Stillings- og personprofil. Vicedirektør med ansvar for Koncern-økonomi KØBENHAVNS UNIVERSITET

Transkript

1 Stillings- og personprofil Vicedirektør med ansvar for Koncern-økonomi KØBENHAVNS UNIVERSITET Maj 2017

2 Opdragsgiver Københavns Universitet Adresse Nørregade København K Telefon: Stilling Vicedirektør med ansvar for Koncern-økonomi Refererer til Universitetsdirektøren Ansættelsesforhold Ansættelsen sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC. Stillingen er klassificeret i lønramme 37. Ansættelsen sker på åremålsvilkår (5 år), som udløser et tillæg, ligesom der ydes et kvalifikationstillæg. Den samlede løn inkl. pension udgør ca. 1,1 mio.kr. Ansættelsesprocedurer Universitetsdirektøren træffer beslutning om ansættelse. Der er nedsat et ansættelsesudvalg, som forestår gennemførelsen af rekrutteringsforløbet. MUUSMANN bistår og rådgiver ansættelsesudvalg og universitetsdirektøren i hele rekrutteringsforløbet. Datoer for forløbet 1. samtale: Fredag den 16. juni 2017 kl / Tirsdag den 20. juni 2017 kl Testforløb: Onsdag den 21. juni samtale: Tirsdag den 27. juni 2017 Forventet tiltrædelse 1. august Ansøgningsfrist er onsdag den 7. juni Ansøgninger sendes til Københavns Universitet via linket i stillingsopslaget på Københavns Universitets jobportal. Yderligere oplysninger Kontakt gerne universitetsdirektør Jesper Olesen, telefon eller adm. direktør Lars Muusmann telefon /

3 Vicedirektørens hovedopgaver Københavns Universitets administration er ambitiøs og ønsker at være i en frontposition med hensyn til udvikling og implementering af professionel aktivitets- og økonomistyring i komplekse videnorganisationer. Koncern-økonomi har sammen med fakulteterne igennem de senere år opnået fornemme resultater på dette felt. Budgettering og styring er nu præget af enkelhed og transparens, og anvendelsen af standarder er udpræget. Koncern-økonomi har i denne periode også formået at øge niveauet markant for servicering af den samlede organisation, ligesom den centrale økonomifunktion har været meget aktiv i skabelsen af stærke og velfungerende samspilsrelationer med fakulteter og andre enheder på universitetet. Disse resultater har bidraget til et øget fokus på generelt at skabe gode samarbejds- og samspilsrelationer mellem Fællesadministrationen og fakulteterne og mellem fakulteterne. Vicedirektøren forudsættes at varetage en drivende og ledende position i dette udviklingsarbejde. Københavns Universitet er i gang med en række store forandringsprojekter, jf. nedenfor. I relation til etableringen af et samlet Business Intelligence-system for universitetet skal aktivitets- og økonomistyringen organisatorisk og systemmæssigt integreres fuldt ud i BI-systemet. Koncern-økonomi er således i en gunstig position, og det er i dette terræn, den nye vicedirektør træder til og skal fortsætte den positive udvikling, hvor hovedopgaven udgøres af den overordnede og strategiske ledelse af universitets økonomiske styring samt af den overordnede ledelse af Koncern-økonomi s ca. 80 medarbejdere. En væsentlig opgave for vicedirektøren bliver at lede gennem andre ledere først og fremmest gennem de 5 sektionsledere i Koncern-økonomi. Vicedirektøren har også en central rolle i forhold til at styrke det tværgående samarbejde på tværs af organisationen. I Fællesadministrationen arbejdes der med at skabe velfungerende samspil mellem enhederne, og vicedirektøren skal aktivt understøtte og facilitere dette arbejde. Vicedirektøren for Koncern-økonomi er en vigtig sparringspartner for universitetets øverste ledelse og i særlig grad for universitetsdirektøren, som vicedirektøren refererer til. Vicedirektøren deltager som sagsbaseret rådgiver i opgaver og spørgsmål af økonomisk karakter i en række fora: Bestyrelsen Direktionen (rektor, prodekaner og universitetsdirektør) Københavns Universitets ledelsesteam (direktion og 6 dekaner) Hovedsamarbejdsudvalg (HSU). Københavns Universitet står midt i en række vigtige forandringer med en ny øverste topledelse, en ny strategi for universitetet, interne organisationsforandringer, reduceret økonomi og implementering af en række ændringer i det statslige styringsgrundlag. Det indebærer, at vicedirektøren skal understøtte universitetsdirektøren og den øvrige ledelse i at sikre universitetets rammer 3

