Udbudsbetingelser til offentligt udbud. flishugning på stormfaldsarealer

Transkript

1 Udbudsbetingelser til offentligt udbud af flishugning på stormfaldsarealer 1

2 1 UDBUDSBETINGELSER Indledning Den ordregivende myndighed Kontaktperson Beskrivelse af opgaven Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbud afgivet af konsortium Anvendelse af underleverandører Betingelser for at deltage Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsvurdering Tildelingskriterium Underkriterier Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist mv Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv Sprog Aftalegrundlag Annullation Omkostninger ved deltagelse Alternative tilbud Forbehold Spørgsmål og rettelser Besigtigelse Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tidsplan

3 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber annoncen på Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Naturstyrelsen, Driftscentret. Naturstyrelsen, Driftscentret er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning. I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen skal rettes til: Miljøministeriet Naturstyrelsen Driftscentret Førstballevej Randbøl. Att.: Thomas Claudi Westh tcw@nst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 1.3 Beskrivelse af opgaven Nærværende udbud omfatter: flishugning på stormfaldsarealer 3

4 Udbuddet er delt i 5 delaftaler på henholdsvis kfm i Jylland, primært Vestjylland, opstart uge kfm i Jylland, primært Vestjylland, opstart uge kfm i Jylland, primært Sønderjylland, opstart uge kfm i Jylland, primært Sønderjylland, opstart uge kfm i Jylland, primært Sønderjylland, opstart uge 36. Der kan bydes på én eller flere delaftaler, dog skal det understreges, at såfremt en tilbudsgiver bliver tildelt flere delaftaler, skal tilbudsgiver kunne opfylde tidsplanerne og leveringskravene for hver enkelt delaftale samtidigt. I Vestjylland forventes det således at én flishugger kan løse de to delaftaler (1. og 2.), da der ikke vil være krav om to samtidige produktioner. Det samme gælder for to af de tre Sønderjyllands delaftaler (3. og 4.) I Sønderjylland vil det være nødvendigt med mindst to forskellige flishuggerer, da der her skal ske to samtidige produktioner.. For alle aftaler vil tilrettelægningen af produktionen skulle ske i samarbejde med vognmanden. Tjenesteydelsen består af: Hugning af skovflis leveret i lastvognscontainer ved bilfast vej i skov. Placering, udsætning og tømning af containere koordineres i det daglige med den til opgaven tilknyttede vognmand Selve beskrivelsen og kravene til den udbudte opgave fremgår af vedlagte kravspecifikationer for opgaven jf. bilag Kontraktperioden Kontrakten starter hurtigst muligt, forventeligt den 14. juli 2014 og løber til 30. november Opstart af maskiner skal ske hurtigst muligt efter kontraktstart, dog senest 5 dage efter. 1.4 Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den 4

5 udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterium Udvælgelseskriterier Den juridiske person Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver Tilbud afgivet af konsortium Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere Anvendelse af underleverandører Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. De nedenfor angivne erklæringer og oplysninger skal ikke afleveres for underleverandører, da leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af ansøgers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte ansøgers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Tilbudsgiver kan udelukkes fra deltagelse i udbudsforretningen på grund af egne forhold. Tilbudsgiver skal desuden underskrive en tro- og love erklæring på, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger jf. LBK nr. 336 af 13/05/1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Erklæringen er vedlagt i bilag 1. 5

