Hovedprocesser og effektivisering

Transkript

1 Sommerstatus/midtvejsstatus for hovedprocesser og effektivisering 25. juni 2008 Dias 1

2 Baggrund: Organisationsanalysen viste i 2006 generelt et behov for en mere klar og gennemsigtig struktur på de administrative processer og derigennem mulighed for at effektivisere de administrative processer. Bestyrelsen beslutter ultimo 2006, som en del af fusionen, at der skal spares 12 % på administrationen med fuld virkning fra 2010 (12% af 1. mia. = 120 mio.), så egenkapitalen genetableres efter fusionen. Økonomisk udvikler 2007 sig så godt, at egenkapitalen indtil videre er god nok, hvorfor besparelsen på 120 mio. ændres til effektiviseringer på 120 mio., som overføres til forskning, uddannelse og innovation. Dias 2

3 Situation: Fælles- fakultets- og institutadministration består af enheder, der til en vis grad optimerer indenfor egne rammer. Opgaven består i at få den samlede administration til at samarbejde i lodrette hovedprocesser, der binder aktivitetsniveauet (projekter, studerende, kontrakter) sammen med institut-, fakultets- og fællesniveau. Mapning af administrative mandår viser ca.: FA = 300 FAK = 600 Institut = I alt Dias 3

4 Hovedprocesser: Økonomi og personaleadministration Uddannelsesadministration Innovation og forskerservice HR-udvikling Kommunikation Administrativ IT Teknisk administration og bygningsdrift Ledelsesbetjening Bibliotek Øvrige % 17% 5% 2% 4% 9% 19% 7% 4% 14% 2194 Dias 4

5 Status: Ultimo 2007/primo 2008 designerpar (1 FA-chef + 1 Fak dir) beskriver hovedprocesser og kommer med forbedringsforslag. Februar/marts 2008 ledelsesseminar om effektivisering og procesoptimering. Status og forbedringsforslag drøftes. Marts-juni 2008 designerpar arbejder videre. Ændringer i hovedprocesser drøftes igennem i LT inden sommer. Status i i dag. Informationsartikel i Universitetsavisen snarest. Dias 5

6 Mulige procesforbedringer af hovedprocesser: Bedre organisering af hovedprocesser (fra 4 til 3 eller fra 3 til 2 niveauer). Samling af medarbejdere i kompetencecentre (kompetencer, specialisering, it-understøttelse), hvor det er fornuftigt efter en konkret vurdering. Bedre it-understøttelse. Mere ens administration. Rigtigt første gang altid rigtige data. Dias 6

7 Hovedproces: Økonomi & Personale (Antonino og Judith) Effektivisering af 5 vigtige processer: Projektstyring Indkøb Ansættelser Fakturahåndtering Timelønshåndtering i form af forbedrede processer, omorganisering og kompetenceudvikling Centralisering af økonomifunktioner fra institutter til fakulteter, hvor fornuftigt efter en konkret vurdering Revisionsprotokollen skal forbedres Fokus på konkurrenceudsat økonomi og generering af indtægter Fokus på økonomisystemer og udvikling af ledelsesinformation Forbedret STÅ-beregning Dias 7

8 Hovedproces: Uddannelsesadministration (Hanne og Marianne) Organisering klare roller og ansvarsfordeling i studiesøjlen Forenkling i udvalgsstruktur og bedre kobling mellem udvalg Fælles praksis på KU gennemførsel af STADS og Indre marked Færre og fælles it-systemer til understøttelse af studieadministration Digitalisering af processer (SU, optag, ) Færre studieordninger Revurdering af opgaveporteføljen Dias 8

9 Hovedproces: Innovation og Forskerservice (Jens-Peter og Søren) Ny proces. Fokus på samordning af eksisterende arbejdsgange og opbygning og systematisering af nye Fokus på to spor: effektivisering af processer for kommercialisering effektivisering af processer for ekstern finansiering To arbejdsgrupper nedsat alle fakulteter inviteret til at deltage. Arbejdsgrupperne skal afklare: Ansvar og rollefordeling mellem de organisatoriske niveauer Bidrage til ensartede processer og bedre videndeling på tværs af organisation => bedre service for forskere, studerende og virksomheder Effektivisering og systematisering af processerne på området vil give: mere forskertid til forskere flere eksterne bevillinger, og bedre udnyttelse af bevillinger bedre ledelsesinformation Dias 9

