Sådan vælger du den rigtige ejendomsadministrator TJEKLISTEN

Transkript

1 TJEKLISTEN Sådan vælger du den rigtige ejendomsadministrator Ingen kunder er ens. Det samme gælder for ejendomsadministratorer. Derfor skal du se dig godt for, når du vælger en administrator. Vi har udarbejdet denne tjekliste for at gøre det nemmere. Læs den og brug skemaet bagerst, når du skal indhente tilbud. Så finder du din administrator på et seriøst grundlag.

2 Er din ejendomsadministrator seriøs og solid? N år du vælger ejendomsadministrator er det først og fremmest vigtigt, at du vælger en ordentlig og solid virksomhed, der kan leve op til sit ansvar. Det kan hurtigt blive dyrt for dig, hvis administrator ikke har de rigtige forsikringsforhold og ikke hviler på et solidt økonomisk grundlag. Derefter skal du sikre dig, at du møder din fremtidige administrator, og at det er en ansvarlig, kompetent og erfaren person, som kan levere i forhold til dine behov både når det gælder den daglige administration og evnen til at kunne rådgive dig. Soliditetstjek Er din kommende administrator medlem af Ejendomsforeningen Danmarks administratorsektion (den officielle brancheforening *)), så du kan være sikker på, at de lever op til branchens uddannelseskrav og etiske regler? Er administrator ansvars-, kautions-, og kriminalitetsforsikret? Har administrator en IT-erklæring, der dokumenterer og sikrer IT-forretningsgange og data ved nedbrud, brand og lignende? Vurdér deres tilgængelighed. Hvordan er administrators kontortid? Kan de nås pr. mail og telefon uden for almindelig åbningstid, og hvor længe er de om at besvare forespørgsler? Din daglige, ansvarlige administrator bør være erfaren og evne at være samlingspunktet for hele dit engagement, så du ikke skal bruge unødig tid på at koordinere selv. Ring til et par af administrationsselskabets andre kunder og hør, hvad de mener om administrator. Referencer er altid den bedste kilde. *) Som medlem af Ejendomsforeningen Danmarks administratorsektion er man forpligtet til at overholde branchens vedtagne etiske regler. Reglerne stiller blandt andet strenge krav til adskillelse af egne og kunders økonomiske midler samt forpligter til at videreuddanne medarbejderne. Husk! Det tager normalt et år at lære en ejendom at kende og skabe en optimal drift. Derfor skal personaleomsætningen være lav hos din administrator, så du ikke skal starte forfra hele tiden.

3 Tilbyder din ejendomsadministrator et lettilgængeligt on-line overblik? D er er mange administrationsselskaber, som praler med deres facilitet. Men da det er et meget vigtigt værktøj i hverdagen, skal du forlange at se det demonstreret i virkeligheden. På den måde er du sikker på, at det er ægte online og ikke bare gamle, indscannede oplysninger. Ligesom der findes gode og dårlige netbanker, findes der også gode og dårlige faciliteter inden for ejendomsadministration. Derfor skal du gøre dig selv den tjeneste at vælge den bedste og mest fleksible løsning. Og så er der det med økonomien. Få afklaring om, hvad det koster at bruge faciliteten, for gratis er ikke altid gratis, når man først kigger efter. Tilgængelighedstjek Se rigtige demoer af systemerne og vurdér dem op mod hinanden med fordele og ulemper. Tjek at systemet kan imødekomme bestyrelsens behov for en særlig adgang til løbende online-status, så du kan følge med minut for minut. Giver systemet mulighed for at gemme vigtige dokumenter som fx årsrapport, vedtægter, forsikringspolice, referater og andre aftaler af betydning for bestyrelsens arbejde? Betaler du noget for det og i givet fald for meget? Og husk at læse det med småt. Overblik på et øjeblik Med CEJ s online adgang har du hele døgnet adgang til opdaterede oplysninger og dokumenter på din ejendom. Budgetter, fakturaer, beboerlister, policer, restancelister og alt, hvad du ellers behøver for at få et fuldstændigt overblik over din ejendom. Du har naturligvis overblikket på alle dine elektroniske enheder. Ligetil og nemt. Husk! IT-systemer forældes hurtigt. Det kan være en god ide at forhøre sig om administrators IT-politik, og om hvor meget de investerer i udviklingen af IT-faciliteter for kunderne de kommende 3 år.

