Vejledning til korrektioner og tilføjelser i medarbejder- og deltagerregister

Transkript

1 Vejledning til korrektioner og tilføjelser i medarbejder- og deltagerregister Sådan håndteres korrektioner og tilføjelser til tidligere regnskaber i medarbejder- og deltagerregisteret og i regnskabsskemaets bilagsliste Erhvervsstyrelsen, februar 2017

2 Indhold 1. Korrekt version af medarbejder- og deltagerregister til lønudgifter Medarbejder- og deltagerregister til lønudgifter afholdt før den 1. september Medarbejder- og deltagerregister til lønudgifter afholdt fra og med den 1. september Overgangsregler Typer af korrektioner og tilføjelser Medarbejdere og deltagere der har indrapporteret lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber Medarbejdere og deltagere der ikke har indrapporteret lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber Korrektion og tilføjelse til tidligere indrapporterede lønudgifter Korrektion til tidligere indrapporterede lønudgifter Tilføjelser til tidligere indrapporterede lønudgifter Tilføjelse af nye medarbejdere og deltagere Særskilt beskrivelse af korrektioner og tilføjelser

3 INDLEDNING Mens Erhvervsstyrelsens projektrapporteringsværktøj (PRV) færdigudvikles, skal du dels afrapportere i Erhvervsstyrelsens midlertidige værktøjer (regnskabsskema, medarbejder- og deltagerregister og indikatorskema) og dels i PRV (partnerregister og udarbejdelse af budgetforslag). Denne vejledning er primært udarbejdet til projektets regnskabsansvarlige. Hvis du ønsker at foretage ændringer i lønudgifter i form af korrektioner eller tilføjelser til et tidligere indsendt regnskab, skal du følge den procedure, der er beskrevet i denne vejledning. Vejledningen er inddelt i fire kapitler. I kapitel 1 beskrives, hvilken version af medarbejder- og deltageregistret du skal bruge. I kapitel 2 beskrives de forskellige typer at korrektioner og tilføjelser, der kan være nødvendige at foretage. I de to sidste kapitler gives en præcis gennemgang af proceduren for at foretage korrektioner til lønudgifter for eksisterende medarbejdere og deltagere (kapitel 3) og tilføjelse af lønudgifter for nye medarbejdere og deltagere, der ikke indgik i de tidligere regnskaber (kapitel 4). 1. Korrekt version af medarbejder- og deltagerregister til lønudgifter Når du skal foretage en korrektion eller tilføjelse til lønudgifterne i en tidligere afrapporteringsperiode, skal du være særligt opmærksom på, at du får anvendt det korrekte medarbejder- og deltagerregister Medarbejder- og deltagerregister til lønudgifter afholdt før den 1. september 2016 Hvis der er tale om lønudgifter afholdt før den 1. september 2016, skal de beregnes efter støtteberettigelsesreglerne, version 2 af 23. september Efter disse regler skal den støtteberettigede lønudgift for månedslønnede beregnes som et gennemsnit for den periode, som perioderegnskabet vedrører. Under fanen Månedslønnet beregnes en gennemsnitlig timesats i kolonne M Medarbejder- og deltagerregister til lønudgifter afholdt fra og med den 1. september 2016 Hvis der er tale om lønudgifter afholdt fra og med den 1. september 2016, skal de beregnes efter støtteberettigelsesreglerne, version 3, af 1. september Efter de nye regler fra og med 1. september 2016 skal den støtteberettigede lønudgift for månedslønnede beregnes for hver enkelt måned. 3

4 Under fanen Månedslønnet beregnes der en timesats for hver måned i kolonne M Overgangsregler Erhvervsstyrelsen kan i særlige tilfælde beslutte, at støtteberettigelsesreglerne, version 2 skal finde anvendelse på lønudgifter, der er afholdt fra og med den 1. september Det kan eksempelvis være, hvis dit projekt er sluttet kort efter 1. september På samme måde kan vi ekstraordinært beslutte, at nye projekter udelukkende skal anvende støtteberettigelsesreglerne, version 3. Det kan være i tilfælde, hvor projekter har lavet en aftale om, at deres første regnskab har skæringsdato senere end 31. august Hvis du er i tvivl, om I er omfattet af overgangsreglerne, anbefaler vi, at du kontakter jeres sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. 2. Typer af korrektioner og tilføjelser Når du skal rette i medarbejder- eller deltagerregistret skal du skelne mellem medarbejdere og deltagere, der har indrapporteret lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber, og medarbejdere og deltagere, der ikke har indrapporteret lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber Medarbejdere og deltagere der har indrapporteret lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber For medarbejdere og deltagere, der har indrapporteret lønudgifter i tidligere, godkendte projektregnskaber, kan der opstå behov for korrektioner i form af ændret normtid, lønkomponenter eller tidsregistrering i en eller flere tidligere lønregistreringer. Herudover kan der forekomme korrektioner til tidligere lønperioder, herunder tilføjelse af nye måneder. Dette vil fx være tilfældet, hvis projektet ved sidste afrapportering ikke havde medtaget lønudgifter for den sidste måned som følge af manglende løndokumentation. I de og lignende tilfælde skal du følge denne vejlednings kapitel 3. Korrektion og tilføjelse til tidligere indrapporterede lønudgifter. Rettelserne skal foretages i det tidligere godkendte medarbejder- og deltagerregister, hvorfra de godkendte lønudgifter er overført til bilagslisten Medarbejdere og deltagere der ikke har indrapporteret lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber Hvis der skal medtages lønudgifter for medarbejdere og deltagere, der ikke tidligere har indrapporteret lønudgifter i projektperioden, skal de tilføjes i et nyt (tomt) medarbejder- og deltagerregister, som skal dække den pågældende afrapporteringsperiode. Læs nærmere herom i kapitel 4. Tilføjelse af nye medarbejdere og deltagere. 4

