Odense Golfklub. Bestyrelsens skriftlige beretning

Transkript

1 Odense Golfklub 2014 Bestyrelsens skriftlige beretning

2 Bestyrelsens skriftlige beretning 2014 Fokus på bestyrelsesarbejdet har været koncentreret omkring økonomi med udgangspunkt i at skabe balance mellem indtægter og udgifter, fremme udvikling og målrette indsats og handlinger for Odense Golfklub. Siden den nuværende bestyrelse tiltrådte den 13. august 2012, har fokus været at arbejde med det økonomiske afsæt den tidligere bestyrelse igangsatte. De positive resultater kan ses på hjemmesiden. Siden sidste generalforsamling er der arbejdet konstruktivt på at fastholde strategien med målrettede handlinger og visioner for fremtiden. Vinteren er brugt på den fremtidige planlægning med udvikling og nyskabelse, budget og årsregnskab samt målrettede handlinger, der tilsigter et positiv resultat. Strategi Odense Golfklubs strategi har det overordnede mål, at igangsætte målrettede handlinger, der kan styrke og udvikle Odense Golfklub. Målsætning: Igennem strategisk planlægning at udvikle Odense Golfklub til den bedste golfklub med faglige visioner, samt en styrket sportslig og social trivsel og tilfredshed. Mål: At sikre en sund økonomi med fokus på at handle på det der er bedst for de fleste Bestyrelsen har sammenholdt årsopgaver, som vi har valgt at kalde årshjul, mellem personale og bestyrelsen. Dette er bestyrelsens fokusområder fremover. Indsatsområderne er de aktiviteter der skal arbejdes med i Odense Golfklub. Valgte hovedområder er økonomi, kommunikation, udvalg, sponsor og medlemmer. Herunder uddybende status på strategiområder. Fokusområderne: Personale Mål: at sikre en god arbejdsplads med udviklings muligheder. Årsplan, arbejdsforhold, arbejdsområder, arbejdsopgaver, behov og gensidig forståelse styrkes gennem kommunikation og åbenhed. Der er afholdt MUS-samtaler, ændret i personalesammensætning, omrokkering af kontorlokaler og ændring af opgaver i sekretariatet. Tina Maria er bestyrelsens repræsentant på området Personale. Bestyrelse Mål: at sikrer at bestyrelsens opgaver behandles fortroligt og korrekt samt at fordeling og ansvar overholdes og respekteres. Årsplan, bestyrelsesmøder og stuktur, opgavefordeling, rammeaftaler for de enkelte områder, ansvarsfordeling mellem bestyrelse og personale Der er fastlagt bestyrelsesmøder, referat, nyhedsbreve, gennemgået økonomi med bank, kreditforening og forsikring, set på udvalgsområder, lejeaftaler samt gennemgået opgaver og ansvar. Tina Maria er bestyrelsens repræsentant på området Bestyrelse.

3 Indsatsområderne: Økonomi Mål: at sikre stabil økonomi, der afspejler ansvarlig styring af Odense Golfklubs udvikling, handlinger og investeringer. Bestyrelsen arbejder fortsat med at skabe en god balance mellem Odense Golfklubs indtægter og udgifter, alene med det formål at skabe et økonomisk råderum. Det regnskabsmæssige overskud for 2013 blev på kr. mod et budgetteret resultat på kr. og et resultat i 2012 på kr. Odense Golfklubs indtægter udgjorde kr., hvilket er kr. mindre end i 2012, men kr. bedre end budgettet. Indtægter fra kontingenter m.v. er på niveau med 2012 og over budget, og det er positivt i en tid, hvor der er stor konkurrence fra andre fynske klubber samt en relativ stor naturlig afgang af medlemmer hvert år, der gør det svært at opretholde Odense Golfklubs indtægter. Desværre er indtægter fra bane, greenfee og salg af træningslektioner faldet i Odense Golfklubs udgifter udgjorde kr. mod kr. i 2012 svarende til en stigning på kr. og i forhold til budget kr. mindre. Stigningen i udgifterne kan primært henføres til baneudgifter samt lønninger. Afskrivningerne udgjorde kr. mod kr. i På de finansielle poster fik vi en stor besparelse på kr., idet vi er begunstiget af de lave renter på vores realkreditlån. Primo regnskabsåret er der foretaget en låneomlægning, der sikrer Odense Golfklub en lav rente mange år frem. Likviditet Det