6 Den eller de tilbudsgivere, der får tildelt kontrakterne, skal inden kontrakternes underskrift underskrive en erklæring på, at de vil overholde Naturstyrelsens arbejdsklausul, som skal sikre lønmodtagere tilsvarende løn- og arbejdsforhold. Hvis tilbudsgiveren har tiltrådt offentlig overenskomst, skal der endvidere fremlægges dokumentation herfor. Arbejdsklausulen fremgår af kontraktudkastet. Hvis den eller de vindende tilbudsgivere ikke har tiltrådt eller indgået dansk overenskomst, skal der for hver arbejdstager, der er beskæftiget med opgaven, særskilt udfyldes en arbejdstagererklæring. Arbejdstagererklæringerne kan afleveres efter kontraktens indgåelse, men altid mindst 5 hverdage før opgavens påbegyndelse. Entrepriseindehavererklæringer og eventuelle arbejdstagererklæringer skal således ikke afleveres sammen med tilbuddet Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: Dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få den for aftalen relevante erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på mindst 10 mio. kr. for personskade og mindst 10 mio. kr. for tingskade. Dokumentationen skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer udstedt af forsikringsselskab eller tilsagn fra anerkendt forsikringsselskab om tegning af erhvervsansvarsforsikring gældende fra underskrivelse af kontrakten. Dokumentation for en mindsteomsætning på mindst 1 mio. kr. i seneste og i mindst et af de to foregående regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis, ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende: Det skal dokumenteres, at hver maskinfører, der skal bidrage til kontraktens udførelse, har gennemført og bestået Skovskolens kursus i Naturnær maskindrift modul 1, eller kursus med tilsvarende indhold og længde på anerkendt uddannelsesinstitution. Dokumentationen skal ske i form af kopi af kursusbevis. Det skal dokumenteres, at hver maskinfører har mere end et halvt års erfaring på fuld tid med flishugning og udkørsel af flis. Dokumentation skal ske i 2. Tilbudsblanket, Maskinførererfaring. Der skal foreligge en erklæring om, hvilke maskiner virksomheden disponerer over til opfyldelse af kontrakten. Erklæringen skal bl.a. sandsynliggøre, at tilbudsgiver kan klare kapacitetskravene jf. afsnit 1.3. Dokumentation skal ske i 2. Tilbudsblanket, Maskinernes egnethed. 6

7 Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, f.eks. at virksomheden er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation for reference, skal tilbudsgiver søge sin tekniske kapacitet godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald skal tilbudsgiver også henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet af de oplyste referencer Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det neden for angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Det er et krav, at tilbudsgiver opfylder de i kravspecifikationen anførte krav til opgavens løsning, medmindre andet er angivet. Gentagelse af kravspecifikationens indhold i tilbuddet tillægges derfor ikke vægt i tilbudsvurderingen. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under Underkriterier, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Tildelingskriterium Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: Det økonomiske mest fordelagtige tilbud Underkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Nr. Delkriterier Vægtning 1 Pris 80 % 2 Maskinførernes kvalifikationer. 10 % 3 Skånsom kørsel 10 % Ad. 1: Pris Laveste pris tildeles højest pointantal. Prisen beregnes ud fra opgavens forventede varenummerfordeling. Fordelingen fremgår af tilbudsblanket og kontraktudkast. Ad. 2: Maskinførernes kvalifikationer. Der foretrækkes maskinfører med erfaring med flishugning og udkørsel.. Den opnåede erfaring begrænses til perioden fra 1/ til d.d. og dokumenteres med angivelse af, hvor og hvornår den enkelte maskinfører har været beskæftiget med tilsvarende opgaver. Dette opgøres og angives for alle medarbejdere, der i betydeligt omfang (hhv. skovning og udkørsel af mindst 20 % af den årlige mængde) vil skulle bidrage til løsningen af den udbudte opgave. Der skal ikke afgives oplysninger om medarbejdere, der ikke skal deltage i opgaveløsningen. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ved udskiftning af maskinførere i kontraktperioden skal nye førere mindst have den samme egnethed. Dokumentation skal ske i 2. Tilbudsblanket, Maskinførererfaring 7

8 Ad. 3: Skånsom kørsel. I den tid hvor der forventes at være brug for særlig skånsom kørsel, foretrækkes der flis-frakørere som kan køre mere skånsomt på grusveje og på spor, end ved brug af de almindelige løsninger med traditionelle jernbånd. Fx vil plastik/gummebånd eller ekstra brede dæk (over 700 mm) blive vægtet højere end løsninger med traditionelle jernbånd. Ligeledes vil permanente skånsomme løsninger blive vægtet højere end løsninger med bånd der tages af og på, fx antal hjul. Da frakøreren kører meget mere og længere end flishuggeren, vægtes frakøreren højere end flishuggeren. Der skal som dokumentation foreligge en liste for de maskiner der vil blive anvendt til opgaven. Listen skal indeholde oplysninger om: maskinnavne og modeller, angivelse af hvilke typer bælter, dæk, producent, bredde, vægt mv maskinen kan køre med Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ved udskiftning af maskiner i kontraktperioden skal nye maskiner have den samme egnethed. Dokumentation skal ske i Bilag 4: Maskinernes egnethed 1.5 Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt med bilag Tilbudsfrist mv. Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest 18. juni 2014, kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Tilbud kan sendes elektronisk til: Miljøministeriet Naturstyrelsen, Driftscentret tcw@nst.dk Att.: Thomas Claudi Westh Eller tilbud kan sendes eller indleveres til: Miljøministeriet Naturstyrelsen, Driftscentret Førstballevej Randbøl Att.: Thomas Claudi Westh 8

