ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK

Transkript

1 ØKONOMISK STYRINGSPOLITIK (Regulativ for kasse og regnskabsvæsen) Version 2.0 Ajourført 15. marts 2012

2 INDHOLDSFORTEGNELSE GENERELT... 4 Formål... 4 Lovgrundlag... 4 Den daglige ledelse... 5 Gyldighedsområde... 5 Ajourføring... 5 STYRINGSPRINCIPPER... 6 Styringsgrundlag... 6 Decentralisering... 7 Kommunikation af mål og midler... 7 Finansiel styring... 7 Risikostyring... 7 Sagsbehandling med økonomiske konsekvenser... 8 Indkøb af varer og tjenesteydelser... 8 Ledelsestilsyn... 8 BUDGET OG REGNSKAB... 9 Budgetprocessen... 9 Årsbudget og bevillingsniveau... 9 Budgetansvar Budgetopfølgning Regnskab Anlæg BETALINGER Fuldmagtsforhold Effektiv betalingsformidling NemKonto administration Kassevirksomhed Forskudskasser Betalingskort Opkrævning af kommunale fordringer AKTIVER OG PASSIVER Forsikringspolitik

3 Fysiske aktiver Køb og salg af fast ejendom Rettigheder og forpligtelser Vigtige dokumenter It-aktiver Værdier tilhørende andre VIGTIGE ARBEJDSPROCESSER Lean contra kontrol Bogføringen Systemejerskab Afstemning af statuskonti

4 Generelt Formål Dette regelsæt Økonomisk styringspolitik har flere formål. De vigtigste er: at understøtte kommunens ledelse med at få det nødvendige overblik til brug for kommunens økonomistyring, at sikre den nødvendige balance mellem effektiv forvaltning og korrekt administration, og dermed give det nødvendige råderum til ledelsen af de enkelte politikområder. at tydeliggøre ansvaret for de enkelte områder, så ingen er i tvivl om, hvem der har initiativpligten. Lovgrundlag Økonomisk styringspolitik er Sønderborg Kommunes kasse- og regnskabsregulativ jf. Styrelseslovens 42, stk. 7: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring er i Styrelsesloven henført til det politiske niveau: 18: Økonomiudvalget skal have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Kommunalbestyrelsen til beslutning. 21: Udvalgene bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af Kommunalbestyrelsen. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og i tilfælde af forventede budgetoverskridelser på givne områder, angiver udvalget kompenserede besparelser på andre områder indenfor udvalgets bevilling. Hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne foretager udvalget gennem økonomiudvalget indstilling til Kommunalbestyrelsen om tillægsbevilling. 31: Borgmesteren har den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Mere udtømmende regler for kommunalbestyrelsens, udvalgenes og borgmesterens funktioner er beskrevet i Styrelsesvedtægt for Sønderborg Kommune. 4

5 Den daglige ledelse I praksis er kommunens administrative ledelse pålagt det daglige ansvar for de fleste opgaver i relation til kommunens økonomiske styring. De overordnede principper for organiseringen og styringen fremgår af dette regelsæt, Økonomisk styringspolitik. På en række områder er det forudsat, at der udarbejdes mere detaljerede regler. I teksten vil der være et link til disse. Sådanne regler skal ikke godkendes politisk. Gyldighedsområde Økonomisk styringspolitik gælder hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager regnskabsfunktioner eller tilsvarende for eksterne virksomheder eller institutioner, er relevante afsnit i styringspolitikken også gældende for disse. Den i kommunen, der indgår aftalen med den eksterne part er ansvarlig for, at de relevante krav i den økonomiske styringspolitik indarbejdes i aftalen og for at koordinere indholdet med HR og Økonomi, som vedligeholder en samlet oversigt over sådanne aftaler. Ajourføring Økonomisk styringspolitik skal afspejle kommunens visioner, politikker og konkrete beslutninger. Direktøren for Intern Stab har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre den økonomiske styringspolitik i overensstemmelse hermed. Redaktionelle og konsekvensmæssige ændringer kan uden videre foretages og skal blot godkendes af direktøren for Intern Stab. Ændringer, som kræver en politisk beslutning, forelægges gennem direktionen for Økonomiudvalget og Byrådet til godkendelse. Hvor der i den økonomiske styringspolitik forudsættes udarbejdet særlige bilag etc., vil det være anført hvem der er ansvarlig herfor og dermed også har initiativpligten mht. den nødvendige ajourføring i overensstemmelse med kommunens øvrige politikker og strategier mv. Ændringer i bilag, som har væsentlig betydning for flere forvaltninger, skal dog godkendes i direktionen. Kommunens eksterne revisor skal underrettes om alle ændringer i den økonomiske styringspolitik og bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft. 5

