Referat Korpsledelsens møde juni 2012

Transkript

1 Referat Korpsledelsens møde juni 2012 Deltagere Morten Kerrn-Jespersen, Marianne Karstensen, Søren Eriksen, Rasmus Jensen, Ulrik Grønbjerg Andersen, Karen Vejby, Katja Salomon Johansen, Erik Aabjerg Friis og Mads Kolte-Olsen (referent). Afbud: Christine Fribert Sørensen (hele mødet), Mia Rangholm Varming (hele mødet), Jørgen Svenstrup (punkt 1 og 12-slut) Julie Rasmussen (punkt 1 og 17 slut). Mødested Spejder Sport, Østerport Station og Spejdercenter Holmen, Arsenalvej 10, 1436 København K. Mødetid Mødet begyndte fredag den 8. juni, kl og sluttede lørdag den 9. juni kl Madhold Madholdet fra Absalon serverede lækker frokost og dejlig kage. Tusind tak for jeres hjælp. Gæster: John Lange, direktør Spejder Sport i punkt om Spejder Sport. Mads Helmer-Hansen (formand DDS Drift og Service) og Jette Rasmussen (forstander Brejning Efterskole) deltog i punkt om lån til Brejning Efterskole. 1. af Spejder Sport uden bilag og drøftelse Direktør i Spejder Sport John Lange orienterede om Spejder Sports mål for udvikling og strategi med drøftelse af samarbejdet mellem Det Danske Spejderkorps forening og forretning. Korpsledelsen takkede John Lange for præsentationen og Spejder Sports flotte resultater og arbejde. 2. Godkende dagsorden for korpsledelsens møde Dagsorden Marianne Karstensen og Morten Kerrn-Jespersen bød velkommen til mødet og gennemgik dagsorden. Lån til Brejning blev tilføjet som nyt punkt til dagsorden med præsentation fredag aften og drøftelse lørdag. Tid for øvrige punkter på dagsordenen blev justeret. Punktet var sent kommet på dagsordenen. Alle i korpsledelsen bakkede op om at sætte sagen på dagsordenen. Punkt 6 om opfølgning på Korpsrådets beslutning om menneskerettigheder og konventioner blev udskudt til korpsledelsens møde den august Korpsledelsen genoptog tirsdag den 12. onsdag den 13. juni drøftelse af lån til Brejning. Denne behandling er indarbejdet i dette referat. 3. Godkende referat Referat korpsledelsens møde den april 2012 Referat korpsledelsens møde den 9. maj 2012 Referat forretningsudvalgets møde den 15. maj 2012 Referat korpsledelsens møde

2 Mads Kolte-Olsen præsenterede referater fra korpsledelsens seneste møder. Korpsledelsen bekræftede digital godkendelse af korpsledelsens møde den april Korpsledelsen godkendte referat korpsledelsens møde den 9. maj Korpsledelsen godkendte referat fra forretningsudvalgets møde den 15. maj Samlet styringskoncept for korpsledelse, hovedudvalg og kontor Indstilling Oversigt samlet styringskoncept Korpsledelsens ledelsesgrundlag Korpsledelsens forretningsorden Hovedudvalgs generelle ansvar og kompetencer Økonomisk vejledning Styringsværktøj Mads Kolte-Olsen præsenterede samlet styringskoncept. Der var ikke yderligere bemærkninger. Korpsledelsen godkendte samlet styringskoncept. Lån til Brejning I (fredag den 8. juni, aften) Følgebrev til korpsledelsen Anmodning om lån Forretningsplan Kort og billedmateriale Prospekt Morten Kerrn-Jespersen gennemgik bilag til mødet, som var modtaget torsdag den 7. juni om aftenen. Formålet med den første behandling fredag aften var at redegøre for låneanmodning og projekt. Brejning Efterskole anmoder om et lån på indtil 6 mio. kr. til finansiering af køb af naboejendom til udvidelse af efterskolens aktiviteter. Det blev afklaret, at Det Danske Spejderkorps på forskellig vis har mulighed for at skaffe kapital til et eventuelt lån til Brejning Efterskole. Man ønsker, at forholdet skal være finansielt fornuftigt for begge parter. Korpsets merudgift ved et rentefrit lån vil skulle finansieres af den almindelige drift. Man ønsker derfor, at et eventuelt lån