Tilbudsbetingelser for

Transkript

1 Tilbudsbetingelser for Konsulentopgave om bistand til forberedelse og gennemførelse af EU-udbud af radionet til maritim nød- og sikkerhedstjeneste i Danmark 21. februar 2014

2 ORIENTERING 1.1 Udbuddet Erhvervsstyrelsen udbyder hermed opgaven Konsulentopgave om bistand til forberedelse og gennemførelse af EU-udbud af radionet til maritim nød- og sikkerhedstjeneste i Danmark. Der henvises i øvrigt til kravspecifikationen for oplysninger om de konkrete ydelser. 1.2 Opdragsgiver Erhvervsstyrelsen Langelinie Allé 17 DK-2100 København Ø Tlf CVR-nr.: Udbudsmaterialet Tilbud skal afgives på grundlag af følgende: 1. Nærværende tilbudsbetingelser 2. Kravspecifikation 3. Eventuelle rettelsesblade der udformes og offentliggøres i udbudsperioden på Erhvervsstyrelsens hjemmeside: 4. Kontraktskabelon med tilhørende bilag (tilbudsbetingelser og kravspecifikation, jf. pkt. 1 og 2) 5. Tro og love erklæring 6. Forundersøgelse udarbejdet af Gartner Danmark ApS med bilag 1. Erhvervsstyrelsen har fået udarbejdet en forundersøgelse forud for igangsættelse af udbud af radionet til den maritime nød- og sikkerhedstjeneste i Danmark. Forundersøgelsen er udarbejdet af Gartner Danmark ApS og indeholder en rapport med titlen A Report for Erhvervsstyrelsen med bilag 1 Coastal Radio Requirements. 2. TILBUDSGIVNING 2.1 Tilbudsfasen Al henvendelse vedrørende udbuddet skal ske pr. til: Erhvervsstyrelsen Att.: Henriette Stang Meulengracht og Gitte Lüders Hansen [email protected] Tilbudsgivere og andre interesserede kan i udbudsperioden løbende orientere sig på Erhvervsstyrelsens hjemmeside hvor eventuelle spørgsmål og svar vedrørende udbuddet gøres tilgængelige i anonymiseret form. 2

3 Alle spørgsmål, der modtages senest 11 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest syv kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest syv kalenderdage før tilbudsfristens udløb. 2.2 Aflevering af tilbud Tilbud skal sendes på . Frist for modtagelse af tilbud er 14. marts 2014 kl. 12. Tilbud skal afgives på dansk eller engelsk og skal være underskrevet af tilbudsgiver. Tilbuddet sendes til: Erhvervsstyrelsen Att.: Henriette Stang Meulengracht/Gitte Lüders Hansen Langelinie Allé 17 DK-2100 København 2.3 Tidsterminer Ved Erhvervsstyrelsens valg af leverandør vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet herom. Erhvervsstyrelsen forventer, at dette vil ske senest den 24. marts Tilbud skal vedstås tre måneder fra tilbudsfristens udløb, dvs. til den 14. juni Erhvervsstyrelsen forbeholder sig ret til at annullere opgaven, hvis saglige grunde taler herfor, fx hvis der ikke indkommer kvalificerede tilbud, eller hvis der ikke kan opnås enighed mellem tilbudsgiver og Erhvervsstyrelsen om kontraktens form og indhold. 2.4 Vederlag Tilbudsgivers udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud er Erhvervsstyrelsen uvedkommende. Erhvervsstyrelsen vil beholde det indkomne materiale. De i tilbudsmaterialet indeholdte informationer er Erhvervsstyrelsens ejendom. 2.5 Alternative tilbud Der kan ikke afleveres alternative tilbud. 3. KRAV TIL TILBUDDETS FORM OG OMFANG 3.1 Generelt Tilbuddet skal indeholde og disponeres efter følgende hovedafsnit: 1. Tilbudsgivers kontaktoplysninger, jf. pkt Underskrevet tro og love erklæring, jf. pkt Mindstekrav, jf. pkt

