Regulativ for økonomistyring

Transkript

1 Regulativ for økonomistyring Hvidovre Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og formål Bilag Forretningsgange til regulativet Gyldighedsområde Ajourføring Overordnet styringsgrundlag og organisation Styringsgrundlag Budgetsum Budgetoverførsel Lønmidler Indtægter Ansvarsfordeling Budget og budgetprocedure Generelle principper Det enkelte års budgetprocedure Offentliggørelse Budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision Budgetansvarlige Budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision Budget- og regnskabsgruppen Bevillinger Definition Bevillingsmyndighed Budgetansvar Bevillingsniveau Delegation af bevillinger Bevillingstyper Regnskabsføring Generelt Kontrol og tilsyn Finansiel styring og betalingsformidling Finansiel styring Betalingsformidling Kontante betalinger Forskudskasser/bankkonti

3 7.5 Afstemning af statuskonti Regnskab Regnskabsaflæggelse Anlægsprojekter Afgivelse af årsregnskabet til revision Offentliggørelse Anvendelse af IT- systemer Generelt Kontroller af it-anvendelsen Systemansvarlige Bilag Andre bestemmelser Arkivalier Eksterne regnskaber Fortegnelser Sikkerhedsstillelse Opbevaring og registrering af midler Garantiforpligtelser, eventualforpligtelser og eventualrettigheder Forsikringsforhold Bilag 1: Bevillinger og omplaceringer Bevillingstyper Driftsbevillinger Anlægsbevillinger Tillægsbevillinger Ansøgning om tillægsbevilling Ændringer med væsentlig betydning for kommunens samlede økonomi Registrering m.v Omplaceringer inden for en bevilling Tværgående bevillinger Omplaceringsskema Bilag 2: Anlægsbevillingssag og aflæggelse af anlægsregnskab Anlægsbevillingssag Registrering Anlægsbevillingssagers behandling Rullende budgetter og ændring af rådighedsbeløb Aflæggelse af anlægsregnskab Anlægsprojekter for hvilke der ikke aflægges regnskab Bogføring efter regnskabsaflæggelse Årlig opgørelse Bilag 3: Budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision Definitioner

4 3.2 Ansvar Procedure for økonomirapportering og budgetrevision Procedure for budgetopfølgning Forvaltningsdirektøren Økonomiudvalget Økonomisk Sekretariat Bilag 4: Regnskabsføring Regnskabsføringen foregår decentralt Idegrundlaget er ofte og tæt økonomiopfølgning Kontrol og ledelsestilsyn Kontrol af regnskabsbilag Ledelsestilsyn Hvor der skal være et særligt fokus på kontrol Opbevaring og kassation af bilag Bilag 5: Forvaltning af kommunens likvide midler Anbringelse af midler og optagelse af lån Tilsyn med kommunens kasser Afskrivning af restancer Bilag 6: Afdelingskasser og forskudskasser Definitioner Etablering Forretningsgang Ansvar Kasseafstemning Kassevirksomhedens omfang Afregningsforhold Betalings- og kvitteringssystemer Tilsyn Bilag 7: Anvendelse og kontrol af It-systemer Nemkonto-systemet Kontrol af oprettelser og ændringer i Nemkonto Kontrol af betalinger fra fagsystemer Sagsoprettelser Hvordan tilrettelægges tilsynet? Skærpet tilsyn Kvalitetssikring af registrering af data Systemansvarlige Bilag 8: Leasing og indkøb Leasing Procedure for indgåelse af leasingarrangementer Retningslinjer for Hvidovre Kommunes indkøb

5 8.4 Indkøbsaftaler Anvendelse af indkøbsaftaler Indkøbskontorets hovedformål Kompetencen til at købe ind Ordreafgivelse Salg af udstyr og materiel Bilag 9: Registrering af inventar og lagerbeholdninger Generelt Registreringens omfang Lagerbeholdninger Lager- og inventarfortegnelser Afhændelse af ukurante aktiver Revision Bilag 10: Administration af fonds- og puljemidler Omfang Initiativ Budgetmæssig bevilling Projektforløb Kontoplan Bogføring Budgetopfølgning og regnskab Revision Bilag 11: Forsikringsforhold Ansvar for tegning af forsikringer Fortegnelse over kommunens forsikringer Forsikringsudbud Bilag 12: Betalingsgruppens registrering af manuelle indbetalinger Registreringsgrundlag Kontrol inden registrering Registrering Dokumentation Bilag 13: Opbevaring og registrering af midler Administration af midler for borgere Opbevaring og registrering af midler, som tilhører beboere på institutioner m.v Pensionisters kontantbeholdninger mv Bilag 14: Regnskabspraksis for fysiske aktiver Generelt om indregning og måling Immaterielle aktiver Materielle anlægsaktiver Forbedringer Opskrivning af immaterielle og materielle anlægsaktiver

6 14.6 Nedskrivning af immaterielle og materielle anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver Omsætningsaktiver Varebeholdninger/-lagre Grunde og bygninger til videresalg Tilgodehavender Værdipapirer Likvide beholdninger Langfristede gældsforpligtelser Nettogæld vedr. fonde, legater, deposita m.v Kortfristede gældsforpligtelser Hensatte forpligtelser

7 1. Indledning og formål I nærværende regulativ beskrives Hvidovre Kommunes principper for økonomistyring, indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen samt detaljerede forretningsgange i den forbindelse. Formålet med regulativet er at fastholde og yderligere fremme: En effektiv og korrekt administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen En intern kontrol i relation til kommunens kasse- og regnskabsvæsen En omkostningsbevidst kultur og adfærd i kommunen Regulativ for økonomistyring skal også ses som Hvidovre Kommunes udmøntning af Styrelseslovens 42,7 om, at: Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasseog regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. Kommunalbestyrelsen godkender Regulativ for økonomistyring samt ændringer heri. Regulativet skal ses i sammenhæng med de til enhver tid gældende overordnede regler og rammer om kommunes regnskabsføring, bevillingsafgivelse, serviceramme mv., herunder Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem. 1.1 Bilag Regulativet beskriver Hvidovre Kommunes overordnede rammer og regler for økonomistyring, mens der udarbejdes detailregler til regulativet i bilag. Økonomiudvalget godkender bilag til Regulativ for økonomistyring samt ændringer heri. 1.2 Forretningsgange til regulativet I forretningsgange fastsættes nærmere regler for et specifikt område eller institution m.v. Økonomichefen godkender de centrale forretningsgange (dvs. forvaltningernes forretningsgange men ikke institutionernes) til Regulativ for økonomistyring samt ændringer heri. Institutionens forretningsgange godkendes i forvaltningen. 1.3 Gyldighedsområde Regulativet gælder for alle under Kommunalbestyrelsen henhørende regnskabsområder. 7

8 I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regulativet tillige gældende for sådanne funktioner. Regulativet er endvidere gældende for selvejende institutioner med egen bogføring, som kommunen har driftsoverenskomst med. 1.4 Ajourføring Regulativet med tilhørende bilag og forretningsgange ajourføres af Økonomisk Sekretariat. Redaktionelle ændringer kan indarbejdes af Økonomichefen. Såfremt der er tale om reelle ændringer, som kræver politisk beslutning, er Økonomichefen ansvarlig for, at ændringsforslag sendes til Økonomiudvalget med henblik på indstilling til Kommunalbestyrelsens godkendelse. Kommunens forvaltningsdirektører forventes, som led i den økonomiske styring, at gøre Økonomichefen opmærksom på, hvis kommunens regulativ bør ændres eller ikke harmonerer med den konkrete styring i forvaltningerne. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før ændringerne sættes i kraft. 8

9 2. Overordnet styringsgrundlag og organisation Hvidovre Kommunes principper for økonomistyring må ses i sammenhæng med kommunens mere generelle styringsgrundlag og organisering. 2.1 Styringsgrundlag Følgende styringsfilosofier udgør en væsentlig ramme for økonomistyringen i Hvidovre kommune: Forvaltningernes rammestyring Intern kontraktstyring Anerkendende kultur Decentralisering Kommunalbestyrelsen har besluttet, at intern kontraktstyring er den gældende styringsform i Hvidovre Kommune på institutionsniveau. Intern kontraktstyring er, når Kommunalbestyrelsen og de udførende institutioner, fx en børnehave, indgår en skriftlig kontrakt. Kontraktstyring betyder øget decentralisering, da den kontraktstyrede institution i vid udstrækning selv tilrettelægger arbejdsmetoder og prioritering af ressourcer for at opnå de fastsatte mål. Formålet med kontraktstyring er at højne kvalitet og effektivitet i servicen dels gennem synliggørelse af politiske mål og administrative resultater, dels ved at inddrage medarbejdere og brugere i kontraktindgåelsen og opfølgningen. Kontraktstyringen skal gå hånd i hånd med Anerkendende Kultur, som er den overordnede ramme for ledelse og trivsel i Hvidovre Kommune. Den anerkendende kultur understøtter også kommunens ønske om, at opgaver og ansvar i økonomistyringen i overvejende grad er decentraliseret. Der er ikke kontraktstyring for forvaltningerne. Her er der tale om rammestyring Budgetsum Den kontraktstyrede virksomhed får tildelt en budgetsum for kontraktperioden. Forvaltningerne tildeles ligeledes en budgetsum. I budgetsummen indgår alle indtægter og udgifter. Budgetsummen er inkl. løn Budgetoverførsel Der henvises til de enhver tid gældende regler i årsbudgettet for rulning mellem årene Lønmidler Med de eksisterende bevillingsregler sondres der i økonomistyringen ikke mellem løn- og driftsmidler. Bevillingsreglerne skal ses som et led i delegeringen af budgetansvaret og fleksibiliteten til at prioritere ressourcer i forvaltningerne og institutionerne. Økonomistyringen af lønmidler handler også om vilkårene for ansættelse af medarbejdere samt ændringer i funktio- 9

10 ner og kvalifikationer hos medarbejderne og derved udgifterne til løn. Det er lederens ansvar at sikre en sammenhæng mellem personalepolitik og den økonomiske styring Indtægter Forvaltninger og institutioner har mulighed for at søge om fonds- og puljemidler, indgå sponsoraftaler og forøge indtægterne med indtægtsdækket virksomhed. Med henblik på eventuel politisk behandling heraf skal den relevante fagforvaltning konsulteres. Der er forskellige vilkår for søgning af midler fra pulje til pulje. Det er forvaltningens ansvar, at de til enhver tid gældende regler for en pulje overholdes. Se bilag 10 og forretningsgang for uddybning heraf. Mulighederne for at indgå sponsoraftaler er uddybet i en forretningsgang. 2.2 Ansvarsfordeling Jf. Styrelsesloven har det politiske niveau det formelle ansvar for kommunens økonomiske styring: Økonomiudvalg: Jf. Styrelseslovens 18,3 varetager Økonomiudvalget den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen og løn- og personale forhold. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til Kommunalbestyrelsen om kommunens Regulativ for økonomistyring. Udvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige af kommunens administrationsområder, og sager, der vedrører disse forhold, forelægges udvalget, forinden forelæggelse for Kommunalbestyrelsen til beslutning. Udvalg: Jf. Styrelseslovens 21 bestyrer udvalgene de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af Kommunalbestyrelsen samt de forskrifter Økonomiudvalget har givet i medfør af dette regulativ. De påser, at de bevilgede beløb ikke overskrides, og foretager gennem Økonomiudvalget indstilling til Kommunalbestyrelsen, hvis bevillinger derudover anses for ønskelige eller fornødne. Borgmester: Jf. Styrelseslovens 31 har Borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Administration: Ansvaret over for Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse for overholdelsen af de i regulativet 10

