Den effektive og værdiskabende budgetproces

Transkript

1 Den effektive og værdiskabende budgetproces August 2016 DANMARK A-2 A/S - Sjælland Lyngbyvej 28, København Ø A-2 A/S - Fyn og Jylland Vesterballevej Fredericia NORGE A-2 Norge A/S Drammensveien 165 Postboks 468 Skøyen NO-0213 Oslo Tlf: Tlf: Effektiv forandring

2 Hvad kan du tage med fra denne præsentation At værdiskabelsen af et budget skal vurderes ud fra, om værdien af at have et budget er større end det ressourceforbrug, der er brugt på at udarbejde og håndtere budgettet. At effektiviteten af en budgetproces skal vurderes ud fra, hvor godt processen understøtter budgettets udarbejdelse At der er 5 spørgsmål, der er gode at stille for at vurdere om en budgetmodel- og - proces skaber værdi for organisationen At der er 5 spørgsmål, der er gode at stille for at vurdere om en budgetproces er effektiv Brug det når du skal tage stilling til hvilken budgetmodel i skal vælge f.eks. Zero Based budgeting, Beyond budgeting, Predicitve Analytic eller det traditionelle ét årige budget m.fl. Side 2.

3 Budgettets traditionelle formål Implementering af strategi udtrykt i tal ex. investeringer, omsætning, lønsomhed, Ebit Planlægning & ressourceallokering ex. likviditet, medarbejdere, produktion Grundlag for kontrol afvigelser i forhold til budgettal, compliance Koordination mellem enheder og helheden udtrykt i budgetterede mål Risikovurdering kortlægning og imødegåelse af risici Kommunikation til organisationen og omverden om overordnede målsætninger Basis for performance evaluering retnings- og motivationsfaktor Placering af budgetansvar udtrykt i et mandat til at anvende ressourcer Det traditionelle budget har fokus på fremadrettet styring og planlægning af en organisations indtægter, omkostninger og produktion. Nyere formål: Godkendelse af alle udgifter udtrykt ved genbeslutning af alle udgifter hvert år (Zero Based Budgetting) Flerårig planlægning udtrykt ved fokus på ambitiøse flerårige mål (Beyond Budgeting) Aktivitetsstyring udtrykt ved fokus på aktiviteternes omkostninger (Acitivity Based Budgeting) Side 3.

4 Hvad er værdiskabende? VÆRDISKABENDE KAN DEFINERES PÅ FLERE MÅDER I den traditionelle profitdrevne virksomhed vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den skaber en økonomisk værdi for virksomheden. I den offentlige organisation ex. en kommune, vurderes en aktivitet som værdiskabende, hvis den holder sig inden for kommunalfuldmagten og er besluttet politisk. Side 4.

5 Værdi bestemmes af hvem du spørger? Medarbejdere Myndigheder Bestyrelse Kommunal -bestyrelse Værdi Direktion Brugere Ledelse Kunder Aktionærer Side 5.

6 Jo flere formål jo tungere proces og mindre værdi? Reducerer effektiviteten og dermed værdien Mange budgetformål Kontrol Planlægning Kommunikation Performance Risiko Compliance Side 6.

7 Typiske udfordringer med budgetmodellen og dermed processen Budgetmodellen Budgetmodellen kan ikke rumme alle formål Budgetmodellen tager ikke hensyn til alle rammebetingelser og at de forskellige rammebetingelser kan medføre en modsatrettet adfærd Budgetmodellen kan ikke understøttes af ERP-systemet og medfører dermed et excel-helvede Organiseringen af opgaver er ikke tilpasset budgetmodellen og -processen Budgetprocessen Processen mangler gennemsigtelighed Processens workflow er ikke understøttet Organiseringen i virksomheden understøtter ikke ansvaret for budgetteringsopgaverne Mange manuelle processer og kontroller Virksomhedens strategi er ikke er integreret i de finansielle planer Der er ingen eller begrænset simuleringsmuligheder Overdrevent finansielt fokuseret For meget fokus på historiske data For få personer har kompetencer til at forstå og arbejde med budgettet Side 7.

