Kommissorium for den fælles projektorganisation

Transkript

1 Projekt Social balance i Værebro Park 28. maj 2013 Kommissorium for den fælles projektorganisation Gladsaxe Kommune og Gladsaxe almennyttige Boligselskab besluttede på møde d. 18. marts 2013 at etablere en fælles projektorganisation, der skal danne rammen for den samlede udvikling af Værebro Park. Dette kommissorium beskriver den fælles projektorganisation og rammerne for de enkelte organer i organiseringen. Den fælles projektorganisation Projektorganisationen består af en styregruppe, tre temagrupper (svarende til de projektets tre faglige spor), et varierende antal arbejdsgrupper samt det rådgivende organ Tænketank Værebro Park. Figur 1: Projektorganisationen Styregruppe Projektsekretariat Temagruppe 1 Det sociale spor Temagruppe 2 Naboskabsporet Temagruppe 3 Det fysiske spor Tænketank Værebro Park en af styregruppen og de tre temagrupper fremgår af bilag 1. J. nr P22 1

2 Styregruppe Styregruppen har det overordnede strategiske ansvar for projektets fremdrift og resultater, herunder sammenhængen mellem arbejdet i projektets tre spor. Styregruppens primære opgaver er at: Fastlægge den samlede strategi for udviklingen af Værebro Park Varetage den overordnede projektstyring i forhold til udmøntningen i strategien i de tre temagrupper, herunder sikre at udmøntningen sker koordineret på tværs af de tre spor Træffe endelig beslutning om alle indsatser, der gennemført, evt. med forudgående politisk behandling Træffe beslutninger om sammensætningen og brugen af Tænketank Værebro Park Træffe beslutninger projektets eksterne samarbejder, kommunikationsstrategi, fundraising- og lobbyarbejde samt involveringen af borgere, politikere, politi, foreninger, erhvervsliv, brugerbestyrelser, institutioner og tilbud, den administrative ledelse fra Gladsaxe Kommune og DAB mv. Være arbejdsgiver for projektsekretariatet Styregruppen har syv medlemmer sammensat af: Kommunaldirektøren, Gladsaxe Kommune (delt formandskab) Adm. direktør, DAB (delt formandskab) Bestyrelsesformand, Gladsaxe almennyttige Boligselskab Formand for temagruppe 1 Formand for temagruppe 2 Formænd for temagruppe 3 (2 repræsentanter) Styregruppen træffer sine beslutninger ved almindelig konsensus. afgøres ud fra en fælles forståelse af, hvad der bedst tjener projektets mål. Sekretariat Sekretariatsfunktionen for styregruppen varetages af lederen af projektsekretariatet. Møder Styregruppen mødes ca. seks gange årligt. Møderne afholdes så vidt muligt i Værebro Park. Ud over de faste møder kan styregruppen beslutte at afholde møder af særlig karakter, f.eks. ad hoc-møder, inspirationsbesøg mv. Møder planlægges løbende og mindst seks måneder frem i tid. Dagsorden og evt. mødemateriale udsendes forud for møderne. Der tages beslutningsreferat af møderne. Mødereferater udsendes til mødedeltagerne til skriftlig godkendelse inden for en fastsat tidsfrist. J. nr P22 2

3 Temagrupper De tre temagrupper har ansvaret for at udmønte strategien inden for hvert af de tre spor. Temagruppernes primære opgaver er at: Fastlægge strategien for det enkelte spor Nedsætte og varetage styringen af ad hoc-arbejdsgrupper, der efter behov kan stå for udviklingen af indsatser i sporet, i tråd med den fastlagte strategi og under hensyntagen til arbejdet i de øvrige spor Beslutte hvilke indsatser, sporet skal lægge for styregruppen til beslutning og evt. politisk behandling Hver temagruppe har 4-6 medlemmer bestående af repræsentanter for såvel Gladsaxe Kommune og Gladsaxe almennyttige Boligselskab. Temagruppe 1 sammensættes af: 1 fagdirektør, Gladsaxe Kommune (formand) 2-3 ledelsesrepræsentanter, Gladsaxe Kommune 1 ledelsesrepræsentant fra DAB Lederen af projektsekretariatet Temagruppe 2 sammensættes af: Formand for afdelingsbestyrelsen, Gladsaxe almennyttige Boligselskab (formand) 1 medlem af afdelingsbestyrelsen, Gladsaxe almennyttige Boligselskab 1 ledelsesrepræsentant, Gladsaxe kommune Lederen af projektsekretariatet Temagruppe 3 sammensættes af: 1 medlem af selskabsbestyrelsen, Gladsaxe almennyttige Boligselskab (formand) 1 fagdirektør, Gladsaxe Kommune (formand) 1 direktør fra DAB 1 ledelsesrepræsentant fra Gladsaxe Kommune Lederen af projektsekretariatet Sekretariatsfunktion Sekretariatsbetjeningen af de enkelte temagrupper varetages af en projektlederteam, der udpeges af styregruppen. Projektlederteamet består af en projektleder og en assisterende projektleder, hvis primære opgaver er at: Sekretariatsbetjene temagruppen Varetage den daglige ledelse og koordinering af arbejdet i de arbejdsgrupper, temagruppen har nedsat J. nr P22 3