4 og strukturer under nye og forandrede vilkår. Vicedirektøren skal derfor bidrage til, at fakulteter, institutter, medarbejdere og studerende oplever en effektiv og velstruktureret administration og servicering, der under forandrede betingelser og vilkår understøtter universitetets kerneopgaver inden for forskning, undervisning, formidling og videnspredning. Der skal således være fokus på slutbrugernes behov, professionel kommunikation og dialog med de decentrale enheder. Vicedirektøren skal endvidere - sammen med vicedirektør-kollegaer, fakultetsdirektører og andre vigtige samarbejdspartnere - bidrage til at realisere universitetets nye strategiske indsatsområder gennem tætte og velfungerende samarbejder, hvilket blandt andet udmøntes i nedenstående ledelsesteams og fora. I forlængelse af de mange forandrings- og udviklingsprojekter, som er i gang på universitetet, skal Koncern-økonomi s ledelsesgruppe arbejde målrettet med udvikling af enhedens funktioner, kultur og ydelser, således at Koncern-økonomi fremstår som en moderne, samordnet og professionel organisation. Det er vicedirektørens ansvar, at Koncern-økonomi Leverer sikker og rettidig drift af det samlede økonomiområde på universitetet Leder og koordinerer den samlede og samordnede økonomistyring, herunder rapporteringer med fakulteterne samt rådgivning og vejledning af institutterne. Opgaverne vedrører forhold vedrørende finanslov, eksterne bevillinger, prognosticering, budget, regnskab, indkøb, controlling, statistik og årsrapportering Sikrer en samlet, professionel og sammenhængende aktivitets- og økonomistyring, som med udgangspunkt i universitetets strategi sikrer en struktureret og konsistent planlægning, implementering og opfølgning på alle ledelsesniveauer samt forsyner universitetets ledelsesorganisation med sammenhængende og rettidig ledelses- og styringsinformation Udøver legalitetskontrol samt udarbejder regelsæt, procedurer og instrukser på området Sikrer IT-understøttelse og faglig udvikling med udgangspunkt i et samlet standardsystem Udvikler, implementerer og styrer indkøbsområdet Identificerer og iværksætter effektive digitale arbejdsgange Sikrer løbende kompetenceudvikling i afdelingerne Leder Koncern-økonomi gennem enhedens sektionsledere. Udover disse faste opgaver har vicedirektøren aktuelt ansvar for, eller er vigtig aktør for, en række større og vigtige udviklingsopgaver. Der er tale om at Bistå i udvikling og implementering af den nye strategi for Københavns Universitet Koordinere universitetets samlede økonomiske tilpasningsplan frem mod 2019 Implementere ændringerne i den statslige styringsmodel, herunder håndtere implementeringen af de reducerede finanslovsbevillinger Lede etableringen af et samlet Business Intelligence-system for universitetet 4