5 3. Korrektion og tilføjelse til tidligere indrapporterede lønudgifter De mest almindelige fejl og mangler, der giver anledning til korrektioner til tidligere indrapporterede lønudgifter, er ændringer til medarbejderens eller deltagerens normtid, lønkomponenter og tidsregistrering. Herudover kan der forekomme tilføjelser til tidligere indrapporterede lønudgifter i form af ændrede lønperioder. I hovedtræk foretages korrektionen til tidligere indrapporterede lønudgifter ved: - at de tidligere indrapporterede lønudgifter tilbageføres i indeværende periodes bilagsliste, - at det senest godkendte medarbejder- eller deltagerregister korrigeres for de konstaterede fejl og mangler, - at de nye genberegnede lønudgifter fra det korrigerede medarbejder- og deltagerregister indtastes i indeværende periodes bilagsliste. For en mere detaljeret gennemgang af korrektioner og tilføjelser til tidligere indrapporterede lønudgifter henvises til afsnit 3.1. Korrektion til tidligere indrapporterede lønudgifter og afsnit 3.2. Tilføjelser til tidligere indrapporterede lønudgifter. Særligt for lønudgifter afholdt før den 1. september Du skal være særligt opmærksom på håndteringen i forhold til medarbejdere eller deltagere, der er månedslønnede, da timesatsen for disse beregnes som et gennemsnit af alle de måneder, hvor der indgår lønoplysninger for den relevante medarbejder eller deltager. 1 Gennemsnitsberegningen betyder, at selvom du kun ændrer normtiden eller lønkomponenterne i en enkelt måned, ændres den gennemsnitlige timesats for den relevante medarbejder eller deltager i alle måneder i regnskabsperioden Korrektion til tidligere indrapporterede lønudgifter Kopi af det tidligere godkendte medarbejder- og deltagerregister Når du skal foretage en korrektion i et medarbejder- eller deltagerregister, er det vigtigt, at du altid tager udgangspunkt i det senest godkendte register. Det sikrer du ved, at lønudgiften i medarbejder- eller deltagerregistret er identisk med den lønudgift, der senest er registreret i den godkendte bilagsliste. Eksempel på tidligere periodes bilagsliste hvor der er overført lønposter fra medarbejderregistret. Eksempel på fanen Kontraktansatte i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Eksempel på fanen Månedslønnet i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. 1 Gennemsnitsberegningen gælder som udgangspunkt lønudgifter, der er afholdt til og med den 31. august 2016 og som er omfattet af støtteberettigelsesreglerne, version 2 af 23. september

6 Eksempel på fanen Timeløn i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Eksempel på fanen Standardsats i medarbejderregistret fra tidligere periode. Summen af den projektrelevante løn stemmer overens med det overførte beløb i bilagslisten. Når du har sikret dig, at medarbejder- eller deltagerregistret stemmer overens med de seneste overførte og godkendte lønudgifter i bilagslisten, skal du gemme en kopi af det pågældende register og omdøbe filnavnet og bilagsnummeret i regnearket under fanen Home. Du skal anvende registrets oprindelige bilagsnummer fra bilagslisten og tilføje et korrektionsnummer 1. Dette bilag benævnes bilag 1_1 i de næste afsnit. Eksempel på en kopi af det tidligere medarbejderregister, hvor filnavnet er omdøbt, og bilagsnummeret er ændret (bilag 1_1). Tilbageførelse af tidligere godkendte lønudgifter i indeværende periodes bilagsliste Du er nu klar til at tilbageføre den eller de tidligere godkendte lønudgifter, som skal korrigeres. Det gør du ved at indtaste udgiften fra bilag 1_1 i indeværende periodes bilagsliste med negativt fortegn. 2 2 Du har modtaget regnskabsskemaet fra din sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. I regnskabsskemaet (bilagslisten) er tidligere perioders posteringer låst og svarer til de godkendte udgifter i udbetalingsbrevene, som du tidligere har modtaget. 6