4 Deltage i arbejdet i de nedsatte arbejdsgrupper efter behov Bidrage til projektsekretariatets arbejde, herunder deltage i relevant mødeaktivitet i sekretariatet Projektlederteamets ressourceforbrug forventes at ligge på gennemsnitligt 2 dage ugentligt til projektlederen og én dag ugentligt for den assisterende projektleder indtil udgangen af Herefter tages ressourcebehovet op til ny vurdering. Den konkrete fordeling af ansvar og arbejdsopgaver i projektlederteamet aftales internt. Projektlederteamet refererer til formanden for temagruppen. De tre temagrupper træffer deres beslutninger ved almindelig konsensus. afgøres ud fra en fælles forståelse af, hvad der bedst tjener projektets mål. Møder Mødefrekvensen i temagrupperne fastlægges af de enkelte temagrupper. Møder planlægges løbende og mindst seks måneder frem i tid. Dagsorden og evt. mødemateriale udsendes forud for møderne. Der tages beslutningsreferat af møderne. Mødereferater udsendes efter mødet til skriftlig godkendelse hos mødedeltagerne inden for en fastsat tidsfrist. Arbejdsgrupper Arbejdsgrupperne har ansvar for at udvikle konkrete indsatser, der understøtter den fastlagte strategi for udviklingen af Værebro Park. Arbejdsgruppernes primære opgaver er at: Analysere hvorvidt et udvalgt indsatsområde er relevant for Værebro Park Planlægge hvordan indsatser konkret kan udmøntes, så de skaber størst mulig effekt i forhold til projektets mål Beskrive og forelægge foreslåede indsatser for temagruppen, til evt. senere forelæggelse for styregruppen og det politiske niveau en af den enkelte arbejdsgruppe fastlægges af den temagruppe, der nedsætter arbejdsgruppen. Der kan indgå såvel embedsmænd og politikere som praktikere, beboere eller øvrige interessenter i arbejdet med de enkelte indsatser. For hver enkelt arbejdsgruppe udpeges en tovholder, der koordinerer arbejdet i arbejdsgruppen i tæt samspil med projektlederteamet for den relevante temagruppe. Der træffes ikke beslutninger i arbejdsgruppen. forelægges temagruppen. J. nr P22 4

5 Møder Mødefrekvensen i arbejdsgrupperne fastlægges af de enkelte arbejdsgrupper. Tænketank Værebro Park Tænketank Værebro Park er et rådgivende organ, der skal sikre kontinuerlig lokal inddragelse i udviklingen af Værebro Park. Tænketankens primære opgaver er at: Kvalificere arbejdet i projektet, på såvel strategisk, taktisk og operationelt niveau Fungere som ambassadører for projektet i lokalområdet Tænketank Værebro Park består af op til nøglepersoner fra Værebro Park og tilstødende områder, der udpeges af styregruppen. Tænketanken sammensættes af: Beboere Erhvervsdrivende Aktive i foreninger, klubber mv. Repræsentanter fra forældre- og brugerbestyrelser Repræsentanter for institutioner og tilbud Andre væsentlige interessenter, meningsdannere eller fyrtårne i området Tænketank Værebro Park er et rådgivende forum. Der træffes ikke beslutninger. Møder Tænketank Værebro Park mødes 2-3 gange årligt. I møderne deltager desuden styregruppen og lederen af projektsekretariatet samt relevante repræsentanter for temagrupper og arbejdsgrupper. Tænketanken sekretariatsbetjenes af projektsekretariatet, der under ledelse af styregruppen fastlægger temaerne for møderne. Der tages referat af møderne i tænketanken. Projektsekretariat Der etableres et projektsekretariat, der i projektets levetid har det daglige ansvar for at drive og koordinere arbejdet på tværs af projektet og sikre sammenhængen mellem projektet og de øvrige udviklingsinitiativer i området. Projektsekretariatet nedsættes af styregruppen og refererer til styregruppen. J. nr P22 5