6 Styringsprincipper Styringsgrundlag Sønderborg Kommunes styringsgrundlag skal opfattes som en struktur med en fast kerne der ikke ændrer sig, men med omkringliggende lag, der kan ændre sig. Styringsgrundlaget er kernen for kommunens politikker. Inderste lag er de politisk godkendte politikker og strategier. Andet lag er de retningslinjer, som direktionen vedtager som implementering af de politisk godkendte politikker og strategier, gældende for hele organisationen. Disse lag er struktureret efter de 24 politikområder. Tredje lag er retningslinier, som vedtages i den enkelte forvaltning/stab og som kun gælder for denne. Yderste lag er lokale arbejdsgangsbeskrivelser og instrukser, som udarbejdes lokalt efter behov. 6

7 Decentralisering Byrådet har valgt at decentralisere det økonomiske driftsansvar inden for et samlet rammebeløb og dermed give den enkelte leder mulighed for en fagligt set fornuftig prioritering af resurserne. Byrådet har valgt at opdele organisationen i 24 politikområder, som hver har sin bevilling. Den formelle bevillingshaver er det pågældende udvalg, og det er herefter udvalget, der sammen med direktionen skal tilse, at det økonomiske ansvar delegeres videre ud til lederne, så fagligt og økonomisk ansvar følges ad. Både den politiske og den administrative ledelse har løbende adgang til ledelsesinformation, som giver indblik i, om overholdelsen af mål og budgetter forløber som planlagt. Kommunikation af mål og midler Godkendt Politisk Styring, GPS, er et styringsværktøj til kommunikation af mål og midler mellem den overordnede ledelse og de enkelte driftsområder. For hvert af kommunens politikområder er der taget stilling til budget, regnskab, mål og servicestrategi. Aktuel information herom kan findes på kommunens hjemmeside. Finansiel styring Byrådet fastsætter de overordnede politikker og regler for kommunens finansielle styring, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter. Direktøren for Intern Stab er ansvarlig for at udmønte politikker og regler i praksis. Risikostyring Byrådet fastsætter i en risikostyringspolitik de overordnede rammer for kommunens arbejde med risikostyrings- og forsikringsforhold. Risikostyringspolitikken er et udtryk for, at kommunen ønsker at eliminere eller minimere sine risici ved at fremme en adfærd, hvor alle forebygger frem for at forsikre. Direktionen er ansvarlig for gennemførelse af politikken. 7

8 Sagsbehandling med økonomiske konsekvenser For at sikre en korrekt sagsbehandling har direktionen fastsat retningslinjer for udarbejdelse af dagsordener. Det fremgår blandt andet af disse retningslinjer, at en sag forinden forelæggelse for det politiske system skal sendes til vurdering hos HR og Økonomi, såfremt sagen vurderes at have økonomiske konsekvenser. Indkøb af varer og tjenesteydelser. Byrådet har i en indkøbspolitik fastsat de nærmere rammer for kommunens køb af varer og tjenesteydelser. Indkøbspolitikken skal via en fælles indkøbscentral sikre, at kommunen optræder professionelt, dvs. indkøber bedst og billigst og med respekt for de mange regler omkring det offentliges indkøb. Den enkelte leder i kommunen har ansvaret for at udmønte indkøbspolitikken i praksis. Ledelsestilsyn Effektiv styring skal finde sted på alle niveauer, den helt overordnede styring (Byråd, Økonomiudvalg, direktion) o Opsummering af data fra det enkelte politikområde styringen af det enkelte politikområde (fagudvalg, fagdirektør, budgetansvarlige) o Ledelsesinformation og GPS den enkelte leders styring af eget ansvarsområde o En række fælles og individuelle værktøjer Styring forudsætter, at enkelte leder følger med i egen forretning. Dvs. at lederen er tilstrækkeligt involveret i de daglige styringsprocesser omkring bl.a. arbejdstilrettelæggelse og opfyldelse af de opstillede mål. Lederen har ganske vide rammer til at tilrettelægge ledelsestilsynet, som dog også skal indeholde et kontrolelement. Kontroller skal altid tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den enkelte budgetansvarlige leder skal kort beskrive, hvordan han/hun i praksis udmønter tilsynet, så andre også kan lære heraf. Konceptet for den overordnede koncernstyring er beskrevet i GPS. 8

