Udbud: Konsulentbistand til analyse af it-beredskab for offentlig kritisk it-infrastruktur. Udbudsbetingelser

Transkript

1 Udbud: Konsulentbistand til analyse af it-beredskab for offentlig kritisk it-infrastruktur Udbudsbetingelser

2 0. Den ordregivende myndighed Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4, Postboks København K Telefon: Kontaktpersoner: Benjamin Kyvsgaard adresse: [email protected] Direkte telefon: Digitaliseringsstyrelsen har annonceret nærværende opgave på samt 1. Opfordring Digitaliseringsstyrelsen inviterer hermed virksomheder til at afgive tilbud på Kontrakt om bistand til analyse af it-beredskab for offentlig kritisk it-infrastruktur. Nærmere om opgaven jf. Kundens opgavebeskrivelse, bilag Udbudsmaterialets bestanddele Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser, en kontrakt samt: Bilag 1: Kundens opgavebeskrivelse Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse (skabelon) Bilag 3: Tids- og aktivitetsplan Bilag 4: Vederlag Bilag 5: Samarbejde og Kundens medvirken Formular til afgivelse af tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige. 3. Egnethedskriterier til tilbudsgiver 3.1 Tro og love-erklæring Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. vedlagte formular til afgivelse af tro- og loveerklæring Tildelingskriterier: Tildeling af kontrakten vil ske til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de angivne tildelingskriterier nedenfor: Kvalitet (40 %), idet der lægges vægt på: o o Den i tilbuddet illustrerede forståelse af den konkrete udbudte opgave. Kvaliteten af de løsninger, som tilbudsgiver har beskrevet i bilag 2. Ved denne vurdering lægges der vægt på indholdet af løsningen, herunder særligt med vægt på i hvilket omfang anvendelse og nyttiggørelse af arbejdsmetoder og værktøjer konkret vil påvirke kvalitetsniveauet af løsningen af opgaven i positiv retning. Den tilbudte maksimalpris (25 %), jf. bilag 4. Tidsplan (10 %), idet det tillægges positiv vægt, såfremt tidsplanen vurderes gennemarbejdet og realistisk, herunder at alle relevante aktiviteter og ressourcer i mandetimer fremgår, og at de planlagte aktiviteter og ressourcer sandsynliggør, at det endelige produkt er afleveret og godkendt af Kunden til tiden. 2

3 Kompetencer og praktisk erfaring (25 %), idet det tillægges positiv vægt, såfremt de tilbudte medarbejderes kompetencer og praktisk erfaring vurderes at være på et højt niveau i forhold til de efterspurgte kompetenceområder, jf. bilag Krav Tilbudsgiver skal give tilbud på den opgave, som er anført i bilag 1 og overholde de angivne rammer. Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ikke konditionsmæssige tilbud), vil blive afvist. 4.1 Udkast til hovedkontrakt Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold over for udkastet til hovedkontrakt, der således er at betragte som mindstekrav. 4.2 Udkast til bilag Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold til den af ordregiver anførte tekst i bilag 4 og 5, der således er at betragte som mindstekrav. 5. Alternative tilbud og alternative løsningsforslag Tilbudsgiveren har ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. 6. Skriftlige spørgsmål Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved at fremsætte skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal være på dansk og skal fremsættes skriftligt pr. til kontaktpersonen, jf. punkt 0. Skriftlige spørgsmål, der stilles inden for fristen for at stille spørgsmål, den 3. september 2014 kl , vil blive besvaret i anonymiseret form. Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Spørgsmål, der modtages senest den 3. september 2014 kl , vil senest blive besvaret den 4. september 2014 kl Spørgsmål, der modtages efter den 3. september 2014 kl , vil ikke blive besvaret. Hvis nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til, at Digitaliseringsstyrelsen finder det nødvendigt at foretage en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af bilagene eller kontraktgrundlaget, vil tydeliggørelser, justeringer eller suppleringer blive offentliggjort på Tilbudsgiverne opfordres til at holde sig løbende orienteret på 7. Tilbuddets udformning og indlevering Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til kontrakt og tilbudsgivers løsningsbeskrivelse (jf. bilag 2) samt udbudsmaterialets øvrige bestanddele, der tilsammen udtrykker de krav og forventninger, som kunden har til tilbudsgiverens tilbud. Tilbudsgiver skal ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilag 2, 3, 4 og 5 så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser. Formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at " er ikke acceptable og vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 3 blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal afgives skriftligt og skal være på dansk. Tilbuddet skal sendes pr. bud, post eller indleveres i receptionen til: Digitaliseringsstyrelsen Landgreven 4, Postboks

4 1017 København K. Att.: Benjamin Kyvsgaard Tilbud skal afleveres i to papireksemplarer samt i en elektronisk version (USB eller lignende) i en lukket forsendelse. Tilbuddet skal mærkes: Kontrakt om bistand til analyse af it-beredskab for offentlig kritisk itinfrastruktur Må ikke åbnes. 8. Tilbudsfrist og vedståelse Sidste frist for modtagelse af tilbud er: 9. september 2014 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive betragtet som ikke konditionsmæssige og vil derfor ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i en måned fra tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af tilbud. 9. Vurdering af tilbud Efter modtagelsen af tilbuddene foretager ordregiver en vurdering blandt de tilbudsgivere, der opfylder kriterierne og udvælger på baggrund af de i punkt 3 anførte tildelingskriterier det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 10. Behandling af tilbud mv. Digitaliseringsstyrelsen er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. Digitaliseringsstyrelsen anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at forkaste alle tilbud eller at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud, indtil Digitaliseringsstyrelsen har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 8. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Digitaliseringsstyrelsen uvedkommende, herunder også hvis Digitaliseringsstyrelsen måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. Opgaven forventes tildelt d. 19. september De indkomne tilbud danner grundlag for indgåelse af kontrakt med én leverandør. 11. Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Digitaliseringsstyrelsens udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget indsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. 4

5 Digitaliseringsstyrelsen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 12. Tjekliste Følgende er en tjekliste i forbindelse med afgivelsen af tilbud: 1. Dateret og underskrevet følgebrev, hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed der afgiver tilbuddet. 2. Tilbud med oversigt over eventuelle forbehold og med begrundelser for disse og med angivelse af hvilke dele af tilbuddet, der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt. 3. Kontrakt. 4. Kundens opgavebeskrivelse (bilag 1) 5. Leverandørens løsningsbeskrivelse i færdiggjort stand (bilag 2) 6. Tids- og aktivitetsplan for udførelsen af opgaven (bilag 3) 7. Leverandørens vederlag for at udføre opgaven (bilag 4) 8. Samarbejde og Kundens medvirken (bilag 5) 9. Dateret og underskrevet erklæring som omhandlet i punkt Tilbudsmaterialet i det i punkt 7 angivne eksemplarer samt i elektronisk version. 11. Mærkning af forsendelsen som angivet i punkt Korrekt adressering, jf. punkt Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt Tidsplan for udbuddet 3. september 2014 kl : Sidste frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet 4. september 2014 kl : Sidste frist for svar på spørgsmål til udbudsmaterialet 9. september 2014 kl : Tilbudsfrist 22. september 2014: Forventet kontraktindgåelse. 5