11 med tilhørende bilag fastlagte forretningsgange og kontrolforanstaltninger påhviler den, der er ansvarlig for administrationen af det pågældende forvaltningsområde. Økonomisk Sekretariat fører det administrative tilsyn med regulativets overholdelse. 11

12 3. Budget og budgetprocedure 3.1 Generelle principper De grundlæggende principper for Hvidovre Kommunes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven, Styrelsesvedtægten og regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Jf. Styrelseslovens 40,1 angiver posterne på det vedtagne årsbudget den bindende regel for næste års kommunale forvaltning. Bevillingsangivelsen i budgettet er således udtryk for den af Kommunalbestyrelsen vedtagne fordeling af de økonomiske ressourcer mellem de forskellige kommunale opgaveområder. Budgettet angiver dermed størrelsen af det spillerum, der er overladt til udvalgene, forvaltningerne og institutionerne, når de i årets løb skal foretage økonomiske dispositioner. Økonomiudvalget fastlægger retningslinjer, rammer og tidsplan for det kommende års budgetlægning. 3.2 Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Økonomisk Sekretariat har ansvaret for, at der i starten af et nyt kalenderår udarbejdes en sådan tidsplan og procedure for budgetlægningen, der godkendes i Økonomiudvalget. Økonomichefen påser, at forvaltningerne overholder planen, så årsbudgettet kan vedtages i overensstemmelse hermed. 3.3 Offentliggørelse Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag offentliggøres i henhold til gældende regler. 12

13 4. Budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision 4.1 Budgetansvarlige Jf. Styrelsesvedtægtens 9 har de politiske udvalg ansvaret for, at bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt dem, ikke overskrides. I praksis er kompetencen til at disponere over bevillinger delegeret til de budgetansvarlige i forvaltningerne. Økonomiudvalget fører tilsyn med, at de vedtagne bevillinger og rådighedsbeløb på årsbudgettet ikke overskrides. 4.2 Budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision Budgetopfølgning defineres som den løbende (månedlige) opfølgning i forvaltningerne. Økonomirapportering defineres som den formelle økonomiske statusredegørelse til det politiske niveau. Der foretages økonomirapportering 3-4 gange årligt, som forelægges fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Forvaltninger udarbejder sag til fagudvalg. Økonomisk Sekretariat er ansvarlig for indhentelse af data og udarbejdelse af mødeark til den samlede økonomirapportering, som forelægges Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen 3-4 gange årligt. Økonomisk Sekretariat er også ansvarlig for udarbejdelse af sag om budgetrevision. Budgetrevision defineres som en sagsfremstilling til politisk niveau indeholdende tillægsbevillinger. Budgetrevisionen udarbejdes som udgangspunkt én gang årligt og typisk ifm. økonomirapporteringen pr. 31. august. I tilfælde af forventet merforbrug udarbejder den budgetansvarlige en handleplan for, hvorledes merforbruget nedbringes og finansieres. Handleplanen godkendes i fagudvalget. Nærmere retningslinjer for budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision fremgår af bilag 3. Proceduren skal ses i relation til det lovbundne halvårsregnskab og øvrige afrapporteringer til staten mv. 13

14 4.3 Budget- og regnskabsgruppen Budget- og regnskabsgruppen (BR gruppen) er en tværgående gruppe, som i udgangspunktet består af ledende medarbejdere fra forvaltningernes økonomiske funktioner samt Økonomisk Sekretariat. Der afholdes løbende møder i BR-gruppen. 14

15 5. Bevillinger 5.1 Definition En bevilling er jf. budget- og regnskabssystemet en bemyndigelse fra Kommunalbestyrelsen til at afholde udgifter eller oppebære indtægter inden for de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet. Det skal om hver enkelt bevilling fremgå: Hvilket udvalg (eller administrativ enhed) bevillingen er givet til Hvilket område, eller hvilke aktiviteter, bevillingen omfatter, afgrænset ud fra kontoplanen Hvilket beløb bevillingen lyder på Hvilke forbehold og betingelser, der evt. gælder for bevillingens udnyttelse 5.2 Bevillingsmyndighed Kommunalbestyrelsen er, jf. Styrelseslovens 40, bevillingsmyndighed. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må derfor ikke iværksættes, før Kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, kan dog om nødvendigt iværksættes uden Kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling skal da indhentes snarest muligt. Bevillingsafgivelsen kommer konkret til udtryk i bevillingsoversigterne i budgettet samt i budgetbemærkningerne. Hertil kan der i løbet af året gives anlægsbevillinger. For at igangsætte et anlægsarbejde skal der på budgettet være afsat det fornødne rådighedsbeløb til afholdelse af udgifterne til arbejdet. Der kan desuden gives tillægsbevillinger, hvilket som hovedregel sker i tilknytning til budgetrevisionen. 5.3 Budgetansvar Økonomiudvalget fører tilsyn med, at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides. Udvalgene drager omsorg for, at bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt udvalget, ikke overskrides. Kompetencen til at disponere over bevillinger delegeres til administrationen, som er opdelt i budgetansvarlige enheder. De budgetansvarlige enheder har ansvaret for, over for Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, at rammerne for den meddelte bemyndigelse ikke overskrides. 15

16 5.4 Bevillingsniveau Begrebet bevillingsniveau knytter sig jf. budget- og regnskabssystemet til detaljeringsgraden af den styring, som budgettets opdeling i bevillinger er udtryk for. Gennem sit valg af bevillingsniveau fastlægger Kommunalbestyrelsen rækkevidden af den dispositionsfrihed, som er overladt bevillingshaveren i forvaltningen. Bevillingsbindingen i Hvidovre Kommune er med enkelte undtagelser fastlagt på funktion 2. niveau. Områder med særlig bevillingsbinding fremgår af de til enhver til gældende regler i årsbudgettet under Regler for bevillinger. 5.5 Delegation af bevillinger De til enhver tid gældende regler for delegation af bevillinger fremgår af årsbudgettet under Regler for bevillinger. 5.6 Bevillingstyper Der sondres i de kommunale bevillingsregler mellem tre typer af bevillinger: Driftsbevillinger Anlægsbevillinger Tillægsbevillinger For en nærmere redegørelse af de forskellige typer bevillinger, se bilag 1. 16

17 6. Regnskabsføring 6.1 Generelt Jf. Styrelseslovens 43 skal kommunens regnskabsføring kunne give oversigt over, hvorledes kommunens midler er forvaltet, og om forvaltningen er i overensstemmelse med årsbudgettet og Kommunalbestyrelsens øvrige beslutninger. Kommunens bogføring skal være baseret på elektroniske og godkendte regnskabsbilag. Bogføringen skal desuden ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister mm. Hvidovre Kommune ønsker, at opgaverne primært løses decentralt, og beføjelserne til godkendelse er decentraliseret. Det er den budgetansvarlige leder, der afgør, hvem der tildeles retten til at godkende bilag. Det er den budgetansvarlige leder, der har ansvaret for, at bilagsbehandlingen er korrekt. Regnskabsføringen skal i øvrigt opfylde de af Indenrigs- og Sundhedsministeriets stillede krav. 6.2 Kontrol og tilsyn Økonomiudvalget fører, jf. Styrelsesvedtægtens 12, tilsyn med, at kommunens bogføring er forsvarlig, og at regnskabsføringen tilrettelægges således, at det opfylder de stillede krav jf. ovenfor. Økonomiudvalget fastsætter herunder de nærmere regler for bilagsbehandling, - godkendelse og - kontrol. Elektroniske bilag åbner mulighed for, at der attesteres, anvises og bogføres i én og samme handling. Det er i forlængelse af den elektroniske håndtering af regnskabsbilagene derfor væsentligt, at der forefindes en efterkontrol. Kontroller, der skal hindre fejl og svig, er beskrevet i bilag 4, 6 og 7. De budgetansvarlige har det daglige ansvar for løbende kontrol og ledelsestilsyn. De budgetansvarlige godkender de personer, der skal autoriseres til at bogføre. Økonomisk Sekretariat varetager bruger-oprettelsen i de relevante it-systemer. 17

18 7. Finansiel styring og betalingsformidling 7.1 Finansiel styring Kommunens finansielle styring skal ses inden for rammerne af Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier mv. Kommunalbestyrelsen har godkendt en finansiel strategi. Formålet med Finansiel Strategi er at fastlægge rammerne for en aktiv styring af Hvidovre Kommunes likvide midler, herunder obligationsbeholdning (aktivpleje) og effektiv håndtering af den langfristede gæld (passivpleje) inden for rammerne af de finansielle risici, som er fastlagt af Kommunalbestyrelsen. Det fremgår af den finansielle strategi, i hvilket omfang Centralforvaltningen bemyndiges til at administrere og træffe beslutninger om låneoptagelse, lånekonvertering, portefølje, investeringsmanagement og rådgivningsaftaler. Dette med henblik på at udnytte markedsmulighederne for en for kommunen gunstig ændring i kurser eller rentesatser af lån eller indestående. Økonomiudvalget modtager løbende orientering af relevant information om udviklingen i kommunens langfristede gæld og formue. Den finansielle styring er nærmere beskrevet i bilag 5 og kommunens Finansielle Strategi. 7.2 Betalingsformidling Et gennemgående princip er, at kommunens ind- og udbetalinger skal finde sted elektronisk og systematiseres mest muligt. Kommunens betalingsformidling finder sted via Nemkonto-systemet, som indeholder bankoplysninger vedrørende landets borgere og virksomheder. Økonomisk Sekretariat er ansvarlig for at indberette oprettelser og ændringer i Nemkontosystemet. Økonomisk Sekretariat bevarer kvitteringer og kontrollister herfor. Det er afgørende at fakturaer betales på forfaldsdato. Der henvises til bilag 7 vedrørende interne kontroller. 7.3 Kontante betalinger Kommunens ind- og udbetalinger skal som hovedregel foregå via Nemkonto-systemet. Hvor kontante betalinger undtagelsesvis finder sted, skal der tilrettelægges en funktionsadskilt kontrol af, at der findes bilag for de enkelte betalinger. Kontrollen skal foretages dagligt og omfatte alle betalinger. De budgetansvarlige enheder er ansvarlige for at gennemføre kontrollerne. Alle kontante betalinger skal dokumenteres med kassebon, kvitteret regning eller tilsvarende som identificerer betaler, betalingsmodtager, betalingens vedrørende, beløb og dato. 18

