Udbudsbetingelser til offentligt udbud Projekt om kommunernes håndtering af elektronikaffald

Transkript

1 Udbudsbetingelser til offentligt udbud af Projekt om kommunernes håndtering af elektronikaffald Side 1/35

2 1.1 Indledning Den ordregivende myndighed Beskrivelse af projektet Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbud afgivet af konsortium Anvendelse af underleverandører Betingelser for at deltage Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsvurdering Tildelingskriterium Delkriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist m.v Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning m.v Sprog Kontraktgrundlag Annullation Omkostninger ved deltagelse Alternative tilbud Forbehold Spørgsmål og rettelser Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tidsplan Udbudsmateriale Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Annoncen på udbud.dk Bilag 3: Kravspecifikation Bilag 4: Kontraktudkast Side 2/35

3 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber annoncen på jf. bilag 2. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i henhold til bekendtgørelse nr af 7. december 2007 med senere ændringer ( tilbudsloven ). Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af projektet i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade Kbh. K I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. Kontaktperson: Anne Harborg Larsen adresse: ahl@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 1.3 Beskrivelse af projektet Nærværende udbud omfatter: Kontrakt om gennemførsel af projekt vedr. kommunernes indsamling af elektronikaffald. Projektet indgår som et af flere kortlægningsprojekter vedr. affaldsstrømme for elektronikaffald, som gennemføres i regi af Partnerskab for indsamling af elektronikaffald. Partnerskab for indsamling af elektronikaffald er et initiativ i regeringens ressourcestrategi Danmark uden affald. Selve beskrivelsen af og kravene til det udbudte projekt fremgår af vedlagte kravspecifikation, jf. bilag Kontraktperioden Projektet ønskes gennemført i perioden 1. november maj Udbudsbetingelser Side 3/35

4 1.4.1 Udbudsprocedure Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage det udbudte projekt. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage det udbudte projekt. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i pkt , Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af pkt. 0, Tildelingskriterium Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver Tilbud afgivet af konsortium Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stor at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de neden for angivne erklæringer og oplysninger under pkt. 0, Betingelser for at deltage, pkt. 0, Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed og pkt. 0, Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Konsortiet skal dog blot samlet set leve op til mindstekravene i udbudsbetingelserne, såfremt der er fastsat mindstekrav Anvendelse af underleverandører Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af det udbudte projekt eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af projektet disse anvendes. De nedenfor angivne erklæringer og oplysninger skal ikke afleveres for underleverandører, da leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde. Side 4/35

5 Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomiske egnethed og tekniske egnethed. Tilbudsgiver skal i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger også udfylde og underskrive den i bilag 1 vedlagte tro og love erklæring Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: Erklæring med regnskabsmæssige nøgletal for omsætning, egenkapital og soliditetsgrad for de seneste disponible 3 regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende: 1. Virksomhedens referencer: Der skal vedlægges maks. 5 referencer for opgaver som tilbudsgiver har udført indenfor det udbudte område eller dele af det udbudte område de seneste 3 år. Der kræves minimum 2 referencer vedr. opgaver om kortlægning af affaldsstrømme, indsamling af affald, affaldsdata eller kommunal affaldshåndtering. Såfremt tilbudsgiver kun har referencer indenfor dele af det udbudte område og anvender underleverandører eller samarbejdspartnere til løsning af opgaven kan referenceliste fra underleverandør/samarbejdspartner vedlægges. Der skal i så fald forelægge en samarbejdserklæring mellem underleverandør(er)/samarbejdspartner og tilbudsgiver. Af samarbejdserklæringen skal fremgå at underleverandør/samarbejdspartneren stiller sine ressourcer til rådighed i tilfælde af at tilbudsgiveren bliver tildelt den endelige kontrakt. Referencelisten skal indeholde følgende oplysninger: Kort beskrivelse af opgaven, samt opgavens relevans i forhold til den udbudte opgave Kontaktperson hos den virksomhed / offentlige institution som opgaven er udført for. Kontraktperiode Kontraktværdi 2. Oplysning om, hvorvidt og i givet fald hvor stor en del af kontrakten ansøger eventuelt agter at give i underentreprise til underleverandører. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, f.eks. at virksomheden er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation for referencer, skal tilbudsgiver søge sin tekniske kapacitet godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald skal tilbudsgiver også Side 5/35