6 Medarbejdere Projektsekretariatet består af: 1 sekretariatsleder (fuld tid) 1 projektkoordinator (fuld tid) Omkostningerne til projektsekretariatet finansieres ligeligt af Gladsaxe Kommune og Gladsaxe almennyttige Boligselskab. Kompetenceprofilen for de to medarbejdere fastlægges af styregruppen i forbindelse med udarbejdelsen af stillingsbeskrivelser for de to medarbejdere. Foruden de to sekretariatsmedarbejdere indgår de tre temagruppers projektlederteams i sekretariatsfællesskabet. Opgaver Projektsekretariatets opgaver er at: Sekretariatsbetjene styregruppen, herunder udarbejde udkast til strategi og projektplan og status på projektets fremdrift til drøftelse i styregruppen Facilitere den politiske behandling af indsatser besluttet i styregruppen Koordinere projektaktiviteter på tværs af projektets arbejdsgrupper og temagrupper, bl.a. via deltagelse i temagruppemøder og afholdelse af faste projektmøder for projektsekretariatet og de tre temagruppers projektlederteams Koordinere projektet med øvrige relevante tilbud i området (f.eks. Værebro Rådgivning) Sekretariatsbetjene Tænketank Værebro Park Opdyrke og vedligeholde strategiske samarbejder mellem projektet og relevante eksterne aktører Forestå løbende involvering af beboere, politi, foreninger, erhvervsliv, forældre- og brugerbestyrelser, institutioner og tilbud, politikere, den administrative ledelse mv. Varetage udviklingen og udmøntningen af projektets kommunikationsstrategi (herunder opdatere hjemmeside, nyhedsbrev, evt. infoskærme mv.) Forestå fundraising og lobbyarbejde Evaluere effekten af projektets arbejde Fysisk placering Projektsekretariatet placeres fysisk i Værebro Park, med kontortid på Gladsaxe Rådhus 2-3 dage ugentligt. J. nr P22 6

7 Bilag 1: af styregruppe og temagrupper Styregruppe Kommunaldirektør Bo Rasmussen, GK (formand) Adm. dir. Niels Olsen, DAB (formand) Børne- og Kulturdirektør Klaus Nørskov, GK Bestyrelsesformand Jytte Jensen, GaB Næstformand Peter Nellemann, GaB Teknisk vicedirektør Maj Green, GK Bestyrelsesformand Leon Friis Jørgensen, AVP/GaB Leder af projektsekretariatet (sekretær) Temagruppe 1 Det sociale spor Børne- og Kulturdirektør Klaus Nørskov, GK Arbejdsmarkedschef Ebbe Holm, GK Skole og Familiechef Bente Schoubye, GK Chef for Dagtilbud og Sundhed Margit Gleerup, GK Chefkonsulent Sven Christensen, DAB Leder af projektsekretariatet Projektleder Stine Trøjborg Thomsen(sekretær) Ass. projektleder Tine Hansen (sekretærer) Temagruppe 2 Naboskabsporet Formand Leon Friis Jørgensen, AVP/GaB (formand) Bestyrelsesmedlem Bent Raspe-Pedersen, APV/GaB Afdelingsleder Nina Nielsen, GK Leder af Værebro Rådgivning Kirsten Wedel Leder af projektsekretariatet Projektleder Sven Christensen (sekretær) Ass. projektleder Helena Jørgensen (sekretær) Temagruppe 3 Det fysiske spor Næstformand Peter Nellemann, GaB (formand) Teknisk vicedirektør Maj Green, GK (formand) Direktør Uffe Kjær, DAB Vicekommunaldirektør Hans H. Jensen, GK Leder af projektsekretariatet Projektledere Anette Lykke Otto og Sven Christensen (sekretærer) Ass. projektleder Stine Trøjborg Thomsen (sekretær) J. nr P22 7