19 På områder med et betydeligt kassesalg, som fx kantiner, registreres hver betaling på et kasseapparat. Forvaltningerne er ansvarlige for, at forretningsgange for de interne kontroller beskrives for de steder i deres del af organisationen, som har kontante betalinger. Forretningsgangen tilsendes Økonomisk Sekretariat. Bilag 6 uddyber forretningsgange vedrørende kommunens kontante betalinger. 7.4 Forskudskasser/bankkonti Oprettelse af forskudskasser i form af bankkonti sker kun efter aftale med, og ansøgning til Økonomisk Sekretariat. For hver kasse skal kontrol herfor beskrives. Kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Overordnet skal der udarbejdes regler for anvendelsen af betalings- og kontokort, således at: Der sikres mod sammenblanding af offentlige og private midler Der beskrives principper for anvendelse og for godkendelse af betalingskrav Risikoen for misbrug minimeres De enkelte budgetansvarlige enheder skal kunne dokumentere kontrollerne. Bilag 6 uddyber forretningsgange vedrørende kommunens forskudskasser. 7.5 Afstemning af statuskonti Frekvens for afstemning af statuskonti er nærmere fastsat i en forretningsgang. Intervallerne for afstemning bestemmes ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtlige konti skal dog foreligge afstemt i forbindelse med regnskabsafslutningen. Ifm. afstemning af statuskonti skal der følges op på resultatet af afstemningen. Forvaltningerne er ansvarlige for afstemninger af egne konti. Ved afstemning af bank- og mellemregningskonti er det særligt væsentligt, at intet beløb får lov at blive hængende uafklaret fra tidligere afstemning. Den ansvarlige leder skal sikre sig, at beløbene bliver berigtiget og bogført. 19

20 8. Regnskab 8.1 Regnskabsaflæggelse Regnskabet udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigs- og Sundhedsministeriets krav, og som er i overensstemmelse med god kommunal regnskabsskik. Økonomisk Sekretariat udarbejder tidsplan mv., der kan sikre at ovenstående regler overholdes. Tidsplanen forelægges Direktionen. 8.2 Anlægsprojekter Det påhviler udvalget, som administrerer den pågældende anlægsbevilling, at sikre, at der udarbejdes et endeligt regnskab over bevillingens anvendelse. Anlægsregnskaber for anlægsarbejde over 2 mio. kr. aflægges som særskilte anlægsregnskaber i fagudvalg og efterfølgende Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Det skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Som udgangspunkt skal det ske inden tre måneder efter anlægsarbejdets afslutning og udgifterne hertil er betalt eller restanceført. Indtægter og udgifter for anlægsarbejder under 2 mio. kr. optages i kommunens årsregnskab. Til årsregnskabet udarbejdes en samlet opgørelse over kommunens anlægsvirksomhed. Opgørelsen opdeles i igangværende arbejder, afsluttede arbejder med anlægsregnskab samt anvendte bevillinger for hvilke, der ikke skal aflægges regnskab. I bilag 2 fastsættes de nærmere regler for anlægsbevillingssager og aflæggelse af anlægsregnskaber. 8.3 Afgivelse af årsregnskabet til revision Kommunalbestyrelsen afgiver årsregnskabet til revisionen senest den 1. juni i det følgende år. Inden fremsendelse til revisionen forsynes regnskabet med Kommunalbestyrelsens påtegning om den stedfundne behandling. Revisionen skal afgive sin beretning til Kommunalbestyrelsen inden den 15. august. Beretningen skal udsendes til Kommunalbestyrelsens medlemmer senest 7 dage efter modtagelsen. Kommunalbestyrelsens afgørelser meddeles revisionen. Årsregnskabet og revisionens beretning samt Kommunalbestyrelsens afgørelser om denne sendes til tilsynsmyndigheden senest den 30. september. 20

21 De nærmere regler vedrørende revisionen fastsættes i et revisionsregulativ, som godkendes af Kommunalbestyrelsen. 8.4 Offentliggørelse Det endelige godkendte regnskab skal offentliggøres i henhold til gældende regler. 21

22 9. Anvendelse af IT- systemer 9.1 Generelt Følgende beskriver anvendelsen af it- systemer i tilknytning til kommunens økonomistyring. Reglerne skal ses i forlængelse af persondataloven og kommunens politik for it-sikkerhed. 9.2 Kontroller af it-anvendelsen Anvendelse af it-systemer, som håndterer opkrævninger og betalinger, medfører risici for svig. Der skal derfor tilrettelægges kontroller dokumentationskontroller som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. For alle systemer skal der tages stilling til hvilke interne kontroller, der skal udføres i forbindelse med databehandlingen, og hvem der er ansvarlig for kontrollerne. 9.3 Systemansvarlige Alle it-systemer i Hvidovre Kommune har en systemejer en forvaltning samt en systemansvarlig. Systemansvaret er nærmere beskrevet i bilag 7 og kommunens It-politik. 9.4 Bilag Bilag 7 uddyber retningslinjer for anvendelsen af it-systemer og kontrollerne heraf. 22

23 10. Andre bestemmelser 10.1 Arkivalier Økonomiudvalget fører tilsyn med, at kommunens arkivalier, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde Eksterne regnskaber Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. Aftalen skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheder/institutioner og kommunen, herunder en fastlæggelse af kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar Fortegnelser Økonomiudvalget fastsætter formen for registrering af lagerbeholdninger, maskiner, inventar og andet driftsmateriel. Udvalget fastlægger ligeledes registreringens indhold. Særligt værdifuldt og let omsætteligt inventar m.v. (f.eks. elektronisk udstyr og værktøj) skal mærkes, så omsætteligheden nedsættes. Der redegøres nærmere herfor i bilag Sikkerhedsstillelse Økonomisk Sekretariat skal foretage en registrering af alle deponerede effekter og garantier, der er modtaget som sikkerhed for restancer, tilgodehavender m.v Opbevaring og registrering af midler Økonomiudvalget fastsætter regler for opbevaring og registrering af midler, der administreres for borgere, samt af midler og værdier tilhørende beboere på institutioner m.v. Der redegøres nærmere herfor i bilag Garantiforpligtelser, eventualforpligtelser og eventualrettigheder Økonomisk Sekretariat skal foretage registrering af alle kommunens garantiforpligtelser, eventualforpligtelser og -rettigheder Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler om, i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. 23

24 Kommunens forsikringsforhold er mere præcist beskrevet og fastlagt i Hvidovre Kommunes Forsikringspolitik. Forsikringspolitikken administreres af Juridisk Afdeling. Der redegøres nærmere herfor i bilag

25 Bilag 1: Bevillinger og omplaceringer 1.1 Bevillingstyper Der sondres i de kommunale bevillingsregler mellem tre typer af bevillinger: 1. Driftsbevillinger 2. Anlægsbevillinger 3. Tillægsbevillinger 1.2 Driftsbevillinger Driftsbevillinger er etårige og vedtages ved budgettets vedtagelse. 1.3 Anlægsbevillinger Anlægsbevillinger er et- eller flerårige og kan gives på ethvert tidspunkt i regnskabsåret. Bevillingen er udtryk for det beløb, der søges til gennemførelse af projektet, og som er den økonomiske ramme forvaltningen har til rådighed for at realisere det beskrevne projekt. Anlægsprojekter optages i årsbudgettet med rådighedsbeløb, der angiver den del af en samlet anlægsudgift, der kan afholdes i budgetåret. Der kan ikke bruges af et rådighedsbeløb, medmindre der er meddelt anlægsbevilling. Kommunalbestyrelsen skal godkende ansøgning om at flytte rådighedsbeløb fra et projekt (omkostningssted) til et andet, med mindre der er tale om omplacering fra en rammekonto. Omplacering fra en rammekonto kan foretages af fagudvalget. De budgetterede anlægsopgaver fremgår af investeringsoversigten i budgettet. 1.4 Tillægsbevillinger Der kan søges tillægsbevilling til: Driftsbevillinger Anlægsbevillinger Rådighedsbeløb Foranstaltninger som følge af ny lov kan iværksættes uden forudgående bevilling. Bevillingen skal dog indhentes snarest muligt. Ansøgning om tillægsbevilling forelægges som hovedregel Økonomiudvalget ifm. budgetrevisionen, som typisk udarbejdes som led i økonomirapporteringen pr. 31. august. 25

26 Tillægsbevillinger til driftsbevillinger og rådighedsbeløb kan ikke gives efter udløbet af det regnskabsår, de vedrører. Tillægsbevillinger til anlægsbevillinger kan ikke gives efter færdiggørelsen af anlægsarbejdet Ansøgning om tillægsbevilling Forvaltningen udarbejder dagsordenpunkt til ansøgning om tillægsbevilling. Sagsfremstillingen skal indeholde en nøje redegørelse og begrundelse for den forventede overskridelse/mindreudgift, herunder ændringer i resultatmål, normer og takster angivet i budgetbemærkningerne. Begrundelsen skal også indeholde beregningsgrundlaget for den forhøjede bevilling og forslag til tillægsbevillingens finansiering. Ved ansøgning om tillægsbevilling til nye aktiviteter må ansøgningen indeholde oplysning om den fremtidige driftsmæssige virkning. Ansøgning om tillægsbevilling til anlægsbevillinger eller rådighedsbeløb skal tillige indeholde oplysning om eventuelle ændringer i afledte driftsudgifter. Såfremt ansøgningen mangler finansiering, kan Økonomisk Sekretariat påføre ansøgningen forslag til finansiering Ændringer med væsentlig betydning for kommunens samlede økonomi Såfremt der er forhold i et regnskabsår, som betyder at budgetgrundlaget ændrer sig, så det vil få væsentlig indvirkning på kommunes samlede økonomi, vurderer Økonomisk Sekretariat forholdene og udarbejder indstilling til Økonomiudvalget. Udvalgene vil herefter få meddelt generelle retningslinjer for budgetomplaceringer eller ansøgning om tillægsbevillinger Registrering m.v. Økonomisk Sekretariat udarbejder de fornødne skemaskabeloner til brug for indberetning af tillægsbevillinger og omplaceringer. Forvaltningen udfylder indberetningsskema og sender det til Økonomisk Sekretariat inden Kommunalbestyrelsens møde. Økonomisk Sekretariat sørger for registrering af tillægsbevillinger og er ansvarlig for, at registreringen sker på grundlag af korrekt udfyldt indberetningsskema, og at Kommunalbestyrelsens beslutning påføres. 26

27 1.5 Omplaceringer inden for en bevilling Udvalgene kan omplacere budgetbeløbene inden for en given bevilling, under hensyntagen til eventuelle bindinger fastlagt i bemærkningerne. Der kan ikke foretages omplaceringer mellem: Tværgående konti (Ejendoms- og Arealudvalgets konti) og øvrige konti Mellem indtægtskonti og udgiftskonti, med mindre der er nettobevilling for området. Nærværende regler for delegation af bevillinger og regler for omplaceringer fremgår af budgettet under Regler for bevillinger Tværgående bevillinger På de områder, hvor der er godkendt tværgående bevillinger (Ejendoms- og Arealudvalgets konti), kan forvaltningsdirektøren omplacere mellem konti inden for den enkelte tværgående bevilling Omplaceringsskema Forvaltningen kan selv indberette omplaceringer til økonomisystemet i indeværende budgetår. Der forefindes et omplaceringsskema. Den enkelte forvaltning sikrer, at budgetomplaceringen er i overensstemmelse med gældende regler og afgivne delegationer. 27

