Referat fra Konstituerende bestyrelsesmøde i Fynsland

Transkript

1 Punkt Referat fra Konstituerende bestyrelsesmøde i Fynsland Dato: Tid Sted: Rådhuset Ringe Antal bilag Udsendt d Mødeleder: Gunnar Landtved Referent: Jens Peter Jacobsen Deltagere: Gunner Landtved(GL), Per Jensen (FH), Steen Outzen(SO), Bjarne Brøndgaard (BB), Ebbe Andersen (EA), Sara Rosager Mortensen (SRM), Steffen høgild (SH),Jens Peter Jacobsen(JPJ), Afbud: Emne 1 Godkendelse af dagsorden Go daw og velkommen Bestyrelsen præsenterede forventninger til det kommende bestyrelsesarbejde i Fynsland Kort uddrag: Vi må gerne kunne se at vores engagement gør en forskel for lokalrådene vi må gerne kunne sætte flere flueben 2 Vi skal løfte lokalrådene Omdefinere landsbyernes funktion Den aktive borger arbejde med den lokale medbestemmelse. Få foreningerne til at arbejde sammen. Være med til at sætte dagsorden. Vi skal arbejde med at få mere engagement. Evaluering af årsmøde Opsamling på debat vedr. Energi landsbyer Oplæg skule være bedre struktureret og have mere fokus på energilandsbyer. 2). Den aktive borger 3 Den aktive borger kan blive en lang proces, for der er så mange ting der skal drøftes - det er en holdningsbearbejdning. Der bliver en række besparelser, borgerne tager det ikke alvorligt, det er vigtigt at få erkendelsen ud til borgerne. Nøje afstemning af forventning af begrebet politikere ser besparelser, de frivillige ser besparelser. Vi skal være opmærksomme på ikke at få en tillidskrise. Fynslands kan understøtte processen med forventningsafstemning, og understøtte lokale projekter. Det er vigtigt at inddrage både foreninger og de foreningsløse. Lokalrådene fik tydeligt markeret at der skal samarbejde til, og der er forskel på lokalrådene, Mangler vi en definition af begrebet den aktive borger den kommunale betragtning er at borgere skal med ind og overtage kommunale opgaver. Vi skal klædes ordentligt på, hvorfor udspringer begrebet den aktive borger. Vi skal tænke nye strukturer, de frivillige skal have lov til at være der hvor de brænder. Decentraliserer midler. Den aktive borger i Odense hedder det ny virkelighed. Kommunen har ikke den økonomi til at løfte de opgaver som borgerne forventer. Hvad er det vi ude lokalt gerne vil være med til at løfte - hvad er det for et ståsted vi har. Kommunen må gerne gå ud og fortælle hvad det er for opgaver de fremadrettet ikke kan være med til at

