Indberetningsinstruks

Transkript

1 Omstillingsfonden Indberetningsinstruks Retninglinjer til registrering og indberetning af midler forbrugt fra omstillingsfonden 10. april

2 Indholdsfortegnelse 1. Tilskudsbetingelser 3 2. Opgørelses- og indberetningsperioder 5 3. Indberetning Fakturaer Personoplysninger 7 4. Efterregulering og korrektion Efterreguleringer Korrektioner Valideringsværktøj Procedurebeskrivelse Step Step Ledelseserklæring Rykkerprocedure ved for sent indsendt ledelseserklæring Tro- og loveerklæringer Datasikkerhed 15 2

3 1. Tilskudsbetingelser En række betingelser skal være opfyldt før en kursist er berettiget til tilskud fra omstillingsfonden. Udbydere af akademi- og diplomuddannelser kan inden for en tildelt trækningsret dække deltagerbetaling med op til kr. om året pr. kursist for kursister som lever op til følgende krav: 1) Er faglærte eller ufaglærte. Dvs. personer der har en erhvervsuddannelse, en gymnasial uddannelse eller tilsvarende som højeste fuldførte uddannelse. (Ansøgere, der har gennemført en videregående uddannelse, dvs. en erhvervsakademiuddannelse, akademiuddannelse, professionsbacheloruddannelse, diplomuddannelse (herunder HD 2. del), bacheloruddannelse eller anden uddannelse på tilsvarende eller højere niveau, kan således ikke modtage tilskud fra omstillingsfonden. Det bemærkes, at HD 1. del ikke er en videregående uddannelse. Udenlandske uddannelseskvalifikationer betragtes som værende på videregående niveau såfremt uddannelsen af Styrelsen for Forskning og Uddannelse anerkendes som svarende i niveau til en afsluttet dansk videregående uddannelse.) 2) Er i beskæftigelse og ansat ved kursusstart, dvs.: a) Skal være ansat som medarbejder på hel- eller deltid i Danmark b) Selvstændige opfattes i denne sammenhæng ikke som ansatte og kan ikke modtage tilskud. c) Fuldtidsstuderende på videregående uddannelser kan ikke modtage tilskud. 3) Er tilmeldt et modul på en akademi- eller diplomuddannelse udbudt efter reglerne fastsat i Bekendtgørelse om akademiuddannelser, Bekendtgørelse om diplomuddannelser og, for så vidt angår HD 2. del, Bekendtgørelse om den erhvervsøkonomiske diplomuddannelse (HD-uddannelsen). a) Kursister på HD 1. del er ikke omfattet af omstillingsfonden, da uddannelsen ikke er en akademi- eller diplomuddannelse men et erhvervsøkonomisk grundforløb, der kvalificerer til optagelse på den erhvervsøkonomiske diplomuddannelse HD 2. del, jf. Bekendtgørelse om den erhvervsøkonomiske diplomuddannelse (HD-uddannelsen). 4) Kursisten må endnu ikke have opbrugt det årlige maksimumsbeløb på kr. i tilskud fra omstillingsfonden. Vedkommende kursist skal underskrive en tro- og love-erklæring, der bekræfter rigtigheden af oplysninger om uddannelsesbaggrund, beskæftigelsessituation og tidligere tilskud fra omstillingsfonden samme år. Kursisten giver på erklæringen samtidig samtykke til at styrelsen kan indhente oplysninger om uddannelsesbaggrund fra anden offentlig myndighed. 1 Såfremt en kursist deltager i et eller flere moduler med en samlet deltagerbetaling over kr. inden for et enkelt år skal differencen mellem det maksimale tilskud fra omstillingsfonden og den samlede deltagerbetaling faktureres kursisten eller dennes arbejdsgiver. En kursist har maksimum en måned efter kursusafslutning til at ansøge om refusion til deltagerbetaling fra omstillingsfonden for det pågældende afsluttede kursus. Institutionerne skal informere kursister om denne grænsedato for refusion fra omstillingsfonden. Uddannelsesinstitutionen har ret til at afvise ansøgere der ikke overholder denne tilskudsbetingelse. Datoen for kursusafslutning der skal anvendes kan 1 Erklæringen som skal anvendes kan hentes på ministeriets hjemmeside her: 3

4 Omstillingsfonden fremfindes i SIS - Slutdato for aktivitet. Slutdato på en aktivitet er den dato hvor studerende, tilmeldt aktiviteten, senest kan være aktive på aktiviteten (undervisnings- samt eventuelt eksamensforløb). Bemærk at fristen for ansøgning om refusion til deltagerbetaling ændres. For hold med opstart d. 1. august 2019 og efter, er fristen for ansøgning om refusion til deltagerbetaling fra omstillingsfonden ved tilmelding til kursus og ikke en måned efter kursusafslutning. Institutionerne bedes gøre kursisterne opmærksomme på denne ændring. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte 4