28 Bilag 2: Anlægsbevillingssag og aflæggelse af anlægsregnskab 2.1 Anlægsbevillingssag Udvalgene skal fremsende anlægsbevillingssager til Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse i overensstemmelse med kommunens flerårige planlægning og i øvrigt, når det er påkrævet. Beskrivelsen af anlægsbevillingssager må i hvert enkelt tilfælde afpasses det enkelte projekt og de parametre, der er vigtige i det givne tilfælde. Som hovedregel skal anlægsbevillingssager blandt andet indeholde følgende oplysninger: Motivering for ansøgningen Identifikation af projektet (fx placering, areal, formål) Omfang Standard (fx valg af materialer, funktionskrav) Behov for projektet Det økonomiske grundlag (fx overslag, fast tilbud) Indtægter Finansiering Afledte driftsudgifter og indtægter (se nedenfor) Proces- og tidsplan (projektforløbets faser, herunder udbudsformer, brugerinddragelse og ibrugtagningstidspunkt for det færdige projekt) Det pågældende anlægsarbejdes indpasning i bredere sammenhæng (fx foreliggende sektorplaner) Sagens hidtidige forløb, herunder en kort beskrivelse af den hidtidige behandling af sagen i fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse Afhængighed af eksterne medinteressenter (fx kommuner, regioner, interessentselskaber, private) Helt specielle forhold (fx bindinger til love, kontrakter eller andet) Vedrørende afledte driftsudgifter og indtægter: Disse skal normalt være afklaret ved fagudvalgets principvedtagelse af projektet og være optaget i dette udvalgs driftsbudget. Sagen kan være vedlagt en skitse, kortmateriale og lignende, der viser anlæggets placering i forhold til relevante omgivelser. Anlægsbevillingen skal i sagsfremstillingen som minimum opdeles i de autoriserede grupperinger. For evt. yderligere opdeling af ansøgningen henvises til Vejledning på Insites under Økonomi anlægsprojekter i OPUS Arbejdsgang/skabeloner Arbejdsproces vedr. anlæg. 28

29 2.2 Registrering Økonomisk Sekretariat udarbejder skabelon for bevillingsark til brug for indberetning af anlægsbevilling og tillæg til rådighedsbeløb. Forvaltningen udfylder arket og sender det til Økonomisk Sekretariat inden behandling i Kommunalbestyrelsen. Såfremt der i forbindelse med behandling i Kommunalbestyrelsen sker ændringer, sender forvaltningen et rettet bevillingsark til Økonomisk Sekretariat. På bevillingsarket anføres det faktiske forbrug i tidligere år, således at det ajourførte overslag er udtryk for de samlede forventede udgifter/indtægter for projektet. 2.3 Anlægsbevillingssagers behandling Fagudvalgene fremsender ansøgning om anlægsbevilling til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen. Økonomisk Sekretariat indberetter den meddelte anlægsbevilling samt eventuel ændring af rådighedsbeløb i kommunens økonomisystem. Registreringen sker på baggrund af forvaltningens tidligere fremsendte bevillingsark. Økonomisk Sekretariat skal inden indberetningen sikre, at bevillingsarket er i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens beslutning. 2.4 Rullende budgetter og ændring af rådighedsbeløb Der er rullende budget for rådighedsbeløb, hvortil der er givet anlægsbevilling. Overførsel af mer-/mindreforbrug inden for det enkelte projekt afgrænses til summen af den givne anlægsbevilling. Beløb, der skal rulles til efterfølgende regnskabsår, opgøres af den budgetansvarlige, der har ansvaret for at overholde reglerne om maksimumbeløb, der kan rulles. Uforbrugte rådighedsbeløb for projekter, hvortil der ikke er givet anlægsbevilling, bortfalder som udgangspunkt med udgangen af regnskabsåret. 2.5 Aflæggelse af anlægsregnskab Anlægsregnskaber for anlægsarbejde over 2 mio. kr. aflægges som særskilte anlægsregnskaber i fagudvalg og efterfølgende Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Det skal ske senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet. Som udgangspunkt skal det ske inden tre måneder efter anlægsarbejdets afslutning og udgifterne hertil er betalt eller restanceført. Indtægter og udgifter for anlægsarbejder under 2 mio. kr. optages i kommunens årsregnskab. 29

30 Forvaltningen meddeler Økonomisk Sekretariat, når et anlægsarbejde er afsluttet. Forvaltningen udarbejder regnskabsforklaring, der skal indeholde redegørelse for afvigelser i forhold til det overslag, som lå til grund for anlægsbevilling og tidsplan, samt oplysninger om andre myndigheders godkendelser og tilladelser m.v. I øvrigt skal redegørelsen indeholde alle relevante oplysninger til brug ved anlægsregnskabets behandling. 2.6 Anlægsprojekter for hvilke der ikke aflægges regnskab Under opgørelse 3: "Anvendte bevillinger, for hvilke der ikke skal aflægges regnskab" i årsregnskabet optages: Projekter med bruttoudgifter under 2 mio. kr. Køb/salg af fast ejendom i de tilfælde, hvor køb/salg sker til den i bevillingen forudsatte pris. 2.7 Bogføring efter regnskabsaflæggelse Udgifter og indtægter, der ikke er restanceført, som fremkommer efter regnskabsaflæggelsen, fx som følge af garantier, tvister, opståede skader o.l., bogføres som hovedregel på driften under samme funktion, som anlægsarbejdet er ført. Der kan søges om tillægsbevilling i nødvendigt omfang. 2.8 Årlig opgørelse Umiddelbart efter supplementsperiodens udløb udarbejder forvaltningerne, hver for deres område, en opgørelse over de ikke afsluttede anlægsarbejder. Opgørelsen skal indeholde en redegørelse for arbejdets hidtidige tekniske og regnskabsmæssige forløb samt en vurdering af, om bevillinger og tidsfrister kan overholdes. Der udarbejdes følgende 3 opgørelser af Økonomisk Sekretariat: 1. Igangværende arbejder 2. Afsluttede arbejder med anlægsregnskab 3. Anvendte bevillinger, for hvilke der ikke skal aflægges regnskab 30

31 Bilag 3: Budgetopfølgning, økonomirapportering og budgetrevision 3.1 Definitioner Budgetopfølgning defineres som den løbende (månedlige) opfølgning i forvaltningerne. Økonomirapportering defineres som den formelle økonomiske statusredegørelse til det politiske niveau. Budgetrevision defineres som en redegørelse til politisk niveau indeholdende tillægsbevillinger. 3.2 Ansvar Det primære ansvar for udførelsen af budgetopfølgningen påhviler de budgetansvarlige i forvaltningerne, der løbende er forpligtet til at påse, at der ikke sker overskridelser af deres budgetbeløb. Der kan som udgangspunkt ikke påregnes tillægsbevillinger finansieret af kassebeholdningen i årets løb. Undtaget herfra er den årlige politiske behandling af overførsler mellem årene. Et merforbrug inden for et ansvarsområde skal altid søges dækket af et mindreforbrug inden for et andet område. I tilfælde af forventet merforbrug udarbejder den budgetansvarlige en handleplan for, hvorledes merforbruget nedbringes og finansieres. 3.3 Procedure for økonomirapportering og budgetrevision Der foretages økonomirapportering 3-4 gange årligt, som forelægges fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Der er fastlagt metode/skabelon for udarbejdelse af rapporteringen. Økonomirapporteringen skal vurdere den samlede økonomi for hele kommunen. Der udarbejdes endvidere en vurdering af likviditeten for den resterende del af regnskabsåret. De budgetansvarlige enheder skal oplyse Økonomisk Sekretariat om alle områder, som forventes at ville udvise væsentlige afvigelser fra det vedtagne budget ved regnskabsårets udløb. Grundlaget for at foretage vurderingen vil bl.a. være følgende: Det registrerede forbrug indtil opgørelsestidspunktet. Kendskab til trufne og påtænkte ikke registrerede dispositioner. Meddelte tillægsbevillinger og foretagne omplaceringer. Kendte kommende mer-/mindreudgifter, blandt andet som følge af lovændringer eller befolkningsudvikling. 31

32 Forventet rulning af budgetter mellem år. Hvis den budgetansvarlige i forvaltningen kan forudse afvigelser fra budgettet, der ikke umiddelbart kan dækkes af mindreudgifter på andre delområder inden for eget budget, er vedkommende forpligtiget til snarest at forelægge dette for forvaltningsdirektøren med angivelse af forslag til imødegåelse af budgetproblemet. Forvaltningsdirektøren har ansvaret for at inddrage det pågældende fagudvalg. Såfremt fagudvalget ikke er i stand til at anvise kompenserende besparelser inden for udvalgets eget område, forelægges sagen for Økonomiudvalget. Såfremt det ikke er muligt at anvise kompenserende besparelser inden for Økonomiudvalgets eller andre udvalgs områder, kan der søges om tillægsbevilling. Ansøgning om tillægsbevilling forelægges som hovedregel Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen ifm. budgetrevisionen, som typisk udarbejdes som led i økonomirapporteringen pr. 31. august. 3.4 Procedure for budgetopfølgning Den løbende budgetopfølgning udføres af de budgetansvarlige enheder, som danner en rapport over deres bevillinger. Der afholdes løbende møder mellem Økonomisk Sekretariat og forvaltninger vedrørende forventet forbrug, afvigelser fra budget mv. 3.5 Forvaltningsdirektøren Forvaltningsdirektøren har det overordnede ansvar for at overholde forvaltningens bevilling herunder evt. iværksætte styringstiltag for at overholde bevillingen eller foretage omplacering. 3.6 Økonomiudvalget Med henblik på opfyldelsen af udvalgets forpligtelse i henhold til styrelsesvedtægten, skal udvalget behandle økonomirapporteringen samt forvaltningsdirektørens kommentarer til området. 3.7 Økonomisk Sekretariat Hvis Økonomisk Sekretariat konstaterer overskridelser af budgettet, kontakter Økonomisk Sekretariat vedkommende budgetansvarlige enhed med henblik på iværksættelse af styringstiltag for at overholde bevillingen, foretage budgetomplacering eller udarbejde en sag som led i budgetrevisionen. Der foretages løbende drøftelser mellem Økonomisk Sekretariat og hver enkelt forvaltning om forvaltningens forbrug, forventede regnskab mm. 32

