Udbudsbetingelser. Rammeaftale om køb af kæder til fortøjning af flydende afmærkning

Transkript

1 Rammeaftale om køb af kæder til fortøjning af flydende afmærkning 1 af 7

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Virksomhedens generelle egnethed Udarbejdelse af tilbud Forbehold og mindstekrav Udfyldelse af udbudsmaterialet Fortrolighed Spørgsmål Aflevering af tilbud Evaluering af tilbud Tildeling af rammeaftale Fortrolighed Forhandlingsforbuddet Tidsplan af 7

3 1 Indledning Nærværende udbudsbetingelser gælder for Søfartsstyrelsens udbud Rammeaftale om køb af kæder til fortøjning af flydende afmærkning. Søfartsstyrelsens udbud gennemføres efter EU udbudsformen, et offentligt udbud, efter Rådets Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontakter ( udbudsdirektivet ). Da udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, skal tilbudsgivere på samme tid fremsende både dokumentation vedr. deres generelle egnethed samt afgive et tilbud på opgaven. Udbuddet omhandler køb af 5 typer fortøjningskæder, og udbydes som en rammeaftale dvs., at Søfartsstyrelsen ikke er forpligtet til at aftage en bestemt mængde på aftalen. 2 Ordregivende myndighed Søfartsstyrelsen Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej Valby [email protected] Samtlige henvendelser i nærværende udbudsforretning, skal foregå skriftligt, gerne via . 3 Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder at tilbudsgiver skal indsende både information om virksomhedens generelle egnethed til at løse opgaven og selve tilbuddet. Udbudsmaterialet består af følgende bestanddele: Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbuddene, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af rammeaftalen. Skabelon til brug for prækvalifikation samt afgivelse af tilbud, vedlagt som udbudsmaterialets bilag 1 Udkast til rammeaftale, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem rammeaftaleparterne i rammeaftalens løbetid. 4 Virksomhedens generelle egnethed Søfartsstyrelsen har følgende minimumskrav, som skal være opfyldt, for at virksomheden kan komme i betragtning til opgaven. Søfartsstyrelsen er således forpligtiget til at afvise tilbud fra virksomheder, som ikke har opfyldt følgende krav: De økonomiske aktørers personlige forhold: o En erklæring på tro og love om gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Der er i ansøgningsskemaet vedlagt udkast til erklæring, som tilbudsgiver kan anvende ved afgivelse af tilbud. Økonomi og finansiel kapacitet: o En erklæring om tilbudsgivers likviditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed kan dokumentere en likviditetsgrad på 100 % eller derover. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder. Likviditetsgraden opgøres som tilgodehavender plus likvide beholdninger i procent af den kortfristede gæld. Der kræves som minimum en likviditetsgrad på 100 % eller derover for hvert af de tre år Teknisk kapacitet: 3 af 7

4 o En liste over de betydeligste tilsvarende leverancer, som tilbudsgiver har gennemført i løbet af de sidste tre år, afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed. Der kan maksimalt angives 5 referencer, bliver de angivet flere, vil der alene blive lagt vægt på de første fem leverancer. Referencer der ligger herudover, vil der blive set bort fra. Der kræves som minimum at tilbudsgiver kan dokumentere erfaring med tilsvarende leverancer, dvs. levering af kæder eller andre varer til maritimt brug, med en årlig omsætning på eller derover Ansøgere skal være opmærksomme på, at Søfartsstyrelsen udelukkende ligger vægt på den information ansøgere sender ind, hvorfor det skal påses at alle de nødvendige oplysninger fremgår af ansøgningen. Vedlagt som bilag til udbudsbetingelser er en skabelon til et ansøgningsskema, der kan anvendes til formålet. 5 Udarbejdelse af tilbud Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsbetingelserne fastsatte retningslinjer. I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.), samt hvilke formkrav, der gælder for tilbuddet (punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.). Tilbudsgiver kan ikke afgive alternativt tilbud, og kan alene afgive ét tilbud på opgaven. 5.1 Forbehold og mindstekrav Tilbudsgiver har mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er mindstekrav. Såfremt tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre et eller flere bilag til rammeaftalen, og dette er sket i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilagene, betragtes dette ikke som forbehold. Hvis der tages forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer, tilbudsgiver vil erstatte. Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punkt 8. Der kan derimod ikke tages forbehold for mindstekrav i udbudsmaterialet, og tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige. Det er i afsnittet nedenfor beskrevet, hvad der er minimumskrav i dette udbudsmateriale. 5.2 Udfyldelse af udbudsmaterialet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som beskrevet i afsnit nedenfor. Hvis tilbudsgiver vælger at fravige dispositionen/anvisningerne, bør tilbudsgiver være særlig opmærksom på at kontrollere, at tilbuddet indeholder alle nødvendige oplysninger Priser i tilbud Tilbudsgiver skal i bilag 1 til udbudsbetingelser oplyse priserne for de forskellige kædetyper der er beskrevet i rammeaftaler. Det er disse priser, der vil danne grundlag for tilbudsvurderingen, som nærmere beskrevet i afsnit 8 nedenfor, hvorfor tilbudsgiver skal sikre at der er oplyst priser for alle kædetyperne i rammeaftalen. Efter tildeling af rammeaftale, vil Søfartsstyrelsen sætte priserne ind rammeaftale af afsnit 6, så de indgår i den endelig rammeaftale, når den skal skrives under. 4 af 7