4 4. Beskrivelse af opgaven, jf. pkt Tidsplan og leverancer 4.2 Organisering og kompetencer i bemandingen 4.3 Samarbejde Endvidere skal tilbudsgiver være opmærksom på de krav, der fremgår af kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal være opmærksom på mindstekravene. Det er vigtigt, at konsulenten opfylder alle mindstekrav, da tilbuddet ellers vil blive forkastet som ukonditionsmæssigt. 3.2 Kontaktoplysninger Tilbudsmaterialet skal være tydeligt forsynet med tilbudsgivers navn og hovedansvarlig kontaktperson. 3.3 Tro og love erklæring Tilbudsgiver skal vedlægge en underskrevet tro og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. 3.4 Mindstekrav Erfaring fra lignende opgaver Tilbudsgiver skal dokumentere erfaring i form af referencer for lignende opgaver, hvor kompetencer vedrørende EU-udbudsprocesser og opgaver vedrørende radionet indgår. Pris Opgaven skal angives til fast pris, og alle priser skal angives eksklusive moms. Prisen kan ikke overstige kr. eksklusive moms. Såfremt prisen i tilbuddet overstiger kr. vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt. 3.5 Tidsplan og leverancer Erhvervsstyrelsen udarbejder en overordnet tidsplan, jf. afsnit 5, og vil ligeledes stå for den overordnede projektstyring og bidrage med medarbejderressourcer i overensstemmelse med udbuddets tidsplan. Konsulentens tilbud skal indeholde et detaljeret forslag til tidsplan for udbudsprocessen med udgangspunkt i hovedpunkterne i den nævnte tidsplan i afsnit 5. Tidsplanen skal indeholde en detaljeret angivelse af de enkelte delopgaver i konsulentens løsningsbeskrivelse. Ved detaljeret tidsplan forstås: En tidsplan med angivelse af starttidspunkt og sluttidspunkt for delopgaverne med angivelse af dato, måned og årstal. Endvidere skal der for hver delopgave, såfremt der er tale om en leverance, oplyses datoer for, hvornår Erhvervsstyrelsen vil modtage udkast til leverance og med angivelse af dato, måned og årstal for, hvornår Erhvervsstyrelsen forventes at komme med bemærkninger til konsulentens udkast. 4

5 Tilbud skal indeholde konkrete og fyldestgørende forslag til delopgaver, der er nødvendige, og som konsulenten gennemfører for at kunne opfylde opgavebeskrivelsen. Endvidere skal der for hver delopgave i tidsplanen oplyses, hvilke konsulenter der skal udføre opgaven samt oplysning om det antal timer, der er afsat for hver konsulent på den pågældende delopgave. Konsulenten skal bidrage med projektstyringen i samarbejde med Erhvervsstyrelsen for de opgaver, analyser m.v., som konsulenten er ansvarlig for. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af, hvordan konsulenten vil bidrage til projektstyringen på opgaven. 3.6 Organisering og kompetencer i bemandingen Tilbud skal indeholde en beskrivelse af organisationen for projektteamet. Endvidere skal kvalifikationer og kompetencer i projektteamet beskrives og dokumenteres. I den forbindelse skal der vedlægges: CV er for alle i projektteamet. Dokumentation for erfaring med EU-udbudsprocesser og opgaver vedrørende radionet, jf. pkt. 3.4 om mindstekrav. Øvrige referencer fra andre lignende relevante opgaver. Hvis tilbuddet indeholder brug af underleverandører eller samarbejdspartnere, skal der vedlægges dokumentation herfor, fx i form af tilbud fra underleverandører og skriftlige hensigtserklæringer eller interesseretilkendegivelser fra partnere. 3.7 Samarbejde Erhvervsstyrelsen står for den overordnede projektstyring i forbindelse med gennemførelsen af opgaven. Der er nedsat en styregruppe for opgaven, som træffer beslutning om alle væsentlige spørgsmål i projektforløbet. Konsulenten forventes at bidrage med projektstyringen i tæt samarbejde med Erhvervsstyrelsen. Konsulenten forventes at være ansvarlig for projektstyringen for egne leverancer. Endvidere forventes konsulenten at skulle deltage på styregruppemøder og i forbindelse med levering af analyser, dokumenter osv. at skulle præsentere disse for styregruppen med henblik på, at styregruppen kan træffe beslutning. Der henvises i øvrigt til afsnit og i kravspecifikationen. 4. TILDELINGSKRITERIER 4.1 Bedømmelsen Forud for bedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige. Opgaven tildeles den tilbudsgiver, der afgiver det for Erhvervsstyrelsen økonomisk mest fordelagtige tilbud. Indkomne konditionsmæssige tilbud vurderes ud fra følgende kriterier: 5