4 Kan din ejendomsadministrator mere end lægge tal sammen? D er findes ikke to foreninger, der er ens, og det er administrators opgave at tilpasse sig dine behov og tilbyde spidskompetent hjælp, når det kræves. Det kan nemlig blive et spørgsmål om mange penge, hvis eksperterne kommer for sent på banen. Jurist- og ejendomsinspektørservice er naturlige og logiske følgeydelser af ejendomsadministration, men det afgørende er, at din administrator arbejder proaktivt og individuelt for jer. Kompetencetjek Har administrator egne jurister, eller er de nødt til at købe ydelsen fra andre? Hvis de ikke har dem selv, kan det hurtigt blive en temmelig dyr fornøjelse. Har administrator egne inspektører, eller er de nødt til at købe ydelsen af andre? Her gælder det samme. Har administrator gode forbindelser til kreditforeninger og revisorer, og kan de sikre kvalificeret rådgivning fra dem? Det er også vigtigt at vurdere kapaciteten hos administrator, så du er sikret hurtig hjælp og problemløsning. Se på medarbejdernes kvalifikationer. Opfylder administrator branchens krav til videreuddannelse af medarbejderne? Bed administrator dokumentere og redegøre for, hvilke typer opgaver, de udfører flest af. Og om de er kompetencemæssigt dækket ind i forhold til netop dit behov. Hos CEJ har vi alle nødvendige kompetencer in-house. Her er tre gode eksempler. Se flere på hjemmesiden. Flemming Ingstrup Teknisk chef i CEJ Niels Ole Bjørn Pedersen Advokat i CEJ Birgitte Bonde Administrationschef i CEJ

5 Kan din ejendomsadministrator tænke længere frem end til i morgen? Hurtigt skiftende regler om lovgivning på området gør, at administrator skal holde vågent øje med den enkelte ejendom. Ellers risikerer du utidssvarende, besværlige og dyre løsninger. Administrator er eksperten, og det er derfor ubetinget deres ansvar at gribe til handling uden unødig forsinkelse og sørge for, at alt fungerer optimalt altid. Sammen med dig skal de lægge en langsigtet strategi for ejendommen, som kan justeres og optimeres løbende. Det kan være mange penge værd. Visionstjek Hvordan sikrer administrator, at du hele tiden har de bedste aftaler og administrerer optimalt? Hvordan vil administrator arbejde proaktivt for netop din forening? Spørg ind til værktøjer som fx nøgletalsanalyser. Her kan den gode administrator identificere forbedringsområder på baggrund af, hvordan generelle niveauer i sammenlignelige ejendomme forholder sig. Hvad er sparet, er tjent. Kan administrator tilbyde dig attraktive storkundeforhold inden for bank og forsikring, så du kan spare penge fra første dag? Er der andre værdiskabende partnerskaber, fx på energiområdet, som du kan have glæde af? Husk! Mange glemmer at fokusere på disse ting i tilbudsfasen. Faktum er, at de penge, som kan spares gennem administrators aftaler, går direkte i din kalkule og kommer medlemmerne til gode med det samme. En god ejendomsadministrator skal til hver en tid kunne forsyne kunden med et overblik og et indblik i detaljerne. Hvad enten det er udgiften til snerydning eller ejendomsskatten fra de sidste 4 år og den til næste år. Dan Strandberg, Økonomichef du CEJ

6 Sådan får du et korrekt samligningsgrund lag, når du indhenter tilbud I tilbudsfasen gælder det om at se på det samlede regnestykke for din forening, og det kan være svært at komme frem til fakta. Du skal have en fast pris på basisydelsen samt klare vilkår for tillægsydelser og herfra trækker du eventuelle økonomiske gevinster gennem administrators aftaler. Vi har udarbejdet et skema, som sikrer, at du får det hele med. Bed dine tilbudsgivere om at anvende dette skema, så du får mulighed for at vurdere forholdene objektivt. Vi kan evt. maile det til jer, hvis du har behov for det. På næste side finder du skemaet. Tjek på tjeklisten Udlevér skemaet til den eller de administratorer, du vil vurdere, og gør det klart, at de kun kommer i betragtning, hvis de vil arbejde inden for disse rammer. Det er dig, der bestemmer! Sørg for at basisydelsen er klart beskrevet. Det er den ydelse, som er nemmest at definere, så her kan du godt kræve, at de er meget præcise. Pris for tillægsydelser kan let blive elastik i metermål, hvis du kun får timepriser. Prøv, så vidt muligt, at få rammebudgetter på arbejder, som allerede nu forudses eller er fast tilbagevendende. Det er vigtigt, at der generelt arbejdes med faste budgetter. Det er en forudsætning for god forventningsstyring. Få indblik i prisniveauer på tillægsydelser for opgaver udført i sammenlignelige ejendomme. Evaluér samarbejdet første gang efter 12 måneder, så eventuelle uhensigtsmæssigheder kan tager allerede i opløbet.

7 Skema Basisydelser er følgende inkluderet? Onlineadgang Deltagelse i ordinær generalforsamling Deltagelse i budgetmøde Referat fra generalforsamling Lønadministration for ansatte Nøgletalsanalyser Tillægsydelser priser Juridisk rådgivning Ekstraordinære generalforsamlinger Deltagelse i bestyrelsesmøder Administration af ventelister Administration af P-anlæg Administration af vaskeri Administration af fælleslån Inspektørydelser: vedligeholdelsesplaner, tilsyn med ejendommens drift, energioptimering Besparelser Forsikringspræmier pr. m2 Ift. dækningens omfang Revisionshonorarer Abonnementer, fx på elevatorer, energiovervågning og renholdelse Andet Total