skal gives på markedsvilkår. Man ønsker, at korpset skal kunne imødekomme et lignende ønske fra Korinth Efterskole. Det blev fremført, at et eventuelt lån skal kunne øge korpsets kapacitet til større arrangementer og bidrage til korpsets udviklingsarbejde. Man konstaterede, at i forhold til muligheden i Odense, som korpsledelsen behandlede den 9. maj, så har dette projekt en partner, som er klar til at udvikle og drive faciliteterne. Korpset skal forholde sig til, at et lån både indebærer en mulighed for at forbedre Brejning Efterskoles forretningsmuligheder og en forpligtelse til konsekvent at følge op på tilbagebetaling af lån. Referat korpsledelsens møde

3 Korpsledelsen besluttede at invitere Mads Helmer-Hansen (formand DDS Drift og Service) og Jette Rasmussen (forstander Brejning Efterskole) til at deltage i korpsledelsens møde lørdag. Lån til Brejning II (lørdag den 9. juni, formiddag) Samme bilag som fredag aften. Jette Rasmussen præsenterede projekt om køb af ejendom ved siden af Brejning Efterskole og anmodning om et lån på 6 mio. kr. til køb og renovering af ejendom. Jette Rasmussen redegjorde for etaper i renovering og for mulighederne for drift i den første og senere faser. Det vil i begrænset omfang være muligt at sælge dele af grund og ejendom fra. Det forudsætter en ændring af lokalplan. Jette Rasmussen redegjorde for projektets økonomi. Der skal skaffes finansiering til bud på tvangsauktion, til renovering og til løbende drift. Projektet er godkendt af bestyrelsen for Brejning Efterskole. Man er meget åben for samarbejde med Det Danske Spejderkorps om faciliteter og aktiviteter. Man er meget åben for dialog om forskellige selskabsformer og økonomifordeling. Mads Helmer-Hansen orienterede om, at Brejning Efterskole har en god økonomi. En betydelig del af efterskolers indtægt er koblet på taxametre-midler målrettet bestemte elevtyper. Teknik i taxameter-ordninger betyder, at indtægter kommer med forsinkelse. Der skal skaffes finansiering til drift, inden indtægter fra øget aktivitet kommer. Man spurgte til konsekvensen af, at et eventuelt lån bliver givet på markedsmæssige vilkår. Det vil kræve højere indtægter eller reduktion i driftsomkostninger. Det blev afklaret, at Det Danske Spejderkorps får sikkerhedsstillelse i bygninger ved lån. Det blev afklaret, at bygningerne kan indrettes til store møder og til overnatning for korpsets aktiviteter. Man drøftede, hvorvidt Det Danske Spejderkorps overfor Brejning Efterskole kan håndtere en rolle som bank, der konsekvent følger op på eventuel misligholdelse af forpligtelser ved lån. Man drøftede, hvordan de forventede aktiviteter i udvidelsen af Brejning Efterskole hang sammen med Det Danske Spejderkorps kerneforretning. Korpsledelsen konkluderede, at man ikke på nuværende tidspunkt er i stand til at træffe beslutning om at indgå i et økonomisk samarbejde med Brejning Efterskole. Lån til Brejning III (tirsdag 12. juni onsdag 13. juni) Indstilling om lån til Brejning Efterskole Redegørelse fra Brejning Efterskole om sammenhæng til Det Danske Spejderkorps arbejde Marianne Karstensen og Morten Kerrn-Jespersen præsenterede den 12. juni pr. mail et forslag at genoverveje beslutning fra den 9. juni Baggrunden var: Korpsledelsen behandlede på sit møde den juni 2012 anmodning fra Brejning Efterskole om et lån på 6 mio. kr. Man besluttede sig for ikke at give bevillingen. Korpsledelsesmedlemmer og spejderchefer har efter korpsledelsesmødet tilkendegivet, at de har fortsat overvejelserne, og bragt nye synspunkter frem ift. beslutningen på mødet. Tilkendegivelserne og telefoniske drøftelser i korpsledelsen har givet anledning til, at spejdercheferne indstiller en alternativ beslutning, der har fokus på at bidrage til at styrke skolens udvikling. Det indstilles, at korpsledelsen beslutter, at Det Danske Spejderkorps yder et lån til Brejning Efterskole på 2 mio. kr. Lånet betales tilbage over 10 år. Herudover skal skolen betale de omkostninger, der er forbundet med udlånet. Hensigten med Referat korpsledelsens møde

