Referat af bestyrelsesmøde i AVALAK København

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i AVALAK København Dato: 8. december 2015 Sted: AVALAK kontor, DGH Navn Deltager Afbud Udeblevet Nyoka Steenholdt (Formand, HB-suppl.) Avaruna Mathæussen (Næstforman, HB-rep.) Paninnguaq Boassen (Kasserer) Pam Stach (Informationskoordinator, DGH-rep) Aki-Mathilda Høegh-Dam (Menig) Michael Severin Bro (Menig) Riikki Jensen (Menig) Lasse Kyed (Menig) Næste møde: Næste møde: 14 januar, kl Punkt Orientering (Udfyldes før mødet) Diskussion/Bemærkning/Beslutning 1. Ordstyrer og referent Nyoka er ordstyrer, Avaruna er referent. 2. Godkendelse af dagsorden Tilføjelse af et punkt: Køb af kontor artikler 3. Godkendelse af referat(er) Nogle rettelser ifht. sidste referat, med formulering. Ellers er referatet godkendt. 4. Evaluering af forrige møde Sættes som sidste punkt, som evaluering af mødet. 5. Gennemgang af arbejdsopgaver Se skema nederst. (ikke inkluderet i offentliggjort version) 6. Meddelelser til/fra formanden - Orientering om den nye dagsordensform - kort forventningsafstemning om FRA: Den nye møde form, optimering af et møde. Respekt for ordstyren., og rollen som

2 ordstyrer rolle (tid, afbrydelser osv) 7. Økonomi - Kassestatus - Meddelelser til/fra kassereren 8. Indkommen post - ordstyrer. Alle er enige i at ordstyren skal være skarp, og skal respekteres. Formanden skal på praktik i Januar, i 10 uger. FRA: Kassestatus ,24 kr. Og omkring i kassen - Bestyrelsen skal huske at betale for indkøbet af sodavand og øl fra kontoret. - Sedlen fra baren (ved indkøb af drikkevarer) er blevet væk, folk skal melde hvor meget de har drukket. - Hvis man skal have et betalingskort, må der kun være 1 person der kender koden til kortet. Der bliver diskuteret om vi skal have én person ansvarlig til det, eller andet. Ellers undersøg muligheder for erhvervskort. - Der bliver diskuteret om koden skal være tilgængelig for alle, eller om der kan laves flere kort, til flere bestyrelsesmedlemmer. - SWIPP: Skal oprettes. - MOBILEPAY: Dialogen er i gang, og der arbejdes på at oprette det. - Grønlandsgruppen vil gerne holde et oplæg om frivillighed. Vi skal være opmærksomme på at oplæg generelt ikke har været særlig spændende. Det kan tænkes at bestyrelsen kan spørge medlemmerne, om de synes det er spændende. Desuden kan Avalak være villige vil at

3 9. Meddelelser til/fra HB Avalak er kommet med på finansloven, beløb på kr. Medlemstal på 141. Avalak kører en stafet på Instagram. - Den nye næstformand er Nanna fra Odense. Avalak har desuden deltaget til rundbordsmødet ang. Fremdriftsreformen samt til julehilsen i Vejle. reklamere for dem, hvis de selv vil afholde arrangementet. Det er blevet besluttet at vi spørger vores medlemmer på Facebook, om de er interesseret i at komme til oplæg fra Grønlandsgruppen ifbm fattigrøvsdag. - Firma biograf tilbud: Vi tager ikke imod tilbuddet. - Referater skal op på hjemmesiden! - En mail om kontingent betalinger, der skal benyttes af alle lokalforeninger. FRA: Til rundbordsmødet deltog flere personer, hvor Avalak forslog at de studerende skal kunne komme et år før studiestart, og tage et ophold for at vænne sig til de danske forhold, og lære det danske sprog. HB vil skrive et referat om mødet, og lægge den op. 10. Valg af HB-repræsentant(er) Lasse stiller op. Enstemmigt vedtaget. Lasse er blevet HBrepræsentant. 11. Meddelelser til/fra DGH Der blev holdt husmøde d. 2 dec, og det blev vedtaget at Avalak skal sørge for Kirkekaffe d. 6. marts 2016 Bestyrelsen ønsker et instruktion på lydsystemet i Ajamut. Desuden vil vi gerne have flere køkkenredskaber i frokoststuen. Hvis huset skal renoveres, må køkkenet i Ajamut blive renoveret. Gøre opmærksom på at der skal bookes mødelokalet til de store kirkekaffe. FRA:

