TOPLEDELSENS FORVENTNINGER TIL ØKONOMIFUNKTIONENS FORSKELLIGE ROLLER

Transkript

1 TOPLEDELSENS FORVENTNINGER TIL ØKONOMIFUNKTIONENS FORSKELLIGE ROLLER DELOITTE STYRINGSAGENDA 2015 ANTONINO CASTRONE UNIVERSITETSDIREKTØR, AAU

2 CV Antonino Castrone Arbejde 2014 Universitetsdirektør, Aalborg Universitet Økonomidirektør, Københavns Universitet CFO, A.P. Møller Mærsk, Eastern Europe Area General Manager/Director, A.P. Møller - Mærsk Uddannelse 2014 Master i Organisationspsykologi, Roskilde Universitet 1999 MBA, Copenhagen Business School 1993 Cand.polit, Københavns Universitet

3 Topledelsens forventninger til økonomifunktionens forskellige roller Med et øget fokus på, hvad universiteternes penge bruges til, er det vigtigt, at der er en stærk kobling mellem strategi og økonomi, og økonomifunktionen må derfor være i stand til at varetage flere forskellige roller for at kunne være en værdifuld forretningspartner for topledelsen.

4 Break out indlægget: 1. Forudsætninger for styring på universiteterne -oversigt og den nyere historie -ejerskab, ledelse og organisation -den typiske økonomiorganisation 2. Ledelse og styring i praksis -ledelsesmæssige vilkår -økonomiske vilkår 3. Økonomifunktionens roller -generelle roller -interessentbilledet -ledelsens og organisationens behov

5 1. Forudsætninger for styring Universitetslandskabet og den nyere historie -8 universiteter, ca studerende, ansatte (ÅRV), 27 mia. kr. i omsætning -indtil 2005 valgt ledelse, konsensuskultur, vilkår for styring og ledelse -selveje i 2005, bestyrelse, ansat rektor og ansatte ledere -store fusioner i eksterne undersøgelser, administrative besparelser, udviklingskontrakter, reformer (studiefremdrift), fra flere studerende til dimensionering

6 1. Forudsætninger for styring Ledelse og organisation Folketing/ Regering Stat Bestyrelse Traditionel organisation men store og små enheder, decentral og uafhængig styring, uensartede processer Rektorat Fælles admin Fakultet Fakultet Fakultet Institut Institut Institut Institut Institut Institut

7 1. Forudsætninger for styring Den administrative organisation Studieforv. Bibl. HR IT Bygninger KOM Økonomi Ledsek Niv.1: Fælles Niv.2: Fakultet Niv.3: Institut

8 2. Ledelse og styring i praksis Ledelsesmæssige vilkår -Fra konsensus-kultur til new public management og DJØFisering? -Fra det Humboldtske universitet til fra forskning til faktura? -Fokus på nytte, effektivitet, resultater -Fusioner, omorganisering, afskedigelser

9 2. Ledelse og styring i praksis Situation Intern: Flere midler til kerneydelserne => Forbedre administration og intern service Ekstern: Fokus på besparelser => Effektivisere og spare MEN Flere studerende, hurtigere igennem, bedre service, flere tilskudsfinansierede forskningsprojekter, krav om bedre økonomistyring og bedre administration => behov for mere administration Bottom line : Universiteterne skal levere mere og bedre administration til lavere pris

10 2. Ledelse og styring i praksis Økonomiske vilkår Ændring i de økonomiske rammebetingelser fra faste tilskud på finansloven til mere usikre indtægter fra uddannelsesaktiviteter og forskningsprojekter Faste sikre indtægter Basistilskud (Finanslov) Institut Uddannelse Forskningsprojekter Variable usikre indtægter Heltidsuddannelse (STÅ) Deltidsuddannelse Bachelorbonus n+1 Kandidatbonus n Danske forskningsråd EU-midler Internationale fonde Private fonde

11 2. Ledelse og styring i praksis Fælles/koncern Indledende budgetforberedelse Vilkår for budgettering Forslag til Finanslov Indtægter (FL) Budgetforslag Fordeling Konsolidering Budget Bestyrelsen godkender samlet budget Fakultet Indtægter (direkte) Indtægter (FL) Budget Institut Indtægter (direkte) Indtægter (FL + direkte) Budget Evt. udgiftsskøn Udgifter (løn + drift) Juni-august September November December