4 lånet er at styrke Brejning Efterskole økonomiske råderum til skolens udvikling. Bilateralt i korpsledelsen over telefon og mail. Korpsledelsen besluttede at tilbyde et lån til udvikling af Brejning Efterskole på 1,5 millioner kr. Lånet er udover det aktuelle lån, som Det Danske Spejderkorps har ydet til Brejning Efterskole. Efter konklusion: Tvangsauktionen blev aflyst, da kreditor betalte skyldig skat. Lånetilbuddet til Brejning Efterskole bliver opretholdt indtil videre. 5. Forløb til B1 internationale medlemskab Indstilling til indstilling Julie Rasmussen præsenterede indstilling om forløb til håndtering af Korpsrådets beslutning B1 om medlemskab af verdensorganisationerne. Oplægget er, at man først prioriterer information om verdensorganisationer og det internationale spejdersamarbejde. Dernæst vil man i 2013 fokusere debatten på at formulere en indstilling til Korpsrådet Det blev afklaret, at man nedsætter en arbejdsgruppe med deltagelse af korpsledelse og repræsentanter fra hovedudvalg. Man drøftede, hvordan man kunne skabe ejerskab i en bredere kreds til at føre den dialog med grupper og divisioner, som er efterspurgt i Korpsrådets beslutning. Man vurderer, at der er betydeligt potentiale i kommunikation om det globale spejderarbejde. En fortælling om internationale spejderoplevelser ligger i forlængelse af korpsets kommunikationsstrategi. Korpsledelsen godkendte indstilling. Arbejdsgruppen består af Mia Rangholm Varming, to øvrige medlemmer af korpsledelsen, repræsentant fra DDS Program, DDS Kommunikation og DDS Relationer. 6. Forløb B2 menneskerettigheder og konventioner Indstilling Punktet blev udsat til mødet den august 7. Personindstilling Personindstilling Katja Salomon Johansen redegjorde for indstilling til Det Danske Spejderkorps international commissioner til WAGGGS. Det blev afklaret, at DDS Relationer arbejder med en jobbeskrivelse for rollen som international commissioner til WAGGGS. Korpsledelsen besluttede at tage stilling til personindstillingen i skriftlig behandling, da indstillingen var blevet sendt ind efter bilagsfrist. Katja Salomon Johansen iværksætter skriftlig behandling. Korpsledelsen godkendte efter mødet i skriftlig behandling Stine Kofoed Frederiksen som international commissioner for WAGGGS. Referat korpsledelsens møde

5 8. Kursusejendom Uden bilag Jørgen Svenstrup inviterede til brainstorm om mulige samarbejdspartnere til en kursusejendom i Odense. Man bød ind med muligheder. Korpsledelsen besluttede at kontakte følgende for at drøfte et muligt partnerskab: Odense Kommune, Jørgen Svenstrup Dansk Ungdoms Fællesråd, Mads Kolte-Olsen DGI, Mads Kolte-Olsen De grønne pigespejdere, Marianne Karstensen KFUM-Spejderne, Morten Kerrn-Jespersen Et større konsulenthus, Karen Vejby Kontakt til fonde kommer i en senere fase, såfremt en mulig partner er fundet. Korpsledelsen aftalte at melde tilbage til Jørgen Svenstrup senest den 10. august Tal for medlemsudvikling Udvikling i indmeldelser og udmeldelser Udvikling in antal medlemmer Mads Kolte-Olsen orienterede om status for udvikling i medlemsudvikling. Det seneste år (1. april marts 2012) er antallet af indmeldelser øget med 5 % i forhold til året før. Udmeldelser er det seneste år (1. april marts 2012) faldet med 10 % sammenlignet med året