6 Kvalitet Ved vurdering af dette kriterium lægges der vægt på den tilbudte løsnings relevans og kvalitet i forhold til Erhvervsstyrelsens opgavebeskrivelse og krav, samt detaljeringsgrad i løsningsbeskrivelsen. Endvidere vil der blive lagt vægt på, at den tilbudte løsning viser grundlæggende og detaljeret indsigt i tilrettelæggelse af opgaver vedrørende radionet til maritime nød- og sikkerhedstjenester. Erhvervsstyrelsen vil desuden lægge vægt på, at løsningsbeskrivelsen i tilrettelæggelsen af opgaven, viser forståelse for gennemførelse af en EU-udbudsproces. I evalueringen vil der blive lagt vægt på, om løsningsbeskrivelsen er helhedsorienteret og dokumenterer, at løsningsbeskrivelsen dækker samtlige relevante beskrivelser af delopgaver i relation til den samlede opgavebeskrivelse. Tidsplan og leverancer Der vil blive lagt vægt på den tilbudte løsnings dokumentation for opfyldelse af den efterspurgte leverance. Det tillægges vægt, i hvor høj grad organiseringen af opgaveløsningen modsvarer opgavens kompleksitet og omfang. Endvidere vægtes det, at relevante kompetencer og kvalifikationer i høj grad er til stede. I evalueringen vil en vurdering af antallet af timer og konsulenter afsat til de enkelte delopgaver i tidsplanen indgå. Fordelingen af delopgaver i den detaljerede tidsplan vil indgå i vurderingen til belysning af, hvor realistisk og robust den pågældende tidsplan er i forhold til at kunne gennemføre udbuddet i overensstemmelse med Erhvervsstyrelsens tidsplan uden forsinkelser. Pris Ved vurdering af dette kriterium vil der blive lagt vægt på det samlede honorar for løsningen. 4.2 Vægtning Underkriterierne vil blive vægtet som angivet nedenfor. Kriterium Vægtning i % - total 100 % 1 Kvalitet 70 % 2 Tidsplan og leverancer 20 % 3 Pris 10 % 6

7 5. OVERORDNET TIDSPLAN FOR KONSULENTOPGAVEN Erhvervsstyrelsen kan oplyse følgende vejledende hovedtidsplan for EU-udbud af radionet til maritim nød- og sikkerhedstjeneste i Danmark. Overordnet vejledende tidsplan (hovedmilepæle): Uge : Opstart af opgaven. Uge 18 (30/4) 2014: Udbudsbekendtgørelse offentliggøres. Uge 24 (13/6) 2014: Frist for interessetilkendegivelse. Uge 27 (30/6) 2014 Opfordring til afgivelse af tilbud (udbudsmateriale sendes til prækvalificerede). Uge 36 (1/9) 2014: Frist for modtagelse af tilbud. Uge : Evaluering af tilbud. Uge 44 (1/11) 2014: Kontraktindgåelse. 6. AFTALEINDGÅELSE Aftale indgås på grundlag af vedlagte kontraktskabelon, jf. afsnit