5 2. Opgørelses- og indberetningsperioder Særskilt information om det faktiske forbrug i forbindelse med omstillingsfonden indberettes kvartalvis til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte. Tildeling af tilskud fra omstillingsfonden sker ved kursistens deltagerbetaling. Dato for deltagerbetaling forefindes i SIS. Tildelingen af tilskud kan tidligst ske 3 måneder før kursusstart efter et først-til-mølle princip. Først-til-mølle princippet skal forstås, som at refusion for deltagerbetaling skal følge tidspunktet for aktiviteten. Det betyder, at kursister der tilmelder sig aktivitet, der påbegyndes indenfor 3 måneder, har førsteret sammenlignet med kursister til hvem der er givet betinget tilkendegivelse for refusion af deltagerbetaling. Årsagen er bl.a. at det er en prioritet at midlerne bliver forbrugt så tidligt som muligt, så man undgår at der fortsat er ubrugte midler sidst på året pga. ikke-afholdte kurser. Dette gælder både i tilfælde hvor deltagerbetalingen dækkes helt og tilfælde hvor deltagerbetalingen dækkes delvist af tilskud fra omstillingsfonden. I tilfælde hvor tilskud fra omstillingsfonden kun dækker deltagerbetalingen delvist, skal kursistens del af deltagerbetalingen være betalt, før indberetning til omstillingsfonden kan ske. I tilfælde hvor tilmelding til kursus og ansøgning om tilskud fra omstillingsfonden finder sted mere end 3 måneder før kursusstart, kan der alene gives tilsagn om foreløbig tildeling indtil tidligst 3 måneder før kursusstart, hvor tildelingen kan indberettes. Der kan således ikke tildeles midler længere ud i fremtiden end den følgende indberetningsperiode. Eksempel: Hvis der er tale om en kursist der har tilmeldt sig et kursus d med kursusstart d , tildeles vedkommende tidligst tilskud fra omstillingsfonden 3 måneder før kursusstart, dvs. d Forbruget for denne kursist indberettes den 15. juli. Hvis kursistens deltagerbetaling dækkes helt af tilskud fra omstillingsfonden, angives en fiktiv betalingsdato i indberetningsskemaet. Der skal ligeledes indberettes en betalingsdato i SIS, hvorfor betalingsdatoen kan trækkes herfra. Betalingsdatoen kan her tidligst være d , altså 3 måneder før kursusstart. Hvis kursistens deltagerbetaling kun dækkes delvist af tilskud fra omstillingsfonden angives datoen for den resterende betaling af deltagerbetalingen, dog tidligst 3 måneder før kursusstart. Indberetningen skal ske senest d. 15 i måneden efter opgørelsesperiodens afslutning. På grund af sommerferieperioden i juli er fristen for indberetningen af aktivitet i 2. kvartal 2019 fastsat til d. 10 august. 5

6 Omstillingsfonden Indberetningsterminer for aktivitet hvorfra der er ydet tilskud til deltagerbetaling fra omstillingsfonden Deltagerbetaling Indberettes Periode start Periode slut Kvartal Tildelt tilskud frist Senest d. 15. oktober 2018 Senest d. 15. januar 2018 Senest d. 15. april 2019 Senest d. 10. august 2019 Senest d. 15. oktober 2019 Senest d. 15. januar Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal Kvartal Tidligst 3 måneder før kursusstart Tidligst 3 måneder før kursusstart Tidligst 3 måneder før kursusstart Tidligst 3 måneder før kursusstart Tidligst 3 måneder før kursusstart Tidligst 3 måneder før kursusstart Senest d. 30. september Senest d. 31. december Senest d. 31. marts Senest d. 30. juni Senest d. 30. september Senest d. 31. december Eventuelle tildelinger, der er indmeldt, men hvor aktiviteten efterfølgende alligevel ikke bliver afholdt (holdaflysninger e.l.), reguleres ved efterindberetninger af marginale ændringer i forbindelse med følgende indberetning på samme vis som beskrevet i afsnit 4.1. Bemærk at efterindberetningsperioden følger indberetningsperioden for den følgende forbrugsperiode. Er der eksempelvis efterindberetninger for 3. kvartal skal denne indberettes i perioden åååå til åååå, sideløbende med indberetningen af forbrug for perioden 4. kvartal. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte 6