før. De akkumulerede indmeldelser i perioden 1. oktober marts 2012 er på index 23,4. Målet frem til 1. oktober 2013 er index 105. De akkumulerede udmeldelser i perioden 1. oktober marts 2012 er på index 22,9. Målet frem til 1. oktober 2013 er index 95. Man drøftede periode for akkumuleret opgørelse af indmeldelser og udmeldelser. Man ønsker en indstilling til beslutning om, hvorvidt perioden skal være valgperiode eller regnskabsår. Korpsledelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Tal for gruppeudvikling Gruppeudvikling Mads Kolte-Olsen redegjorde for gruppernes kvantitative udvikling. Man kan i en sammenligning af 2011 med 2010 konstatere: Færre små og mindre grupper og flere store Flere spejdere i større grupper Færre pludselige fald Flere grupper i betydelig vækst Marianne Karstensen orienterede om møder i maj med divisionschefer. Man konstaterede på møderne, at der er behov for en gennemgang af hvordan proces for anerkendelse af grupper kan styrke divisionerne til at følge op på grupper, som er særligt udfordret. Referat korpsledelsens møde

6 Det blev afklaret, at målsætning om større grupper er fastlagt i forlængelse af udviklingsplanens målsætning om flere spejdere giver bedre spejderarbejde, bedre spejderarbejde giver flere spejdere. Korpsledelsen tog orienteringen om gruppernes status til efterretning. Korpsledelsen ønsker på mødet i august, at korpskontoret giver en indholdsmæssig redegørelse for gruppernes og divisionernes tilstand og udviklingsplaner. Man ønsker redegørelse for status, og bud på hvad skal der til for at fastholde den gode tendens med at begrænse udmeldelser og øge indmeldelser. Man ønsker erfaringer fra forårets divisionsrådsmøder inddraget. 11. Kommissorium for DDS Relationer Kommissorium for DDS Relationer Ulrik Grønbjerg Andersen og Katja Salomon Johansen præsenterede kommissorium for DDS Relationer. Man har arbejdet med at indføje de kommentarer, som korpsledelsen gav på mødet den april. Man bekræftede, at forslag om at undersøge alumni-forening er begrænset til politikere, der tidligere har været spejdere. Det vil være et forsøg at skabe en platform for politisk indflydelse. Man spurgte til prioriteten af det internationale område i udvalgets arbejde. Man oplyste, at underudvalget Bevægelsen skal beskæftige sig med internationale relationer, herunder samarbejdslande, og desuden arbejder DDS Program med internationale oplevelser. Man arbejder på at styrke underudvalgets ressourcer. Man ønskede en styrket formulering af mål for internationale relationer i Man ønskede, at det tydeligere fremgår, at Det Danske Spejderkorps har et ansvar for at bidrage til det internationale samarbejde. Det blev oplyst, at mål vil blive formuleret i Korpsledelsen godkendte kommissorium for DDS Relationer. Korpsledelsen ser frem til, at DDS Relationer i 2012 beskriver internationale mål og handlinger. Korpsledelsen beder hovedudvalget om i sit videre arbejde at beskrive mål og handlinger, der afspejler, at DDS Relationer har ansvar for at bidrage til det internationale samarbejde. 12. Korpsrådsmøde 2012 Uden bilag Ulrik Grønbjerg Andersen orienterede om status for forberedelse af korpsrådsmøde Arrangementsledelsen har godt greb om forberedelserne. Der er en god organisering, men man er udfordret på frivillige kræfter. Det forventer man vil blive bedre efter sommeren. Man er lykkes med at inddrage erfaringer fra andre ungdomsorganisationer. Man er i god dialog med kontoret om støtte til projektet. Korpsrådsmøde vil lægge op til debat. Debatterne på korpsrådsmødet vil kredse om temaerne i udviklingsplan, programrevision og Spejd Arrangementsledelsen har forberedt et forløb til at sætte debatter i gang. Man søger en leder af debatteamet, der skal organisere debatterne på korpsrådsmøde Man drøftede, hvilke emner korpsledelsen kunne spille ud med i debatten, og hvordan korpsledelsen kunne levere ind i projektet. Man er bevidste om, at korpsledelsen har en særlig rolle til at sætte dagsorden for debat. Man ønsker (foreløbigt) debat af internationalt spejderarbejde, børnekonvention, spejderarbejdet i Danmark, spejdernes lejr 2012, medlemsbegreb, central kontingentopkrævning. Referat korpsledelsens møde