8 Hvad er en effektiv proces? - EN AKTIVITET SOM MED FÆRREST RESSOURCER OPNÅR RESULTATET Oprindelse: effectivus 'virksom', afledt af effectus '(ud)virken, udførelse Indre effektivitet består i at gennemføre de rigtige aktiviteter på den rigtige måde med færrest mulige ressourcer dvs. reducere spild Ydre effektivitet består i at gøre de rigtige ting dvs. fastlægge (for-)målet og de aktiviteter, der kan lede til at formålet opfyldes. Side 8.

9 Den effektive og værdiskabende budgetproces - afhænger af valget af budgetmodel og de mål, den skal indfri Mål Budgetmodel Proces Organisering & styring Systemer Kompetencer Forskellige budgetmodeller skal understøttes forskelligt, da de kræver noget forskelligt af organisationen Side 9.

10 Kan vi måle værdiskabelsen og effektiviteten? IKKE ALT KAN MÅLES EKSAKT, MEN DER KAN MÅLES PÅ ÆNDRINGERNE Måling af proceseffektiviteten Reduktion i tidsforbrug Reduktion i fejl Reduktion i antal manuelle handlinger Reduktion af spildtid Reduktion i kompleksitet (færre datakilder/regneark) Reduktion af datakontrol Måling af værdiskabelsen Forøget overskud Forøget omsætning Forbedret likviditet Forøget aktivitet Forbedret målopfyldelse (KPI) Forbedret efterlevelse af værdier Og for offentlige virksomheder: Forbedret budgetoverholdelse Forøget effekt for samme ressourcer Flere aktiviteter for samme ressourcer Side 10.

11 5 spørgsmål om budgettets værdiskabelse - der kan være relevante at stille - Om at gøre de rigtige ting Hvilken værdi skal budgettet samlet set skabe og dermed hvad er budgettets vigtigste formål (ex. omkostningsstyring, planlægning)? Giver de valgte formål en øget værdi for ejerne (aktionærerne/byråd)? Understøtter den valgte budgetmodel organisationens idegrundlag, værdier og strategi? Hvilken værdi skal skabes for de forskellige målgrupper? Kan vi måle den værdi, som budgetmodellen skal skabe for målgrupperne? Når den rigtige værdiskabende budgetmodel er valgt, kan den effektive og værdiskabende budgetproces designes Side 11.

12 5 spørgsmål om den effektive budgetproces - der kan være relevante at stille - Om at gøre det på den rigtige måde Hvilke arbejdsgange understøtter bedst budgetprocessen? Hvilken organisering understøtter bedst budgetprocessen og løsningen af budgetopgaverne? Hvilke system(-er) understøtter bedst budgetteringen og de arbejdsgange, der er besluttet? Hvilke kompetencer er en forudsætning for at håndtere arbejdsgangene og løsningen af budgetopgaverne? Hvilken styringsmodel understøtter bedst eksekveringen af budgetprocessen (beslutningsfora m.m.)? Side 12.

13 2015. A-2 AS Kort præsentation af A-2

14 En anerkendt Nordisk konsulentvirksomhed Vision A-2 etablerer langvarige samarbejdsrelationer. Vores rådgivning og løsninger bliver til i et produktivt samarbejde mellem kundernes og A-2 s kompetencer Vores historie vækst i antal medarbejdere Mission A-2 leverer rådgivning og løsninger, der skaber effektive forandringer og resultater hos vores kunder Værdier Det skal være professionelt og sjovt Stræbsom, Engageret, Ansvarlig, 1+1> og Facts 100% uafhængige 3 kontorer Oslo-København-Fredericia Specialiseret i: Strategi, proces og forandringsledelse Økonomi, styring og effektivisering Udbud, indkøb og contract management It-styring og -lønsomhed Forhandlingstræning og -effekt Offentlig og privat service Transport, kommuner, stat og forsyning Vores medarbejdere Bred erfaringsbase - flertallet af vores konsulenter har en baggrund fra et af de større konsulenthuse eller en tung lederpost: Kandidatgrad DTU, CBS, KU, ÅU, MBA skoler m.fl. 10+ års relevant erfaring i gennemsnit Fælles tilgang alle er certificeret i PRINCE2 Aktiv kompetenceudvikling Side 14.

15 Effektiv forandring Kunder Handel & Service, IT og Industri Transport Forsyning Finans Offentlig Side 15.