7 Eksempel på tidligere godkendte lønudgifter for månedslønnede medarbejdere for perioden , som er tilbageført i bilagslisten for perioden Foretage rettelser i det tidligere godkendte medarbejder- og deltagerregister Du skal igen gemme en kopi af bilag 1_1 og omdøbe filnavnet og bilagsnummeret i regnearket under fanen Home. Du skal anvende medarbejder- eller deltagerregistrets oprindelige bilagsnummer fra bilagslisten og tilføje et korrektionsnummer 2. Dette bilag benævnes bilag 1_2 i de næste afsnit. Eksempel på en kopi af det tidligere medarbejderregister, hvor filnavnet er omdøbt, og bilagsnummeret er ændret (bilag 1_2). Du skal nu foretage de ønskede korrektioner i bilag 1_2 ved at rette alle fejl og mangler og genberegne lønudgiften. De mest almindelige typer af fejl er som tidligere nævnt ændringer i normtid, lønkomponenter eller tidsregistreringen. Eksempel på fanen Månedslønnet, før der er foretaget korrektioner. I september og oktober er der konstateret fejl i normtid pr. uge og manglende lønkomponenter for medarbejder nr. 2. 7

8 Eksempel på fanen Månedslønnet, efter der er foretaget korrektioner for medarbejder nr. 2 i månederne september og oktober, hvor normtiden pr. uge, 3 x ATP og pension er korrigeret. BEMÆRK: Når de nødvendige korrektioner er foretaget, skal du huske at opdatere tabellen og genberegne den projektrelevante løn. For at beregne den samlede støtteberettigede udgift (Sum af projektrelevant løn) skal du trykke på knappen Tryk her for at opdatere tabel og beregne den projektrelevante løn. Det er vigtigt, at du genberegner den støtteberettigede udgift, hver gang du foretager ændringer i lønoplysninger, tidsregistrering mv. Eksempel på en opdateret tabel og en ny beregnet sum af projektrelevant løn. Indtaste de nye korrigerede lønudgifter i indeværende periodes bilagsliste Du er nu klar til at indtaste den nye korrigerede lønudgift i regnskabsskemaets bilagsliste. Det gør du ved at indsætte den genberegnede (korrigerede) lønudgift fra bilag 1_2 i indeværende periodes bilagsliste. 3 Eksempel på bilagslisten for perioden hvor de nye genberegnede (korrigerede) lønudgifter for månedslønnede medarbejdere for perioden er indtastet Tilføjelser til tidligere indrapporterede lønudgifter Der kan forekomme ændringer til den periode, hvor den enkelte medarbejder eller deltager indgår i regnskabet (felterne Startdato og Slutdato i fanen Home ). Dette vil fx være tilfældet, hvis projektet ved sidste afrapportering ikke havde medtaget lønudgifter for den sidste måned for en eller flere medarbejdere, som følge af manglende løndokumentation på daværende tidspunkt. Der skal således være tale om medarbejdere og deltagere, der allerede har afholdt lønudgifter i tidligere godkendte projektregnskaber. Ændringerne i form af nye lønperioder skal derfor foretages i det tidligere godkendte medarbejder- og deltagerregister, hvorfra de godkendte lønudgifter er overført til bilagslisten. BEMÆRK: Du skal være særligt opmærksom, hvis du vil foretage ændringer i start- eller slutdatoer i medarbejderog deltagerregistrene. 3 Du har modtaget regnskabsskemaet fra din sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. I regnskabsskemaet (bilagslisten) er tidligere perioders posteringer låst og svarer til de godkendte udgifter i udbetalingsbrevene, som du tidligere har modtaget. 8

