale mellem Tønder kommune og Region Syddanmark / Sygehus Sønderjylland, hvor de enkelte forplejningsdele konkretiseres, herunder også de økonomiske aspekter. a. Den administrative styregruppe drøfter udkast til model for modtagerkøkken og kantine på Sygehus Sønderjylland, Tønder. (Se bilag 2) b. Den administrative styregruppe drøfter udkast til samarbejdsaftale samt lejekontrakt (Se bilag 3 & bilag 4) c. Den administrative styregruppe afklarer det videre forløb for etableringen af modtagerkøkken og medarbejderkantine. REFERAT: Den af arbejdsgruppen foreslåede model vurderes ikke at være i tråd med intentionerne om samdrift, hvor region og kommune arbejder tættere sammen. Den administrative styregruppe beslutter derfor, at der i den nedsatte arbejdsgruppe skal arbejdes videre med en idealistisk model som understøtter samdrift; en sådan model må gerne udfordre eksisterende lovgivning. Det aftales at invitere økonomikyndige personer med i udarbejdelsen. Under alle omstændigheder, skal der ske en afklaring af hvor mange kvadratmeter og hvilket køkkenudstyr som Tønder Kommune har behov for, samt hvor stor en andel af fællesarealerne som Tønder Kommune skal betale for. Modellen fremlægges på næstkommende møde i den administrative styregruppe, hvorefter den fremlægges og drøftes i den politiske styregruppe mhp. en direkte henvendelse til innovationsministeren, der tidligere har efterspurgt konkrete eksempler på lovgivningsmæssige barrierer ift. samdrift. Det understreges, at både Tønder Kommune og Sygehus Sønderjylland er meget indstillede på at finde en model for fælles køkkenfunktion, som er i tråd med samdrift-ånden. I forhold til udarbejdelse af en model, nævnes det, at det er relevant at hente inspiration hos blandt andet Gladsaxe Kommune, der arbejder med et lignende initiativ.

4 3. Status på den fysiske etablering af Tønder Kommunes kortidscenter på SHS Tønder (orientering) Efter seneste møde i den administrative styregruppe har der været afholdt et møde i den selvbestaltede gruppe, opstartsgruppe for fysisk etablering af korttidscenter på SHS-Tønder, som havde til formål at få startet processerne op ift. den fysiske etablering af korttidscenter på SHS- Tønder. (Se bilag 5) Deltagerne drøftede forskellige delelementer i processen for den fysiske etablering af korttidscenter på SHS-Tønder og der var enighed om følgende step: 1. Bevillingen skal endelig bevilliges 2. Lejeaftale skal indgås 3. Ansættelse af ekstern rådgiver 4. Organisering af den fysiske etablering af korttidscenter på SHS-Tønder 5. Selve ombygningen 6. Indflytningen Efter mødet har regionshuset kikket på tidsplanen og udarbejdet et kvartalsopdelt budget. Ifølge dette synes indflytning i 4. kvartal 2019 at være et realistisk bud. Regionsrådet behandler i august en anlægssag, hvor der søges om anlægsbevilling og rådighedsbeløb til udførelse af de nødvendige ombygninger. Opstartsgruppen mødes ikke flere gange. REFERAT: Forretningsudvalget i Region Syddanmark har behandlet sagen om restfinansiering af anlægsudgiften i forhold til korttidscenteret, og indstillingen er, at sagen anbefales overfor Regionsrådet. Udkast til erhvervslejekontrakt er udarbejdet og er sat på møde i Tønder Kommunes økonomiudvalg d. 22. september Martin Hansen, bygningskonstruktør, Region Syddanmark indhenter tilbud på totalrådgivning ift. etablering af korttidscenter på SHS Tønder. Ligeledes udarbejder Martin Hansen en ydelsesbeskrivelse og kontakter herefter Paul Erik Busch mhp. at aftale hvem der skal varetage totalrådgivningen. Etablering af korttidscenteret forventes færdig i 4. kvartal Tønder Kommune planlægger indflytning og ibrugtagning af det nye korttidscenter i starten af Ift. indkøb af udstyr, koordinerer Kurt Æbelø kommunikationen med Lægehus Nord. Bygningsafdelingen i Region Syddanmark afklarer hvordan udstyret rent praktisk indkøbes.

