Brugsscenarier for Dokumentboks/NemSMS. Peter Hauge Jensen, Odense Kommune,

Transkript

1 Brugsscenarier for /NemSMS Peter Hauge Jensen, Odense Kommune,

2 Agenda Kort om e2012 i Odense Kommune Aktuel projektstatus Overblik over brugsscenarier (use cases) Eksempel 1: ESDH Eksempel 2: Byggesag Dialog med forretning og leverandører 2

3 Organisering af e2012 i Odense Kommune Porteføljeledelse Direktørgruppen Projektgruppe Testcase 1 Referencegruppe Styregruppe IT-Strategisk Netværk Central projektgruppe Projektgruppe Testcase 2 Projektgruppe Testcase 3 Projektgruppe Testcase 4

4 Projektstatus for delområder Type 1. møde med forretningen 2. møde med forretningen Leverandør Informeret? 1. Møde med forretning og leverandør Status ESDH borgersag Hul-igennemtest Afholdt Ja Afholdt Kravspec. sendt til leverandør Biblioteket NemSMS Afholdt Ikke flagskibscase Byggesag Afholdt Afholdt Ja Afholdt Kravspec. sendt til leverandør Tandplejen NemSMS Afholdt Afholdt Ja Kravspec. i review Genoptræning NemSMS Afholdt Planlagt? Kravspec. forberedt

5 Brugsscenarier Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger Biblioteket NemSMS SMS til låner - - Byggesag Dokumenter til virksomhed virksomhed Ansøgning fra virksomhed Tandplejen NemSMS SMS til patient/ forælder Dokumenter til patient/forælder kommune, region, tandlæge, læge patient/forældre kommune, region, tandlæge, læge patient, forældre, kommune, region, tandlæge, læge Genoptræning NemSMS SMS til patient - - Dokumenter til patient/region/læge patient/region/læge Dokumenter til patient/region/læge

6 Eksempel 1: ESDH Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger Præmisser for delprojektet - ProFile ESDH borgersager - 2 formål - test i samarbejde med ØS, E-Boks og Convergens - ny funktionalitet i ProFile ESDH - Generel dokumentboks-gateway - Enkeltforsendelser - Borgersager, dvs. kendt cpr - IT-afdelingen er systemejer

7 Eksempel 1: ESDH Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger A. Sagsbehandler sender meddelelse til borger - Eksempel: indhentning af samtykke - Kernefunktionalitet: Send en akt inkl. alle dokumenter - SagsID medsendes som metadata (cpr ikke nok), så svaret kan finde hjem - ProFile fungerer som afsendersystem jf. REST-snitflader - Husk at tjekke, om modtageren er klar til at modtage (indholdstype)

8 Eksempel 1: ESDH Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger B. Borger svarer på meddelelse fra sagsbehandler - Eksempel: Tilkendegivelse af samtykke - Borger udnytter standardfunktionalitet i : Besvar - ProFile fungerer som afhentningssystem jf. REST-snitflader - Automatisk journalisering som næste akt på sagen - Automatisk advisering af rette sagsbehandler

9 Eksempel 1: ESDH Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger C. Borgerinitierede henvendelser - Eksempel: Henvendelse om kontantydelse - Opsætning af postkassestruktur i, f.eks. via hjemmeside - Definer emner for hver postkasse, kræv metadata, gøres i administrationsportalen - ProFile fungerer som afhentningssystem jf. REST-snitflader - Rammer en indbakke i ESDH, kræver evt. et lille manuelt step - Automatisk advisering af rette sagsbehandler ( dispatcher )

10 Eksempel 1: ESDH Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger Udnyt eksisterende faciliteter! - Genbrug advisfunktion i ESDH - Genbrug indbyggede WS til oprettelse af akt på en sag - Genbrug sagstypedatabase til indholdstyper (FORM? KLE?) - Genbrug sikre funktionspostkasser - Genbrug virksomhedscertifikater

11 Eksempel 2: Byggesag Type A. Send B. Svar C. Initieret Byggesag Dokumenter til virksomhed virksomhed Ansøgning fra virksomhed Præmisser for delprojektet - GeoEnviron fra GeoKon, dækker bredere end byggesager - Virksomheder i fokus pga. flagskibsrolle og af formelle grunde - I dag en del ikke-digitale processer - Adressering af geografiske lokationer (stedbestemt information) - Der pågår standardiseringsarbejde i KL koordination - Lean-optimerering, men start småt