7 Man drøftede proces i korpsledelsen til at formulere emner til debatten Man forventer, at korpsledelsens strategi-arbejde fører til mulige debatemner. Korpsledelsen tog orienteringen til efterretning. Julie Rasmussen samler en foreløbig liste over debatemner, som korpsledelsen ønsker på korpsrådsmødet. Frist er søndag den 17. juni til Julie Rasmussen. 13. Lov- og beslutningsforslag fra korpsledelse Indstilling om lov- og beslutningsforslag Morten Kerrn-Jespersen præsenterede indstilling om, at korpsledelsen ikke fremsætter lov- og beslutningsforslag på korpsrådsmødet Baggrunden er, at korpsledelsen på det seneste korpsledelsesmøde gav udtryk for, at man på korpsrådsmødet ønsker at styrke udviklingen af en debatkultur, som træner demokratiske processer og samtidig bidrager til debatter, som fører til udvikling og forandring og som understøtter korpsets udviklingsplan i forhold til de 4 mål. Det ligger som en del af projektbeskrivelsen for korpsrådsmøde 2012, at debatter ikke i år skal resultere i konkrete forslag eller lovændringer. Der var ikke yderligere bemærkninger. Korpsledelsen besluttede, at man i 2012 ikke fremsætter lov- og beslutningsforslag. 14. Revisionens protokol for tipsansøgning Revisionens protokol for DDS tipsansøgning Mads Kolte-Olsen præsenterede revisionens protokol for tipsansøgning. Man ønsker at udforske mulighederne for at øge antallet af grupper, som opfylder kravet om mindst 10 medlemmer yngre end 30 år. Korpsledelsen godkendte protokol. Korpsledelsen ønsker at træffe beslutning om tiltag på kort og længere sigt, der kan sikre et højere grundlag for ansøgning om tipstilskud. 15. Budget forløb Orientering om budgetforløb 2013 og mødet den 26. juni Uden bilag Karen Vejby redegjorde for forløb for forberedelse af budget Forløbet indebærer, at korpsledelsen sætter mål den 26. juni, hvorefter korpsledelsen beder hovedudvalg om at lave detailbudgetter 2012 og udarbejde ønsker til udvidelser og forslag til reduktion i Korpsledelsen skal endeligt godkende budget 2013 den 7. oktober Referat korpsledelsens møde

8 Det blev afklaret, at indholdsmæssige elementer tages stilling til på mødet den 26. juni. Korpsledelsen godkendte forløb for forberedelse af budget Korpsledelsens strategiarbejde Forløb af punkt Links til mere info om balanced score card Mads Kolte-Olsen og Morten Kerrn-Jespersen introducerede til korpsledelsens strategi-arbejde. Korpsledelsen besluttede i april 2012: Korpsledelsen godkendte oplæg til korpsledelsens strategiarbejde. Arbejdet tager udspring i fire kerneelementer: korpsets ressourcer, korpsets medlemmers behov og ønsker, korpsets interne processer og korpsets læringspotentiale. Man stiler efter i januar 2013 at samle resultaterne af strategiarbejdet. Man tager herefter stilling til proces for udarbejdelse af udviklingsplan Man drøftede i grupper, hvad indsamlings- og analysefase kunne indeholde i hhv. modtagerperspektiv, internt perspektiv, ressourceperspektiv og læringsperspektiv. Forslag til indsamlings- og analysefases indhold for de fire kerne-elementer blev noteret. Korpsledelsen besluttede at fordele sig i fire