7 3. Indberetning 3.1 Fakturaer Der bedes indsendes en enkelt faktura med det samlede forbrug fra omstillingsfonden pr. institution. Fakturaen skal være modtaget senest d. 15 i måneden efter opgørelsesperiodens afslutning. Bemærk at kursisternes CPR-numre udelukkende skal udfyldes i indberetningsskemaet, der sendes i en separat excel-fil, som dokumentation for de indsendte fakturaer jf. afsnit 3.2. Ledelseserklæringen må meget gerne vedhæftes fakturaen. Indberetningsregnearket må dog ikke vedhæftes fakturaen. Fakturaen bedes stilet til: Styrelsen for Forskning og Uddannelse Att.: Marianne Johannsen, IKO Bredgade København K EAN-nummer: Ved efterindberetning af forbrug for en pågældende periode, bedes institutionen indsende enten en ny faktura eller en kreditnota for det pågældende efterindberetningsbeløb. 3.2 Personoplysninger Det er et krav, at institutionerne som dokumentation for de indsendte fakturaer indberetter forbrugsoplysninger på personniveau. De gyldige CØSA-formål, UVM-fagnumre og uddannelseskoder/navne findes i kodebilaget Kodebilag omstillingsfonden_øvrige. Indberetningsskemaet som bedes anvendt er navngivet: (Institutionsnavn)-Indberetning (1.) kvartal 2019-(bilagsnummer).xlsm. Institutionen skal omdøbe dette skema med angivelse af hhv. institutionsnavn, kvartal for forbrugsperioden, samt bilagsnummer som stemmer med det bilagsnummer der er angivet i ledelseserklæringen tilknyttet denne indberetning. Institutionen bedes hvert kvartal indberette forbrug til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte via det tilsendte indberetningsskema (forefindes også på ministeriets hjemmeside). Indberetningen skal sendes elektronisk som sikker mail til omstillingsfonden@ufm.dk. Indberetningen skal indeholde følgende: På indberetningsskemaets første fane header_omstilling : 7

8 Omstillingsfonden Felt Type Tekst Institutionsnr TAL(6) Institutionsnummer Institutionsnavn TEKST( ) Institutionsnavn Indberetningsdato DATO(8) Dato for indberetningen på datoformatet dd-mm-åååå Finansaar TAL(4) Finansåret for indberetningsperioden Kvartal TAL(1) [1-4] angiver kvartalet som indberetningen vedrører. 1 = 1. kvartal osv. Efterregulering Bilagsnummer TEGN(1) TAL(6) J/N-felt. Angiver om der er tale om en ordinær indberetning eller en efterregulering for den pågældende periode. Bilagsnummer som stemmer med bilagsnummer angivet på ledelseserklæring. Der bedes anvendt et periodespecifikt bilagsnummer som eksempelvis for 3. kvartal På indberetningsskemaets anden fane Kursistoplysninger (VEU) : Felt Type Tekst Deltagernavn TEKST( ) Navn på tilmeldte deltager CPR TAL(10) CPR på tilmeldte deltager CØSA_formål TAL(2-4) CØSA-formålet for den uddannelse som aktiviteten er tilknyttet UVM_fagnr TAL(4-5) Holdtitel TEKST( ) Betalingsdato DATO(8) UVM-fagnummer for det fag som aktiviteten er tilknyttet. Såfremt der ikke findes et UVM-fagnummer til det pågældende CØSA-formål (eksempelvis HD), efterlades feltet tomt. Navnet på det hold (holdtitel) som deltageren er tilmeldt- eksempelvis skf40b Dato for betaling/tildeling af midler. Der kan tidligst tildeles midler 3 måneder før kursusstart og ved betaling af eventuel resterende deltagerbetaling. Betalingsdatoen angives ligeledes i SIS og kan trækkes herfra Startdato DATO(8) Deltagerens startdato for den tilmeldte aktivitet Deltagerbetaling TAL(9) Faktisk deltagerbetaling for den tilmeldte deltager Refusionsbeløb TAL(9) Faktisk refusionsbeløb til den tilmeldte deltager fra Omstillingsfonden Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte 8