likviditetsmæssige overskud for 2013 blev kr. mod kr. i De gode likviditetsmæssige resultater for både 2012 og 2013 har betydet at Odense Golfklub ikke længere har behov for en kassekredit og der har samtidig været midler til at indfri vores anlægslån, som primo regnskabsåret var på kr. Ultimo 2013 udgør indestående i banken kr. mod kr. ultimo Forventninger til fremtiden Den gode sammenhæng mellem Odense Golfklubs indtægter og udgifter, som det er lykkedes at få skabt, vil tilstræbes opretholdt i Golfbanen er Odense Golfklubs vigtigste aktiv og vores målsætning er, at Odense Golfklub skal have en af de bedste golfbaner. Derfor har bestyrelsen besluttet at investere i en golfbanerapport, der skal klarlægge fremtidens golfbane i Odense Golfklub. Indtil golfbanerapporten foreligger vil der ikke blive foretaget de store investeringer i golfbanen ud over den sæsonmæssige pleje samt eftersåning af fairways. For 2014 budgetterer Odense Golfklub med et overskud på ca kr. På indtægtssiden budgetteres der med kr., hvilket er en stigning i forhold til 2013 på kr. På udgiftssiden budgetteres der med kr., hvilket er en stigning i forhold til 2013 på kr.. Stigningen kan primært henføres til pleje af golfbanen herunder eftersåning samt udskiftning af maskiner. Målsætningen omkring økonomien er stadig, at vi skal stå stærkt primo 2015, hvilket indebærer at Odense Golfklub delvist med egne midler kan foretage væsentlige forbedringer på Odense Golfklubs anlæg de kommende år. Klaus er bestyrelsens repræsentant på området Økonomi.

4 Medlemmer Mål: at fastholde en åben og positiv dialog med medlemmer samt udvikle sociale og sportslige aktiviteter. Odense Golfklub kan konstatere, at selvom der over året er tale om ret store ændringer i de enkelte medlemskategorier, så er det i årets løb lykkedes at fastholde og tiltrække nye medlemmer. Odense Golfklub oplevede en betydelig opmærksomhed på Golfens Dag, hvor der aldrig tidligere er kommet så mange interesserede, og må glædes over at der ved årets afslutning er kommet 225 nye medlemmer. Halvdelen af disse kommer som prøvemedlemmer, en betydelig stigning i antallet af nye golfmedlemmer, der indmelder sig under denne ordning. Der er tale om en tredobling over en 2-årig periode. Fokus er på, at fastholde de nye golfspilleres interesse, hvilket bestyrelsen er opmærksom på. Kategorien studerende er i stigning, så det var en positiv beslutning at appellere til denne gruppe. Den yngste gruppe medlemmer arbejder trænerne aktivt med og ønsket er at øge denne yngste gruppe med flere medlemmer. Passiv+ ordningen fungerer som et klippekort med adgang til at spille 10 runder golf i Odense Golfklub. Der er desværre meget få, der har benyttet sig af denne mulighed. Tag en ven med på banen er fortsat et initiativ i 2014, og har været godt benyttet i Åbnings- og Afslutningsturneringerne har været fuldtegnede, øvrige turneringer var desværre ikke. Bestyrelsen har igen afholdt et medlemsmøde i efteråret der blev afviklet som et caféarrangement. Målet med caféarrangementet var at inddrage og indsamle ideer og ønsker fra jer medlemmer, om hvilke områder der fremover skulle styrkes gennem strategien. På Cafemødet fik bestyrelsen ikke mange nye input eller ønsker fra medlemmerne til blandt andet nye turneringer. Bestyrelsen tager gerne imod ideer og forslag til udvikling af andre turneringsformer, fokus på det sociale, det sportslige mv.. Odense Golfklub afholdt for 19. år i træk Stiften Cup og er glade for at denne store fynske turnering fortsætter i næste sæson. Bestyrelsen har i årets løb besluttet at udarbejde et Årsmagasin 2013 til medlemmer, sponsorer og samarbejdspartnere. Magasinet forventes klar til april (se senere) Mogens er bestyrelsens repræsentant på området Medlemmer. Sponsor Mål: at sikre sponsorater til Odense Golfklub, der giver mulighed for at synliggøre sponsorer og Odense Golfklub positivt, til fælles økonomisk gevinst. Sponsorudvalget