Bestyrelsesmøde. Referat

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Onsdag den 2. maj 2012 kl. 18:30 i klubhuset, Hillerød stadion 1. bestyrelsesmøde i foreningsåret 2012/13 Referat Deltagere: Bleki Stojkovic (BS), Lillian Dale Andersen (LDA), Janna Rasmussen (JR), Jørgen Nielsen (JN), Jørgen Schultz (JS), Jørn Mathisen (JM), Poul Nielsen (PN), Søren Lohse (SL), Tage Westergaard (TW) Fraværende: Christina Thorholm (CT), Michael Albrechtsen (MA), Peder Bisgaard (PB) Dagsorden: 1 Fælles spisning og afsked med afgået bestyrelsesmedlem Jørn Mathisen Godkendelse af dagsorden Referat fra bestyrelsesmøde den 20. marts Repræsentantskabsmødet - evt. bemærkninger til og opfølgning på mødet Konstituering efter repræsentantskabsmødet 2012 (næstformand / sekretær) Fordeling af arbejdsopgaver Fastsættelse af datoer i foreningsåret 2012/13 for bestyrelses- og medlemsmøder samt repræsentantskabsmøde Fastsættelse af telefongodtgørelse m.v. til bestyrelsen for 2012/ Drøftelse af tilskud fra særlig materielpulje Eventuelt Fælles spisning og afsked med afgået bestyrelsesmedlem Jørn Mathisen JN startede mødet med at rette en stor tak til JM for hans store og saglige indsats gennem årene. Vi kommer til at savne JM. JM vil fortsat arbejde i projektet Nationalpark Kongernes Nordsjællands. 2 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. HSI best møde referat v.1.docx Side 1 af 5

2 3 Referat fra bestyrelsesmøde den 20. marts Referat udsendt 9. april Referatet fra mødet blev godkendt. BS nævnte, at vi burde godkende referaterne via accept inden for en frist. Det blev aftalt at har man ændringer til referatet, sendes de til alle, senest 8 dage efter referatet er blevet udsendt. Manglende respons betragtes som godkendelse. 4 Repræsentantskabsmødet - evt. bemærkninger til og opfølgning på mødet. Referat udsendt den 13. april Der blev talt om at inddrage flere interessante oplægsholdere til at give øget fremmøde på medlemsmøderne. Alle må gerne tænke på, hvem der kunne hentes ind. PN er stadig ved at undersøge restancer på medlemskontingent; nogle er slet ikke blevet opkrævet. Der er en del foreninger/afdelinger, der ikke registreres via ansøgning om Aktivitetstilskud, da de ikke modtager tilskud. Poul går videre, og evt. også med evt. at få præciseret hvordan vi får ajourført medlemmerne. Det overvejes at hente medlemstallene fra DGI og DIF. Det overvejes at rekvirere medlemstallene direkte fra medlemsforeningerne, da alle ikke nødvendigvis er medlem af DGI og/eller DIF. Dette kan eventuelt gøres samtidig med kommunens ansøgningsfrist om Aktivitets tilskud, da foreningerne allerede har fat i tallene på det tidspunkt. 5 Konstituering efter repræsentantskabsmødet 2012 (næstformand / sekretær). Vi vil gerne se næstformanden til bestyrelsesmøderne. Det blev aftalt at konstituering af næstformandsposten tages på et ekstraordinært bestyrelsesmøde inden sommerferien. JN indkalder. SL blev valgt som sekretær. 6 Fordeling af arbejdsopgaver. Bestyrelsen er repræsenteret i en række udvalg og har nedsat flere arbejdsgrupper med deltagelse af repræsentanter fra bestyrelsen. Det drejer sig om følgende udvalg / arbejdsgrupper med nuværende repræsentant/er nævnt: Folkeoplysningsudvalget (FOU): Jørgen Nielsen, Poul R. Nielsen og Janna Rasmussen er valgt for byrådsperioden med Jørgen Schultz, Lillian Dale Andersen og Preben Olsen som personlige suppleanter. Fordeling af haller og sale: Udgået, da fordeling fremover foretages af forvaltningen, men JN er som medlem i FOU fordelingsudvalg helt involveret heri. HSI best møde referat v.1.docx Side 2 af 5

