Udstillingens abc UDSTILLINGENS ABC

Transkript

1 UDSTILLINGENS ABC Indledning De fleste klubber får på et eller andet tidspunkt lyst til at lave en frimærkeudstilling. Det er oftest et eller andet klubjubilæum, der skal fejres. 1 Det bedste råd er start i god tid og start med en mindre udstilling. Der er masser af fornøjelse ved at lave en udstilling, men der er også megen tankearbejde, administrativt og praktisk arbejde, der skal udføres, så sørg for at have arbejdskraften til indsatsen. Vær altid sikker på, at klubbens medlemmer står bag idéen og vil hjælpe til med, at markere deres klub. De skal give håndslag på det! Reglerne En officiel frimærkeudstilling arrangeret af en medlemsklub under Dansk Filatelist Forbund kræver en godkendelse af forbundet. Vær i god tid. Udstillinger i Danmark udføres efter Udstillingsreglement for danske udstillinger. Nordia udføres efter eget udstillingsreglement. Økonomien Udgangspunktet er, at udstillingen skal give overskud. Det sker ved at lave et realistisk budget og holde det. Tjen 2 kroner før I bruger 1 krone! Den eneste økonomiske risiko er, hvis man ikke får udført arbejdet, hvorved indtjening forsvinder. Værktøj De efterfølgende sider på webben er et værktøj en vejledning i, hvordan man planlægger og gennemfører en udstilling. Værktøjet er gjort meget detaljeret, men bliv ikke overvældet af teksten. Der er ofte angivet op til flere alternativer, og teksten indeholder også beskrivelser af svære emner. Kom i gang! Er man fyldt af energi og oplevelsestrang, er det sjovt, at lave en udstilling. De fleste udstillinger går godt, da de er planlagt godt, så resultatet er til stadig glæde og god erindring. Som gratis glæder kommer masser af socialt samvær med frimærkevenner fra nær og fjern.

2 Afsnittene i Udstillingens ABC 2 1. Idéfasen 2. Udstillingsorganisation 3. Udstillingsøkonomi 4. Opstartsfasen 5. Opfølgende fase 6. PR og annoncering 7. Praktiske ting i god tid før udstillingen 8. Praktiske ting før udstillingen 9. Udvælgelse planlægning 10. Udstillingsplan 11. Udstillingssekretariat 12. Jurysekretariat 13. Opstilling 14. Opsætning 15. Afvikling 16. Præmieoverrækkelse 17. Nedtagning 18. Demontering og sammenpakning 19. Efter udstillingen

3 1. Idéfasen Idé og grundlag 3 Der kan være mange grunde til, at klubben vil afholde en udstilling. Det kan være et klubjubilæum, et arrangement i en by eller tilsvarende. Idé og grundlag kommer ofte fra en enkeltperson eller efter forhandling i bestyrelsen. Det er vigtigt med en grundig beskrivelse af disse punkter, for de indgår efterfølgende i forhandlingen med klubmedlemmerne. Beslutning om udstilling Overordnet beslutning i bestyrelsen, hvilken type udstilling, hvor udstillingen skal afholdes og hvornår (ikke nødvendigvis endelig fastsættelse), samt forslag til navn på udstillingen. Propaganda udstillinger Propaganda udstillinger er alene udstillinger der har til formål at hverve medlemmer eller at markere klubben tilstedeværelse lokalt. Der er ingen formelle krav til propagandaudstillinger, der kan arrangeres i den lokale bank, på posthuset eller i et indkøbscenter. Klubudstilling En klubudstilling er en lokal udstilling, der dækker den region, man befinder sig i og primært henvender sig til klubbens / naboklubbernes medlemmer. Udstillere kan komme fra hele landet. Antal rammer er 200 til 300. Der kan afholdes flere klubudstillinger i løbet af en sæson. Klub udstillinger kan dog også arrangeres med færre end 200 rammer. National udstilling En national udstilling er en landsdækkende udstilling, der dækker hele landet. Udstillere kan komme fra hele landet, Norden eller andre lande. Antal rammer er 500 til 700. En national udstilling laves i et samarbejde mellem Danmarks Filatelist Forbund og den arrangerende klub. En national udstilling kan ikke kombineres med en klub udstilling, men der kan som supplement til en national udstilling indbydes eksponater på klubniveau, men kun fra den arrangerende klubs medlemmer. Nordisk udstilling (NORDIA) En nordisk udstilling er en landsdækkende udstilling, der dækker hele landet. Udstillere kan komme fra hele landet, Norden eller andre lande. Antal rammer er over 700. En nordisk udstilling laves i et samarbejde mellem Danmarks Filatelist Forbund og den arrangerende klub med bidrag af eksterne samarbejdspartnere. Endelig beslutning Efter beslutning i bestyrelsen, skal idéen og grundlaget fremlægges og endelig besluttes af klubmedlemmerne. Dette skyldes, at det er en stor beslutning både med hensyn til arbejdsindsats af medlemmerne og usikkerheden i økonomien. Dagorden for beslutning. På mødet med klubmedlemmerne fremlægges bestyrelsens forslag åbent og detaljeret. Idé og grundlag fremlægges, og tanker om tid og sted præsenteres herunder udstillingstype og omfang af udstillingen. Samlet besluttes navnet på udstillingen.