5 Stå i spidsen for et stort forandringsprojekt på indkøbsområdet, hvor omkostningerne skal reduceres med 75 mio. kr. Bistå ved udviklingen af universitetet som projektorganisation porteføljestyring, gevinstrealisering og også eksekvering Bistå i en række bygge- og anlægsprojekter. Vicedirektøren indgår i en række faste ledelsesteams på universitetet og eksternt. Der er tale om følgende: Fællesadministrationens ledelsesteam, som består af universitetsdirektøren (formand) og otte vicedirektører, hvor den vigtigste funktion er at sikre koordinationen på tværs af Fællesadministrationen Administrativ ledelse, der består af universitetsdirektøren (formand), otte vicedirektører og seks fakultetsdirektører. Gruppens opgave er at sikre den administrative koordination mellem Fællesadministrationen og fakulteterne, ligesom den varetager en række faste opgaver, som f.eks. at foretage prioriteringer af universitetets IT-projekter Økonomiudvalget hvor vicedirektøren for Koncern-økonomi er formand, og hvor koncernbudgetchefen, koncernregnskabschefen og seks økonomichefer fra fakulteterne er medlemmer af udvalget, som fortrinsvis beskæftiger sig med tværgående økonomisk koordinering og prioritering L80 er et tværgående ledelsesteam for 80 topledere på universitetet for rektoratet, dekanerne, institutlederne, vicedirektørerne og fakultetsdirektørerne. Kredsen mødes hvert kvartal og drøfter strategiske emner og tværgående koordinationsopgaver. Senest drøftede gruppen Københavns Universitets nye strategi 2023 Vicedirektøren er medlem af økonomigruppen i Danske Universiteter, som består af universiteternes økonomidirektører. Spørgsmål om universiteternes økonomi og økonomistyring drøftes i denne tværgående gruppe. Vicedirektørens kompetenceprofil Københavns Universitet har iværksat en række nye initiativer og nye forretnings- og forandringsaktiviteter, som involverer Koncern-økonomi og i særlig grad afdelingens chef. Det indebærer, at den nye vicedirektør først og fremmest skal have betydelige udviklings- og forandringskompetencer, herunder være i stand til at fungere professionelt i forandringsprocesser, hvor målet er at understøtte øget kvalitet og effekt i universitetets kerneopgaver, ligesom vicedirektøren særskilt skal have ledelsesmæssige og økonomistyringskompetencer, der sætter chefer i stand til at optimere og kvalificere universitetets økonomiske styringsmæssige arbejde. Disse funktioner forudsætter, at vicedirektøren har tydelige strategiske og proceskompetencer. 5

6 Vicedirektøren skal derfor på den ene side være i stand til at lede og løbende udvikle og implementere et samlet og moderne økonomistyringssystem og på den anden side fungere i en universitær videnkultur, som kan fungere uformelt og som en mere løst koblet struktur. Vicedirektøren skal derfor have stor ledelsesmæssig, faglig og organisatorisk kompetence og herunder kunne manøvrere under forskellige vilkår med forståelse for vilkårene i universitetsledelse. Vicedirektøren skal kunne håndtere og styre en stor og kompleks opgaveportefølje, som involverer samspil med en lang række samarbejdspartnere og interessenter. Det er vigtigt, at vicedirektøren samlet set er garanten for sikker drift og for en høj grad af understøttelse og servicering af den decentrale organisation. Vicedirektøren skal personligt have gennemslagskraft og skal kunne sætte retning for arbejdet i Koncern-økonomi, på fakulteter og institutter og selv være resultatorienteret og gå foran og vise vej. Det er en forudsætning, at vicedirektøren trives og er velfungerende i teamsamarbejder og kan skabe gode relationer og velfungerende netværk. Stillingen indebærer samspil med en stor organisation og mange samarbejdspartnere, hvorfor vicedirektøren skal have betydelige kommunikative kompetencer og være en dygtig formidler. Disse funktioner kræver sammen med opgaven som frontfigur i Koncern-økonomi en leder, der er synlig, udadvendt, tilgængelig, ukompliceret og nærværende og som kan stå fast og finde vej, når det er nødvendigt. I ledelsen af Koncern-økonomi skal vicedirektøren repræsentere en ledelsesstil, der er nærværende og anerkendende og hvor alle medarbejdere mødes med respekt. Vicedirektørens erfaringsbaggrund Vicedirektøren skal have en relevant akademisk uddannelse, der gerne må være suppleret med en lederuddannelse. Koncern-økonomis nye chef skal have været leder for relevante større organisationer og have opnået væsentlige resultater i forandringsprocesser og projekter. Vicedirektøren skal have stærke, økonomiske og analytiske kompetencer og herunder have interesse for selv at bidrage til gennemførelse af analyser med komplekst økonomisk indhold. Det forudsættes, at vicedirektøren har indgående kendskab til det statslige økonomi-, budgetterings- og bevillingssystem, herunder til Navision. Det forudsættes, at den nye vicedirektør har erfaring fra politisk styrede organisationer og miljøer og har opnået gode og positive resultater og med en tilgang, der viser manøvredygtighed og politisk tæft. 6