arbejder året igennem med at tilbyde sponsorerne maksimal synlighed i Odense Golfklub. Odense Golfklub kan i dag tilbyde mange spændende muligheder for sponsorer, så deres profilering bliver så synlige som muligt i Odense Golfklub; via storskærm i hallen og på hjemmesiden. Der arbejdes på en fornyelse af hjemmeside, der vil give sponsorerne en endnu skarpere profil, samtidig er det nye tiltag med sponsorskilte på P-pladsen og nye tiltag med sponsorpakker, er blevet godt modtaget af sponsorerne. Mange af Odense Golfklubs sponsorer, har været trofaste i mange år, på trods af finanskrisen - og de penge der bliver indtjent til klubben, er ikke uden betydning. Bestyrelsen vil herfra gerne takke sponsorer. Alle medlemmer kan rette henvendelse med gode ideer og emner til udvalget eller bestyrelsen. Lars er bestyrelsens repræsentant på ovenstående område Sponsor.

5 Udvalg Mål: at tilgodese alle udvalg ligeværdigt og medvirke til at fremme de sociale og sportslige relationer. Odense Golf Klub har 6 udvalg og en regionsgolfansvarlig (Bane-, Begynder-, Elite-, Handicap-, Junior- og Turneringsudvalg, samt en koordinator der er ansvarlig for regionsgolf i alle rækker). Derudover er der 4 klubber i klubben (Mandagsseniorer, Onsdagsdamer, Torsdagsherrer og Bjørnebanden). Udvalgsarbejdet er en vigtig del af Odense Golfklub, hvorfor der er stor respekt for og kontakt til alle udvalgene. Der blev i starten af 2013 i forbindelse med at de to trænere flyttede i sekretariatet, indrettet et lokale på første sal til udvalgene og klubber i klubben med mulighed for mødeafholdelse og udarbejdelse af turneringsplanlægning og opsamling inkl. indtastning af scorekort o.l.. Der har været deltagelse i møde med begynderudvalget med henblik på fælles fodslag mellem bestyrelsens målsætning om, at gøre nogle tiltag for at fastholde nye medlemmer. Bestyrelsen vil gerne deltage 1 gang årligt i et møde i alle udvalgene for at formidle bestyrelsens tanker og få ideer med retur til bestyrelsen. Bestyrelsen har desuden deltaget i et af Klubber i klubbens månedsmøder for at holdte tæt kontakt og give samt få nye informationer. I oktober blev der afholdt møde med repræsentanter for alle udvalg, klubber i klubben, de fastansatte og bestyrelsen. Det var et meget informationsrigt møde, hvor alle fik gode ideer af hinanden. I november blev der afholdt budgetmøde med alle udvalg, hvor forventningerne til den kommende sæson blev afstemt. På café/medlemsmødet, der også blev afholdt i november, kom der flere gode ideer, som bestyrelse og udvalg arbejder videre med. Alle udvalgenes Forretningsordener inkl. opgave beskrivelse og angivelse af udvalgsmedlemmer er tilgængelige på Odense Golfklubs hjemmeside. Vibeke er bestyrelsens repræsentant på området Udvalg. Kommunikation Mål: at synliggøre Odense Golfklub samt højne kommunikation internt og eksternt. Odense Golfklubs elite begyndte sæsonen 2013 med nyt tøj, med hjælp fra vores Golfshop og Zebula v/jan Holm Pedersen. Fra Zebula fik vi Nike T-shirts og Golfshoppen hjalp os med Back Tee tøj. Hen over efteråret havde vi hjælp af Martin Gregersen, som hjalp os med forskellige marketings opgaver i form af konkurrencer og reklamer samt pressedækning. Vi fik også lavet 2 Roll-Up, der står ved vores sekretariat og som benyttes ved arrangementer for at skabe synlighed. Dennis Jacobsen tilbød efterfølgende sin hjælp og har gennemgået Odense Golfklubs hjemmeside. Hjemmesiden opdateres og fornys til glæde for medlemmer og gæster. 1. marts kommer en ny og opdateret Golfbox der skulle blive bedre på specielt turneringsmodulet. Intern kommunikation i Odense Golfklub er meget vigtigt og et udgangspunkt for åbenhed og adfærd der tilkendegiver, at det Odense Golfklub ønske er at alle mødes med respekt og er velkommen. Der vil fremover være en mere massiv kontakt til pressen med henblik på at synliggøre Odense Golfklub. Rud er bestyrelsens repræsentant på området Kommunikation.