6 henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet af de oplyste referencer Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det neden for angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Det er et krav, at tilbudsgiver opfylder de i kravspecifikationen, jf. bilag 3, anførte krav til projektets løsning, medmindre andet er angivet. Gentagelse af kravspecifikationens indhold i tilbuddet tillægges derfor ikke vægt i tilbudsvurderingen. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under pkt. Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., Delkriterier, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Tildelingskriterium Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Pris vægtes ikke i forbindelse med tilbudsevalueringen, idet projektet udbydes med en fast kontraktsum på DKK excl. moms Delkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Kvalitet, som indeholder to underkriterier: Tilgang og metode 65 % Bemanding af projektet kvalifikationer og erfaring 35 % Ad. 1: Tilgang og metode For Miljøstyrelsen betyder kvalitet at tilbudsgiver vedr. Tilgang og metode : Har en klar forståelse for projektets formål og den sammenhæng og interessentsfære, som projektet indgår i, hvor det især er vigtigt med en god forståelse af affaldsdata samt at opnå en fortrolighed med aktørerne, så der sikres en fyldestgørende kortlægning af affaldsstrømmene i den kommunale indsamling. Har en klar forståelse for projektets samspil med de øvrige kortlægningsprojekter, samt formår at tilvejebringe en velfunderet udpegning af relevante geografiske områder for disse kortlægningsprojekter. Har opstillet en realistisk tidsplan for hele projektet, som betyder at projektet kan afsluttes rettidigt. Ad. 2: Bemanding af projektet kvalifikationer og erfaring For Miljøstyrelsen betyder kvalitet at tilbudsgiver vedr. Kvalifikationer og erfaring: Sikrer planlægning, organisering og gennemførsel af projektet på et højt kvalificeret og professionelt niveau Side 6/35

7 Stiller med et projektteam, der har de relevante faglige forudsætninger for at løse opgaven. Her lægges særligt vægt på, at projektteamet har faglige kompetencer indenfor elektronikaffald, kommunal affaldsindsamling og affaldsdata i relation til Miljøstyrelsens affaldsdatasystem (ADS) og anvendelse af data herfra. Stiller med et projektteam, der har erfaring indenfor kvalitative interviews, interessentinddragelse og facilitering af interessentinddragelse, og som samtidig evner at skabe fortrolige interviewsituationer. Til brug for ovenstående evaluering vedr. Tilgang og metode skal tilbudsgiver i sit tilbud vedlægge: Beskrivelse af hvordan opgaven foreslås tilrettelagt og gennemført i de forskellige faser af projektet, herunder: o specifik beskrivelse af fremgangsmåde i forhold til udpegning af relevante geografiske områder til kortlægningsprojekterne. o specifik beskrivelse af metode til kortlægning af de kommunale affaldsstrømme, herunder brug og bearbejdning af data fra de i kravspecifikationen angivne datakilder. o specifik beskrivelse af metode til at inddrage og sikre fortrolighed med interviewpersoner og arbejdsgruppe, så der opnås fyldestgørende svar i en god proces. En beskrivelse af, hvordan arbejdet organiseres, herunder hvordan projektleder, projektmedarbejdere og evt. underleverandører indgår i projektets aktiviteter og leverancer og hvilke personer, der er udpeget til at gennemføre de forskellige dele af opgaven. Forslag til tidsplan med milepæle for løsning af opgaven Forslag til budget for projektets forløb, herunder forventet tidsforbrug på de enkelte aktiviteter, således at vægtning af indsats i forhold til projektets delleverancer fremgår Til brug for ovenstående evaluering vedr. Bemanding af projektet - kvalifikationer og erfaring skal tilbudsgiver i sit tilbud vedlægge: 1. Konkret beskrivelse af de tilbudte medarbejderes faglige forudsætninger for at løse opgaven inkl. målrettet CV for nøglemedarbejdere, erfaringer med tilsvarende opgaver og indsigt i emneområdet, herunder specifikt erfaringer med elektronikaffald, affaldsdata, kommunal affaldsindsamling, interessentinddragelse og kvalitative interviews. 1.5 Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig kontrakt indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt, jf. bilag Tilbudsfrist m.v. Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest mandag d. 20. oktober 2014 kl. 12. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Side 7/35

