Møde i Politisk Styregruppe den 27. maj 2015 klokken på Kalundborg Rådhus, Rådssalen.

Transkript

1 Møde i Politisk Styregruppe den 27. maj 2015 klokken på Kalundborg Rådhus, Rådssalen. Deltagere: Søren Kærsgaard Hans Søie Martin Damm Jan Lysgaard Thomsen Mette Touborg Inger Marie Vynne Thomas Adelskov Rie Perry Gert Jørgensen Søren S. Kjær Stén Knuth Søren Lund Hansen Preben Christensen (ref.) Karsten Thystrup og Jesper Gradert, KL, deltog i mødet 1. Eksempel på samarbejdsaftale mellem Brand og Redning Vestsjælland og kommunerne. På politisk styregruppes møde den 21. april 2015 blev det besluttet at der skulle udarbejdes et eksempel på samarbejdsaftale og på kvalitetsstandard. Politisk styregruppe tog orienteringen til efterretning. Vedhæftede eksempel, som er en kombination af samarbejdsaftale kvalitetstandard, er en lettere tilpasset udgave af gældende samarbejdsaftale mellem Beredskabet i Slagelse og Center for Teknik og Miljø i Slagelse Kommune. orienteringen tages til efterretning. Eksempel på samarbejdsaftale mellem Brand og Redning Vestsjælland og en kommunal enhed. 2. Orientering om status for etablering af fælles vagtcentral for redningsberedskaber på Sjælland. Politisk styregruppe anmodede på sit møde den 21. april om at få en orientering om Politisk styregruppe tog orienteringen til efterretning.

2 etablering af fælles vagtcentral for redningsberedskaberne på Sjælland forud for behandlingen på KKR-mødet den 17. juni Jan Lysgaard Thomsen, som deltager i arbejdsgruppen vedr. vagtcentraler, giver en orientering. 3. Vedtægt for Brand og Redning Vestsjælland. Vedtægten fastsætter bl.a. at: navnet er Brand og Redning Vestsjælland beredskabskommissionen er sammensat af i alt 15 medlemmer: 6 borgmestre, 6 kommunalbestyrelsesmedlemmer, 2 politidirektører, 1 medarbejderrepræsentant samt 1 medarbejderrepræsentant og 1 repræsentant for de frivillige uden stemmeret at politidirektørerne ikke har medbestemmelse i bevillingsspørgsmål at opgaver jf. beredskabsloven (operativt og forebyggende beredskab) overføres til Brand og Redning Vestsjælland at beredskabet kan løse andre opgaver M.v. den politiske styregruppe anbefaler vedtægten til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd. Udkast til vedtægt. Fsa. navnet på 60 Fællesskabet sendes det i høring, således at det lægges på projektets hjemmeside og udsendes pr. mail til beredskabskommissionerne, økonomiudvalgene m.fl. Høringen omtales på møde i TR-Forum den 28. maj og på minikonferencen den 2. juni. Tovholderen for politisk styregruppe, tovholder for administrativ styregruppe og projektleder forestår en endelig indstilling vedr. navnet på politisk styregruppes møde umiddelbart efter minikonferencen. Der foretages flg. ændringer i vedtægten: 3, stk. 1 ændres, således at der står: "Politidirektøren i Midt- og Vestsjællands Politi og politidirektøren i Sydsjællands- og Lolland- Falsters Politi" 6, stk. 2: "Fællesskabet" ændres til "Brand og Redning Vestsjælland" 7, stk. 2: "De seks kommuner" ændres til "Ejerkommunerne". 8, stk. 1.: "Beredskabskommissionen" ændres til "Beredskabsdirektøren" 9, stk. 3: Efter ".regnskabet sendes til Statsforvaltningen" tilføjes "samt til ejerkommunerne". Med disse ændringer indstiller politisk styregruppe vedtægten til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd.

3 4. Ejerstrategi Det fremgår i principperne for etablering af Brand og Redning Vestsjælland, at der skal udarbejdes en ejerstrategi, som beskriver rammer og retning for virksomhedens udvikling. Vedlagte udkast til ejerstrategi er en førstegenerations ejerstrategi, som beskriver rammer og retning for etableringsfasen og tiden umiddelbart efter. Heri er søgt opsamlet de beslutninger og tilkendegivelser, der er givet i den politiske styregruppe undervejs i processen. Udkastet indeholder flg. afsnit: 1. Indledning (ejerstrategiens gyldighedsperiode m.v.) 2. Brand- og Redning Vestsjællands opgaver 3. Risikobaseret dimensionering 4. Organisation & ledelse 5. Udbud 6. Økonomi 7. Personale/personalepolitik 8. Samarbejde mellem Brand & Redning Vestsjælland og ejerkommunerne 9. Samarbejde med virksomheder og borgere i beredskabsområdet. Endeligt forslag til vedtægt, med ovenstående ændringer indarbejdet, fremsendes til styregruppen sammen med referatet fra mødet. Der foretages følgende ændringer i ejerstrategien: Afsnit 1, Indledning. "Mindst" udgår i sætningen "det forudsættes, at beredskabskommissionen " Sætningen "Dog således at forslag til ejerstrategi første gang fremsendes sammen med budgetforslag for budgetåret 2017" udgår. Afsnit 5, Udbud: Sidste afsnit ændres til: "Det forudsættes, at beredskabskommissionen, senest sammen med forslag til budget for 2017, udarbejder en udbudsstrategi baseret på de 3 ovennævnte principper." Endeligt forslag til ejerstrategi, med ovenstående ændringer indarbejdet, fremsendes til styregruppen sammen med referatet. Med ovenstående ændringer indstiller den politiske styregruppe ejerstrategien til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd. den politiske anbefaler ejerstrategien til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd. Udkast til ejerstrategi 5. Budget 2016 Økonomiarbejdsgruppen fremlægger forslag til principper for budgetlægningen for 2016 og principper for fastsættelse værdien af ak- Den politiske styregruppe indstiller principperne til godkendelse i kommunalbestyrelser/byråd.