sjak: Modtagerperspektiv: Katja Salomon Johansen og Erik Aabjerg Friis Læringsperspektiv: Morten Kerrn-Jespersen Ressourceperspektiv: Rasmus Jensen, Julie Rasmussen, Marianne Karstensen Internt perspektiv: Ulrik Grønbjerg Andersen, Søren Eriksen, Karens Vejby Mia Rangholm Varming, Christine Fribert Sørensen og Jørgen Svenstrup deltog ikke i dette punkt og vælger sig senere ind på et sjak. Korpsledelsen besluttede, at hvert sjak skal have en plan for efterårets strategiarbejde klar til mødet den august. Korpsledelsen bad Mads Kolte-Olsen om at formidle resultatet af den første afdækning af mulige emner i analysefasen. Korpsledelsen bad desuden Mads Kolte-Olsen om en vejledning til det videre strategiarbejde. 17. Spejdernes Lejr 2012 Uden bilag Erik Aabjerg Friis orienterede om forberedelsen af Spejdernes Lejr Det blev oplyst, at lejren er udfordret på antallet af jobbere, særlig til opbygning af lejren. Man spurgte til deltagelsen fra Det Danske Spejderkorps. Alle opfordringer på dds.dk, nyhedsbrev og i magasiner går på at tage en kammerat med på lejren. Det er stadig muligt at tilmelde sig lejren. Beredskabsplan. Korpsledelsen ønsker at blive orienteret om den endelige beredskabsplan, så man kan handle i overensstemmelse med denne. Man drøftede, hvordan korpsledelsen skal deltage i den daglige orientering. Møderne afholdes hver dag kl undtagen onsdag. Man foreslår en planlægning af korpsledelsens deltagelse i møderne for at give korpsledelsen mulighed for at pleje andre gode kontaktflader. Referat korpsledelsens møde

9 Det blev oplyst, at lejrens bestyrelse i samarbejde med repræsentantskab planlægger en overordnet evaluering i forhold til lejrens politiske mål. Spejderchefkredsen har formuleret en række forhold, som man ønsker i lejrens evaluering. En intern evaluering i Det Danske Spejderkorps er ønsket endnu ikke planlagt. Korpsledelsen takkede Erik Aabjerg Friis og korpskontor for god håndtering af forløb om video til lejrsang. Korpsledelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Eventuelt Man ønsker en afklaring af datoer for korpsledelsens møder og divisionsledelsesstævner i Korpsledelsen bad Mads Kolte-Olsen om at lave et forslag til mødeplan. Man opfordrede til, at bilag til korpsledelsens møder bliver afleveret til tiden. Man opfordrede til at dele udfordringer, så man kan hjælpe hinanden i korpsledelsen. Morten Kerrn-Jespersen orienterede om at udviklingen af spejder-app er forsinket. Lancering er udskudt til efter sommerferien. Morten Kerrn-Jespersen orienterede, at spejdercheferne og en formand for hvert hovedudvalg deltager i Kongehusets reception for frivillige. 19. Evaluering af mødet Strategisk Case Marianne Karstensen lagde op til vurdering af, hvordan korpsledelsen på mødet har arbejdet strategisk Man vurderede korpsledelsens møde i forhold til om punktet var drift eller udvikling og om punktet blev behandlet på operationelt, taktisk eller strategisk niveau. Korpsledelsen takkede for en god måde at evaluere mødet på. 20. Korpsledelsens kommunikation efter mødet Ledelsesinformation Marianne Karstensen lagde op til beslutning om prioriterede emner til kommunikation efter mødet. Man foreslog generelt: Tal for medlems- og gruppeudvikling Korpsledelsen værdsætter mange frivilliges indsats til Spejdernes Lejr. Korpsledelsen glæder sig. Korpsledelsen foreslår, at man tager en god ven med på lejr. Korpsledelsen fremsætter ikke lov- eller beslutningsforslag Man foreslog til formand og divisionschefer Styringskoncept færdigt Korpsledelsen bad Mads Kolte-Olsen, Morten Kerrn-Jespersen og Marianne Karstensen om at kommunikere de prioriterede emner. Referat korpsledelsens møde