8 Tilbud skal sendes eller indleveres til: Miljøministeriet Miljøstyrelsen Strandgade Kbh. K Att.: Anne Harborg Larsen Tilbud kan ikke sendes elektronisk. Det samlede tilbud skal sendes eller indleveres til den oven for angivne adresse. Tilbud mærkes: Udbud af: Projekt om kommunernes håndtering af elektronikaffald og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 2 papireksemplarer samt en elektronisk udgave på USB stik af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten, jf. bilag 4, er underskrevet. Uanset om kontrakten tildeles til en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesperioden angivet ovenfor Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende udbudsbetingelser. Tilbud skal indeholde følgende: 1. Følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver tilbud samt evt. anvendelse af underleverandører m.v., jf. pkt , Den juridiske person, pkt , Tilbud afgivet af konsortium og pkt , Anvendelse af underleverandører. 2. Underskreven tro og love erklæring om gæld til det offentlige, jf. bilag Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers økonomiske egnethed, jf. pkt. 0, Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egenthed. 4. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers faglige og tekniske egnethed, jf. pkt Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed, herunder evt. samarbejdserklæring såfremt der støttes på underleverandør/samarbejdspartners referencer. 5. Beskrivelser samt dokumentation for de angivne delkriterier i den specificerede form, jf. pkt , Delkriterier. Side 8/35

9 6. Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse, jf. pkt , Tilbudsfrist m.v.. Det afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. Indeholder det afleverede tilbud flere referencer end det anførte maksimum, forbeholder ordregiver sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiver med henblik på fremsendelse af korrekt referenceliste inden for en af ordregiver fastsat kort frist. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter mv. der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med tilbuddet, herunder i den elektroniske kopi Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skiftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være affattet på dansk Kontraktgrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 4. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En eventuel annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver Alternative tilbud Der modtages ikke alternative bud. Side 9/35

10 1.5.8 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner m.v. betragtes altid som væsentlige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. 1.6 Spørgsmål og rettelser Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der modtages senere end 11 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret, medmindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af lovgivning vedrørende adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne Side 10/35

11 bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.8 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: 15. september 2014 Annoncering på Spørgsmål, jf. pkt. 1.6, der modtages senere end denne dato, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke 9. oktober 2014 angår projektets udførelse. 20. oktober 2014 kl Tilbudsfrist. Uge 44 Uge 44 Forventet ordretildeling. Forventet kontraktindgåelse. 1. november 2014 Kontraktens ikrafttræden. 1.9 Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser samt følgende bilag: Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Annoncen på jf. pkt. 1.1 Bilag 3: Kravspecifikation Bilag 4: Kontraktudkast Side 11/35

12 Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige), skal offentlige myndigheder skal ved udbud af bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I overensstemmelse med den oven for nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.: Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds): 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). Efterstående punkt 4 eller 5 og 6 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. 6 Dato for sikkerhed/ordningens etablering: År: Måned: Dag: Inddrivningsmyndighed Navn Gade/vej: Post nr: By: Underskrift: Dato: Virksomhedens ledelses underskrift samt firmastempel: Side 12/35

13 Bilag 2: Annoncen på udbud.dk Kontrakt om gennemførsel af projekt vedr. kommunernes indsamling af elektronikaffald. Projektet indgår som et af flere kortlægningsprojekter vedr. affaldsstrømme for elektronikaffald, som gennemføres i regi af Partnerskab for indsamling af elektronikaffald. Partnerskab for indsamling af elektronikaffald er et initiativ i regeringens ressourcestrategi Danmark uden affald. Selve beskrivelsen af og kravene til det udbudte projekt fremgår af vedlagte kravspecifikation, jf. bilag 3. Åbn udbudsdetaljer (gældende version ) Luk udbudsdetaljer (gældende version ) Titel Projekt om kommunernes håndtering af elektronikaffald Kontrakt om gennemførsel af projekt vedr. kommunernes indsamling af elektronikaffald. Projektet indgår som et af flere kortlægningsprojekter vedr. affaldsstrømme for elektronikaffald, som gennemføres i regi af Partnerskab for indsamling af elektronikaffald. Partnerskab for indsamling af elektronikaffald er et initiativ i regeringens ressourcestrategi Danmark uden affald. Selve beskrivelsen af og kravene til det udbudte projekt fremgår af vedlagte kravspecifikation, jf. bilag Opgavebeskrivelse 3. Deadline kl Udbudstype Mindre danske udbud Opgavetype Tjenesteydelser Tildelingskriterier Økonomisk mest fordelagtige bud Link til udbudsmateriale Ordregiver Miljøstyrelsen Skønnet kontraktsum DKK Udvælgelseskriterier Se udbudsbetingelser Strandgade København K Adresse WWW: CPV kode Rådgivning i forbindelse med miljøspørgsmål Udbudsform Offentligt/åbent udbud SMV venligt Ja Kontaktperson Anne Harborg Larsen ahl@mst.dk Kontakt Telefon: Deadline kl (34 dage og 20.5 timer tilbage) Udbudstype Mindre danske udbud Opgavetype Tjenesteydelser Tildelingskriterier Økonomisk mest fordelagtige bud Link til udbudsmateriale Ordregiver Miljøstyrelsen Strandgade København K Adresse WWW: CPV kode Rådgivning i forbindelse med miljøspørgsmål Udbudsform Offentligt/åbent udbud Skønnet kontraktsum DKK SMV venligt Ja Kontaktperson Anne Harborg Larsen ahl@mst.dk Kontakt Telefon: Side 13/35