9 Budget og regnskab Budgetprocessen De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Byrådets overordnede og langsigtede styring er tilrettelagt som et årshjul: Direktøren for Intern Stab er ansvarlig for, at budgetarbejdet planlægges og udføres i overensstemmelse med planen. Årsbudget og bevillingsniveau Bevillingsniveauet fastlægges i forbindelse med vedtagelsen af det enkelte års budget. Normalt er bevillingsniveauet på politikområdeniveau. 9

10 Budgetansvar Formelt er budgetansvaret hos fagudvalget. I praksis kræver budgetansvaret en tæt sammenhæng med retten til at disponere og dermed udmønte bevillingen i praksis. Ansvaret for bevillingen er derfor via det pågældende udvalg delegeret ud til fagdirektøren og derfra videre til lederen/lederne af det enkelte politikområde. Disse kan igen videredelegere dele af budgetansvaret til andre ledere inden for politikområdet. Det er afgørende, at der ikke er tvivl om, hvem der har det daglige ansvar for udmøntningen af budgettet. Lederne af det enkelte politikområde skal i relevant omfang informere herom til Løn, Budget og Regnskab, som vedligeholder en oversigt over de budgetansvarlige. Budgetopfølgning Det er vigtigt, at der foregår en stram budgetopfølgning inden for alle kommunens enheder. Et væsentligt værktøj til brug for den administrative og politiske ledelse er Ledelsesinformationssystemet, LIS. Hver måned bearbejder de budgetansvarlige forbrugstallene og beskriver eventuelt korrigerende tiltag i LIS-systemet, så den efterfølgende politiske behandling kan finde sted på baggrund af såvel tal som forventet indsats. Status og fremdrift skal synliggøres ved anvendelse af information om: Ikke igangsatte drifts- og udviklingsmål Igangsatte drifts- og udviklingsmål Gennemførte drifts- og udviklingsmål Ledelsesinformationen behandles først i fagudvalgene inden behandling i økonomiudvalget. Tre gange årligt planlægges der bevillingsrevisioner jf. den godkendte tidsplan for budgetprocessen. Regnskab Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter en række procedure- og formkrav til kommunens regnskabsaflæggelse. Årsregnskab Lederen af Løn, Budget og Regnskab er ansvarlig for, at der inden den 1. december udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Regnskabet aflægges snarest muligt efter regnskabsårets udløb, dog senest med udgangen af april måned det efterfølgende år. Der kan i et vist omfang søges om overførsel af uforbrugte driftsbevillinger og rådighedsbeløb (anlæg) til næste år. Tilsvarende kan et merforbrug accepteres, såfremt efterfølgende bevillinger reduceres tilsvarende. 10

11 Lederen af Løn, Budget og Regnskab kan fastsætte nærmere procedurer for sådanne ansøgninger, idet sagerne efterfølgende skal behandles samlet i Byrådet. Det senest aflagte regnskab kan ses på kommunens hjemmeside. Halvårsregnskab Med virkning fra 2011 aflægges der med udgangen af juni måned et halvårsregnskab. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har fastsat specielle procedure og formkrav til halvårsregnskaberne, hvoraf især skal nævnes: Regnskabet skal godkendes af Byrådet senest i det første møde i september eller inden 1. behandlingen af næste års budget. Regnskabet skal ledsages af et forventet årsregnskab, som skal indsendes til Indenrigsog Sundhedsministeriet senest den 1. september. Regnskabet skal ikke særskilt revideres. Lederen af Løn, Budget og Regnskab er ansvarlig for, at der inden 1. maj udarbejdes en detaljeret tids- og aktivitetsplan for den kommende regnskabsaflæggelse. Anlæg Anlægsbevillinger gives af Byrådet. Et anlægsarbejde må ikke igangsættes før der foreligger en anlægsbevilling og et tilhørende rådighedsbeløb. Anlægsbevillingen vedrører selve det fysiske anlægsarbejde, mens rådighedsbeløbet alene har en finansieringsmæssig funktion. For enhver anlægsbevilling skal det pågældende fagudvalg udpege en budgetansvarlig leder, som har ansvaret for: at udmønte bevillingen i praksis at føre tilsyn med anvendelsen af bevillingen at aflægge regnskab, snarest muligt efter at anlægsarbejdet er afsluttet Anlægsregnskaber over 2 mio. kr. ekskl. moms forelægges Byrådet gennem Økonomiudvalg og fagudvalg. Disse regnskaber revideres særskilt af kommunens revisor. Anlægsregnskaber under 2 mio. kr. ekskl. moms skal ikke forelægges til særskilt behandling i Byrådet men forelægges alene for det pågældende fagudvalg. Byrådet behandler disse regnskaber under et i forbindelse med aflæggelse af kommunens næste ordinære regnskab. Chefen for HR og Økonomi kan fastsætte særlige formkrav til sagsbehandlingen omkring anlægsbevillinger og anlægsregnskaber. 11

