Styringsdialogens årshjul. Styringsdialogkonference 21. september 2015 Gitte Weien Andersen & Line Aagaard Nilausen Boligkontoret Danmark

Transkript

1 Styringsdialogens årshjul Styringsdialogkonference 21. september 2015 Gitte Weien Andersen & Line Aagaard Nilausen Boligkontoret Danmark

2

3 Hvad kan et årshjul? (1) Der er mange interessenter ifm. styringsdialogen Kommunen (både politisk og administrativt) Boligorganisationen (både politisk og administrativt) Mange aktører kræver struktur og planlægning!

4 Hvad kan et årshjul? (2) Et årshjul viser, hvornår de enkelte opgaver ifm. styringsdialogen skal løses og hvornår parterne kan forvente at modtage input fra hinanden Årshjulet er et vigtigt værktøj for, at alle kan biddrage rettidigt til styringsdialogen uanset om det er på politisk eller administrativt niveau

5 Plads til individuel praksis (1) Alle kommuner og boligorganisationer har deres egne procedurer og strukturer Årshjulet bør laves i samarbejde mellem kommune og boligorganisation, så begge parter kan leve op til tidsfristerne

6 Plads til individuel praksis (2) Årshjulet for styringsdialogen kan variere fra kommune til kommune selv om procedurerne er de samme Fx er regnskabsåret ikke nødvendigvis lig med kalenderåret for boligorganisationerne

7 Opgaver i årshjulet En del opgaver og skæringsdatoer er fastsat af lovgivningen for drift af almene boliger Godkendelse af budget (både boligorganisation og -afdeling) Aflæggelse af regnskab Indberetning af regnskab til kommune og Landsbyggefonden Årshjulet bør derfor tage udgangspunkt i disse fastlagte procedurer men flest mulige opgaver bør indgå.

8 Eksempel på årshjul November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Regnskabsår 1. januar 31. december September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

9 Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Boligorganisationerne påbegynder regnskabsafslutning og udarbejdelse af regnskab umiddelbart efter regnskabsåret slutter. Godkendelse af regnskab i bestyrelser, repræsentantskab og generalforsamling. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

10 Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Regnskabet skal være fremsendt til kommunen og indberettet til Landsbyggefonden inden for seks måneder efter regnskabets afslutning. Styringsdialogmøde afholdes. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

11 November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen gennemgår regnskaberne evt. ved assistance fra ekstern revisor. Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Belysning af nøgletal kan være en metode til at skabe overblik. Boligorganisationen påbegynder udfyldelse af dokumentationspakken med input fra bestyrelsen. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

12 Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Kommunen indkalder til styringsdialogmøde med opfordring til boligorganisationerne om at bidrage med punkter til dagsordenen. Boligorganisationen behandler dokumentationspakken i bestyrelsen og ønsker til punkter til dagsordenen. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

13 Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Boligorganisationen sender dokumentationspakken til kommunen / lægges i styringsdialogportalen (kommunen kan sætte frist i portalen). September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

14

15 Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Boligorganisationen melder ønskede emner til dagsordenen tilbage til kommunen. Kommunen udsender dagsorden for mødet. Styringsdialogmøde afholdes. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

16 November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Referat og aftaledokument udarbejdes af kommenen. Referat sendes til boligorganisationen/ administrationen til godkendelse. Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Referat og aftaledokumentet lægges offentligt tilgængeligt på kommunens hjemmeside og i styringsdialogportalen. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

17 Oktober Boligorg. sender dokumentationspakke til kommunen og melder punkter ind til dagsorden. Kommunen udsender dagsorden. Styringsdialogmøde afholdes. November Kommunen laver referat + aftaledokument og sender til boligorg. til godkendelse. Kommunen offentliggør referat. Januar Boligorg. udarbejdelse af regnskab Organisationsbestyrelsen orienteres om resultatet af styringsdialogen. Det er organisationsbestyrelsens opgave at orientere afdelingsbestyrelserne. September Kommunen indkalder til styringsdialogmøde. Boligorg. behandler dok.pakken. Maj Boligorg. sender regnskab til kommunen + indberetning til LBF August Kommunen gennemgår boligorg. regnskaber + nøgletal

18 Gode råd Få beslutningerne skrevet til referat med tydelig angivelse af, hvem gør hvad Følg med i de politiske sager læs dagsordener til udvalg og KMB Følg op på egne sager Hav styr på kommuneplanen og lokalplaner Prioritér sagerne efter vigtighed

19 Opgaveliste ifm. styringsdialogen KOMMUNE BOLIGORGANISATION Planlæg alle dialogmøderne med boligorganisationerne i kommunen Gennemgang af regnskab og revisionsprotokol Aftal dato for dialogmøde Planlæg årshjul for boligorganisationen efter regnskabsperiode og møderække Regnskab og revisionsprotokol godkendes i organisation og fremsendes til kommune og LBF Aftal dato for dialogmøde Indkaldelse til dialogmøde spørg boligorganisationen om ønsker til emner til dagsordenen Sæt frist for dokumentationsrapport i portalen Lav dagsorden til dialogmødet Mødedeltagere fra kommunen aftales Afholdelse af dialogmødet Referat skrives og offentliggøres i portal og på kommunens hjemmeside Afrapportering internt i kommunen om mødet og indgåede aftaler Opfølgning på aftaler ved evt. særmøder med forvaltninger, stormøde mv. Dokumentationsrapport udfyldes i samarbejde mellem afdelings- og organisationsbestyrelse Emner til dialogmøde besluttes i organisationsbestyrelsen og meldes til kommunen Deltagere til dialogmøde fra boligorganisation og kommunen aftales Dokumentationsrapporten fremsendes til kommunen via portal Referat kommenteres og meldes tilbage til kommunen Orientering om dialogmødet; organisationsbestyrelsen, afdelingsbestyrelser og beboere Opfølgning på aftaler med kommunen

20 Gitte Weien Andersen, tlf Line Aagaard Nilausen, tlf