14 Bilag 3: Kravspecifikation Kommunernes håndtering af elektronikaffald 1. Baggrund og formål Projektet gennemføres som en del af Partnerskab for indsamling af elektronikaffald, som er et initiativ i Regeringens ressourcestrategi - Danmark uden affald fra Partnerskabet skal samle den brede kreds af interessenter, som har interesse i indsamling af elektronikaffald, enten via deres forpligtelser som følge af producentansvaret og/eller som følge af deres økonomiske interesse i at få adgang til elektronikaffaldet pga. de ressourcer, som elektronikaffaldet indeholder. Formålet med partnerskabet er i dialog og samarbejde at udvikle den danske indsamling af elektronikaffald, så det sikres at indsamlingen af elektronikaffald understøtter en ressourceeffektiv genanvendelse af affaldet, samt at de væsentligste affaldsstrømme kan følges, jf. nationale og europæiske indsamlingsmålsætninger. Partnerskabet for indsamling af elektronikaffald er 3-årigt og består af en styregruppe, der træffer overordnet beslutning om partnerskabets aktiviteter og fokusområder. Dette suppleres med arbejdsgrupper, hvor aktørerne på mere detaljeret plan kan bidrage til at udvikle området. DPA-System er sekretariat for partnerskabet og tovholder for gennemførsel af nærværende projekt, se afsnit 7 vedr. organisering af projektet. 1.1 Elektronikaffald er en værdifuld ressource Elektronikaffald (WEEE) kan som ressource sidestilles med traditionel malm åre i f.eks. Grønland, idet WEEE indeholder en lang række værdifulde ressourcer, samt ressourcer der af EU-kommissionen betegnes som kritiske. En markedsanalyse udført af Frost and Sullivan i 2013 vurderer, at markedet for udnyttelsen af ressourcerne i WEEE udvikler sig med 4,4 % årligt over de kommende år. Danske virksomheder (teknologivirksomheder, mineindustri og producenter af elektrisk/elektronisk udstyr) har således en markedsmæssig interesse i at have et validt datagrundlag for udnyttelsen af disse ressourcer og et reelt billede af hvor stor en andel af denne ressource, der indsamles og af hvem. På denne baggrund kan samfund og industri træffe beslutninger om udnyttelsen og værdisætningen af ressourcen. Herudover mødes medlemsstaterne også af direkte krav til monitorering af alle affaldsstrømme som følge af det nyligt reviderede WEEE- direktiv. Disse øgede krav betyder samlet set, at medlemslandene skal etablere datastrukturer, som identificerer og monitorerer ressourcestrømme af elektronikaffald som i dag ikke monitoreres. Den værdifulde affaldsstrøm betyder, at der i mange tilfælde er store økonomiske interesser i at få adgang til elektronikaffaldet eller brugt elektrisk og elektronisk udstyr. Fælles for sektoren er dog, at der efterspørges valide data for indsamling, samt en regulering og datamonitorering, der giver lige konkurrencevilkår. Side 14/35