3 Hillerød Elite Idræt: HSI har 2 pladser i HEI: Jørgen Nielsen og Michael Albrechtsen er valgt for byrådsperioden Team Danmark udvalg: Michael Albrechtsen er udpeget af Hillerød Elite Idræt. Velkomstmøder for tilflyttere: Lillian Dale Andersen og Janna Rasmussen. Arbejdsgruppe vedr. idrætspolitik: Jørgen Nielsen, Jørgen Schultz, Michael Albrechtsen og Poul Nielsen. Frederiksborg Ridecenter: Lillian Dale Andersen. Hillerød Stadions brugerbestyrelse: Ifølge vedtægterne er det HSI 's formand, der deltager i brugerbestyrelsen, men Jørgen Nielsen er i forvejen repræsentant for HGI: Tage Westergaard indgår FrederiksborgCentrets bestyrelse: Brugerne har 2 pladser i FC's bestyrelse: Michael Albrechtsen og John Holmstrøm, HGI Bordtennis er valgt for perioden Brugergruppen ved FrederiksborgCentret: Jørgen Nielsen, hertil repræsentanter for de enkelte medlemsforeninger, der er hjemmehørende i FrederiksborgCentret. Arbejdsgruppe vedr. fritidskort (klippekort): Lillian Dale Andersen. Hillerød kommunes "Grønne Råd": Søren Lohse. NMP (Natur-Miljø-Plan) er udgået i HSI regi, da HSI ikke har interesser. Idrætsråd for Region Hovedstaden: Jørgen Nielsen er valgt til bestyrelsen i og af IRH.( ) Nationalpark Kongernes Nordsjælland: Jørgen Schultz (Jørn Mathisen fortsætter, hvis parken bliver til noget, og vil da repræsentere DIF). Byggeudvalg vedr. idrætsfunktioner ved Sophienborgskolen: Michael Albrechtsen. Er vigtig, da vi tidligere har set at, hvis vi ikke inddrages, kan der blive etableret anlæg, der ikke kan bruges til godkendte stævnefaciliteter (banernes mål lever ikke op til standarder på området). Byggeudvalg vedr. udbygning af Skævinge skole: Michael Albrechtsen. Frivilligcentrets bestyrelse: Jørgen Nielsen er valgt for årene Webmaster: Bleki Stojkovic 7 Fastsættelse af datoer i foreningsåret 2012/13 for bestyrelses- og medlemsmøder samt repræsentantskabsmøde. Forslag til drøftelse og godkendelse vedlægges. Det blev aftalt at søge at holde møderne som vist i parentes i skemaet. Personen bagved undersøger om det er muligt og reserverer evt. lokale. HSI best møde referat v.1.docx Side 3 af 5

4 Bestyrelsesmøder Forretningsudvalg Medlemsmøder 2. maj maj 2012 / 12. juni 2012 (Selskov Stadion?) JN undersøger. 23. august 2012 (ISS Skævinge?) SL undersøger 6. november 2012 (FIF Fodbold) LD Undersøger 10. januar 2013 (Nytårskur/julefrokost) (HGI)JN undersøger 28. juni 2012 (HGI Stadion?) JN undersøger. 25. oktober 2012 (Hanebjerg?) PN Undersøger 10. december 2012 (Nordsjællands Svæveflyveklub) SL undersøger 7. februar 2013 (HGI) JN undersøger 20. september 2012 (ISS Skævinge?) SL Undersøger 20. november 2012 (Golfklubben) JS Undersøger 17. januar 2013 (FrederiksborgCentret) PN undersøger HSI best møde referat v.1.docx Side 4 af 5

5 Bestyrelsesmøder Forretningsudvalg Medlemsmøder 19. marts 2013 kl 19:30 Aalholm 11. april 2013 (repræsentantskabsmøde) (FrederiksborgCentret) PN undersøger 8 Fastsættelse af telefongodtgørelse m.v. til bestyrelsen for 2012/13. Telefongodtgørelse i 2011/12 blev fastsat uændret således: Formanden: 800 kr., næstformand, kasserer og sekretær: 400 kr. og øvrige bestyrelsesmedlemmer: 200 kr. JR, LD, TW ønsker ikke godtgørelse. Øvrige bedes oplyse kontonummer til kassereren. 9 Drøftelse af tilskud fra særlig materielpulje. Der har været ny samtale med Sally; det er primært til brug på skoler. Hvis der skulle være helt særlige behov er det aftalt at man tager en snak med Sally om hvad der gøres. JS gennemgik ansøgningerne. Det ser ud til at der er ansøgninger til beløbet indenfor de rammer der er aftalt. Der er møde d. 10. maj, og her indstiller arbejdsgruppen deres forslag til fordeling af midlerne. 10 Eventuelt. Referent: 14. maj 2012 / SL HSI best møde referat v.1.docx Side 5 af 5