Kravspecifikation. Bilag 1, tilbudsliste

Transkript

1 Kravspecifikation 1 Indledning Udbuddets omfang Undtagelser for udbuddet Mindstekrav Generelle krav til produkter Krav til bestilling Krav til levering Krav til returnering Fejlleverancer Ordrebekræftelse Faktura Rådgiver-/konsulentydelse... 5 Bilag 1, tilbudsliste 1

2 1 Indledning XX (antal) kommuner i Region Sjælland ønsker at indgå fælles aftale på køb af færdselstavler og vejmaterialer bestående af vejskilte, standere, galger og vejmarkeringsmateriale m.v., som specificeret i tilbudslisten. Aftalen forventes at udgøre xx. mio. kr. Nedenfor anførte årlige cirkaforbrug pr. kommune er angivet som gennemsnit over en 3-årig periode, Der tages forbehold for enkeltkommuners særlige høje forbrug i forbindelse med anlægsarbejder i den omhandlede periode. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. Hver af nedenstående kommuner er forpligtet til at anvende aftalen ved indkøb af vejmateriel jf. tilbudslisten. (Tilpasses efter kommunernes tilmelding) Kommuner Leveringsadresse Forbrug (analysedata) Faxe Greve Guldborgsund Holbæk Lejre Kalundborg Køge Næstved Odsherred Roskilde Ringsted Slagelse Solrød Stevns Sorø Vordingborg Estimeret årlige forbrug ca. Den samlede udbudssum er vejledende, og ordregivere er ikke forpligtet til at aftage en fast mængde, eller at aftage for et fast beløb i aftaleperioden. 2 Udbuddets omfang Aftalen omhandler indkøb, levering og rådgivning i forbindelse med køb af færdselstavler m.m. 3 Undtagelser for udbuddet Udbuddet omfatter ikke: Udliciteret arbejde inden for bygge- og anlæg Leje af udstyr i forbindelse med opsætning af skilte 2

3 4 Mindstekrav Den udarbejdede kravspecifikation er mindstekrav og skal derfor accepteres for at tilbuddet betragtes som konditionsmæssigt. Behov formuleret som krav skal opfyldes af tilbudsgivere. Opfyldes et krav ikke fuldstændigt vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt som følge af forbehold over for grundlæggende elementer, og tilbuddet vil dermed ikke blive taget i betragtning. Alle de tilbudte produkter skal kunne leveres samt overholde alle krav, som er beskrevet i den til enhver tid gældende lovgivning, herunder, men ikke begrænset til, BEK nr. 801 af 04/ og BEK nr. 802 af 04/ samt de til enhver tid gældende vejregler, herunder, men ikke begrænset til, håndbøger og almindelige arbejdsbeskrivelser udarbejdet af Vejdirektoratet. Skrifttypen på færdselstavlerne skal være Dansk Vejtavleskrift. Skriftstørrelsen skal være i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning samt de til enhver tid gældende vejregler. 5 Generelle krav til produkter De tilbudte produkter i tilbudslisten skal leve op til de til enhver tid definerede krav beskrevet i seneste Fælles for vejudstyr AAB samt de til enhver tid definerede krav beskrevet i AAB for kørebaneafmærkning, juni De tilbudte skilte skal opfylde gældende CE mærkninger, såfremt der stilles certificeringskrav til specifikke produkter fra relevant offentlig myndighed. Den samlede tilbudsliste skal kunne leveres. Alle standere og galger skal opfylde DS normer for galvanisering. Samtlige skilte, der har ens mål og former, skal tilbydes til de samme priser, uagtet hvilket tavlemotiv der er påtrykt. Alle skilte skal leveres klargjorte for opsætning med forborede huller, med mindre andet aftales ved ordreafgivelsen. Standere og skilte skal have jævne overflader, uden skarpe krater fra boringer og udskæringer. Synlige samlinger fra svejsninger må ikke forekomme på de enkelte skilte. Standere og galger med Ral-farve skal kunne leveres i Ral 5011 Stell Blue og Ral 7016 Anthrazitgrau. Skiltene skal ved levering være adskilt fra hinanden f.eks. ved hjælp af pap, således at skilte ikke klistre eller ridses. Leverandøren skal yde 5 års garanti på leverede varer. 6 Krav til bestilling Der skal kunne afgives bestilling via telefon og alle hverdage mellem kl. 07:00 til kl. 16:00, fredag dog fra kl. 07:00 til kl. 14:00. Ordreafgivelse sker pr. mail eller pr. telefon. 7 Krav til levering Der skal være levering til anvist plads på materielgårde i tidsrummet Kl , fredag dog kun til kl Leveringstid: standardvarer skal leveres senest 5 hverdage efter ordreafgivelsen. 3

4 Leveringstid: specialfremstillede varer skal leveres senest 10 hverdage efter ordreafgivelsen. 8 Krav til returnering Standardvarer: Det skal være muligt at returnere standardvarer uden beregning for ordregiver. Såfremt en standardvarer returneres, skal det fulde beløb krediteres. 9 Fejlleverancer Fejlbehæftede leverancer skal kunne returneres uden beregning for kunden, uanset der er tale om en standard eller en specialfremstillet vare. Fejl i leverancen vil blandt andet blive defineret som forkerte påsatte symboler, forkert tekst, forkerte mål/størrelser i forhold til den afgivne ordre, forkerte reflekstype og lignende. De oplistede fejltyper er ikke udtømmende for typer af fejl. Fejlbehæftede leverancer skal krediteres det fulde beløb. 10 Ordrebekræftelse Skriftlig ordrebekræftelse skal fremsendes til ordregiver inden for 24 timer efter bestillingen er afsendt. Ved kundens telefoniske ordreafgivelse, skal leverandøren forsikre sig om ordrens rigtighed, ved at afsende en skriftlig ordrebekræftelse med 24 timers svarfrist for kunden (1 hverdag), før ordren kan igangsættes. 11 Faktura Faktura skal fremsendes, når vejskiltene er leveret til kunden. Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 og LBK 206 af 11. marts 2011 om offentlige betalinger. Leverandøren skal fremsende faktura med cpr. nr. på modtager, samt varebetegnelse og -varenummer samt kvantum. Udbyder er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk jf. nedenstående, eller hvis de nævnte oplysninger mangler. Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: EAN-lokationsnummer på den enhed hos udbyder, som skal modtage fakturaen Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer Rekvirent Leveringsadresse Varenummer Varebetegnelse og kvantum Fakturabeløb Leverandørens CVR-nummer. Kontostreng Leveringsdato Kreditnotaer skal fremsendes hurtigst muligt, og uden ugrundet ophold. 4

5 11 Rådgiver-/konsulentydelse Rådgiver/Konsulenten der stilles til rådighed for kommunerne skal være kontaktbar inden for almindelige arbejdstid. Rådgiver/konsulenten skal levere vederlagsfri telefonisk rådgivning/konsulentydelse i forbindelse med spørgsmål om løsningsdesigns, materialevalg og anden form for generel rådgivning, ligesom rådgiver/konsulent ved behov skal bistå kommunerne med besigtigelse og rådgivning på stedet uden udgift for kommunerne. Den rådgiver, der skal varetage rådgivningen over for kommunerne skal være kompetent og have den fornødne uddannelse og erfaring på området. Desuden skal rådgivningen udøves i en god dialog med den enkelte kommune. Det er rådgivers/konsulentens ansvar, at de leverede rådgivningsydelser til enhver tid lever op til gældende vejregler på området. 5