15 1.2 Formål med projektet I 2014 igangsætter partnerskabet 3 kortlægningsprojekter, der hver især har fokus på forskellige aktørgrupper i relation til indsamling af WEEE. Det overordnede formål med projekterne er, at sikre en nærmere kortlægning af hvorledes elektronikaffaldsstrømme bevæger sig hos forskellige aktører, herunder hvilke mængder de enkelte aktører håndterer og indberetter og ikke-indberetter til de nationale indsamlingsstatistikker. Kortlægningerne skal kvantificere de faktiske affaldsstrømme hos hver aktør og sætte dem i relation til de nationale monitoreringssystemer. På baggrund af kortlægningerne evalueres det i dialog med arbejdsgrupper hvilke uhensigtsmæssigheder der er indbygget i det nuværende indberetningssystem og hvordan disse kan overkommes. Formålet med kortlægningsprojekterne er at etablere den grundlæggende dataindsamling og kortlægning af affaldsstrømme, som senere skal danne grundlag for forslag til initiativer, oplysning og revidering af lovgivning, der skal understøtte at monitorering og indsamling af elektronikaffald forbedres. Projekterne skal således ikke kortlægge hvorvidt en indsamling af WEEE/brugt EEE er lovlig eller ulovlig, men sigter alene på at kortlægge de faktiske flows for på den baggrund at kunne udvikle relevante ændringsforslag. De tre projekter fokuserer på følgende aktører: Projekt 1: Kommunernes håndtering af elektronikaffald (nærværende udbud) Projekt 2: Detailhandel og grossisters indsamling af elektronikaffald fra hhv. borgere og erhverv Projekt 3: Elektronikaffald hos modtageanlæg, indsamlere og transportører Kortlægningsprojekt 2 og 3 udbydes som én samlet opgave (se fra d. 17. september 2014). Projekterne gennemføres med fokus på aktører i de samme kommunale geografiske områder med det formål, at projekterne tilsammen skaber et overblik over, hvad der foregår i specifikke geografiske område, herunder om der er nogle landsdækkende fællestræk og forbedringsmuligheder som kan adresseres i nationale initiativer. Figur 1. Illustration af projekterne indbyrdes sammenhæng 1.3 Kommunernes håndtering af elektronikaffald (nærværende udbud) Nærværende projekt Kommunernes håndtering af elektronikaffald indeholder opgaven med at udpege de geografiske områder til brug for kortlægningsprojekterne. Denne udpegning sker med udgangspunkt i bearbejdning af de data, som findes i Miljøstyrelsens Affaldsdatasystem og Affaldsregister, samt hos DPA- Systems WEEE statistik. I afsnit 2.1 beskrives denne leverance nærmere. Side 15/35

16 Desuden er opgaven i nærværende projekt at kortlægge håndteringen af elektronikaffald indsamlet i kommunens ordninger, samt den viden som kommunen besidder om indsamlingen af WEEE i regi af andre aktører. Jf. DPA-systems statistik over indsamling i kommunerne ses en stor forskel i indsamlet mængde pr. indbygger. Det er bl.a. denne forskel fra kommune til kommune, som projektet skal forklare. Opgaven skal løses via interviews med de ansvarlige for indsamling af WEEE i de udpegede kommuner samt drøftelse i arbejdsgruppe tilknyttet projektet. I afsnit beskrives denne opgave nærmere. Bærbare batterier indgår i partnerskabet for indsamling af elektronikaffald i de tilfælde, hvor det er relevant. Indsamling af bærbare batterier sker også via den kommunale affaldsindsamling, og bærbare batterier indgår derfor også som tema i nærværende projekt. 2. Leverancer Projektet skal forløbe i 4 faser med konkrete leverancer defineret nærmere for hver fase nedenfor. Fase 2 og 3 igangsættes, når leverancerne i forudgående fase er afsluttet og godkendt af DPA-System og Miljøstyrelsen. Fase 1 har til formål at generere den grundlæggende baggrundsviden fra Miljøstyrelsens Affaldsregister (AR) og Affaldsdatasystem (ADS), samt WEEE- statistikken hos DPA-System for både projekt 1, 2 og 3 om aktørerne og deres indsamlede mængder, som de fremstår i de nationale registre. Materialet anvendes som udgangspunkt for de efterfølgende interviews af de 3 aktørtyper. Denne viden er altså et generelt grundlag, som skal formidles til de to andre projekter og det kræver derfor, at konsulenterne for projekterne samarbejder tæt. Fase 2 har til formål at generere den nødvendige baggrundsviden inden der foretages interview med medarbejdere i de enkelte kommuner. Fase 2 er en skrivebords kortlægning og kvantificering af kommunens indsamling af WEEE og bærbare batterier på baggrund af kommunens affaldsplan, og de data der findes hos hhv. DPA-System og i ADS. Fase 3 har til formål igennem dybdegående interviews med de udvalgte kommuner at identificere mangler i skrivebords -kortlægningen og få bud på hvor kommunerne mener, at de manglende mængder kan findes. Fase 4 præsenterer resultaterne sammen med resultaterne fra de to øvrige kortlægningsprojekter. Resultaterne diskuteres sammen med aktørerne fra de forskellige sektorer med henblik på en kvalitativ validering af resultaterne. Det samlede resultat af projektet er dermed følgende: 1. En beskrivelse af hver af de WEEE flows og bærbare batteriflows (kommunale og ikke- kommunale), som kommunerne varetager selv eller har kendskab til hos andre aktører (legalt og illegalt). 2. Et kvantitativt estimat på mængderne i disse forskellige flow, herunder oversigt over hvilke flows som mangler systematisk monitorering i indberetningssystemet. 3. Oversigt over barrierer og incitamenter for øget kommunal indsamling af WEEE og bærbare batterier på baggrund af drøftelser i arbejdsgruppen, herunder forslag til forbedringer. 4. Kvantificering af potentialet for at øge kommunernes indsamling af WEEE. 2.1 Fase 1 leverancer: Identificering af interessante kommuner og kortlægning af aktørerne På baggrund af data fra og diskussion med DPA-System laves et forslag til de geografiske områder, der skal udpeges til kortlægningsprojekterne. Det forventes at der skal udpeges ca. 15 kommuner. Kriteriet for at udpege en kommunen er, at den vurderes at kunne give relevant viden om hvordan WEEE indsamles og hvordan der rapporteres til ADS og DPA-System fra de 3 aktørtyper. Desuden er det vigtigt, at der sikres en variation i de udvalgte kommuner, så resultaterne fra kortlægningsprojekterne kan generaliseres op til landsplan. Der skal i denne fase ikke kigges særskilt på bærbare batterier, idet det afgørende for udpegning af relevante kommuner er data for elektronikaffald. Side 16/35