6 Øvrige overskrifter Budgetplanlægning Der har været afholdt møde med alle udvalg i Odense Golfklub i efteråret, hvor der var mulighed for at præsentere ønsker og midler for det kommende år. Bestyrelsen har på den baggrund planlagt budget for 2014 med omtanke for de nødvendige handlinger. Sekretariat Sekretariatet har været igennem en tilpasningsperiode efter omlægninger sidste år, hvor det var nødvendigt at foretage en del ændringer. Sekretariatet er nu kun bemandet med personale ansat ved Odense Golfklub. Golfmanager, golftrænere og bogholder er nu samlet på kontoret, hvor vidensdeling og daglig fælleskab øger arbejdsglæde og minimerer arbejdsbyrder. Det betyder, at det fremover kun er personalet der bruger sekretariatskontoret. Sekretariatets arbejdsopgaver; Golfmanegers hovedopgaver er økonomi og budget samt øge sponsordelen og ledelsesopgaver. Hvor bogholder varetager det almindelige bogholderi. Golftrænerne er behjælpelig med administrative opgaver mv. i det omfang tiden giver mulighed for det. Chefgreenkeeperen med øvrigt personale varetager baneanlæggene og diverse forefaldne opgaver. Klublokale til udvalg og klubber i klubben Kontoret på 1. sal er til rådighed for de udvalg der har behov for at udføre administrative opgaver. Computer og printer er bærbar og opkoblet til netadgang. Det betyder at kontorfunktionerne kan flyttes til forhallen, hvor skranken er en mulig arbejdsplads ved turneringer o.l.. Kontoret kan benyttes af alle udvalg samtidig med, at det er muligt at benytte lokalet til mindre møder. Restaurant og Golfshop Der er genforhandlet kontrakt med åbenhed og nødvendige tilpasninger. Odense Golfklubs bygninger gennemgår en energiscreening her i foråret 2014, hvor en efterfølgende rapport beskriver foreslåede ændringer og besparelsesmuligheder. Der igangsættes via et modul i Golfbox en medlemsundersøgelse, der både inddrager Odense Golfklub, Golfshop og Restaurant. Tanken er at medlemmernes svar tilkendegiver hvilke indsatser der fremover prioriteres. Aktiviteter Golfens dag og åbent hus arrangement i april 2013 blev rigtig godt besøgt. Mange frivillige var mødt frem og hjalp denne dag. Det betød en del nye medlemmer og mange prøvemedlemmer. Årets Sportslørdag i Odense Idrætshal blev også rigtig godt besøgt. Personale og frivillige fra Odense Golfklub bidrog til en positiv omtale og oplevelse for de mange fremmødte. Aktiviteter i Odense Golfklub afholdt i 2013 var annonceret åbne, der betød at ikke medlemmer havde mulighed for at deltage i aktiviteterne. Dette initiativ fortsætter i Derfor vil der på Odense Golfbane være gæstegolfspillere, hvor også medlemmer af Odense Golfklub kan opfordre øvrige golfspillere til at deltage.

