Gevinster ved at anvende dokumentboks. Anders Krabbe Møller Næstved Kommune

Transkript

1 Gevinster ved at anvende dokumentboks Anders Krabbe Møller Næstved Kommune

2 Næstveds digitale strategi Hvorfor Dokumentboks og NemSMS? I dag kan vi modtage elektroniske ansøgninger men hele den opfølgende kontakt foregår på papir. To udfordringer: Vi har været afskåret fra at kommunikere personfølsom information i ikke-krypterede s og har haft vanskeligt ved at finde en simpel løsning til sikker borgerrettet Vi har intet overblik over, hvilke -adresser folk har, og om de ønsker at kommunikere digitalt med det offentlige NemPost løsning i Næstved løser problemet lokalt men savner sammenhæng til andre myndigheder Borgerne er ligeglade med hvordan vi har organsieret os i det offentlige - de ønsker helhed! Dokumentboks er den løsning vi har eftersøgt

3 Businesscase-arbejde Dokumentboks hvad der egentligt potentialet? Mange gæt og løse estimater Væsentligt for businesscasen at fastsætte et mere holdbart estimat Sommeren 2008 gennemførte Næstved Kommunen en analyse Dette er en opdateret version af denne analyse

4 Businesscase-arbejde I beregningen indgår tal fra: KMD A/S: har leveret oplysninger om omkostninger til Doc2mail, portoudgifter på autobrev forsendelser og omkostningerne ved print og kuvertering af autobreve. Traen Informationssystemer A/S: har leveret oplysninger om omkostninger til Output Management samt vurdering af antallet af brevforsendelser i Vejen, Brønderslev og Holbæk kommune. IT-Centeret i Næstved Kommune: har leveret oplysninger om omkostninger til print. Indkøbskontoret i Næstved Kommune: har leveret oplysninger om prisen på kuverter og papirark. Økonomiafdelingen i Næstved Kommune: har leveret oplysninger om de bogførte portoomkostninger for 2007 og for de første syv måneder af Rådhusservice i Næstved Kommune: har leveret oplysninger om fordelingen af breve på A og B post, A5, A4 og andre kuverter samt antallet af ark pr. forsendelse. Sorø kommune: har leveret vurdering af omkostninger pr. medarbejder. E-Boks: Har leveret prisen for at aflevere breve i Dokumentboks.

5 Businesscase-arbejde Konservative estimater Estimat over antallet at forsendelser i 2007 baseret på bogførte portoomkostninger Estimat over samtlige omkostninger ved disse forsendelser: Print, papir og kuvert Portoomkostninger inklusivt håndtering af post hos Post Danmark Medgået tid til ovenstående opgaver Håndtering af masseforsendelser hos KMD

6 Businesscase-arbejde Estimat over omkostningerne ved at sende forsendelser elektronisk for breve: Under 50 gram, A5, A post, 48 % af alle breve Under 50 gram, A5, B post, 40 % af alle breve Alle masseforsendelser Opdaterede tal: Dokumentboks Lønsum baseret på beregning fra Sorø Kommune

7 Businesscase-arbejde Lønsum kr.: ,00 / år Dokumentboks afgift: Den enkelte myndighed betaler et transaktionsvederlag, som udregnes på baggrund af den enkelte forsendelses størrelse opgjort i kilobyte (Kb) eller megabyte (Mb). Transaktionsvederlaget er sammensat af en grundtakst og et megabyte-tillæg, der beregnes forholdsmæssigt for forsendelser, der ligger ud over 1 Kb. Grundtakst = 70 øre for den første Kb Mb-tillæg = 4,00 kr. pr. Mb (svarende til ca. 0,4 øre for hver ekstra Kb)

8 Businesscase-arbejde Dokumentboks pris eksempler: Eksempel Størrelse Grundtakst Mb-tillæg I alt 1 lønseddel på 11 Kb (2 sider) 11 kb 0,70 0,04 0,74 3 sider, brev med logo konverteret fra Word 2 sider, brev uden logo konverteret fra Word 2 sider, blanket: fortsat afkrævning af underholdsbidrag 98 kb 0,70 0,39 1,09 84 kb 0,70 0,33 1,03 44 kb 0,70 0,17 0,87 2 sider, blanket flyttemeddelelse 50 kb 0,70 0,20 0,90 42 sider, brugervejledning med grafiske elementer Maksimal-pris Transaktionsprisen kan maksimalt være 6,75 kr. pr. forsendelse (uanset forsendelsens størrelse eller indhold). 898 kb 0,70 3,59 4,29

9 Gevinstområder og potentialer Manuelle breve: (ca digitaliserbare) 1,5 ark pr. brev Typer af omkostninger Papirforsendelse Dokumentboks Etableringsomkostninger (afskrivning pr. år) Løbende omkostninger til drift af fjernprintsystemet (0,6 kr. pr. brev) Løbende omkostninger til drift af Dokumentboks (1 kr. pr. brev) Lønsum arbejdstid (6,5 år papir) (1,6 år digital) Porto Kuvert, papir, print, portopåføring I alt: I alt uden lønsum: Besparelse pr. år ved brug af Dokumentboks med lønsum: Besparelse pr. år ved brug af Dokumentboks uden lønsum:

10 Gevinstområder og potentialer Masseforsendelsesbreve: ét ark pr. brev Typer af omkostninger Papirforsendelse Dokumentbok Etableringsomkostninger (afskrivning pr år) 0 s Løbende omkostninger til drift af fjernprintsystemet (0,25 pr. brev) Løbende omkostninger til drift af Dokumentboks (0,74 pr. brev) Lønsum arbejdstid 0 0 Porto Håndteringsudgifter til KMD printcenter I alt: Besparelse ved brug af Dokumentboks:

11 Gevinstområder og potentialer Dokumentboks gør det lettere at styre borgeres henvendelser og svar på henvendelser kanalstrategi Borger initierer kommunikation: Kombination af sikre postkasser og emneord kan styre brevet det rigtige sted hen mere eller mindre automatisk. Brevet fødes digitalt, og kan derfor let vedlægges sag Borger svarer på henvendelse: Brevet fra kommunen indeholder metadata, som følger med tilbage når borgerne svarer. Hermed kan brevet routes direkte til sagsbehandleren og lægges på sagen mere eller mindre automatisk.

12 Perspektivering Dokumentboks: det bør være muligt at flytte 30-40% af alle forsendelser til det digitale medie inden for 2-3 år. NemSMS: Vil kunne nedbringe udeblivelsen fra aftaler markant: Job Børne-familie Pension Byggesager