17 Miljøstyrelsen leverer data fra ADS og AR for de udpegede kommuner. Materialet anvender konsulenten til at lave en oversigt over alle relevante aktører per kommune prioriteret efter størrelsen af deres flows. Der laves en vurdering af om der kan identificeres andre sammenhænge. F.eks. mængder som bevæger sig via aktøren ind i en kommune og ud af en anden. Materialet forberedes i drøftelse med konsulenten på det andet udbud, og udarbejdes i en form og et format, så det kan deles med og anvendes af konsulenten på projekt 2 og Fase 2 leverancer: Skrivebordskortlægning og forberedelse af interviews På baggrund af materialet fra fase 1 og de kommunale affaldsplaner laves en mere specifik oversigt over kommunens indsamlingsflows af WEEE og bærbare batterier med angivelse af mængde per flow både monitoreret og estimeret. På baggrund af landsgennemsnittet for den kommunale indsamling pr. indbygger angives, hvor meget WEEE, der antages at mangle data for. Ud fra oversigten over de kommunale indsamlingsflows udarbejdes en spørgeguide til udvalgte respondenter. I fase 2 skal følgende spørgsmål som minimum besvares: 1. Hvilke flows af WEEE og bærbare batterier har kommunen ansvar for og hvor store er de estimeret på baggrund af data fra kommunens affaldsplan, ADS og DPA-System? a. Flows er opdelt i de produkttyper/affaldstyper, som kommunen indsamler herunder mængden af brugt udstyr. Flows prioriteres efter mængdemæssig væsentlighed. 2. Hvor meget afviger det fra forventningen, når man ser på de data DPA-System har for solgte mængder fra husholdninger og erhverv? 3. Hvilke spørgsmål skal stilles hos kommunens respondenter og hvem er relevante interviewpersoner? Det aftales nærmere i hvilket omfang arbejdsgruppen inddrages i fase 1. Viden deles mellem de to konsulenter i det omfang, det vurderes formålstjeneligt. 2.3 Fase 3 leverance: Kvalificering af skrivebordskortlægningen Leverancerne i fase 3 skal kvalificere skrivebordsanalysen fra fase 2 via direkte dialog med kommunerne, samtidig med at der skal indsamles kommunale erfaringer og forslag til, hvordan kvaliteten af data og indsamling af elektronikaffald og bærbare batterier kan øges. Kvalificeringen skal ske via dybdegående kvalitative interviews med nøglepersoner (f.eks. pladsfolk og forvaltning) i de kommuner, der indgår i de geografiske områder, der er udvalgt som fokusområder, jf. afsnit 2.1. Fase 3 skal munde ud i en kvalificeret og kvantificeret oversigt over de flows af WEEE og flows af bærbare batterier, som eksisterer i kommunalt regi, med angivelse af hvor og hvorfor der er afvigelser fra de data, som eksisterer i dataregistrene hos Miljøstyrelsen og DPA-System. Herunder en oversigt over hvilke andre aktører/flows, som kommunens medarbejdere er bekendt med i kommunen. Spørgsmål, der som minimum skal besvares i fase 3: 1. Er kommunens medarbejdere enig i skrivebordsanalysens resultater? Identificer og forklar afvigelser både i strømme og i kvantiteter (ADS og DPA data). Prioriter flows efter mængdemæssig væsentlighed. 2. Hvordan og til hvem indberetter kommunen affaldsdata vedr. elektronikaffald og bærbare batterier? Indberetter kommunen til ADS eller er det kommunens samarbejdsparter, der indberetter til ADS? 3. Er der nogle af de WEEE/genbrugsstrømme, som kommunen har ansvar for, som ikke rapporteres til ADS og DPA? Side 17/35

