Årshjul for GDV Rev

Transkript

1 Årshjul for GDV Rev Tid: Aktivitet Forarbejde Punkter Frist Ansvarlig Regnskab Afslutning af foreløbig regnskab 20. januar Kasseren Forslag til budget og sæsonprogram for næste sæson Aftale om lokaler Aftale for næste sæson Inden generalforsamling Formanden Bestyrelsesmøde (forberedelse af generalforsamling) Godkendelse af regnskab og budget, herunder forslag til kontingent, kursusgebyr Forberedelse af generalforsamling: Lokaler Forplejning Dirigent Beretninger (formand og udvalg) Valg Indkomne forslag januar Bestyrelsen Deltageraften opfølgning/planlægning Afslutning moderne pardans: Gaver, musik m.v. Afslutning aftenhold og pensionisthold: Gaver Sommerdans: musik, instruktør og lokaler Indkaldelse til generalforsamling Endelig dagsorden udfærdiges Lægges på hjemmeside Dato nævnt i sæsonprogram Oplysning og uddeling på træningsaftener Ud til medlemmerne 3 uger før (14 dg. Jf. vedtægterne) Formanden Deltageraften: Stiftelsesfest (23. januar 1945) Nytårstaffel Det praktiske aftales Bestyrelsen/ Aktivitetsudvalget Indberetning af medlemmer til DGI / DIF Elektronisk indberetning via DGI 31. januar Kasseren

2 Betaling til DGI Grundgebyr + pr. medlem 31. januar Kasseren Februar Regnskab Godkendelse af revisor 2 uger før generalforsamling Kasseren Underskrift af bestyrelse og revisor Trykning og omdeling Februar Kulturelt Samråd Ansøgning om tilskud 15. februar Formand/kasserer Februar Besøg af Aftale for næste sæson Aftales år for år Formanden musikskolen Februar Afslutning moderne Instruktør pardans Februar Generalforsamling Afholdelse Senest ult. februar Bestyrelsen Konstituerende bestyrelsesmøde Afregning af tilskud til undervisning og lokaler Genforhandling af lejeaftale (Trepas Hallen) Aftale poster i.h.t. vedtægter Gennemgang af forretningsorden Aftale om deltagelse i eksterne møder Fordeling af opgaver til sommerdans Udfylde tilsendte papirer, underskrives af hele bestyrelsen og revisorer Børneattest vedlægges Genforhandling af lejeaftale og reservation jf. årskalender marts Formanden 31. marts Formand/kasser Formand Årsmøde FD Tilmelde deltagere 20. marts Kasseren Kulturel Samråd Deltage i møde marts Bestyrelsen Afslutning aftenholdet Afvikling Aktivitetsudvalget

3 April Bestyrelsesmøde Møde med instruktører og musikere April-maj Formanden April Aktivitetstilskud Ansøgning om tilskud til børnehold til Folkeoplysningsudvalget April Eksterne møder DGI Midtjylland Dans og Musik (Organisationer) DGI Midtjylland Landsorganisatiionen Viborg Folkeoplysnings Samråd Viborg Idrætsråd (maj) April Sommerdans Afvikling Aftales 1.maj Administrator for børneholdet Bestyrelsen April Afslutning seniorhold Afvikling Seniorudvalget Maj Afregning af tilskud Afregning af pensionisttilskud til seniorer og aftenhold - Juni Formand/kasserer min. 12 pensionister på hvert hold Maj Sommerdans Afvikling Aftales Juni Bestyrelsesmøde Fastlæggelse af dato og form deltageraften o.l. (Stiftelsesfest, Nytårstaffel o.l.) 10% pulje planlægning af aktivitet Opvisning Borgvold deltagelse i foreningernes dag Juni Bestyrelsen (Aktivitetsudvalget) Juni Sæsonprogram Udformning af sæsonprogram med oplysning om Juni PR-Udvalget betaling Hjemmeside Annoncering Trykning Juni Skat og AM-bidrag Opgørelse og indbetaling Ult. Juni Kasseren Juni Feriepenge Opgørelse og indbetaling Ult. juni Kasseren August Bestyrelsesmøde Sæsonstart Opfølgning: 10% pulje, foreningernes dag August

4 Foldere til dem, der ikke har mail (omdeling/post). August Annoncering Sæsonprogram med oplysning om betaling via mail, Folder til omdeling/post Folder til biblioteker m.v. (ca. 300 afleveres til Viborg Folkeoplysnings Samråd) Udsendes medio august September Kulturelt Samråd Ansøgning om tilskud 15. september Formand/kasserer September Bestyrelsesmøde Evaluering af sæsonstart Opfølgning/planlægning af juleafslutninger Ult. september September Medlemsliste Udsendes til alle i best. via mail Ult. September Kasseren Oktober Tilskud fra Viborg Ansøgning om lokale- pensionist- og 1. november Formanden Kommune undervisningstilskud til Viborg Kommune for næste år. Oktober Moderne pardans Medlemsbeviser og medlemsliste Ult. Oktober Kasseren Oktober FD Indberetning af medlemmer og indbetaling af kontingent Ult. Oktober Kasseren November Bestyrelsesmøde Forberedelse af generalforsamling Evt. vedtægtsændringer Opfølgning/planlægning deltageraften November Aftale med musiker og instruktør Aftale for næste sæson Inden generalforsamling Formanden December Juleafslutning Senior- og aftenhol Aktivitetsudvalg/ Moderne pardans Kontaktperson/instruktør December Skat og AM-bidrag Opgørelse og indbetaling Ult. December Kasseren December Feriepenge Opgørelse og indbetaling Ult. December Kasseren

5 December Afregning af tilskud Afregning af pensionisttilskud til senior- og aftenhold - December Formand/kasserer min. 12 pensionister på hvert hold December Afregning skat m.v. Alle udgifter (skyldig skat, honorar til bestyrelse m.v.) 31. december Kasserer skal være afregnet inden udgangen af indeværende år December Spillemandskredsen Indbetaling af kontingent? December Kasseren December Bilag Alle indtægts- og udgiftsbilag for indeværende år skal være kassereren i hænde senest 20. december 20. december Bestyrelsen Generelt: Alle dansere informeres om tiltag i GDV via mail. De, der ikke har mail-adr. får en sms eller papir udleveret. Dette gælder alle arrangementer herunder ekstra træning til opvisninger. Kommende aktiviteter: Aktivitet Forarbejde Punkter Frist Ansvarlig