4 12. Meddelelser til/fra vejledere Til rundbordsmødet (RBM) fik jeg talt med Pia, hun vidste ikke at jeg, Pam, var blevet den nye DGH repræsentant eller info-ko. Til RBM påpegede hun yderligere at Avalak og studievejlederne havde et rigtig godt samarbejde med god kommunikation. 13. Evaluering af afholdte arrangementer (Hvad gik godt? Hvad kan gøres bedre?) - Jobmesse 9/11 - DUF kursus Konflikthåndtering 7/11 - Møde/workshop med Clara 10/11 - Gokart 28/11 - Praktikoplæg + mad 19/11 - Hunger Games 21/11 - Duf kursus ledelsesudvikling 21-22/11 - Kirkekaffe 29/11 - Julefrokost 5/12 - Star Wars 18/12 Jobmesse 9/11: Der kom en hel del studerende. 4 nye medlemmer. Næsten 40 med i konkurrencen om gavekort til Bog og idé, vinderen annonceret samme dag på Avalak kbh s facebook-side. DUF kursus Konflikthåndtering 7/11: Michael og Paninnguaq var med. Der var nogle øvelser der viste hvordan man bedre kunne forstå folk, og af den vej løse en konflikt. Der vil blive fremført et kort resume af kurset Møde/workshop med Clara 10/11: Til mødet bliver der diskuteret om hvordan man kan holde en god møde, redskaber til afholdelse af en konstruktiv møde. Gokart 28/11: 15 deltagere, 1 mangler at betale. 4 Nye medlemmer. Deltagere har snakket om ønske om fremtidig arrangement: paintball. Praktikoplæg + mad 19/11: Der kom en medlem, og resten var FRA: Jobmesse 9/11: DUF kursus Konflikthåndtering 7/11: - Læring om anerkendelse og kommunikation. Redskaber for samarbejde, eksempel med optrapning af et konflikt. Fra en uenighed til slet igen kommunikation. Løsningsforslag: Aktiv lytning, ingen løsningsforslag med det samme, og først efter personen har talt må man komme med sit punkt. Værdier, og personlige følelser skal tages i betragtning i dialogen, og konfliktløsning. Man skal stille spørgemål ved hvad man ville opnå, og hvor konflikten opstod. Møde/workshop med Clara 10/11: Da de fleste deltog gennemgås det (relativt) kort efter mødet for dem der ikke deltog på kurset. Gokart 28/11: Forslag, medlemskabet skal helst betales før, så man ikke får en regning som man ikke kan betale.

5 bestyrelsesmedlemmer til oplægget. Hunger Games 21/11: Der var god stemning, og bagefter gik man hver til sit. Der var 10 deltagere. Næsten halvdelen var sidste-øjebliks-tilmeldinger der bare kom til biografen før filmen startede. Der er en der mangler at betale. Duf kursus ledelsesudvikling 21-22/11: Kirkekaffe 29/11: Mange deltagere til arrangementet, over 100 mennesker. Der var lige knap kager nok til alle. Overskud/indtægter? Julefrokost 5/12: Praktikoplæg + mad 19/11: Snak om hvad dette kan skyldes. Hvordan undgår vi at det sker igen? Hunger Games 21/11: Duf kursus ledelsesudvikling 21-22/11: Kirkekaffe 29/11: Her skal der diskuteres hvad torvholderens rolle er, så der ikke kommer misforståelser. Desuden skal vi diskutere/snakke om arbejdsopgaverne efter møderne så der ikke kommer nogle misforståelser. Julefrokost 5/12: 17 til spisning, en god aften. Bedre koordinering til indkøb. Vi skal blive bedre til at koordinere arbejdet. Man kunne eventuelt handle ind dagen før. Vi skal huske at sige til i god tid, hvis man ikke kan overskue arbejdet, desuden huske at inkludere alle ved beslutningstagninger. 14. Kommende arrangementer December: Star Wars 18/12: Reminderen skal på FB.

6 - Julehygge/mad -Star Wars 18/12: Januar: - fattigrøvsmad Februar: - Introdag for nye stud. - Semesterstartsfest Marts: - Kirkekaffe 15. Hvervning af frivillige Hvordan koordinere vi det? 16. Kommunikation med medlemmer 17. Evt. Det ville være dejligt hvis vi på en måde kunne sprede budskabet af vores arrangementer til vores medlemmer. Man kunne lave en spørgeundersøgelse blandt medlemmerne og høre hvilke kommunikationsveje de vil synes om; sms-beskeder, fb, mail osv. -Ordentlig definition af arbejdsopgaver (fx. info-ko, Pam) -måske aftale at have max 10 punkter til LB møde, hvis det overskrides laver vi endnu et LB møde - Køb af inventarer til kontoret - referater på hjemmesiden - Printeren Julehyggen droppes, pga travlhed og rejser. Fattigrøvsrøvsdag i slutningen af januar. Diskussionen tages op på facebook. Skal afholdes som separat møde, strategi udvikling. AFHOLDES D. 10 januar.16 Dette skal meddeles til hovedbestyrelsen. Lav en spørgerunde for medlemmerne/studerende. Gerne i en kategori af byer. - Forvirring angående poster, infokoen vil gerne have en definition på arbejdsopgaver. Vi skal respektere personens arbejdsopgave, og passe på med at tage over. Infokoen vil gerne stå for besvarelsen af mails inkluderet tilmeldinger, med mindre man har taget en fælles beslutninger. - Der bliver diskuteret om vi bare skal lægge vores referater op uden omkrivning. Der bliver diskuteret at vi er opmærksomme på vores referater, så de er klar til at blive publiceret - - Printeren skal til syn, tages op til næste møde.

7