7 Bestyrelsen har besøgt en del af udvalgene efter ønske for at give en kort medlemsorientering og komme i dialog. Bestyrelsesbesøg er igen i år et tilbud. Årsmagasin Bestyrelsen besluttede i 2013, efter opfordringer, at igangsætte arbejdet med at udforme et årsmagasin. Ideen med Årsmagasinet er at gengive hverdagen i Odense Golfklub set fra personalets side, samt udvalgenes opgaver, golfens glæde for medlemmer og gæster, og beskrive de mange bindeled der får Odense Golfklub til at fungere. Odense Golfklub har tidligere haft et klubblad, der udkom 4-5 gange om året. Før internettets tid var dette et værdsat blad, men med udviklingen, hurtige nyheder og omkostninger, standsede udgivelsen. Hovedsigtet med årsmagasinet er at give et billede af de mange aktiviteter i sæson 2013 fra alle sider i Odense Golfklub, beskrive mål for fremtiden og synliggøre de planlagte aktiviteter med turneringskalender for I vinterens løb er der indsamlet materiale, fra de mange der har bidraget, og tanken er at årsmagasinet skal være færdig ved sæsonstart Forventningen er, at vi kan gøre årsmagasinet annonce finansieret, og det er bestyrelsens plan, at det første gang kan udsendes til alle medlemmer og samarbejdspartnere. Ambitionen er at Årsmagasinet skal udkomme hvert år. Golfbox og selvhjælp Odense Golfklub har investeret i 2 touchscreens i forhallen, som gør det nemt for medlemmer og greenfee gæster, at få adgang til Golfbox. Og som noget nyt er nu opsat anden betalingsterminal, der er fuldt integreret med tidsbestillingen i Golfbox, hvilket har været et krav fra Nets, da tidligere betalingsterminal ikke var godkendt til selvbetjening uden for sekretariatets åbningstid. I forbindelse med bekræftelse af starttid skal der ske betaling af greenfee og eventuel caddycar, og her kan man som greenfee gæst vælge kontant betaling og lægge beløbet i en greenfee kuvert, betaling med greenfee billet og lægge denne i en greenfee kuvert eller betaling med kreditkort. Ved betalingen kan man herefter vælge at betale en fuld greenfee eller en reduceret pris som den fynske ordning, gæst til et medlem eller fra en af venskabsklubberne. Som noget helt nyt i år, skal deltagerne i begynderudvalgets tirsdagsturneringer booke spilletid på Pilebanen. Det kommer til at fungere på helt samme måde, som når man deltager i mandagsseniorerne, onsdagsdamerne eller torsdagsherrerne, og tidsbestillingen vil KUN være aktiv om tirsdagen, og kun for de værende registreret som begynderhjælpere eller kaniner. Ikke bookede tider kan spilles efter boldrende. Et helt nyt turneringsmodul tages i brug fra og med denne sæson, men hvad det kommer til at betyde, vides ikke for nuværende, da modulet i skrivende stund endnu ikke er sat i drift. Det betyder at det er muligt at være selvhjulpen i Odense Golfklub, men det er desværre ikke muligt at give en personlig service til alle medlemmer og gæster, hvorfor bestyrelsen opfordrer til at medlemmer benytter de muligheder der stilles til rådighed og være behjælpelig overfor hinanden - medlemmer såvel som gæster i Odense Golfklub. De fynske golfklubber Der afholdes et møde årligt med formænd i de fynske golfklubber, hvor der evalueres på det seneste år og diskuteres fælles mål og tiltag for det kommende år. Odense Golfklub har aftalt en greenfee ordning med de fynske golfklubber, der giver mulighed for at spille på hverdage til 200 kr. på de fynske golfbaner med undtagelse af Ærø.