7 Koncern-økonomis organisation Vicedirektøren er chef for afdelingen for Koncern-økonomi i Københavns Universitets Fællesadministration. Budgettet for 2017 udgør ca. 62 mio.kr. Afdelingen har pr. 1. juni 2017 ca. 80 medarbejdere, idet Lønenheden organisatorisk flytter til HR & Organisation. Medarbejderne har forskellig baggrund og varetager en række forskellige opgaver. Koncern-økonomi er en velfungerende organisation med et godt arbejdsmiljø og høj trivsel. Koncern-økonomi består af følgende enheder: Ledelse Økonomistyring Regnskab Indkøb Digitalisering Analyse. Derudover er Universitetsavisen og studenterambassadøren organisatorisk tilknyttet Koncernøkonomi. 7

8 Koncern-økonomi har to ledelsesteams: Ledelsesteamet, som udover vicedirektøren (formand), består af de fire sektionsledere. Ledelsesteamet holder korte ugentlige møder, hvor aktuelle opgaver indenfor strategi, personale og økonomi drøftes og koordineres. Teamet mødes herudover månedligt, hvor der er mulighed for mere grundigt at drøfte temaer og opgaver. Udvidet ledelsesteam består af ovenstående ledelse suppleret med afdelingens tre enhedsledere. Teamet har møder hvert kvartal og et årligt ledelsesseminar, hvor der drøftes strategiske emner, medarbejderudvikling, ledelsessparring m.v. Kort om Københavns Universitet Københavns Universitet er et internationalt højt estimeret universitet, der stræber efter at bedrive forskning og uddannelse til højeste internationale niveau. Universitetet blev oprettet i 1479, som det første universitet i Danmark, og er landets største uddannelsesinstitution. Bestyrelsen er Københavns Universitets øverste myndighed og er over for ministeren ansvarlig for universitetet. Bestyrelsen fastlægger retningslinjer for økonomi, organisation og strategi. Universitetet ledes af rektor. Bestyrelsen har efter indstilling fra rektor ansat prorektor for forskning og innovation, prorektor for uddannelse og universitetsdirektøren, der sammen med rektor, udgør universitetets direktion, som er universitetets øverste daglige ledelse. De 6 faglige hovedområder, fakulteterne, ledes af dekaner, og institutterne af institutledere. Der er 8 vicedirektører i Fællesadministrationen og en fakultetsdirektør ved hvert fakultet. Universitetets centrale administrative enhed udgøres af Fællesadministrationen. Fællesadministrationen består af Campus Service, Forskning & Innovation, HR & Organisation, Kommunikation, Koncern-it, Koncern-økonomi, Rektorsekretariatet og Uddannelsesservice. På fakulteter og institutter bistås dekaner og institutledere af administrative sekretariater. Det er institutterne, der udgør den primære arbejdsplads for universitetets forskere og studerende. Fakulteter og institutter dækker flere forskningsområder og leverer undervisning til Københavns Universitets uddannelser. Ud over fakulteter og institutter omfatter KØBENHAVNS UNIVERSITET et stort antal centre, tværgående projekter og andre enheder, der typisk arbejder målrettet med forskning inden for specifikke områder. 8

9 FAKTA Bestyrelsen Direktionen Københavns Universitets bestyrelse består af 11 medlemmer. Bestyrelsesformand er Mads Krogsgaard Thomsen. Direktionen består af rektor Henrik C. Wegener, prorektor Lykke Friis, prorektor Thomas Bjørnholm og universitetsdirektør Jesper Olesen. Ledelsesteamet Ledelsesteamet ledes af rektor og består af direktionen samt 6 dekaner. Fakulteter Studerende Medarbejdere Omsætning Egenkapital Universitetet har 6 fakulteter og udbyder mere end 200 akademiske uddannelser inden for humaniora, jura, natur- og biovidenskab, samfundsvidenskab, sundhedsvidenskab og teologi. Københavns Universitet havde i studerende. Der var i årsværk beskæftiget i organisationen, heraf forskere. Universitetet er en af landets største arbejdspladser, hvor ca. 1/3 er udlændinge. Budgettet udgør i ,6 mia. kr. 1,7 mia. kr. Topkandidater skal være indstillet på at gennemgå en ledelsestest hos MUUSMANN. 9