9 Omstillingsfonden 4. Efterregulering og korrektion 4.1 Efterreguleringer Ved korrektion af tidligere indberetning bedes institutionen fremsende en fil, der indeholder ændringen i dataværdierne, dvs. deltagerbetaling og refusionsbeløb, i forhold til den oprindelige indberetning. Bilagsnummeret der angives i denne indberetning skal matche bilagsnummeret på den oprindelige indberetning. Det vil sige, at den oprindelige indberetning trækkes ud ved at indlægge værdierne som negative modreguleringer for de individer, der i første omgang blev indberettet. Nedenfor gives et eksempel herpå. Først og fremmest angives under fanen header_omstilling, at der er tale om en efterregulering samt perioden det vedrører jf. afsnit 1.1. Hvis den oprindelige indberetning er: Deltagernavn CPR CØSA_formål UVM_fagnr Holdtitel Tilmeldingsdato Startdato deltagerbetaling Refusionsbeløb Jens jensen au18fksam xxxxxxxxxx og det efterfølgende afklares, at det tilmeldte hold af en årsag ikke forløber, så skal der foretages en efterregulering af den oprindelige indberetning. Den fil, der fremsendes til SIU, skal indeholde en udligning af den gamle linje. I dette tilfælde vil indberetningsfilen indeholde en række for at neutralisere rækken på kr. og det tilsvarende refusionsbeløb på kr. Når en linje udlignes, er det vigtigt at sætte beløbene i felterne deltagerbetaling og refusionsbeløb med negativt fortegn og fastholde værdierne i de øvrige felter i fanen Kursistoplysninger (VEU). Deltagernavn CPR CØSA_formål UVM_fagnr Holdtitel Tilmeldingsdato Startdato deltagerbetaling Refusionsbeløb Jens jensen au18fksam xxxxxxxxxx Hvis der er en efterregulering af eksempelvis to kursister, indsendes en efterreguleringsindberetning med blot disse to kursister hvor ovenstående metode er foretaget. Indberettet aktivitet der viser sig ikke at blive afholdt, efterindberettes på samme vis som foroven. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte 9

10 4.2 Korrektioner Hvis der er tale om en korrektion i forbindelse med eksempelvis forkert angivet CØSA-formål i den oprindelige indberetning, så skal dette rettes ved først at udligne den oprindelige linje jf. afsnit 4.2, og herefter skal den samme linje indberettes med angivelse det korrekte CØSA-formål. Oprindelig indberetning: Deltagernavn CPR CØSA_formål UVM_fagnr Holdtitel Tilmeldingsdato Startdato deltagerbetaling Refusionsbeløb Jens jensen xxxxxx-xxxx au18fksam Korrigerede indberetning: Deltagernavn CPR CØSA_formål UVM_fagnr Holdtitel Tilmeldingsdato Startdato deltagerbetaling Refusionsbeløb Jens jensen xxxxxx-xxxx au18fksam Jens jensen xxxxxx-xxxx au18fksam Den samlede registrering hos SIU vil således se følgende ud: Indberetning Deltagernavn CPR CØSA_formål UVM_fagnr Holdtitel Tilmeldingsdato Startdato deltagerbetaling Refusionsbeløb Oprindelig Jens jensen xxxxxx-xxxx au18fksam Efterregulering Efterregulering Jens jensen xxxxxx-xxxx Jens jensen xxxxxx-xxxx au18fksam 1au18fksam

11 5. Valideringsværktøj I de tilsendte indberetningsregneark er indarbejdet et valideringsprogram der skal anvendes til at validere data. Eventuelle fejlmarkeringer i den endelige indsendte indberetning til styrelsen, skal begrundes. 5.1 Procedurebeskrivelse Step 1 Det første man skal gøre når man åbner projektmappen er at aktivere mappens indeholdte makroer. Dette gøres ved at klikke aktiver indhold som vises i en gul sikkerhedsadvarsel. Efter at data er indlæst i indberetningsfanerne, valideres data, ved at klikke på knappen Valider indberetning i fanen Header. Ved klik på valideringsknappen kan der i nuværende version af indberetningsfilen fremkomme en meddelelse, hvis der er datafejl (røde fejl). Her trykker man blot ok og retter de røde fejl Step 2 På de relevante dataark registrerer valideringsværktøjet datatypefejl med rødt og opslagsfejl med gult. Dataarkene er desuden tilføjet en ny række. fejl i linje. Man kan med fordel sortere den enkelte fanes sidste kolonne fejl i linje for kun at medtage de linjer, hvor der forekommer fejl. Dette vil gøre de evt. fejl mere overskuelige. RØDE FEJL 11