12 3. Økonomifunktionens roller De generelle lærebogs roller -regnskabsopgaven -styringsopgaven -finansopgaven

13 3. Økonomifunktionens roller og en udbredt universitær styringsmodel/årshjul Strategi Budget Udviklingskontrakt Fakaftaler Opfølgning pr. måned Opfølgning pr. periode Årsrapport Styringsmodel sikrer kobling mellem strategi, budget, opfølgning og afrapportering Muligheder for styring Fastlægge strategi indgå aftale om udviklingskontrakt Fordelingsprincipper, prioritering og bindinger i budgettet Interne aftaler med fakulteter og institutter om mål og krav Løbende opfølgning og styring

14 Delregnskab 3. Økonomifunktionens roller Interessentbilledet gør økonomistyringen kompleks Leverandører Rigsrevision Revision Folketing Regering EU Fonde Regioner/hospitaler Kommuner DK universiteter Udl. universiteter Bestyrelse Rektor Dekaner Rektorale udvalg Samarbejdsudvalg Akademiske råd Institutledere Studienævn Projekthavere Ordinær virksomhed (finanslov) Indtægtsdækket virksomhed (marked) Tilskudsfinansieret forskning (konkurrence om bevillinger) Interessent Uni Ressource mio.kr. i omsætning studerende ÅRV (VIP, TAP, fast og time) ca. 2,7 mio. kvm. bygningsareal Aktivitet Uddannelse (BA, KA, Ph.d., EVU, intl.) Forskning (grundforskning, anvendt forskning) Formidling Andre aktiviteter

15 3. Økonomifunktionens roller Afgørende parametre for ledelse og økonomifunktion Interessent- billedet => kompleksitet Kulturen konsensus, demokrati => vanskeligt at navigere Organisationen fragmenteret, u/kritisk masse => vanskeligt at effektivisere Generelle udfordringer sat på spidsen : Værdier under ombrydning Ledelsesvilkår - komplekse Admin. organisation uklar og uhensigtsmæssig Systemer uensartede og egenudviklede Medarbejdere engagerede, dygtige, men højt arbejdspres

16 3. Økonomifunktionens roller Udfordringerne kalder på indsatsområder, som kompenserer og ændrer Regulere adfærd Væk fra -forsigtige estimater -millimeterretfærdighed -suboptimering Planlægning -skabe rammer for ressourceplanlægning -Basere økonomistyringen på ressourceplanlægning Standardisere og forenkle -Samme opgaver på samme måde i samme systemer Digitalisere -automatisere og effektivisere -adfærdsregulerende Kende kerneydelsen tæt på direktion og bestyrelse, sparring med fakulteter og institutter

17 3. Økonomifunktionens roller Økonomifunktionens rolle forandres Mindre Kontering Omkontering Produktion af grundlag for rapportering Analyse og rapportering af, hvad der er sket Planlægning for budgetformål Mere Analyse og kommentering på aktivitetsdata Analyse af fremtidsmuligheder Støtte til operationel planlægning Kontrol af, at den operationelle planlægning efterleves Støtte ledelsen med forretningscontrolling Styrke ledelsesinformation generelt

18 3. Økonomifunktionens roller Konkrete indsatser Københavns Universitet Skift af økonomisystem til Navision Stat: -ekstern leverance, som vedligeholder og udvikler (MODST) -økonomistyring, ressourceplanlægning, datavarehus, E-faktura, rejseafregning, (indkøb)

19 3. Økonomifunktionens roller Konkrete indsatser, fortsat Aalborg Universitet Økonomistyringsinitiativet med fokus på styring og de væsentligste indtægter og omkostninger Styring: Ressourcestyringssystem Indkøbs- og disponeringssystem Styring af bygninger og lokaleanvendelse Indtægter: Uddannelse Forskning Tilskudsfinansieret forskning (eksterne tilskud) Omkostninger: Personale incl. fremskrivninger Bygninger, incl. 10-årigt budget