4 tiverne, herunder, at der fastsættes en grænse på kr. for hvad der indgår i opgørelsen. Notatet fremsendes som bilag til sagen. principperne godkendes. Notat om budget Placering af hovedadresse Det er vanskeligt, at vurdere hovedadressens lokalebehov før der foreligger en egentlig organisationsplan. Projektgruppen peger på, at et af følgende principper anvendes, når der skal udpeges en hovedadresse: at hovedadressen placeres ud fra, en infrastrukturel tilgang. Hvilket vil sige tæt på såvel en øst/vest-gående som en nord/syd-gående hovedfærdselsåre - ud fra det faktum, at der til og fra hovedadressen vil være en del transport for medarbejderne. at hovedadressen placeres på en af de adresser, der i dag benyttes til beredskabsmæssige formål. at hovedadressen placeres i evt. ledig kommunal bygning, som i dag ikke benyttes til beredskabsmæssige formål. Den politiske styregruppe besluttede at indstille til kommunalbestyrelser/byråd, at hovedadressen placeres i Svebølle. Den administrative styregruppe anbefaler, at hovedadressen placeres ud fra en infrastrukturel tilgang, hvilket vil sige i området omkring Mørkøv/Jyderup eller Svebølle/Ubby i ledige kommunale lokaler. 7. Udpegning af administrationskommune Flg. opgaver skal løses af en administrationskommune for Brand- og Redning Vestsjælland: IT (platform og support) Den politiske styregruppe besluttede at indstille til kommunalbestyrelser/byråd, at udpege den kommune, hvori hovedsædet er placeret, til administrationskommunen. Det indstilles såle-

5 bogføring, budget, regnskab (herunder konsulentfunktion) personaleadministration (herunder konsulentfunktion Der kan umiddelbart peges på 3 objektive kriterier for udpegning af administrationskommune: a) opgaven sendes i udbud blandt ejerkommunerne - og kommunerne bedes om at fremsende tilbud. Billigste kommune tildeles opgaven b) ud fra nøgletal vurderes hvilken kommune, der i dag løser opgaven billigst. Den kommune, der vurderes at være billigst, tildeles opgaven. c) Den kommune, hvori hovedadressen er placeret, tildeles opgaven. des at Kalundborg Kommune udpeges til administrationskommune. Den administrative styregruppe anbefaler løsning c). 8. Opsigelse af lokalaftaler Flg. dagsordenstekst blev uddelt på mødet: de 6 ejerkommuner med virkning fra 31/ opsiger alle lokalaftaler, kutymer m.v. med henblik på, at der snarest efter ansættelse af beredskabsdirektør pr. 1. august 2015 igangsættes forhandlinger med medarbejdernes forhandlingsberettigede organisationer om nye lokalaftaler m.v. med henblik på, at der indgås nye aftaler, gældende fra og med 1. januar 2016, der sikrer medarbejderne ensartede vilkår, under hensyntagen til forskellene i arbejdsforholdene. Det forudsættes, at der er indgås nye aftaler i god tid inden udløbet af de opsagte aftaler. Delegationsreglerne er forskellige fra kommune til kommune i sager af denne type. Der vil således være forskellig behandling i kommunerne. Der udarbejdes et udkast til sagsfremstilling, som kan tilpasses i de enkelte kommuner, bl.a. med afsæt i kommunens delegationsregler. Desuden er et notat under udarbejdelse, som bilægges sagen. Bilaget "kvalitetscheckes" af KL. Den politiske styregruppe tiltrådte den administrative styregruppes indstilling. 9. Eventuelt Orientering om, at beredskabsdirektøren fra ansættelsestidspunktet og frem til etablerin-

6 gen af 60-fællesskabet arbejder fra Kalundborg Rådhus. Pressestrategi Oplæg til ramme omkring en pressestrategi blev fremlagt af Jan Lysgaard Thomsen: Der udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Udkast foreligger senest til styregruppemødet i forlængelse af minikonferencen den 2. juni. udsendes senest ved offentliggørelse af første dagsorden (Holbæk), udsendes en fælles pressemeddelelse: baggrund og formål bæredygtigt borgere & virksomheder et fælles baggrundpapir med baggrund, fakta, gode budskaber og spørgsmål/svar på evt. negative spørgsmål Søren Kjærsgaard udtaler sig om det fælles, de enkelte borgmestre om forhold af lokal karakter Den politiske styregruppe godkendte rammen om pressestrategien. Orientering om processen Jan Lysgaard Thomsen orienterede om processen vedr. endelig beslutning om samordning: Der udarbejdes 2 særskilte sager: endelig beslutning om samordning af beredskaberne i de 6 kommuner sag om opsigelse af lokalaftaler m.v. Sag om samordning skal behandles i MEDorganisation, beredskabskommission, økonomiudvalg og kommunalbestyrelser/byråd. Til sagen fra projektsekretariatet til kommunerne: - sagsfremstilling med flg. bilag: - udkast til vedtægt - udkast til ejerstrategi - notat vedr. budget for Brand og Redning Vestsjælland Sag vedr. opsigelse af lokalaftaler skal behand-

7 les jf. kommunens delegationsregler. Til sagen fremsendes fra projektsekretariatet: sagsfremstilling (til lokal tilpasning) med flg. bilag: o notat om opsigelse af lokalaftaler