12 Eksempel 2: Byggesag Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger Kommunikationsmønstre i en byggesag

13 Kommunikationsmønstre i en byggesag

14 Eksempel 2: Byggesag Type A. Send B. Svar C. Initieret ESDH borgersag Hul-igennem-test Dokumenter til borger borger Af borger De 3 kommunikationsmønstre bliver til brugsscenarier (use cases) i kravspecifikationen Brugsscenarier T1. Ansøger logger på sin dokumentboks med NemID og NemLogin, vælger byggesag-postkassen, sender en meddelelse, evt. inkl. bilag. T2. GeoEnviron afhenter alle meddelelser, som systemet har adgang til, herunder dem fra byggesagpostkassen og placerer dem a) i sin indbakke, hvis meddelelsen er uden sagsid, dvs. er en ny henvendelse b) som en ny akt på sagen hvis meddelelsen indeholder et sagsid, dvs. er svar på en meddelelse fra Byggesagskontoret T3. En byggesagsmedarbejder fordeler en meddelelse (inkl. bilag) fra indbakken i GeoEnviron til en nyoprettet eller eksisterende sag. T4. En sagsbehandler opretter en akt (dvs. et eller flere dokumenter) på en sag og sender akten til ansøger vha.. Akten vil typisk indeholde et brev til ansøgeren samt et eller flere bilag. T5. Ansøger modtager evt. afhængig af egne valg advis på sms og/eller om, at der er post i ansøgers dokumentboks. Ansøger logger på sin dokumentboks og a) læser meddelelsen i indbakken. b) læser meddelelsen i indbakken, trykker Besvar, skriver et svar, vedlægger evt. bilag og trykker Send.

15 Brugsscenarier T1. Ansøger logger på sin dokumentboks med NemID og NemLogin, vælger byggesag-postkassen, sender en meddelelse, evt. inkl. bilag. T2. GeoEnviron afhenter alle meddelelser, som systemet har adgang til, herunder dem fra byggesag-postkassen og placerer dem a) i sin indbakke, hvis meddelelsen er uden sagsid, dvs. er en ny henvendelse b) som en ny akt på sagen hvis meddelelsen indeholder et sagsid, dvs. er svar på en meddelelse fra Byggesagskontoret T3. En byggesagsmedarbejder fordeler en meddelelse (inkl. bilag) fra indbakken i GeoEnviron til en nyoprettet eller eksisterende sag. T4. En sagsbehandler opretter en akt (dvs. et eller flere dokumenter) på en sag og sender akten til ansøger vha.. Akten vil typisk indeholde et brev til ansøgeren samt et eller flere bilag. T5. Ansøger modtager evt. afhængig af egne valg advis på sms og/eller e- mail om, at der er post i ansøgers dokumentboks. Ansøger logger på sin dokumentboks og a) læser meddelelsen i indbakken. b) læser meddelelsen i indbakken, trykker Besvar, skriver et svar, vedlægger evt. bilag og trykker Send.

16 Brugsscenarierne illustreret i et rigt billede

17

18 Dialog med forretning og leverandører Kommunikation og projektledelse - Bare et IT-projekt: Organisering, projektledelse, leverandørhåndtering, drift - Vis respekt for forretningens prioritering og kundekontakt - Afdelinger er forskellige mht. behov for støtte. Lyt møder med forretningen. Book nu - Leverandører har egen udviklingsplan. Inddrag dem hurtigt - Forankring: Forretningen har ansvaret. Støt og informer - Træk på normalorganisationen, ellers går det ikke Økonomi - Der skal være en business case. Ellers stop. Tænk i incitamenter - Små budgetter > kortsigtet prioritering

19 Dialog med forretning og leverandører Kravspecifikation - Forretningen skal have ejerskab til kravene. Samarbejdsproces - Forklar, hvad forretningen har brug for med tekst og tegninger - Hold fokus på de forretningsmæssige behov - Foreslå en teknisk løsning, men giv leverandøren frihed - Start med overordnede kommunikationsmønstre. Derefter brugsscenarier - Kravspec en skal suppleres af møder, opfølgning, test etc. Tekniske erfaringer - Genbrug tekniske løsninger og mønstre: indbakke, advisfunktion, certifikater, webservices - Snitflader: Især REST, afhentningssystem, afsendersystem, portal - Ikke medarbejdercertifikater ifm., men (kopi) af virksomhedscertifikater

20 Følg med i vores projekt: odense.dk/e