18 4. Indsamler kommunen WEEE/brugt EEE, som ikke afleveres til producentansvaret? F.eks. kabelafklip som kabelaffald eller mobiltelefoner som brugt udstyr via genbrugspladsen, eller storskrald, hvor det indsamlede WEEE håndteres af operatøren frem for at blive afleveret til producentansvaret? 5. I hvilket omfang er kommunens WEEE indsamling og bærbar batteri indsamling udlagt til et kommunalt affaldsselskabs styring? 6. Kan kommunens medarbejdere pege på hvilke aktører i kommunen, som håndterer WEEE/brugt EEE? Prioriter efter væsentlighed. Kvantificer i det omfang det er muligt. Er nogle af disse aktører ikke at finde i ADR og mangler deres mængder/flows i ADS? 7. Har kommunen undersøgelser af andre affaldsstrømmes indhold af WEEE/brugt EEE eller bærbare batterier? F.eks. husholdningsaffaldet, storskrald, kommunejernet, genbrugsloppen? Identificer sådanne undersøgelser og kvantificer disse flows. Indsæt i kvantitativt prioriteret rækkefølge med de andre flows. 8. Har kommunen forslag til, hvordan kvaliteten af monitoreringen kan øges? 2.4 Fase 4 leverance: Præsentation, diskussion of afrapportering Resultaterne af leverancerne i fase 2 og 3 præsenteres på et seminar for også arbejdsgrupperne og konsulenterne i de øvrige kortlægningsprojekter. På seminaret diskuteres udestående huller i data og yderligere forslag til, hvordan kvaliteten af monitoreringen kan øges. På baggrund heraf besvares følgende overordnede spørgsmål: 1. Hvilke ordninger tilbyder kommunerne til indsamling af WEEE og bærbare batterier? 2. Hvor meget indsamles i de forskellige ordninger? 3. Hvordan/i hvilket omfang, indberettes de til DPA-System og ADS/ADR? 4. Hvilket kendskab har kommunerne til slutbrugernes adfærd mht. aflevering af det udtjente udstyr? 5. Hvor meget WEEE og bærbare batterier estimeres indsamlet via andre kommunale affaldsstrømme, f.eks. storskrald og småt brændbart? (Baseret på data fra kommunens egne sorteringsforsøg/affaldsundersøgelser, i det omfang sådanne eksisterer) 6. Hvilke andre aktører kender kommunen til, som håndterer udtjent elektrisk og elektronisk udstyr inden for kommunens geografiske område? 7. Er der på baggrund af ovenstående mulighed for at øge kommunens indsamling af WEEE og bærbare batterier (fysisk og datamæssigt)? 8. Hvilke barrierer og incitamenter oplever kommunen for øget særskilt indsamling af WEEE og bærbare batterier og rapportering herfor? 3. Generelle krav til samarbejde og fortrolighed I samarbejde med DPA-System og styregruppen for partnerskabet etableres en arbejdsgruppe tilknyttet de enkelte kortlægningsprojekter. Arbejdsgruppens rolle er løbende at drøfte projektets resultater, kommer med forslag til hvordan manglende data kan identificeres og drøfte forbedringsforslag på baggrund af projektets resultater. I nærværende projekt tilstræbes det, at der i arbejdsgruppen deltager kommuner med hhv. høj og lav registreret indsamlingseffektivitet i DPA-Systems årlige statistik, samt repræsentanter fra hhv. by- og landkommuner. Konsulenten skal kunne indgå i tæt og konstruktiv dialog med arbejdsgruppen og være lydhør overfor dennes input og tilpasse sig herefter. Løsning af opgaven kræver desuden høj grad af samarbejde med konsulenten på de øvrige kortlægningsprojekter. Side 18/35