9 Tilbud mærkes: Udbud af: Flishugning stormfald Jylland og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Hvis tilbuddet sendes eller indleveres, skal det afleveres i 1 papireksemplarer. Hvis tilbuddet afleveres elektronisk, er det tidspunktet for modtagelsen af mails, der er bestemmende for, om tilbuddet er modtaget rettidigt, og altså ikke tilbudsgivers afsendelsestidspunkt. Der gøres endvidere opmærksom på, at mails undertiden kan være længe undervejs. Det er ligeledes tilbudsgivers ansvar, at ordregiver er i stand til at åbne den fremsendte mail og den eller de filer, der er indeholdt i mailen. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv. Ved fremsendelse af tilbud skal dette indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende udbudsbetingelser. Tilbud skal indeholde følgende: 1. Tilbudsliste, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver tilbud samt evt. anvendelse af underleverandører mv. jf den juridiske person, Tilbud afgivet af konsortium og Anvendelse af underentreprenører 2. Tro og love erklæring vedr. om gæld til det offentlige jf. Bilag Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers økonomiske egnethed jf Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed 4. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers faglige og tekniske egnethed jf Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed 5. Beskrivelser samt dokumentation for de angivne delkriterier i den specificerede form jf Underkriterier 6. Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse jf Tilbudsfrist mv. Der skal udfyldes en tilbudsliste for hver delaftale, tilbudsgiver ønsker at byde på. Det er muligt at byde på flere delaftaler, end tilbudsgiver har kapacitet til at udføre. I givet fald skal det anføres, hvor mange delaftaler der maksimalt ønskes indgået kontrakt om. Vinder tilbudsgiver flere delaftaler end det maksimalt anførte antal, vil tilbudsgiver være forpligtet til at indgå kontrakt om det maksimale antal, men vil få mulighed for at trække sig fra yderligere vundne delaftaler. Den maksimale kapacitet skal dokumenteres ud fra antallet af maskiner i skemaet Maskinernes egnethed og ud fra antallet af maskinfører i skemaet Maskinførererfaring. 9

10 Hvis tilbudsgiver ønsker at trække sig fra en eller flere delaftaler, vil det være NST, der afgør hvilke delaftaler, tilbudsgiver kan trække sig fra. Dette vil ske ud fra, hvad der ud fra en samlet betragtning er økonomisk mest fordelagtig for NST. Det afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet. Indeholder det afleverede tilbud flere referencer end det anførte maksimum, forbeholder ordregiver sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiver med henblik på fremsendelse af korrekt referenceliste inden for en af ordregiver fastsat kort frist. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v., der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med tilbuddet, herunder i den elektroniske kopi Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 1. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter evt. gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. Som eksempel på en ikke usaglig begrundelse kan nævnes manglende bevillingsmæssig dækning. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver. 10

11 1.5.7 Alternative tilbud Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Forbehold angående pris og/eller tidsfrister og tidsplaner er altid væsentlige. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ikke konditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner mv. betragtes altid som væsentlige forbehold. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har ret til ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. 1.6 Spørgsmål og rettelser Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a. at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senere end 10. juni 2014 kan ikke forventes besvaret, medmindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår opgavens udførelse. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.7 Besigtigelse Det vil være muligt for tilbudsgiver på egen hånd at besigtige opgaverne og arealerne ud fra kortbilag 1, hvor arealerne som vi kender dem nu, er indtagnet. Den endelige inddeling af arealer til de enkelte kontrakter kan desværre ikke ske endnu da skovning ikke er færdig endnu, men ud fra de arealer der fremgår af kortbilag 1, kan man danne sig et indtryk af opgavens omfang og kvalitet. 11

12 Hvis tilbudsgiver ønsker dette, skal det ske efter nærmere aftale med Skovfoged Thomas Claudi Westh, tlf eller mail 1.8 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.9 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: 23. maj 2014 Annoncering på juni 2014 Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål 18. juni 2014 kl Tilbudsfrist Uge Underretning om valg af leverandører Uge Underskrivelse af kontrakt 14. juli 2014 Forventet kontraktstart delaftale 1 og 3 1. september 2014 Forventet kontraktstart delaftale 2, 4 og 5 12