33 Bilag 4: Regnskabsføring 4.1 Regnskabsføringen foregår decentralt Hvidovre Kommune ønsker, at opgaverne primært løses decentralt, og beføjelserne til at godkende bilag er derfor decentraliseret. Det er den budgetansvarlige leder, der afgør, hvem der tildeles retten til at godkende bilag. Den godkendelsesberettigede person tildeles de nødvendige koder i Økonomisystemet. En ajourført oversigt over kommunens godkendelsesberettigede personer vil således være at finde via økonomisystemet. 4.2 Idegrundlaget er ofte og tæt økonomiopfølgning Elektroniske bilag åbner mulighed for, at der attesteres, anvises og bogføres i én og samme handling. Det er i forlængelse af den elektroniske håndtering af regnskabsbilagene derfor væsentligt, at der forefindes en efterkontrol. Dette foregår som udgangspunkt ved en tæt og løbende budgetkontrol. Det påhviler således lederen af den budgetansvarlige enhed hver måned at gennemgå og forholde sig til det økonomiske forbrug. 4.3 Kontrol og ledelsestilsyn Kontrol af regnskabsbilag Regnskabet skal føres på grundlag af kontrollerede og elektroniske regnskabsbilag. Med kontrol menes i denne forbindelse, at: Der er bevilling/rådighedsbeløb til stede Varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte Mængde, kvalitet og pris er kontrolleret Konteringen er korrekt Eventuelle interne forskrifter er overholdt Betalingen sker på forfaldsdato Evt. papirfakturaer returneres til leverandøren med oplysning om EAN-nummer. Regnskabsbilag, der ikke findes egnet til godkendelse, skal afvises og regningsudsteder skal kontaktes. Forudbetaling må som hovedregel ikke finde sted. Ved krav fra leverandøren om forudbetaling skal godkendelse heraf indhentes hos Økonomichefen Ledelsestilsyn Den elektroniske håndtering af bilagene kræver et mere formelt ledelsestilsyn. 33

34 De generelle principper for ledelsestilsynet er følgende: Kontrollerne tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Kontrollerne varetages altovervejende som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn, dvs. af institutionen, virksomheden selv. Udførte kontroller skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres. Kontrollerne udføres som udgangspunkt som stikprøver. Der skal ikke foretages et bestemt antal stikprøver. Antallet afhænger af områdets volumen og kompleksitet. I nogle kontroller skal der være fokus på manuelle bilag og betalinger foretaget af medarbejdere med særligt vidtrækkende it-brugerprofiler. Ved ledelsestilsynet fokuseres på følgende: Disponeres der generelt i overensstemmelse med kompetenceregler og administrative procedurer på området? Er der tilstrækkelig kvalitet i godkendelsen af regnskabsbilagene og i selve bogføringsprocessen (kontering, periodisering mm.)? Harmonerer forbruget med budgettet for området, såvel med hensyn til det bevillingsmæssige som det indholdsmæssige? Økonomisk Sekretariat er ansvarlig for at udarbejde vejledninger for bogføring af regnskabsbilag, herunder krav til interne kontroller omkring bogføringen. Økonomisk Sekretariat foretager årligt stikprøve-kontroller af udbetalinger på 3-5 institutioner. Størrelsen af stikprøven i hver kontrol afhænger af områdets volumen og kompleksitet Hvor der skal være et særligt fokus på kontrol Generelt kan den enkelte forvaltning beslutte, at der stilles krav om, at bogføringen af den elektroniske faktura godkendes af 2 personer samt krav om, at der anvendes beløbsgrænser i et godkendelseshierarki. Evt. nærmere regler for den enkelte budgetansvarlige enhed defineres i en forretningsgang. Ingen må godkende udbetalinger til sig selv. Skal en medarbejder have refunderet et udlæg eller tilsvarende, skal bilaget godkendes af anden medarbejder med ledelsesfunktioner, normalt pågældendes daglige leder. Der skal være et ekstra fokus på kontrol af manuelle bilag og udbetalinger foretaget af medarbejdere med særlige vidtrækkende it-brugerprofiler (se generelle principper for ledelsestilsynet ovenfor). Modsat elektroniske faktura kan en bruger med almindelig it-brugerprofil, i princippet, ved manuelle faktura ændre fakturabeløb, bankkonto mm. 4.4 Opbevaring og kassation af bilag Opbevaring og kassation af bilag foretages i overensstemmelse med de regler, som er fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 34

35 Bilag 5: Forvaltning af kommunens likvide midler 5.1 Anbringelse af midler og optagelse af lån Midler, som ikke af hensyn til de daglige forretninger skal foreligge kontant, indsættes på bankkonti eller anbringes i obligationer eller investeringsbeviser. De likvide aktiver forvaltes under hensyn til at sikre den bedst mulige forrentning. Lån kan optages i henhold til Indenrigs- og Sundhedsministeriets lånebekendtgørelse. Nye lån godkendes af Kommunalbestyrelsen. Den finansielle styring er nærmere beskrevet i kommunens Finansielle Strategi. 5.2 Tilsyn med kommunens kasser Afdelings- og forskudskasser kan kun etableres med Økonomisk Sekretariats samtykke. Regler for afdelings- og forskudskasser fremgår af bilag 6 til Regulativ for økonomistyring i Hvidovre Kommune. 5.3 Afskrivning af restancer I henhold til Regulativ for økonomistyring kan Økonomiudvalget fastsætte nærmere regler for afskrivning af tilgodehavender. Økonomiudvalget delegerer herefter bemyndigelsen til at afskrive restancer til Økonomichefen. Økonomichefen kan delegere bemyndigelsen til afskrivning af krav, der ikke længere er retskraftige, til stedfortræderen i Økonomisk Sekretariat. Økonomisk Sekretariat fastlægger nærmere retningslinjer for afskrivning i en forretningsgang. 35

36 Bilag 6: Afdelingskasser og forskudskasser 6.1 Definitioner Med afdelingskasser menes kasser, der oppebærer indtægter, og hvis udbetalinger har en størrelse, der betinger et kontrolsystem. Med forskudskasser menes bankkonti, der er oprettet for i begrænset omfang at kunne afholde mindre udgifter. Der må ikke over forskudskasser opkræves nogen form for indtægter. Afdelings- og forskudskasser må ikke indeholde midler eller anvendes til formål, der er kommunen uvedkommende. 6.2 Etablering Afdelings- og forskudskasser kan kun etableres med Økonomisk Sekretariats godkendelse. Økonomisk Sekretariat opretter bankkonto til alle afdelingskasser og forskudskasser. Størrelsen af kasseforskud fastsættes af Økonomisk Sekretariat. Ved ansøgning om oprettelse og ændring af kasseforskud, oprettelse af bankkonto, udstedelse af dankort til bankkonto m.v., anvendes blanket på Insites. Den udfyldte blanket sendes til Økonomisk Sekretariat. 6.3 Forretningsgang For hver kasse udarbejder forvaltningen forretningsgang med nærmere beskrivelse af: Institutionens navn og adresse Kasseforskuddets størrelse Maksimal kassebeholdning Ansvarlig for afdelingskassen/forskudskassen Kassevirksomhedens omfang Kasseafstemning Afregningsforhold - herunder indsætning i banken Betalings- og kvitteringssystemer Forvaltningens tilsyn 36

37 6.4 Ansvar Kasseforskud udbetales af Økonomisk Sekretariat ved indsætning på institutionens bankkonto, når den ansvarlige har kvitteret for kasseforskuddet. Den ansvarlige skal sikre, at bankkontoen ikke overtrækkes, samt at der foretages regelmæssig afstemning. Den ansvarlige skal sikre, at kassebeholdning, billet- og kvitteringsmateriale samt kvitterede fakturaer/regninger opbevares forsvarligt i pengekasse i aflåst skab/skuffe eller i aflåst boks. Kassebeholdningen må ikke overstige det maksimale beløb, der er dækket af den almindelige løsøreforsikring. For afdelingskasser skal den ansvarlige orientere Økonomisk Sekretariat, såfremt ansatte, der udfører kasserertjeneste ved afdelingskassen, tillige udfører kasserertjeneste for andre kasser, ligesom det meddeles, af hvem disse kasser revideres. Når kasseforskuddet overdrages til anden ansvarlig, foretages overdragelsesforretning ved, at den tidligere ansvarlige og nye ansvarlige i fællesskab opgører kasseforskuddet. Forvaltningen er ansvarlig for at underrette Økonomisk Sekretariat, når tilbagebetaling/overdragelse af kasseforskud skal finde sted. Forvaltningen er ansvarlig for at underrette Økonomisk Sekretariat, når underskriftsfuldmagt til bankkontoen samt godkendelsesbemyndigelse tilbagekaldes. Dankort til bankkontoen skal afleveres til Økonomisk Sekretariat. Der skal være dokumentation i form af en kassebog eller kassekladde. 6.5 Kasseafstemning Afdelingskasser afstemmes dagligt. Den kasseansvarlige skal sikre, at der foretages regelmæssig afstemning af forskudskasser. Hyppigheden for afstemninger afhænger bl.a. af kassens størrelse samt en vurdering af væsentlighed og risiko. Afstemningen foretages på et skema, der findes på Insites. Skema med afstemning af kassen sendes til forvaltningen. 37

38 6.6 Kassevirksomhedens omfang Afdelings- og forskudskasser må kun benyttes ved betaling af mindre regninger i den løbende drift. Kassevirksomheden skal ses som en undtagelse til reglen om, at ind- og udbetalinger i Hvidovre Kommune skal foretages elektronisk. Udbetalinger over kassen skal kvitteres af institutionslederen på de originale fakturaer/regninger. Afdelingskasser kan i nærmere beskrevet omfang oppebære indtægter vedrørende institutionen. Den ansvarlige for kassen bestemmer, hvor stor en del af kassens maksimale beholdning der skal indsættes på bankkontoen, og hvor stor en del der skal ligge som kontant beholdning. 6.7 Afregningsforhold Afdelings- og forskudskasser skal afregnes mindst én gang månedlig og altid ved udgangen af et regnskabsår. Regnskabsbilag vedrørende udlæg samt indtægter sendes til Økonomisk Sekretariat, medmindre institutionen selv foretager bogføringen. Økonomisk mellemværende mellem kassen og Økonomisk Sekretariat sker ved overførsel til/fra bankkonto. 6.8 Betalings- og kvitteringssystemer Ved afgivelse af kvittering for indtægter, må der kun anvendes autoriseret kvitteringsmateriale, som rekvireres i Økonomisk Sekretariat. 6.9 Tilsyn Det påhviler forvaltningen at føre tilsyn med afdelings- og forskudskasser under forvaltningen. Det påhviler forvaltningen at fastsætte de nærmere regler for, hvor ofte der føres tilsyn med modtagne skemaer med afstemninger og forskudskasseeftersyn ude på institutionerne. Det påses generelt: At forskudskassen opgøres enten i form af likvide midler eller banksaldo At der ikke forefindes gamle bilag At regnskabsbilag er underskrevet og dokumenteret at kassens virksomhed ikke afviger fra den beskrevne anvendelse 38