5 5.2.2 Udkast til rammeaftale Søfartsstyrelsen har udarbejdet et udkast til rammeaftale. Der skal ikke ske nogen udfyldelse eller færdiggørelse af rammeaftalen. Rammeaftalen er endvidere i sin helhed mindstekrav. Dette betyder, at der ikke må tages forbehold over for rammeaftalen. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af rammeaftale eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt Fortrolighed Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Søfartsstyrelsens udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af Søfartsstyrelsen. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Søfartsstyrelsen vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 6 Spørgsmål Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodning om yderligere oplysninger. Spørgsmålene skal være skriftlige, affattet på dansk og indsendes til Søfartsstyrelsen på [email protected]. Skriftlige spørgsmål samt besvarelsen heraf vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Søfartsstyrelsens hjemmeside: Tilbudsgivere skal selv holde sig løbende orienteret om hvilke spørgsmål der er stillet samt besvarelsen heraf. Spørgsmål der modtages senere end seks dage inden udløbet af fristen vil ikke blive besvaret. 7 Aflevering af tilbud Tilbuddet ses gerne udformet i 2 papireksemplarer, samt en elektronisk version vedlagt på USB-stick eller tilsvarende, og skal være Søfartsstyrelsen i hænde senest tirsdag, den 6. oktober 2015 kl. 13:00. Tilbud skal afgives skriftligt og i forseglet kuvert, påført mrk. Tilbud kæder og sendes eller indleveres til: Søfartsstyrelsen Administrationssekretariatet Carl Jacobsens Vej Valby Tilbud må ikke fremsendes elektronisk. Det vil ikke være muligt for tilbudsgivere at overvære åbningen af de indkomne tilbud. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud indtil Søfartsstyrelsen har indgået rammeaftale, men dog ikke længere end 3 måneder efter afgivelse af tilbud. Dette gælder uanset om rammeaftalen tildeles en anden tilbudsgiver. 8 Evaluering af tilbud De tilbud, der afgives af virksomheder som lever op til minimumskravene i afsnit 7, vil blive evalueret af Søfartsstyrelse, på grundlag af tildelingskriteriet "laveste pris". 5 af 7

6 Den laveste pris vurderes ud fra en tilbudssum, der vil blive beregnet af Søfartsstyrelsen for hvert af tilbuddene. Tilbudssummen tager udgangspunkt i de priser, tilbudsgiver har oplyst i sit tilbud, som hver især vil blive ganget med en anslået for hver kædetype og leveringsform, for at give et samlet billede af en mulig omsætning i de fire år rammeaftalen gælder. Da prisreguleringen er fastlagt i rammeaftalen, og dermed ens for alle tilbudsgivere, vil der ikke blive taget højde for den årlige regulering af pris, i beregning af tilbudssummen. De anslåede mængder der bliver brug i beregning af tilbudssummen er: Kædetype Anslået mængde / standardlevering Anslået mængde / levering fra stødlager meter (2 x pris for 100 meter) 100 meter (1 x pris for 100 meter) meter (35 x pris for100 meter) meter (15 x pris for 100 meter) meter (750 x pris for 120 meter) meter (45 x pris for 60 meter) 9 Tildeling af rammeaftale 6 af meter (5 x pris for 100 meter) 200 meter (2x pris for 100 meter) 600 meter (5x pris for 120 meter) 300 meter (5x pris for 60 meter) Når Søfartsstyrelsen har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i punkt 8 anførte kriterier, træffer Søfartsstyrelsen beslutning om tildeling af rammeaftalen. Herefter underretter Søfartsstyrelsen samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles rammeaftalen, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud samt hvornår standstill-perioden udløber. Søfartsstyrelsen er ikke forpligtet til at tildele rammeaftalen og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen. Rammeaftalen anses først for indgået og udbuddet afsluttet, når rammeaftalen er underskrevet, hvilket først kan ske efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Søfartsstyrelsen har afsendt underretning, hvis underretning er sket ad elektronisk vej. Efter rammeaftalen er underskrevet vil Søfartsstyrelsen sende en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på Tenders Electronic Daily (TED), hvor alle europæiske offentlige indkøb offentliggøres, i "Supplement til Den Europæiske Unions Tidende". Herved afsluttes udbuddet. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er Søfartsstyrelsen uvedkommende, herunder også hvis Søfartsstyrelsen måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af rammeaftale. Søfartsstyrelsen er ikke forpligtet at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. 10 Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i enhver anden sammenhæng. Søfartsstyrelsen skal henlede opmærksomheden på, at Søfartsstyrelsen er forpligtet til at offentliggøre i EU-tidende, hvem der har fået tildelt opgaven samt oplyse prisen for opgaven. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at prisoplysningerne efter rammeaftaletildelingen bliver offentliggjort. Hvis tilbudsgiver mener, at offentliggørelse af oplysninger fra hele eller dele af tilbuddet kan være til skade for virksomheden eller konkurrencesituationen, bedes dette meddelt tydeligt og begrundet i forbindelse med tilbudsgivningen med anmodning om, at offentliggørelse ikke finder sted.

7 11 Forhandlingsforbuddet Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at Søfartsstyrelsen ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Søfartsstyrelsen vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsdirektiverne. Der vil derfor ikke blive afholdt rammeaftale- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at rammeaftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Søfartsstyrelsen. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 12 Tidsplan Aktiviteter Relevante datoer Sidste dag for modtagelse af spørgsmål 29. september 2015 Tilbudsfrist 6. oktober 2015, kl. 13:00 Tildeling af opgaven (datoen er alene vejledende) 2. november 2015 Rammeaftaleunderskrift (datoen er alene vejledende) 13. november af 7