12 Betalinger Fuldmagtsforhold Borgmesteren og kommunaldirektøren er tegningsberettigede over for pengeinstitutter m.m. Kompetencen til at oprette konti i pengeinstitutter er dog delegeret til lederen af Finans, som også skal vedligeholde en oversigt over fuldmagtsforholdene. Ingen person må have eneprokura til at overføre penge fra kommunens konti. Undtaget herfra er konti vedrørende kommunens forskudskasser, idet disse netop er beregnet til anvendelse af én medarbejder overførsler, som finder sted via transaktioner i kommunens bogføringssystemer, lønsystemer eller tilsvarende, idet der omkring disse systemer forudsættes tilrettelagt en række kontroller. Effektiv betalingsformidling Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. Lederen af Finans er ansvarlig for, at kommunens betalinger (påligninger, ind- og udbetalinger) automatiseres og systematiseres, hvor dette er muligt og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. NemKonto administration Kommunen anvender NemKonto systemet til overførsel af betalinger til borgere og virksomheder. Lederen af Finans godkender, hvilke af kommunens medarbejdere der må autoriseres til at oprette specifikke NemKonti. Af kontrolårsager må ingen medarbejdere tildeles denne adgang, hvis de også har indberetningsadgang til kommunens fagsystemer. Kassevirksomhed Hvis en enhed eller afdeling af praktiske årsager skal kunne modtage kontante betalinger, skal der etableres faste procedurer for registrering af indtægten og afstemning/afregning af kassen. Lederen af den pågældende enhed eller afdeling har ansvaret for at gøre dette og for at føre det nødvendige tilsyn med overholdelse af forretningsgangene. Finans skal altid orienteres om etablering af sådanne kasser. Finans kan rådgive om procedurer og kontroller. 12

13 Forskudskasser Forskudskasser bør som hovedregel undgås, idet disse normalt ikke er særligt effektive. Lederen af Finans kan dog godkende oprettelse af forskudskasser, idet den pågældende afdeling eller enhed samtidigt skal forpligtes til at tilrettelægge et tilstrækkeligt, internt kontrolniveau. Direktøren for Intern Stab fastsætter overordnede rammer [link] for det interne kontrolniveau, men den enkelte leder har ansvaret for at udmønte administration og kontroller inden for de givne rammer. Betalingskort Såfremt det anses som hensigtsmæssigt, kan kommunen til tjenstligt brug anskaffe betalingskort. Den enkelte er selv ansvarlig for, at der ikke sker sammenblanding af kommunens og private midler. Der skal løbende ske bogføring af trækket på kommunens betalingskort. Direktøren for Intern Stab kan udarbejde generelle regler for anvendelse af betalingskort. Opkrævning af kommunale fordringer De enkelte forvaltninger skal registrere kommunens fordringer i kommunens debitorsystem. Tilsvarende har de enkelte forvaltninger ansvaret for, at borgerne/brugerne motiveres til at tilmelde betalingen til BetalingsService. Borger og Job er ansvarlig for eventuelle rykkerprocedurer, såfremt en fordring ikke betales til tiden. Økonomiudvalget bemyndiger direktøren for Borger og Job til at afskrive mindre restancer, som vurderes at være uerholdelige. Aktiver og passiver Forsikringspolitik Sønderborg Kommune har formuleret en politik for forsikring og arbejdsskader, hvori de nærmere rammer er beskrevet. Hovedlinjen er, at kommunen på de fleste områder er selvforsikrende og alene på de største risikoområder har tegnet forsikringer. Byrådet har også vedtaget en risikostyringspolitik [link, når politikken er på nettet], som angiver de overordnede rammer for området. 13