12 Omstillingsfonden Valideringsværktøjet kan registrere datatypefejl, som er fejl i dataformatet for de enkelte indberetningsfelter, såsom tekst i felter beregnet til tal mv. Disse fejl vil efter validering blive markeret med rødt. Det samme gør sig gældende for manglende værdier i indberetningsfelterne. Eksempler på datatypefejl og/eller manglende værdier kan ses herunder: Datatypefejl kan som udgangspunkt ikke indlæses i styrelsens systemer og skal derfor rettes inden indberetningen indsendes. Bemærk: Hvis der er tale om indberetning af oplysninger omkring enkeltfag og øvrig ÅU, der ikke har UVM-fagnr., så ses der blot bort fra det røde fejlfelt i feltet UVM-fagnr. GULE FEJL Gule fejl er udtryk for opslagsfejl, som eksempelvis forkert CØSA-formål, UVM-fagnr mv. I visse tilfælde kan opslagsvalideringen resultere i fejlmeddelelser, selvom data vurderes til at være gyldige. De gule fejl skal efterses og institutionen tager stilling til om den indtastede information er korrekt. Eksempler på opslagsfejl kan ses herunder: Efter korrektion af eventuelle fejl skal valideringsprocessen køres igen. Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte 12

13 6. Ledelseserklæring Institutionerne skal indsende en Ledelseserklæring hvor det samlede forbrug fra omstillingsfonden og det samlede antal kursister der er ydet refusion til, er angivet. Ledelsen angiver at indberetningen er korrekt. Der skal indsendes en Ledelseserklæring hvert kvartal i forbindelse med indberetningen jf. oversigten i afsnit 2.1. Ledelseserklæringsblanketten udsendes i forbindelse med indkaldelsen af indberetningen og kan til hver tid tilgås på ministeriets hjemmeside. Ledelseserklæringen indsendes sammen med indberetningsskemaet, hvoraf det samlede forbrug og kursistoplysninger fremgår jf. afsnit 3. Der indsendes således en samlet akkumuleret forbrugs- og kursistopgørelse med ledelseserklæring for hele institutionen. Ledelseserklæring og indberetningsskemaet sendes som sikker post via mail til omstillingsfonden@ufm.dk. Ved efterreguleringer skal der indsendes en erstattende ledelseserklæring for den periode der er efterreguleret med angivelse af bilagsnummer for den oprindelige indberetning. På erklæringen angives hvorvidt der er tale om en efterindberetning eller ej samt hvad en eventuel efterreguleringen udgør af den samlede nye opgørelse mht. antal kursister samt forbruget. 6.1 Rykkerprocedure ved for sent indsendt ledelseserklæring Overskrides de fastlage frister for indsendelse af ledelseserklæring med 7 dage vil institutionen modtage 1. rykker elektronisk per mail med en indsendelsesfrist på 14 dage. Hvis institutionen ikke har bragt sagen i orden efter tidsfristens udløb for 1. rykker, sender sagsbehandleren en 2. rykker til institutionen med en frist på 7 dage til at få fremsendt den/de manglende ledelseserklæringer. Det vil fremgå af 2. rykker, at trækningsretten vil blive stoppet såfremt ledelseserklæringen ikke er styrelsen i hænde inden for den i brevet nævnte tidsfrist. 13

14 7. Tro- og loveerklæringer Institutionen bedes anvende tro- og loveerklæringen, der fremgår af ministeriets hjemmeside, til nye tilmeldinger. Det er et krav at institutionen anvender den gældende tro- og loveerklæring og at kursisten underskriver denne, da det er en tilskudsbetingelse jf. afsnit 1.1. Bemærk at tilmeldinger online ikke er tilstrækkelig dokumentation. Institutionen skal ikke indsende erklæringerne i forbindelse med indberetningen af forbrugsoplysninger, men skal kunne tilvejebringe dokumentationen i form af en underskreven tro- og loveerklæring såfremt styrelsen efterspørger dette. Det er institutionens ansvar at vejlede ansøgeren med angivelse af højest fuldførte uddannelse såfremt ansøgeren er i tvivl om hvorvidt vedkommendes højest fuldførte uddannelsesbaggrund er faglært/ufaglært. Der henvises her til beskrivelsen af målgruppen for omstillingsfonden jf. afsnit 1.1. Som en hjælp til institutionen i dets vejledning af de enkelte ansøgere i angivelsen af højest fuldførte uddannelse, fremgår der af kodebilaget Kodebilag omstillingsfonden_dst en oversigt fra Danmarks Statistik over højest fuldførte uddannelser. Bilaget kan ligesom de øvrige dokumenter findes på ministeriets hjemmeside. 2 I bilagets første fane Pivot kan man klikke sig ned fra hovedområde-niveau helt ned til uddannelsesniveau

15 8. Datasikkerhed I forbindelse med indberetningen af oplysninger på personniveau til styrelsen, er det et krav og institutionens ansvar at informere den tilmeldte kursist om videregivelsen af oplysninger til styrelsen. Kursisten skal informeres og blive henvist til styrelsens hjemmeside om dets behandling af personoplysninger. 15