39 Forvaltningen udfærdiger rapport om den foretagne kontrol med oplysning om: Stikprøvens omfang Dato for den udførte kontrol Konstaterede fejl (antal, type, beløb m.v.) Evt. foretagne fejlrettelser Kontrollantens underskrift for den udførte kontrol Rapporten forelægges sektorleder/afdelingsleder, der er ansvarlig for gennemførelse af eventuelle fornødne foranstaltninger, som rapporten giver anledning til. Kopi af rapporten, der arkiveres i fem år, sendes til institutionens leder og Økonomichefen. I tilfælde af svig orienteres Økonomichefen. 39

40 Bilag 7: Anvendelse og kontrol af It-systemer 7.1 Nemkonto-systemet Alle kommunens ud- og indbetalinger foretages som hovedregel via Nemkonto. Økonomisk Sekretariat er ansvarlig for Nemkonto-systemet i kommunen og det er kun medarbejdere i Økonomisk Sekretariat, der kan foretage oprettelser og ændringer i systemet. Borgerservice-Centret anvender blanket vedrørende oprettelser og ændringer i Nemkontosystemet. Blanketten sendes til Økonomisk Sekretariat. Specifik-konti oprettes også i Nemkonto-systemet. En specifik-konti anvendes hvor en borger ønsker at anvende en anden konto end sin nemkonto. Udbetalinger til virksomheder foretages om hovedregel på virksomhedens nemkonto men kan også foretages på den på faktura anførte konto. Der må ikke tildeles indberetningsadgang i Nemkonto-systemet til medarbejdere, som samtidig har indberetningsadgang til at oprette sager i kommunens øvrige it-systemer, som håndterer betalinger. 7.2 Kontrol af oprettelser og ændringer i Nemkonto Økonomisk Sekretariat foretager løbende kontrol af oprettelser og ændringer i Nemkontosystemet. Kontrollanten må ikke kontrollere egne oprettelser og ændringer. Kontrollen foretages som en stikprøve. Øvrig kontrol vurderes ikke nødvendig, idet der ved generelle ændringer i Nemkonto altid udskrives en adviseringsbesked, som tilsendes den pågældende person eller virksomhed direkte. Personen/virksomheden skal så selv aktivere ændringen, før den træder i kraft. Kontrol af specifik-konto foretages ved udtræk over historik i systemet eller på de fra Nemkonto tilsendte kontrollister. Det skal kontrolleres, at der foreligger dokumentation for ændringen, og at ændringen i øvrigt er korrekt. Hvis der ved dokumentationskontrollen konstateres fejl eller mangler, skal rapportering herom ske til forvaltningens ledelse. 7.3 Kontrol af betalinger fra fagsystemer Betalinger til brugere eller virksomheder foregår typisk via fagsystemerne, som via cpr. nummer eller cvr-nr. linker til Nemkonto-systemet. 40

41 7.3.1 Sagsoprettelser Inden sagsbehandleren foretager en udbetaling skal sagsbehandleren som minimum kontrollere: At grundlaget for bevillingen er korrekt At ved anvendelse af specifik konto (anden konto end Nemkontoen) foreligger skriftlig dokumentation for at det er den rigtige konto At oplysningerne om de sociale forhold, som ligger til grund for udbetalingen er korrekte, eller at der foreligger sandsynlighed for rigtigheden af disse oplysninger Hvordan tilrettelægges tilsynet? Ledelsestilsynet skal som udgangspunkt udføres af den budgetansvarlige leder. Ledelsestilsynet skal ske løbende og der skal minimum ske en kontrol en gang i kvartalet. Forvaltningsdirektøren beslutter i samarbejde med den budgetansvarlige leder rammerne for tilrettelæggelsen af stikprøven og dens størrelse. Stikprøvens størrelse skal vurderes ud fra væsentlighed og risiko, såsom: Antallet af nye sager (det vil være relevant at udtage det største antal stikprøvesager for opstartssager) Antallet af faste betalinger hvor der er sket ændringer Antallet af ad hoc betalinger Væsentlige ændringer i udgiftsmønstret hvis eksempelvis forbruget på området stiger markant uden dette umiddelbart kan forklares. Tidligere konstaterede fejl på et område. Ledelsestilsynet skal kunne dokumenteres. Hvis der ved dokumentationskontrollen konstateres fejl eller mangler, skal rapportering herom ske til forvaltningens ledelse Skærpet tilsyn Som led i tilsynet skal det sikres, at der med passende intervaller sker en kontrol af betalinger til specifikke konti, samt hvis betalinger foretages af personer med særlige vidtrækkende itbrugerprofiler. 7.4 Kvalitetssikring af registrering af data For alle systemer skal der tages stilling til hvilke kvalitetskontroller, der skal udføres i forbindelse med databehandlingen, og hvem der er ansvarlig for kontrollerne. Der skal ikke nødvendigvis være etableret adskillelse mellem indberetnings- og kontrolfunktionen. 41

42 Datakvaliteten kan sikres fx ved at notere og følge op på registrerede fejl eller ved at foretage stikprøver af kvaliteten. Alle kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den systemansvarlige har sammen med forvaltningens ledelse ansvaret for datas rigtighed og kvalitet. Økonomisk Sekretariat kan efter aftale bistå de systemansvarlige med kontrol af, at de aftalte forretningsgange overholdes. 7.5 Systemansvarlige Forvaltningsledelsen er ansvarlig for, at der for hvert it-system udpeges en systemansvarlig, der har til opgave at sikre systemets funktionalitet, kvalitet og forretningsgange Den systemansvarlige skal have et overblik over, om systemets funktionalitet kan understøtte en hensigtsmæssig datakvalitet. Den systemansvarlige skal være ajourført med informationer om opdateringer og nye versioner af systemet. Den systemansvarlige har også ansvaret for, hvilke medarbejdere i kommunen, der skal have adgang til systemets forskellige funktioner. Der henvises i øvrigt til kommunens It-politik. 42

43 Bilag 8: Leasing og indkøb 8.1 Leasing Indgåelse af leasingarrangementer må som hovedregel ikke finde sted, og alle indkøb skal, hvor anden aftale ikke foreligger, foregå gennem retningslinjerne i Hvidovre Kommunes indkøbspolitik. I særlige tilfælde kan leasing finde sted. Alle aftaler om leje- og/eller leasing skal godkendes af Indkøbskontoret. 8.2 Procedure for indgåelse af leasingarrangementer Ønske om indgåelse af leasingarrangementer forelægges af pågældende forvaltning for Indkøbskontoret. I tilfælde hvor leasing vælges frem for kontant køb, træffer institutionen fornøden aftale om indgåelse af leasingkontrakt, når denne er godkendt af Indkøbskontoret. Kontrakter med en løbetid på mere end 5 år eller hvor aktivets totale anskaffelsessum inkl. afledte omkostninger overstiger kr. (2011-priser) forelægges Økonomiudvalget, af forvaltningen, til godkendelse. Kontrakter, hvor aktivets totale anskaffelsessum inkl. afledte omkostninger ikke overstiger kr. (2011-priser) forelægges forvaltningsdirektøren. Økonomisk Sekretariat orienteres om leasingkontrakten af hensyn til regnskabet. 8.3 Retningslinjer for Hvidovre Kommunes indkøb Hvidovre Kommune med tilhørende forvaltninger, afdelinger, skoler, institutioner (decentrale enheder) opfattes i indkøbssammenhæng som en samlet organisation, og kommunens indkøbspolitik omfatter alle de nævnte enheder. 8.4 Indkøbsaftaler De indkøbsaftaler Hvidovre Kommune indgår i relation til varekøb, og tjenesteydelser vil overvejende være bindende aftaler. 8.5 Anvendelse af indkøbsaftaler Alle indkøb skal, hvor anden aftale ikke foreligger, foregå gennem de af Indkøbskontoret, indgåede aftaler. 43

44 Andre aftaler vedrørende indkøb af varer, og tjenesteydelser kan kun ske, såfremt de er godkendt af Indkøbskontoret. 8.6 Indkøbskontorets hovedformål Indkøbskontorets hovedformål er, at foretage indkøb af varer og tjenesteydelser på baggrund af udbud, således at der sker en koordinering af kommunens indkøb på tværs af organisationen ud fra de krav og behov, der stilles af de decentrale enheder/rekvirenten. Indkøbskontoret har ansvar for den praktiske gennemførelse og koordinering af alle kommunale EU-udbud i relation til indkøb af varer, og tjenesteydelser. Aftaler på baggrund af EU-udbud er bindende aftaler/kontrakter. Herudover indgår Indkøbskontoret en række indkøbsaftaler (rammeaftaler), der skal være dækkende for de indkøbsbehov, der til enhver tid er gældende i kommunen. Disse rammeaftaler kan både være bindende og frivillige. Indkøbskontoret iværksætter og udfører indkøbs- og analyseopgaver for forvaltninger og decentrale enheder, herunder rådgivning om EU-ret og indkøbsrelaterede spørgsmål. 8.7 Kompetencen til at købe ind Rekvirering af varer og tjenesteydelser er decentraliseret således, at disponering i forhold til eksempelvis tid, sted, kvalitet og kvantitet mv. sker decentralt, men under iagttagelse af de indkøbsaftaler der er indgået af Indkøbskontoret. 8.8 Ordreafgivelse Ved ordreafgivelse skal rekvirenten sikre sig, at følgende stamoplysninger er afgivet: EAN-nummer Institutionens navn og adresse, herunder rekvirentens navn Leveringsadresse og Telefon, fax, mail. 8.9 Salg af udstyr og materiel Indkøbskontoret kan rådgive i forbindelse med afhændelse af udstyr, der skal erstattes. 44

45 Bilag 9: Registrering af inventar og lagerbeholdninger 9.1 Generelt Nærværende bilag omhandler registrering af småinventar og mindre lagerbeholdninger. Registreringen skal ske bl.a. af hensyn til forsikringsmæssige forhold. Der henvises til bilag 14 vedrørende fysiske aktiver. 9.2 Registreringens omfang Registreringspligten omfatter samtlige forvaltninger, institutioner m.v. under kommunens regnskabsføring. Ved vurderingen af, i hvilket omfang det er formålstjenligt at registrere, skal der anlægges en væsentlighedsbetragtning, hvor de vigtigste kriterier er aktivets værdi og dets omsættelighed. Herunder må fremhæves, at der for visse typer af aktiver vil være et særligt behov for registrering på grund af aktivets brugsværdi for private. Lokaleinventar såsom borde, stole, skabe, senge og lignende samt mur- og nagelfast inventar skal som hovedregel ikke registreres. Er der tale om let omsættelige og eksklusive designermøbler, lamper mv. skal der foretages en registrering. Visse typer inventar og materiel, som fx elektronisk udstyr og håndværktøj, skal som hovedregel altid registreres, uanset værdi. Efter skøn kan der besluttes en bagatelgrænse for, hvornår det ikke længere er formålstjenligt at registrere udstyr - fx vedr. gammelt og udtjent værktøj og elektronik, som ikke mere skønnes at have nogen værdi eller omsættelighed i tilfælde af indbrud, brand eller hærværk. Letomsætteligt inventar mv. mærkes med institutionens og/eller kommunens navn. Mærkningen skal ske ved indgravering eller på anden betryggende måde. Beholdning af bøger, cd er og dvd er mv. på folkebiblioteker og skolebiblioteker forudsættes der ikke registrering ud over den registrering, der er nødvendig af hensyn til udlånsvirksomheden. Inventarfortegnelserne skal løbende ajourføres med til- og afgange, således at de til enhver tid kan danne baggrund for kontrol med aktivernes tilstedeværelse. For nærmere angivne afdelinger, institutioner, kontorer og lokaler m.v. kan det bestemmes, at inventarregistreringen skal suppleres med eller erstattes af en lokaleinventarfortegnelse til ophængning i de pågældende rum. 45