14 Fysiske aktiver Indenrigs- og Sundhedsministeriet fastsætter de nærmere regler for registrering af kommuners fysiske aktiver. Løn, Budget og Regnskab har fastsat formkrav til, hvordan kommunens enheder skal registrere anskaffelser m.m., som skal optages i kommunens anlægskartotek. Den enkelte enhed i kommunen er ansvarlig for den løbende registrering af anlægskartoteket. Tilsvarende skal den enkelte enhed en gang årligt kontrollere, at anlægskartotekets oplysninger er korrekte. Køb og salg af fast ejendom Økonomiudvalget har bl.a. ansvaret for køb og salg af fast ejendom. Udvalget har fastsat nærmere procedurer herfor. [link til reglerne]udvalget har bemyndiget borgmesteren og kommunaldirektøren til at indgå aftaler på kommunens vegne.[er ikke helt afklaret endnu, skal tjekkes]. Rettigheder og forpligtelser Lederen af Løn, Budget- og Regnskab er ansvarlig for, at kommunens rettigheder og forpligtigelser registreres og i relevant omfang optages i kommunens regnskab. Leasing af driftsmidler må kun indgås efter forudgående aftale med Indkøbsafdelingen. Der henvises til indkøbspolitikken, som også omhandler leasingaftaler. Finans skal altid involveres, før kommunen indgår andre forpligtigelser end leasing af driftsmidler. Dette gælder også leje af fast ejendom. Vigtige dokumenter Kommunaldirektøren er ansvarlig for at fastsætte regler som sikrer, at vigtige dokumenter registreres korrekt og opbevares forsvarligt. It-aktiver Byrådet har i en it-sikkerhedspolitik fastsat de nærmere rammer for, hvordan kommunens itaktiver i form af systemer og data skal beskyttes mod tab, forvanskning og uvedkommendes adgang. Værdier tilhørende andre I nogle tilfælde opbevarer eller administrerer kommunen værdier tilhørende andre. Finans er ansvarlig for, at der udarbejdes vejledende retningslinjer for opbevaring, registrering og kontrol heraf. 14

15 Den enkelte enhed eller institution skal individuelt beskrive egne rutiner og kontroller, som også skal være omfattet af det lokale ledelsestilsyn. 15

16 Vigtige arbejdsprocesser Lean contra kontrol I dette afsnit beskrives de arbejdsprocesser, som har størst betydning for kommunens økonomiske styring. Det er et ledelsesansvar overalt i organisationen, at arbejdsprocesser hele tiden optimeres og tilpasses. Det gælder også arbejdsprocesser omkring kommunens økonomistyring. Kontroller skal etableres ud fra en konkret vurdering af væsentlighed og risiko. Bogføringen Direktøren for Intern Stab er ansvarlig for, at økonomistyringssystemet og øvrige systemer som afleverer transaktioner hertil, opfylder gældende lovkrav. De budgetansvarlige ledere tager stilling til, hvem der skal have adgang til at bogføre i kommunens regnskab. Generelt har medarbejderne i kommunen teknisk adgang til at bogføre på alle konti, men naturligvis arbejder de fleste i praksis inden for et afgrænset kontoafsnit. Den enkelte postering skal ikke godkendes af andre. Den ledelsesmæssige godkendelse sker i form af et aktivt ledelsestilsyn jf. afsnittet herom.[link] Inden bogføring skal den enkelte medarbejder foretage kontrol af, at: varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte mængde, kvalitet og pris er kontrolleret konteringen er korrekt betaling sker til korrekt modtager interne kompetenceregler i øvrigt er overholdt Uanset beløbsstørrelse må ingen foretage udbetalinger til sig selv. Sådanne udbetalinger skal godkendes af side- eller overordnet person i kommunen. Direktøren for Intern Stab er ansvarlig for at udarbejde vejledende retningslinier for bogføringen, dvs. hele procesforløbet fra indkøb over leverancekontrol, fakturakontrol til bogføring, betaling og arkivering. Systemejerskab Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige fagområder. For at sikre datakvaliteten udpeger den pågældende fagdirektør for hvert af disse systemer en systemansvarlig, som har det overordnede ansvar for systemets forretningsmæssige anvendelse, herunder tilrettelæggelse af effektive forretningsgange og tilstrækkelige interne kontroller i og omkring systemet. 16

17 Direktøren for Intern stab kan udarbejde vejledende retningslinjer for kontroller omkring fagsystemerne, men ansvaret for at konkretisere og implementere kontrollerne er den systemansvarliges ansvar. Den systemansvarlige skal beskrive de væsentligste forretningsgange og interne kontroller. Afstemning af statuskonti God økonomistyring forudsætter, at kommunens statuskonti regelmæssigt afstemmes og at der korrigeres for eventuelle fejl. HR og Økonomi opretter statuskonti efter anmodning fra de enkelte forvaltninger og stabe, som selv styrer, hvem der lokalt er ansvarlig for anvendelsen af den enkelte konto og for afstemning af den. fastlægger i dialog med den enkelte forvaltning intervallerne for afstemning ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtlige statuskonti skal dog afstemmes ultimo juni (halvårsregnskabet) og ultimo december (årsregnskabet). kan fastsætte procedurer for afstemningerne og dokumentationen af disse. Finans fører tilsyn med, at de enkelte forvaltninger udarbejder afstemningerne. 17