8 Netværk Gennem Odense Golfklub er der dannet et netværk, hvor der afholdes møder en gang månedligt. Netværket er åbent for alle de ønsker at være medlem af netværket. Der er mulighed for at være gæst de første mødegange. Det er ikke et krav at det skal være golfspillere. Odense Golfklubs sponsorudvalg er repræsenteret i netværket. Trænerteamet Der har i 2013 endnu engang været en god træningsiver blandt Odense Golfklubs medlemmer. Der har været mange individuelle lektioner, mange deltagere på golfskole og en masse til fælles træning. Trænerne er utroligt glade for den træningsmentalitet medlemmer i Odense Golfklub har, de prioriterer at træne og er dygtige til det. Trænerne har haft mange prøvemedlemmer, som fra begyndelsen bliver skolet virkeligt godt, både når det gælder det svingtekniske og selve spillet på banen. De nye medlemmer deltagere både i individuelle lektioner og fællestræning. Trænerteamet blev flyttet ned i sekretariatet i stueetagen i sæsonen Det er de virkelig glade for, de er glade for et tæt samarbejde med Golfmanager Hans Henrik og Bogholder Vivi. Det har øget samarbejde og sparring, som er til stor gavn for Odense Golfklubs medlemmer. Trænerteamet assisterer nu også medlemmerne på andre områder end træningen, til stor tilfredshed. Golfstatus Elitetruppen består af 30 spillere fordelt ud på to dame hold og tre herrehold. Der er en god stemning og et træningsmiljø i truppen hvilket lover godt for sæsonen 2014 Elite Eliten havde et rigtigt godt år. Damer Odense Golfklubs damer var i finalen om Danmarksmesterskabet efter en flot semifinalesejr over forhåndsfavoritterne fra Hillerød Golfklub. De vandt dermed sølv som er det bedste holdresultat Odense Golfklub har opnået i 10 år. Herrerne Odense Golfklubs bedste herrespillere spillede godt, men kvalificerede sig ikke til oprykning fra 2. division. Målsætningen i 2014 er en oprykning til 1. division for herrerne. Ynglinge Odense Golfklubs ynglingehold år vandt DM gulv i juniorholdturneringen. Individuelt Odense Golfklub havde en række gode resultater på højde med de bedste amatører i Danmark både på damesiden og herresiden. DM midage Lene Holm vandt på flotteste vis en guldmedalje til DM for midage-spillere og Tony Jensen vandt en flot sølvmedalje. DM for midage spillere skal afvikles i Odense Golfklub 2014 og her er der en klar målsætning om at vinde medaljer.

9 Juniorer Odense Golfklub har stor deltagelse af juniorer og miniputter i træningen, samt ved den årlige sommerlejr. Juniorerne har ikke oplevet en stor medlemstilgang. Der ydes en indsats med forskellige tiltag for at få flere juniorer til Odense Golfklub. De nuværende juniorer er blevet mere aktive og glade. Håbet er at det vil tiltrække flere. Det er de unge aktive juniormedlemmer, der skal invitere venner med, så de derigennem opleve Odense Golfklub.. Arrangementer Trænerteamet har i sæsonen 2013 afholdt forskellige arrangementer: Golfathon, Short game championship og Golf medley. Til alle arrangementerne har oplevelsen været stor opbakning fra medlemmerne, som har gjort arrangementerne virkelige sjove og sociale. Trænerteamet planlægger også et par arrangementer i sæsonen Banen Sæsonen 2013 begyndte med 3 nye medarbejdere i greenkeeper teamet, voksenelev Hans Larsen, da tidligere voksenelev blev færdiguddannet, og greenkeeper Morten Jensen og Thomas Petersen, der erstatter en greenkeeper der valgte at søge nye udfordringer. De største udførte opgaver i 2013 var at en del drænarbejde på baneanlægget blev udført, samt anlagt ny sø på hul 6 og søen på hul 7 blev udvidet. En del arbejde med bunkers der blev renoveret og drænet eller fjernet. Beplantningen blev tyndet en del for at give lys og luft til de træer som skal have de vækstbetingelser for at kunne trives. Sol er nu bedre end regn, der betød at klippe sæsonen 2013 er gået rigtigt godt. Den gode sommer gjorde at arbejde blev en del lettere. I 2013 var også året hvor der kom en ny Lov om brug af pesticider. Odense Golfklub var godt forberedt og havde gjort mange tiltag for at bruge så lidt pesticider som muligt, der betød at den nye lov og gældende regler overholdes. Efteråret og vinteren er brugt på at tynde ud omkring teesteder og greens samt vedligehold og reparation af maskinpark. Tak Bestyrelsen vil gerne i denne beretning takke for den hjælp, inspiration og støtte der gives fra jer alle til Odense Golfklub. En særlig tak til de mange frivillige der bruger tiden i Odense Golfklub. Sidst en stor ros til personalet for positiv indstilling, konstruktivt arbejde og fine resultater.