9 En ændring i de indtastede start- eller slutdatoer medfører, at der enten tilføjes eller fjernes måneder for den pågældende medarbejder eller deltager i den relevante lønberegningsfane. Herved forskydes stamoplysningerne for alle øvrige medarbejdere eller deltagere med tilsvarende løntype op eller ned i lønberegningsfanen. Det er kun oplysninger, der overføres automatisk fra fanen Home, der forskydes. Alle oplysninger, der er indtastet direkte i fanen (fx oplysninger om normtid pr. uge, tidsregistrering og løn), forskydes ikke automatisk. Den beregnede lønudgift vil derfor ikke være korrekt, hvis du blot ændrer start- og slutdatoer i fanen Home uden samtidigt at rette de indtastede lønoplysninger i lønberegningsfanen (Kontraktansatte, Timeløn, Månedslønnet, Standardsats eller Underhold). Derfor er det meget vigtigt, at du følger nedenstående procedure, hvis du skal foretage ændringer til antallet af lønperioder for den enkelte medarbejder og deltager. Sådan ændrer du start- og slutdato: Proceduren for at ændre start- og slutdato afhænger af, hvor mange medarbejdere eller deltagere den pågældende ændring omfatter. Hvis der er ændringer til en overvejende del af medarbejderne eller deltagerne, er det mest hensigtsmæssigt at starte forfra og udarbejde et helt nyt medarbejder- og deltagerregister. Hvis ændringen derimod omfatter enkelte medarbejdere eller deltagere, anbefaler vi, at du følger proceduren i nedenstående eksempel. Eksempel: Slutdatoen for medarbejder nr. 2 skal ændres fra den til Et udklip fra fanen Home fra en tidligere periodes medarbejderregister, hvor medarbejder nr. 2 er registreret med startdatoen og slutdatoen : Et udklip fra fanen Månedslønnet fra en tidligere periodes medarbejderregister, hvor medarbejder nr. 2 er registreret med startdatoen og slutdatoen : I fanen Home starter du med at indtaste alle stamoplysningerne for medarbejder nr. 2 i forlængelse af alle de øvrige indtastninger (i den første tomme række efter de tidligere indtastninger). Husk i den forbindelse at indtaste slutdatoen Det er vigtigt, at den nye indtastning af medarbejder nr. 2 foretages som den sidste indtastning (husk samtidigt, at der ikke må være blanke rækker i fanen Home ). Herefter retter du de oprindelige oplysninger for medarbejder nr. 2 ved at tilføje en tekst i kolonnerne CPR-nummer og Navn, hvoraf det klart fremgår, at der er tale om en fejl. Det er meget vigtigt, at du ikke sletter de oprindelige oplysninger for medarbejder nr. 2 i fanen Home. Et udpluk fra fanen Home, hvor der er foretaget en ny indtastning af stamoplysninger for medarbejderen i forlængelse af de øvrige indtastninger (nu nr. 7), og de samtidigt er tydeliggjort at den tidligere registrering (nr. 2) ikke længere skal indgå i regnskabet. 9

10 I fanen Månedslønnet er der nu overført oplysninger om medarbejder nr. 7 (tidligere medarbejder nr. 2) med den rigtige periodelængde i forlængelse af de øvrige medarbejdere. Du skal nu indtaste eller kopiere normtid, lønkomponenter og tidsregistrering ind i de nye celler og tilføje eller slette oplysninger, der vedrører ændringen i periodelængden. Afslutningsvis skal du slette alle de oplysninger, der er indtastet i forbindelse med den oprindelige registrering af medarbejder nr. 7 (tidligere medarbejder nr. 2). Det er vigtigt, at du sletter alle oplysninger om normtid pr. uge, lønkomponenter og tidsregistrering. BEMÆRK: For månedslønnede medarbejdere eller deltagere må der maksimalt registreres lønoplysninger for 12 måneder pr. medarbejder eller deltager i samme medarbejder- eller deltagerregistreringsskema. Hvis regnskabsperioden dækker mere end 12 måneder, skal registreringen opdeles i flere medarbejder- eller deltagerregistre, således at hver medarbejder eller deltager maksimalt indgår med 12 måneder i hvert enkelt register. 4. Tilføjelse af nye medarbejdere og deltagere Hvis der er tale om lønudgifter for medarbejdere og deltagere, der ikke har indrapporteret lønudgifter i tidligere projektregnskaber, skal de tilføjes i et nyt (tomt) medarbejder- og deltagerregister, som skal dække den pågældende afrapporteringsperiode. 5. Særskilt beskrivelse af korrektioner og tilføjelser Når du retter tidligere perioders lønudgifter i et medarbejder- eller deltagerregister eller tilføjer nye medarbejdere og deltagere i nye registre, skal du altid lave en særskilt beskrivelse og opgørelse af hvilke konkrete korrektioner, du har foretaget for den pågældende medarbejder eller deltager og dertil hørende beløbsmæssig påvirkning (oprindelig projektrelevant løn, korrigeret projektrelevant løn og forskellen/forbeholdet). Beskrivelsen skal som minimum indeholde en angivelse af hvilken fil (filnavn) der er korrigeret, en opgørelse over, hvilke medarbejdere eller deltagere der er korrigeret, hvilke komponenter der er rettet (normtid, løn, timer, lønperiode mv.), hvilke måneder der er omfattet af korrektionen eller tilføjelsen og de beløbsmæssige konsekvenser. Du bør også anføre, om der er tale om en systematisk fejl eller et enkeltstående tilfælde. Beskrivelsen af ændringerne skal vedhæftes og indgå som en del af bilag 1_2, jf. denne vejlednings afsnit 3.1. Korrektion til tidligere indrapporterede lønudgifter. Du skal navngive dokumentet med samme filnavn som bilag 1_2 og tilføje beskrivelse. 10