19 Det er desuden yderst vigtigt, at de kvalitative interviews og alle konsulentens henvendelser til aktører sker i en atmosfære af fortrolighed. Interviewpersoner har mulighed for at fremgå anonymt i afrapportering og præsentationer af delresultater for f.eks. arbejdsgrupper. Der skal dog foreligge en oversigt over antal gennemførte interviews pr. kommune ved endelig afrapportering af projektet. 3.1 Krav til metode i fase 1 og fase 2 Der er generelt metodefrihed, men projektet skal gennemføres på baggrund af faktuelle data fra kommunernes affaldsplaner, Affaldsdatasystemet (ADS) og DPA-System. Miljøstyrelsen og DPA-System bidrager til at relevante data-udtræk fra disse systemer i dialog med konsulenten. Data skal behandles fortroligt, jf. afsnit 14 i kontrakten (bilag 4 til udbudsbetingelserne). Det er en forudsætning, at konsulenten har erfaring med kommunale affaldsplaner, kommunal håndtering af elektronikaffald, producentansvaret og affaldsdata. Dette er af stor betydning for at kunne stille kvalificerede spørgsmål og indgå i konstruktiv dialog med aktørerne og arbejdsgruppen. Det er meget vigtigt at konsulentens tilgang til opgaveløsningen sikrer, at alle WEEE flows håndteret i kommunalt regi bliver kortlagt, samt at der bringes relevante og konstruktive forbedringsforslag på banen. 4. Projektledelse Konsulenten udpeger en projektleder, som har erfaring med og uddannelse i projektledelse. Projektlederen redegør løbende for fremdriften i projektet overfor DPA-System og anvender gængse projektstyringsværktøjer til at sikre projektets gennemførsel til tiden og i høj kvalitet. Konsulenten sikrer desuden løbende evaluering og kvalitetssikring af projektet, herunder af proces og resultater. 5. Tidsplan Konsulenten udarbejder på baggrund af den foreslåede tidsplan i sit tilbud, senest 1 uge efter projektopstart en endelig tids-, aktivitets- og betalingsplan for projektet, som godkendes af DPA-System og Miljøstyrelsen. Tidsplanen skal indeholde hovedmilepæle i projektet. 6. Krav til afrapportering og kvalitetssikring Den afsluttende projektrapport skal kunne klargøres til publicering efter Miljøstyrelsens retningslinjer og designguide for miljøprojekter. Konsulenten skal være indstillet på, at nærværende projekt afrapporteres sammen med de øvrige kortlægningsprojekter, såfremt dette vurderes relevant ved projektafslutning. Det er et krav, at alle leverancer i forbindelse med dette projekt gennemgår en kvalificeret kvalitetssikring inden aflevering. Dvs. der udarbejdes et udkast til rapport, som sendes til revision hos arbejdsgruppen og DPA-System. Afrapporteringen skal i mindst muligt omfang indeholde beskrivende tekst, herunder lange metodeafsnit og baggrundsafsnit om producentansvar mv. Afrapporteringen skal fokusere på faktuelle resultater i form af taloversigter, flowtegninger, spørgeguides, udvalgte interviewpersoner og forslag fra arbejdsgruppen. Som indledende baggrunds- og formålsafsnit kan afsnit 1.1 i denne kravspecifikation anvendes. Der er således ikke behov for at udarbejde yderligere baggrundsinformation. Resultatafsnittet med dataoversigt, flowdiagram, konklusioner og forslag udarbejdes også på engelsk. 7. Projektets organisering Miljøstyrelsen er projektejer og projektets leverancer skal derfor endeligt godkendes af Miljøstyrelsen. DPA- System er, som sekretariat for partnerskabet, ansvarlig for at levere faglig sparing til konsulenten og sikre den løbende fremdrift i projektet, herunder at konsulenten leverer de beskrevne leverancer til aftalt tid. DPA- System sikrer desuden koordinering med arbejdsgruppen. Side 19/35

20 Miljøstyrelsen træffer desuden endelig beslutning om prioriteringer vedr. kvalitet, tid og ressourcer, samt evt. ændringer i opgavens indhold på baggrund af indstilling fra konsulenten og DPA-System. Side 20/35