46 Dette gælder især lokaler, der udlånes/udlejes. F.eks. feriekolonier, studiekredslokaler, undervisningslokaler (skolekøkkener, biologilokaler, fysiklokaler, sløjdlokaler, gymnastiksale), selskabslokaler o.l. Det overlades til forvaltningsdirektørerne at fastsætte nærmere regler herom inden for eget område. 9.3 Lagerbeholdninger I princippet skal alle væsentlige beholdninger registreres og regelmæssig optælles/kontrolleres. I det omfang, indkøbsfunktionen omfatter central (fælles) lagerbeholdning, vil det normalt være hensigtsmæssigt at foretage optælling og kontrol af beholdningen. Beholdninger af papir, kontorartikler o.l. på de enkelte kontorer/afdelinger betragtes som driftsbeholdninger og registreres som hovedregel ikke. Dette gælder også indkøbskontorets lager af kontorartikler m.v. På områder, hvor der er behov for at opgøre et faktisk forbrug, f.eks. i forhold til salgsindtægter, foretages optælling og kontrol af lagerbeholdninger. Som eksempel herpå kan nævnes salgsbeholdninger i kantiner og kiosker samt materialer vedrørende omsorgsarbejde og terapi. 9.4 Lager- og inventarfortegnelser I det omfang der er registreringspligt, udarbejder forvaltninger, institutioner mv. i forbindelse med regnskabsafslutningen lager- og inventarfortegnelser. Listerne opbevares decentralt. Fortegnelserne skal løbende føres ajour med til- og afgange, således at de til enhver tid kan danne grundlag for kontrol af aktivernes tilstedeværelse. Fortegnelserne attesteres af de personer, der er ansvarlige for beholdningernes opgørelse og optælling. 9.5 Afhændelse af ukurante aktiver Ukurante lagervarer og andet driftsmateriel mv. må ikke afhændes uden godkendelse af den for tilsvarende indkøb godkendelsesberettigede eller en af denne bemyndiget. Dette gælder også, hvor afhændelsen sker som led i en handel i forbindelse med udskiftning af pågældende aktiv. 46

47 Indkøbskontoret og IT-afdelingen skal forestå afhændelse af alle effekter, de har været ansvarlige for indkøbet af. 9.6 Revision Revisionen kan til enhver tid forlange at se opgørelser og fortegnelser. 47

48 Bilag 10: Administration af fonds- og puljemidler 10.1 Omfang Reglerne er gældende for alle typer fonds- og puljemidler, der administreres i kommunen som f.eks. midler fra EU-fonde, private fonde, staten, sponsorer m.fl Initiativ Initiativ til projekter, hvortil der forudsættes anvendelse af puljemidler, skal godkendes af fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse. Der er forskellige vilkår for søgning af midler fra pulje til pulje. Det er forvaltningens ansvar, at de til enhver tid gældende regler for en pulje overholdes. Oversigt over samtlige ansøgninger afgivet i henhold til bemyndigelse forelægges fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse til orientering ved hvert møde. Forhandlinger i forbindelse med ansøgning om tildeling af midler, som forudsætter kommunal bemyndigelse, skal behandles i fagudvalg, Økonomiudvalg og Kommunalbestyrelse Budgetmæssig bevilling Når der modtages tilsagn om tildeling af fonds- og puljemidler udarbejdes bevillingssag. Håndteres projektet som delbevillinger, skal der tages politisk stilling til de enkelte dele. Der gives generel adgang til overførsel af budgetbeløb mellem årene (rulleadgang). Nærmere retningslinjer for ansøgning om fonds- og puljemidler samt udarbejdelse af projektforslag m.v. er fastlagt i forretningsgange Projektforløb Såfremt flere forvaltninger er involveret i samme projekt, udpeger hver forvaltning en ansvarlig for forvaltningens delprojekt. Der kan efter behov etableres en tværgående projektgruppe for juridisk og økonomisk bistand. Delprojekter skal uanset beløbsstørrelse indgå i hovedprojektet. Den projektansvarlige indgår kontrakter mellem kommunen og samarbejdspartnere uden for kommunen, med mindre andet er besluttet ved Kommunalbestyrelsens godkendelse af bevillingen. 48

49 Den projektansvarlige forestår den nødvendige koordinering af projektforløbet. I det omfang tildeling af midler er betinget af særlige registreringer af medgået tidsforbrug, deltagere, resultater eller lignende, er det den projektansvarlige, der har ansvaret for at sikre registreringen Kontoplan Kontoplan i Økonomisystemet oprettes i samarbejde mellem den projektansvarlige og forvaltningen. Ved oprettelse af kontoplan skal der tages højde for, at et projekt kan strække sig over flere regnskabsår Bogføring Alle udgifter og indtægter i forbindelse med anvendelse af puljemidler skal bogføres i kommunens regnskab uden unødig forsinkelse. I tilfælde, hvor en sum udbetales til en part i projektet (f.eks. en beboerforening), skal der kræves regnskab for beløbets anvendelse Budgetopfølgning og regnskab Den projektansvarlige foretager løbende budgetopfølgning og udarbejder bemærkninger hertil herunder vurdering af, hvorvidt tidsplanen kan holdes. Budgetopfølgningen forelægges det ansvarlige politiske udvalg sammen med den øvrige økonomirapportering. Budgetopfølgning for projekter indgår i kommunens samlede budgetopfølgning med bemærkning om projektets påvirkning af kommunens økonomi. I det omfang løbende afrapportering i projektperioden er forudsat ved midlernes modtagelse, skal den projektansvarlige sørge for, at dette sker rettidigt og i den ønskede form. Ved et projekts afslutning udarbejder den projektansvarlige endeligt regnskab med bemærkninger for projektet i henhold til betingelserne for puljemidlernes tildeling. Regnskabet fremsendes, hvor dette er påkrævet, med revisionens bemærkninger, til Kommunalbestyrelsen og den (de) tilskudsgivende institution(er). Hvis tidsfrister for regnskabsaflæggelse ikke kan overholdes, skal den projektansvarlige søge fornøden udsættelse hos den tilskudsgivende myndighed/institution. 49

50 10.8 Revision Regnskab for projektmidlernes anvendelse revideres af kommunens revision i de tilfælde, hvor der er krav om autoriseret revision. 50

51 Bilag 11: Forsikringsforhold Kommunens forsikringsforhold er mere præcist beskrevet og fastlagt i Hvidovre Kommunes Forsikringspolitik Ansvar for tegning af forsikringer Juridisk Afdeling har ansvar for tegning af forsikringer i henhold til Hvidovre Kommunes Forsikringspolitik. Lederen af de enkelte forvaltninger, afdelinger og institutioner mv. er ansvarlige for, at ændringer i kommunens fysiske aktiver bygninger, løsøre, biler mv. meddeles Juridisk Afdeling Fortegnelse over kommunens forsikringer Juridisk Afdeling har ansvar for ajourføring af kommunens forsikringer og for at føre fortegnelser over disse Forsikringsudbud Juridisk Afdeling er ansvarlig for, at kommunens forsikringer udbydes i henhold til gældende udbudsregler. 51

52 Bilag 12: Betalingsgruppens registrering af manuelle indbetalinger 12.1 Registreringsgrundlag Kun indbetalinger vedrørende restanceførte krav overgivet til opkrævning af Betalingsgruppen registreres af Betalingsgruppen Kontrol inden registrering Indberetningen til Debitorsystemet sker som hovedregel automatisk fra modersystemer. Manuelle indberetninger foretages på grundlag af indbetalingskort, checks, fejllister fra KMD samt indefrosne ejendomsskatter Registrering På grundlag af indberetning i Debitorsystemet sker der automatisk bogføring i Økonomisystemet Dokumentation Dokumentation og afstemning af den i Betalingsgruppen foretagne registrering sker ved udskrift af foretagne indberetninger, som opbevares i Betalingsgruppen. Mediekonto TP afstemmes af Betalingsgruppen (debitor-systemet). 52

53 Bilag 13: Opbevaring og registrering af midler 13.1 Administration af midler for borgere Der kan både være tale om borgere, som af egen fri vilje ønsker at blive administreret eller borgere, der pålægges administration af forvaltningen. Ved administration af fx kontanthjælp, sociale pensioner m.v. registreres ind- og udbetalinger på ydelsessystemernes administrationskonto (mellemregningskonto). Kontoen skal på forlangende kunne kontrolleres og specificeres. Forvaltningens kontrol skal ske stikprøvevis og er beskrevet i en forretningsgang. Borgeren kan på forlangende få en kopi af alle betalinger i ydelsessystemerne og kan derved følge med i, hvilke udgifter sagsbehandleren betaler. Specifikation og forklaring skal kunne specificeres ud fra oplysninger i ydelsessystemerne. Ved dødsfald opgøres kontoen og krav eller evt. underskud meddeles skifteretten Opbevaring og registrering af midler, som tilhører beboere på institutioner m.v. Der er krav fra forvaltningen om, at der lokalt udarbejdes en forretningsgang. Til imødegåelse af risikoen for, at beboers penge og værdigenstande forsvinder under ophold på institutioner, skal beboer og pårørende inden indflytning gøres bekendt, at institutionen kun kan påtage sig ansvaret herfor, såfremt kontante midler og andre kostbarheder afleveres til og opbevares af institutionens leder eller dennes stedfortræder. Der skal i så fald omgående ske registrering af det modtagne på deposita-kort i 2 eksemplarer, hvoraf beboeren modtager det ene med kvittering. Beboere henvises til at indsætte større pengebeløb i pengeinstitut på vedkommende beboers navn. Bankbøger opbevares i institutionens boks. Værdipapirer m.v. henstilles deponeret i pengeinstitut, ligeledes på vedkommende beboers navn. Depotbevis opbevares i institutionens boks. Væsentlige kostbarheder, fx smykker henstilles deponeret i boks hos et pengeinstitut. Depotbevis opbevares i institutionens boks. Mindre beløb kan i nødvendigt omfang opbevares af institutionens leder mod, at der føres særskilt regnskab herover på et af Økonomiudvalget godkendt deposita-kort i 2 eksemplarer, hvoraf det ene udleveres til beboeren. På deposita-kortet skal påføres kvittering for alle modtagne og udleverede beløb. Kan beboeren ikke selv kvittere, attesterer 2 af institutionens medarbejdere, at udlevering har fundet sted. 53