10 Hovedproces: HR & organisation (Niels og Tina) Meget ny proces Primært medarbejdere på fakultets- og FA-niveau. Etablering af central sektion til håndtering af udenlandske forskere. Etableres pr. 1/ under personalesektionen. Sammenlægning af HR&O og Personalesektionen sandsynligvis pr. 1/ Fortsat fokus på fremtidig styrkelse af HR på fakultetsniveau Dias 10

11 Hovedproces: Kommunikation (Jasper og Kim) Både ekstern og intern kommunikation bør understøtte en entydig profil af KU s kvaliteter. Som hovedregel kun medarbejdere på fakultets- og FA-niveau: Klarere organisering for brugerne og en kritisk masse af medarbejdere. Ansvar for markedsføring af uddannelser m.v. placeres i SA med tæt fagligt samspil med KOM. Dias 11

12 Hovedproces: Administrativ IT (Bo og Arnold) Implementering af Blurton-rapportens anbefalinger Organisationsmodel, hvor det bærende element er lokale it-centre på fakultetsniveau kombineret med en central Koncern-it organisation (KIT), der varetager specialkompetencer og aktiviteter med særlige stordriftsfordele Governancestrukturer for it-governance, projekt-governance og system-governance udvikles med forankring i Koncern itkoordineringen (KIK), hvor alle it-investeringer fra 300 tdkk til 3 mdkk behandles og godkendes endeligt indenfor årets budgetramme fastlagt af LT Forudsætninger for implementering af den ny hovedproces er tre infrastrukturprojekter: Fælles Identitet, Fælles It-driftscentre og Fælles Koncern-pc. Således ventes pc ere og brugeradministration standardiseret, og ansatte får med tiden fælles og kalender. Målet er, at ansatte får ét bruger-id. Endvidere etableres centrale itdriftscentre på tre lokationer (men drevet af KIT) heraf et dedikeret til backup Dias 12

13 Hovedproces: Teknisk administration og bygningsdrift (Carsten og Niels Chr.) Den nuværende decentrale model fastholdes Øget sammenhæng mellem driftsområder og central funktion om koordinering og planlægning af fælles initiativer Central koordinering af initiativer der fremmer koncerntænkning Central koordinering af samlet energibesparelse og grøn campus Etablering af bedre IT-understøttelse Udbygning af DTK s rolle. Dias 13

14 Hovedproces: Ledelsesbetjening (John og Jørgen) LT binder fakultetsledelse og fællesledelse sammen, hvilket også skaber sammenhæng i administrationen mellem de to niveauer. Modellen (LT) bruges som grundlag for FLT, der også kan understøtte sammenhæng i administrationen mellem institutter og fakulteter. Årskalender og mødefrekvens der sikrer god forbehandling - Bedre brug af it. Kortere handlingsreferater og kortere oplæg. Opgaver af mere administrativ karakter delegeres til FA-chefer og direktørkoordineringen. LT arbejder mere strategisk. Alle FA-chefer udbygger deres administrative processer og samarbejde vertikalt i organisationen. Dias 14

15 Hovedproces: Biblioteker (Thorkil og Nicolai) Fælles regnskabsrutiner der sikrer, at biblioteksdrift kan opgøres tydeligt. Opgaven samles i få eller én enhed pr. fakultet. It-understøttelse udvikles. Etablering af studiepladser indgår i biblioteksopgaven. Fokus på ledelse af biblioteksopgaven. Dias 15

16 Implementering af effektivisering Effektiviseringen sker i forhold til den fremadrettede indtægtsudvikling. ØP udarbejder beregnet budgetoverslag for alle enheder , hvori indlægges effektivisering på 60 mio. i 2009 og yderligere 60 mio. i Indtægtsnøgletal: Uddannelse (23 %), forskningstilskud (29 %), basistilskud (16 %), eksterne projektmidler (24 %) og indtægtsdækket virksomhed (8 %). Udgiftsnøgletal: løn til videnskabeligt personale (33 %). løn til administrativt personale (25 %), drift (20 %), bygningsdrift (21 %) og afskrivninger (1 %). Fakulteter/andre enheder kvalificerer eget budgetoverslag ud fra indtægtsvurdering/marked og baseret på ledelsesvurdering. Budgetoverslag konsolideres medio august. Konkret budgettering af 2009 indenfor de rammer budgetoverslagene giver. Dias 16

17 Projektet afsluttes i 2008 Procesforbedring vil naturligvis fortsætte. Bedre it-understøttelse vil naturligvis fortsætte. Budgettering efter nøgletal for indtægter og udgifter vil naturligvis fortsætte. Dias 17