2 løfte. Kommunen er søjleopdelt det er vi ikke ude i lokalrådene Hvis vi skal prøve at komme positiv ind i forhandlingerne er vi nøde til at acceptere hinandens synspunkter. Hvor meget er lokalrådene klædt på til at tage debatten. Lokalrådene er nød til at tage en debat om, hvad det er de vil satse på, også give kommunen et sagligt medspil lokalsamfundene skal vise initiativ Det er som om, at foreningerne/lokalrådene ikke forholder sig til de konsekvenser besparelser kan få, på trods af de politiske udmeldinger - der er en armslænge ud til lokalrådene og den skal vi have bearbejdet. vi skal have tilrettelagt processer med en positiv vinkel. Lokalrådene skal være bedre til at forholde sig til at noget fjernes, - der hvor der er vanskeligheder, der skal Fynsland gå ind og hjælpe. Hvad vi kan forvente af kommunen skal være klart og præcist, der ønskes en klar kommunikation, og viden om, hvem der har mandat. Tæt samspil med kommunen ønskes, således debatten ikke afspores, derfor vigtigt af dialog med der embedsmænd/politikere der pt. Løber med projektet. JP tager kontakt til forvaltningen. 3). Formandens beretning Selve årsmødet blev presset i tid. Der kan overvejes, at dele årsmødet op i emner således der gives mulighed for en forventningsafstemning af hvilke opgaver der skal løbes med. En væsentlig opgave for bestyrelsen at forholde sig til er, hvordan vi får deltagere til at gå hjem og omsætte de behandlede emner på årsmødet til handling. Det blev foreslået at årsmødet fremadrettet tager afsæt i lokalpolitisk debat, som efterfølgende opfølges af konkret tema-/emnemøder henover året. Konklusionen er, at bestyrelse på den ene side må have tiltro til, at lokalrådene griber årsmødets oplæg og arbejder videre med tingene, men på den anden siden kan det også være nødvendigt at skubbe på, for at sætte dagsorden. Konstituering a) Valg af formand, Næstformand og kasserer Formand: Gunnar Landved Næstformand: Steen Outzen Kasserer: Per Jensen b) Udpegning af repræsentant til det grønne råd Mogens Christoffersen Suppleant: Steffen Høgild c) Udpegning af repræsentant til ungdomsskolebestyrelse. Bo Pedersen. Herunder en drøftelse af, at det kan være nødvendigt at finde ny repræsentant efter valg til kommunalbestyrelsen. d) godkendelse af forretningsorden Bestyrelsen bruger de kommende møder i foråret til at vurdere om der er behov for justeringer, derfor er den hidtidige forretningsorden gældende. Fordeling af opgaver og ansvarsområder Punktet blev udskudt til behandling på næste møde Orientering 1) Året initiativ kommunen har modtaget 56 indstillinger til deres initiativpris, herunder 8 i kategorien Året lokalsamfund 2) Kvartalsmøde borgmester Punkter der drøftes på mødet er: Budget konsekvenserne af besparelse på 180 mill. Kr. samt Den aktive Borger 3) Henvendelse fra Lasse og Mathilde om muligheden for at afvikle et antal koncerter og debatmøder. Bestyrelsen ønsker ikke at involvere sig i dette projekt.

3 Dagsorden til bestyrelsesmøde 1. Tilbagemeldinger fra lokalråd 2. Indstilling til FMK s landdistriktspulje 3. Markedsføring af lokalsamfund 4. Arbejdsgrupper Eventuelt Forretningsudvalget afholder møde den 11. april med Fynslands repræsentanter i projektgruppen til Markedsføringsprojektet. Bilag 1 FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN Den valgte bestyrelse har overordnet ansvaret for ledelsen af organisationen inden for de i vedtægterne givne rammer med varetagelsen af lokalsamfundenes interesser og løsning af opgaver, jf. vedtægterne 2 og 3. Bestyrelsen konstituerer sig i henhold til vedtægterne med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Forretningsudvalg Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg bestående af formand, næstformand og kasserer, der i samspil med formanden varetager den løbende drift og mødeaktivitet for bestyrelsen. Forretningsudvalget kan til en konkret opgave evt. suppleres med andre bestyrelsesmedlemmer med særlig relation til den konkrete opgave. Formanden Formanden har ansvaret for den overordnede ledelse af organisationen, herunder opfølgning på de planlagte opgaver og assistance til lokalsamfundene. Formanden planlægger bestyrelsesmøder, repræsentantskabsmøder og årsmøder. Formanden står for de formelle kontakter og møder med kommunen og andre væsentlige eksterne parter, herunder pressen. Næstformanden Næstformanden er stedfortræder for formanden ved dennes forfald og efter indbyrdes aftale. Kassereren Kassereren har ansvaret for bogføringen og udarbejdelsen af regnskaber samt for opstillingen af budgetter og budgetopfølgningen. Der skal udarbejdes regnskaber med budgetopfølgning hvert kvartal. Kassereren har ansvaret for den rettidige betaling af de løbende udgifter. Udgifter over 1000 kr. skal godkendes af formanden før udbetaling finder sted. Udgifter under 1000 kr. godkendes af formanden efter udbetaling. Kassereren udarbejder årsregnskab og sikrer det bliver revideret senest 4 uger før årsmødet.