54 Deposita-kortet skal opbevares forsvarligt og skal til enhver tid kunne forelægges revisionen samt eventuelt pårørende. Efter et dødsfald påhviler det lederen, eller dennes stedfortræder, at underrette skifteretten om deposita og samtidig træffe aftale om udlevering af de deponerede værdier mod kvittering. Bankfuldmagter, fx i forbindelse med overførsel af pension o.l. til bankkonto, underskrives som hovedregel af beboeren selv. Hvis beboeren ikke selv er i stand til at underskrive fuldmagten, foretages underskrift af den pårørende, som disponerer over beboerens midler på beboerens vegne. Er der ikke pårørende, som kan disponere over beboerens midler, foretages underskrift på beboerens vegne af 2 af institutionens medarbejdere, med bemærkning om, at underskrift er foretaget på beboerens vegne. Der må kun opbevares værdier, som er dækket af den almindelige løsøreforsikring Pensionisters kontantbeholdninger mv. Ved borgeres midlertidige indlæggelse på hospital o.l. kan Social- og Sundhedsforvaltningen tilbyde at opbevare pågældendes bankbøger, værdipapirer og kontanter m.v. I disse ganske enkelte tilfælde skal mindst 2 personer fra forvaltningen indfinde sig i hjemmet for at foretage optælling af kontanter, bankbøger, værdipapirer m.v. Der udfærdiges depositakort i 2 eksemplarer, hvoraf borgeren modtager det ene med begge medarbejderes kvittering. Social- og sundhedsforvaltningen henlægger det deponerede i boks. Det modtagne bogføres som deposita på konto 9.43/9.47. Social- og Sundhedsforvaltningen kan generelt være behjælpelig med at få værdier anbragt i et pengeinstitut, idet man kan opfordre til, at der tilkaldes assistance fra pengeinstituttet, som herefter overtager ansvaret. 54

55 Bilag 14: Regnskabspraksis for fysiske aktiver 14.1 Generelt om indregning og måling Regnskabet er udarbejdet med udgangspunkt i det historiske kostprisprincip (anskaffelsespris). Aktiver indregnes i balancen, når det er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil tilflyde kommunen, og aktivets værdi kan måles pålideligt. Forpligtelser indregnes i balancen, når det er sandsynligt, at fremtidige økonomiske fordele vil fragå kommunen, og forpligtelsens værdi kan måles pålideligt. Ved første indregning måles aktiver og forpligtelser som hovedregel til kostpris. Efterfølgende måles aktiver og forpligtelser som beskrevet for hver enkelt regnskabspost nedenfor. Selvejende og private institutioner indregnes, hvis kommunen har indgået en driftsoverenskomst med pågældende institution, der medfører, at kommunalbestyrelsen har en betydelig indflydelse på institutionens drift Immaterielle aktiver Hvidovre Kommune definerer immaterielle aktiver som identificerbare ikke-finansielle aktiver uden fysisk substans til vedvarende brug. Det vil typisk være erhvervede IT-software programmer, større investeringer i IT-systemer, herunder opgradering af eksisterende standardsystemer. Et kriterium for at et immaterielt aktiv skal indregnes i status er, at det er identificerbart, hvilket betyder at aktivet udgør et separat aktiv, eller kommunen på anden måde kan opgøre de fremtidige fordele eller det fremtidige servicepotentiale fra aktivet. Immaterielle anlægsaktiver måles til kostprisen inkl. eventuelle afgifter (moms er undtaget) til told eller lignende i forbindelse med købet. Afskrivninger skal ske lineært over den forventede brugstid, dog må afskrivningsperioden max. være på 10 år. Aktiver med en kostpris på under kr. eller en forventet brugstid på mindre end et år omkostningsføres i anskaffelsesåret Materielle anlægsaktiver Materielle anlægsaktiver måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger. 55

56 Kostpris omfatter anskaffelsesprisen og omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klart til at blive taget i brug. Ejendomme anskaffet før 1. januar 1999 måles dog til den offentlige ejendomsvurdering pr. 1. januar 2004 med fradrag af akkumulerede af- og nedskrivninger fra og med Grunde og bygninger i Avedøre Lejren, som Hvidovre Kommune ejer, er dog optaget som anlægsaktiv til ejendomsvurderingen pr. 1. januar Afskrivningsgrundlaget, der opgøres som kostpris reduceret med eventuel restværdi, fordeles lineært over aktivernes forventede levetid, der udgør: Bygninger til administrative formål 50 år Bygninger til forskellige serviceydelser 30 år Indretning af lejede lokaler kontraktperioden) 10 år (eller over Tekniske anlæg år Maskiner år Specialudstyr 5-10 år Transportmidler*) 5-8 år IT-udstyr 3 år Inventar 3-5 år Driftsmateriel 10 år *) Biler til Vagt- og sikring afskrives over 2 år, da bilerne påregnes udskiftet hvert 2. år. Afskrivningerne på bygninger anskaffet før 1. januar 1999 opgøres på grundlag af forventede restlevetider pr. 1. januar 2004, der er baseret på bygningernes vedligeholdelsesmæssige standard. Ved vurderingen af restlevetiden til brug for åbningsbalancen tages udgangspunkt i de overfor anførte levetider, således at en administrationsbygning eksempelvis afskrives over 50 år (fra ) medmindre bygningens relativt dårlige vedligeholdelsesmæssige stand tilsiger en kortere afskrivningsperiode. 56

57 På aktiver, hvor man på forhånd kender ejerperioden, fratrækkes scrapværdien (den forventede salgsværdi med fradrag af eventuelle salgsomkostninger m.v.) i afskrivningsgrundlaget og afskrivning foretages over brugstiden svarende til ejerperioden. Scrapværdi anvendes på biler, der påregnes udskiftet efter 2 år, og på tekniske maskiner, som der er en løbende udskiftning på. Grunde afskrives ikke. Aktiver med en kostpris på under kr. eller en forventet brugstid på mindre end et år omkostningsføres i anskaffelsesåret. Flere mindre aktiver købt på samme tidspunkt til samme formål, og som har en samlet værdi over kr. (f.eks. møbler til et klasselokale), er registreret som en gruppe. Aktiver anskaffet før 1. januar 1999, til samme formål, er registreret i større grupper/klumper, og aktiver, som på anskaffelsestidspunktet havde en værdi på 1 mio. kr. eller mere, er registreret særskilt Forbedringer Efterfølgende udgifter ved renovering m.v., der forøger et eksisterende aktivs værdi tillægges hovedaktivets regnskabsmæssige værdi. Forbedringer afskrives over hovedaktivets restlevetid. Hvis forbedringen forlænger hovedaktivets levetid eller er at sidestille med et nyt aktiv, fastsættes levetiden for forbedringen dog med udgangspunkt i ovennævnte levetidsperioder. Efterfølgende udgifter, der alene vedligeholder et eksisterende aktivs værdi, indregnes i resultatopgørelsen som vedligeholdelses- og reparationsudgifter Opskrivning af immaterielle og materielle anlægsaktiver Der foretages ikke opskrivning af immaterielle og materielle anlægsaktiver Nedskrivning af immaterielle og materielle anlægsaktiver Hvis aktivet som følge af en faktisk hændelse eller ændret lovgivning forringes betydeligt, og det skønnes, at denne ændring i aktivets værdi vil være permanent, foretages nedskrivning af immaterielle og materielle anlægsaktiver. Der foretages nedskrivning til den værdi, som aktivet forventes at have i den fremtidige serviceproduktion. 57

58 14.7 Finansielle anlægsaktiver Børsnoterede aktier indregnes til kursværdi 31. december. Ikke-noterede aktier og andre kapitalandele (andelsbeviser, indskudsbeviser o.l.) indregnes efter den indre værdis metode. Metoden indebærer, at der i balancen skal indregnes en andel af selskabets indre værdi svarende til kommunens ejerandel. Indre værdis metode finder ligeledes anvendelse på ejerandele i fælleskommunale selskaber. Langfristede tilgodehavender og udlån indregnes i balancen til nominel værdi. Der nedskrives til imødegåelse af forventede tab. Endvidere indregnes mellemværender med forsyningsvirksomheder, dvs. renovationsområdet. På hvile-i-sig-selv-området opgøres mellemværendet som forsyningsvirksomhedens akkumulerede over-/underskud Omsætningsaktiver Der afskrives ikke på omsætningsaktiver Varebeholdninger/-lagre Varebeholdninger/-lagre, der omfatter alle typer lagre (produktionslagre, beredskabslagre og omkostningsvarer), dvs. lagre af råvarer og hjælpematerialer, produkter under forarbejdning og færdigvarer af enhver art, måles ud fra kostprisen. Varebeholdninger/-lagre med en værdi på 1 mio. kr. og derover skal indregnes. Hvidovre Kommune har fastlagt, at varebeholdninger/-lagre med en værdi på kr. og derover skal indregnes, hvis der er tale om væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til år Grunde og bygninger til videresalg Grunde og bygninger til videresalg måles ud fra ejendomsvurderingen, når grunden eller bygningen er anskaffet før 1999, og ud fra kostprisen ved anskaffelse efter Tilgodehavender Tilgodehavender indregnes i balancen til nominel værdi. Forudbetalte beløb, der er betalt, eller hvor faktura er modtaget efter starten af forsupplementsperioden (starten af december måned i regnskabsåret), men som vedrører året efter regnskabsåret, indregnes i balancen. 58

59 14.12 Værdipapirer Omfatter pantebreve, der indregnes i balancen til nominel værdi Likvide beholdninger Omfatter kontantbeholdninger, bankindskud og obligationer, der indregnes i balancen til nominel værdi. For obligationsbeholdninger i udenlandsk valuta foretages en kursregulering til valutakursen pr. 31. december Langfristede gældsforpligtelser Langfristede gældsforpligtelser måles til nominel værdi / restgæld. For gæld i udenlandsk valuta foretages en kursregulering til valutakursen pr. 31. december Nettogæld vedr. fonde, legater, deposita m.v. I balancen indregnes aktiver og passiver tilhørende fonde, legater og deposita samt beløb til opkrævning eller udbetaling for andre kommuner, regioner eller staten. Den samlede nettoværdi er udtryk for mellemværende med fonde og legater m.v. samt beløb opkrævet for kommuner, regioner eller staten, som ikke er afregnet pr. 31. december Kortfristede gældsforpligtelser Kortfristede gældsforpligtelser måles til nominel værdi / restgæld. Der er foretaget indregning af skyldige feriepenge Hensatte forpligtelser Hvidovre Kommune foretager som minimum en beregning af kommunens pensionsforpligtelser vedrørende tjenestemænd hvert 5. år. Der er udarbejdet en opgørelse af, hvilken pension hver enkelt er berettiget til pr. 1. januar 2009 og den pågældendes køn og alder. Pensionsforpligtelser er beregnet med udgangspunkt i hver enkelt tjenestemands og pensionists optjente pension, og med udgangspunkt i en pensionsalder på 62 og en rente på 2 % (aktuarmæssig beregninger). 59