5 4. Forskningssporet for Samdrift Tønder (drøftelse) I Samdrift Tønder ønsker vi at gå nye veje ift. det nære og sammenhængende sundhedsvæsen, og et delmål for den planlagte samdrift er at den i et eller andet omfang kan danne forbillede for det nære og sammenhængende sundhedsvæsen, især for landkommuner og mindre sygehuse i Danmark. Derfor er det vigtigt, at Samdrift Tønder gøres til genstand for forskning og evaluering hvor der: 1. generes lokal empiri og lokal viden om processer og virkningsmekanismer, så initiativerne dels kan overføres til andre lignende kontekster, og dels justeres hvis de viser sig ikke at have synlige effekter. Eksempler på processuelle spørgsmål er: hvilke barrierer eksisterer der for samdrift? Hvordan organiserer vi os bedst? Hvad er vigtigt for at opnå et praksisfællesskab? Etc. 2. genereres viden om kvantitative effektmål, da dette kan sikre legitimitet og kan beskrive om indsatserne har en effekt, og dermed være en hjørnesten i en slutevaluering. Eksempler på kvantitative effektmål kunne være: er den gennemsnitlige varighed af ophold på korttidscentrene blevet kortere? Er der færre uhensigtsmæssige genindlæggelser? Sundhedsøkonomiske gevinster? Etc. Dele af forskningssporet i Samdrift Tønder varetages af fælleskoordinatoren, fx mindre evalueringer og sammenskrivninger af erfaringer der er relevante for fremdriften. Andre dele af forskningssporet fordrer, at der etableres en fælles tværsektoriel forskningstyregruppe, der kan sætte rammerne og udstikke retningen for den forskning som kan etableres. En skæringsdato ift. forskningssporet er datoen for ibrugtagning af nyt korttidscenter (for nuværende forventeligt i 4. kvartal 2019). Inden denne dato er det påkrævet at få beskrevet, aftalt og igangsat hvilke forskningsmæssige tiltag der skal være i Samdrift Tønder. a. Sygehus Sønderjylland ønsker at den administrative styregruppe drøfter nedsættelse af en fælles kommunal / regional forskningsstyregruppe for Samdrift Tønder, og herunder drøfter den nærmere organisering og hvem der i så fald skal være repræsenteret. REFERAT: Det aftales at Tønder Kommune og Sygehus Sønderjylland i fællesskab arbejder på at nedsætte en fælles kommunal / regional forskningsstyregruppe. Det aftales, at første skridt er at Eva Nielsen kontakter overlæge og forskningslektor Christian Backer Mogensen for få perspektiver på hvordan en forskningsstyregruppe kan etableres, og hvem der ellers kan hjælpe processen i gang. Eva Nielsen melder tilbage til den administrative styregruppe på næste møde, om hvem der kan være tovholder. Herefter bør mulige undersøgelsesområder defineres, og det bør undersøges, om det er muligt at tilknytte én eller flere Ph.d. er, og der bør udarbejdes et kommissorium for forskningsstyregruppen.

6 5. Faglige organisationers rolle i Samdrift Tønder (drøftelse) a. På baggrund af forespørgsler fra fællestillidsrepræsentanter (Se bilag 6) drøfter den administrative styregruppe faglige organisationers rolle i Samdrift Tønder, herunder om de bør tænkes ind i den politiske styregruppe. REFERAT: Den administrative styregruppe fremhæver at Kommissoriet for den politiske styregruppe er politisk godkendt i kommunalbestyrelsen og på regionsrådet, hvorfor den administrative styregruppe ikke har hjemmel til at ændre på sammensætningen af den politiske styregruppe. Den administrative styregruppe er af den opfattelse, at de faglige organisationer for nuværende spiller en vigtig rolle, ved at være til stede i det lokale, hvor de er repræsenteret ved fællestillidsrepræsentanterne i det koordinerende lederforum. Medlemmerne i den administrative udtrykker desuden stor tilfredshed med det engagement som fællestillidsrepræsentanterne gør i det koordinerende lederforum og ser det som en gevinst. Den administrative styregruppe er åben overfor involvering af faglige organisationer og tilbyder at faglige organisationer kan få tilsendt dagsordner og referater fra organerne i Samdrift Tønder. Den administrative styregruppe er også åben overfor at inddrage faglige organisationer ad hoc, hvis / når der dukker noget konkret op ift. f.eks. ansættelsesforhold. 6. Inddragelse af praktiserende læger og sygehuslæger (drøftelse) a. Det koordinerende lederforum ønsker at den administrative styregruppe drøfter hvordan praktiserende læger og sygehuslæger involveres i Samdrift Tønder. (Se referater fra det koordinerende lederforum bilag 1) REFERAT: Det aftales at lægerne for nuværende, ad officiel vej, inddrages via Sygehus Sønderjyllands praksiskonsulent, med hvem Eva Nielsen snarligt drøfter blandt andet samdrift med. De praktiserende læger inddrages ligeledes via Kommunal Lægeliget Udvalg. Den administrative styregruppe er af den opfattelse, at lægerne konsekvent bør inddrages ad hoc, hvis det er relevant ift. konkrete initiativer, der for lægerne kan have en faglig eller organisatorisk betydning. Den administrative styregruppe understreger, at der i Samdrift Tønder børe være et vedvarende arbejde i, løbende, at tænke sygehuslæger og praktiserende læger ind ift. nye initiativer. Eventuelt b. Andet vigtigt der bør orienteres om eller drøftes. REFERAT: På baggrund af udkast til nyhedsbrev, hvor fasebeskrivelserne beskrives jf. visionsnotatet, drøftede den administrative styregruppe hvordan faserne bedst italesættes og kommunikeres til medarbejderne og eksterne aktører. Det er den administrative styregruppes holdning, at fasebeskrivelsen beskrives samlet, og at der overfor medarbejdere og andre er åbenhed om, at vi for nuværende ikke ved præcist hvor vi ender i fase 3. Styregruppen anerkender, at fase 3 kan give anledning til usikkerhed og bekymring hos nogle medarbejdere, og det understreges, at

7 der vedvarende bør være et fokus på at inddrage medarbejderperspektiver i udviklingen hen mod samdrift og fase Punkter til næste møde i den administrative styregruppe (dato udmeldes) - Muligt set-up for modtagerkøkken ifm. etableringen af korttidscenter på SHS, Tønder 2. udkast. - Oplæg ift. konkretisering af samdrift - Etablering af forskningsstyregruppe