4 Sekretæren Sekretæren skal referere de løbende møder i bestyrelsen og repræsentantskabet samt årsmøderne. Bestyrelsesmøder Indkaldelse til bestyrelsesmøder sker via eller efter personlig aftale til bestyrelsesmedlemmerne, normalt med 7 dages varsel, jf. vedtægternes 5. Ønskes et emne optaget på dagsorden, rettes henvendelse til formand, forud for fristen for udsendelse af dagsorden. Bestyrelsesmøder starter med godkendelse af dagsorden med mulighed for, at tillføje punkt til dagsordenen, hvis alle de fremmødte bestyrelsesmedlemmer er enige heri. Der afholdes rullende møder med mødeafvikling 1 gang pr. mdr. dog undtagen juli Møderne afholdes normalt med start kl og med sluttid senest kl Mødereferater udsendes senest 4 arbejdsdage efter mødet til bestyrelsesmedlemmer pr mail. Godkendelse af referat sker så vidt mulig ved, at bestyrelsen laver en samlet opsummering af, hvad der skal føres til referat under behandling af det enkelte dagsordenspunkt Referatet udsendes efterfølgende via mail til bestyrelsesmedlemmer, repræsentantskabsmedlemmer og lokalrådsformænd, samt offentliggøres på Fynslands hjemmeside. Der kan indkaldes relevante personer til behandling af konkrete dagsordenspunkter. Mødeindkaldelser og mødereferater sendes via til bestyrelsesmedlemmer, repræsentantskabsmedlemmer og lokalrådsformænd og offentliggøres på Fynslands hjemmeside. Økonomi og ressourcer Der skal udarbejdes budgetter og budgetopfølgninger, som skal forelægges bestyrelsen til godkendelse. Økonomiske dispositioner og andre aftaler med indflydelse på projekters forløb og forventede resultater skal ske efter aftale med / godkendelse af bestyrelsen og skal føres til referat. Der skal udarbejdes aktivitets-, tids- og ressourceplaner for væsentlige projekter før disse iværksættes. Med henblik på at strække de økonomiske midler så langt som muligt tilstræbes det, at opgaverne i videst muligt omfang løses i eget regi dvs. primært med ulønnet arbejde og brug af privat edbudstyr m.v. Dækning af udgifter til kontorhold, IT og telefon Formand 2000 kr. Bestyrelsens medlemmer og andre kan efter forud aftale få dækket dokumenterede udgifter til rejser og kørsel, kontorhold m.v., afhold i forbindelse med løsning af opgaver for Fynsland For kørsel anvendes det offentliges lave takts, der dækkes dog kun for kørsel uden for kommunens område Udvalg / arbejdsgrupper Bestyrelsen kan nedsætte udvalg / arbejdsgrupper med eksterne deltagere til løsning af konkrete opgaver. I udvalgene / arbejdsgrupperne skal der altid være mindst et medlem af bestyrelsen, der løbende rapporterer til bestyrelsen. Fynsland kan lade sig repræsenterer i bestyrelser og udvalg, som bestyrelses finder det relevant at være repræsenteret i. Fynsland er repræsenteret i flg. udvalg: Ungdomssskolebestyrelsen v. Bo Petersen Det Grønne Råd v, Mogens Christoffersen Der foretages valg til udvalg og bestyrelser på det konstituerende bestyrelsesmøde. Fynsland kan lade sig repræsenterer i udvalg og bestyrelser af personer der ikke er valgt til

5 Fynslands bestyrelse. Fynsland repræsentant i et udvalg/bestyrelse holder løbende Fynslands bestyrelse orienteret om aktiviteter og beslutninger fra udvalget/bestyrelsen. Suppleanter. Suppleanter deltager ikke i bestyrelsesmøder men holdes løbende orienteret om bestyrelsens arbejde Vedtaget på bestyrelsesmøde den 7. marts 2012