4 Den indsats der skal ydes af medlemmerne beskrives så grundigt som muligt, så alle får en fornemmelse af, hvad der skal ydes, og hvor de kan hjælpe til. Usikkerhed om økonomien skal minimeres så meget som muligt, da det ellers kan have negativ virkning på beslutningen. Det er fakta, at en velarrangeret udstilling giver overskud, medens slendrian tærer på overskuddet. Et godt og realistisk budget, hvor man altid budgetterer forsigtigt (konservativt), er et nødvendigt og uundværligt værktøj sammen med en vagtsom og forsigtig økonomiansvarlig. 4 Budget skal altid vise overskud på bundlinien. Målet er at skabe et økonomisk overskud for klubben.

5 2. Udstillingsorganisation Opstartsmøde 5 Umiddelbart efter den endelige beslutning i klubben afholdes opstartsmøde for alle interesserede (inviter gerne naboklubberne). Forslag til dagsorden til mødet. Her undersøges, hvem der vil og kan hvad? Her vil typisk ske en opdeling i funktionærer (ledelse af udstillingen funktioner) og arbejdsfolk (opstillere og hjælpere). Det er en god idé hvis bestyrelsen allerede inden dette møde har en funktionsplan med forslag til ansvarspersoner. Der vælges en Udstillingsformand (ofte valgt af bestyrelsen på forhånd). Det skal ikke nødvendigvis være klubformanden, måske tvært imod. Derefter nedsættes et Udstillingsudvalg. Udvalget afpasses udstillingens størrelse. Det består ofte af følgende personer (ansvarsområder): Udstillingsformand (mødedagsordnener, indkaldelser, mødeledelse, eksterne møder, overordnet ledelse) Økonomiansvarlige (budget, pengestyring, driftsregnskab, udstillingsregnskab, tombola, ) Udstillingssekretær (udstillingens adresse, mødereferater, alt-mulig-mand, ) Udstillingleder (praktisk indsats, leder af indsatsgrupper, ) PR-formand (leder af PR-udvalg og annoncetegnere, skiltning, presse) Sikkerhedsmand (eksponatsikkerhed, vagt, ) Evt. jurysekretær (sekretær for jury, rammenumre/-skilte, udstillerdatabase, præmieskilte, ) Evt. redaktør katalog (katalogaftaler, redaktør, økonomi, udgivelse, ) Man kan vælge at nedsætte et Præsidium (det koster penge). Det består ofte af følgende personer: Klubbens formand, forbundets formand, byens borgmester, samt et par stykker mere.

6 3. Udstillingsøkonomi Priser og gebyrer 6 I udstillingsudvalget fastlægges Priser og gebyrer. Der skal fastlægges følgende: Udstillingsentré (gratis?) Pris pr. ramme Pris pr. stand (afhængig af størrelse) Pris på evt. katalog Priser tombola, amerikansk lotteri eller anden indtægtsgivende aktivitet Pris cafeteria (hvis man selv har ansvaret) Fastlæg præmisserne med deltagerne. F.eks. omkring kørsel, bespisning, reception, goder mv. Der opstilles efterfølgende et realistisk Udstillingsbudget, der min. indeholder følgende punkter: Indtægter Udstillingsentré Sponsorindtægter Rammeindtægt (rammeleje) Standleje (kan være gaver/gavekort ved mindre udstillinger) Salg af katalog Overskud tombola Pris cafeteria (hvis man selv har ansvaret) Udgifter Halleje Reception Bespisning Jury Trykning af katalog Diverse ekstra lys vagt/hundevagt - myndighedskrav Ansøgninger og forsikringer Ansøgning til Selskabsstyrelsen Engangsbevilling Told Omsætning under kr. er momsfrit! Ansøge om tombola (få regler hos lokale politi) Forsikring (kontakt forbundskontoret)

7 4. Opstartsfasen Udstillings omfang 7 Udstillingens omfang skal fastlægges. Hvor mange rammer og stande er der plads til/ ønsker klubben? Skal der være plads til alternative udstillere (mønter, håndarbejder etc.). Her illustration Valg af udstillingsklasser Hvilke udstillingsklasser skal der være, og hvordan skal de prioriteres. Vil en udstilling gerne have eliteeksponater, Åben klasse eksponater, Postkortseksponater eller nye eksponater? Æresklasse (indbudte eksponater, juryens eksponater) Mesterklasse (eksponater der har opnået guld 3 gange på nationale (eller internationale) udstillinger) Traditionel klasse (eksponat fokuseret på frimærker ( landesamling ) Posthistorie (eksponater med posthistorie primært forsendelser) Helsager (eksponater med helsager) Tematisk klasse (eksponater med temaer/motiver) Åben klasse (eksponater med temaer/motiver og alternative objekter, der understøtter eksponatet) Postkortklasse (eksponat med postkort) Litteraturklasse (filatelistiske litteratur, periodika og lignende) Juniorklasse (ungdomseksponater) - mere specielle klasser (luftpost, astro, maxikort, revenues) Man kan lave en foreløbig fordeling af antal rammer i de valgte klasser, hvilke angiver prioriteringen. I den sidste ende afhænger det tildels af tilmeldingen. Reglement og tilmeldingsblanket Derefter skal udstillingsreglementet fastlægges. Forbundets reglement for klub og nationale udstillinger skal anvendes. Det kan hentes her (inkl. kommentarer). Tilmeldingsblanket kan være selvstændig eller trykkes bag på udstillingsreglementet (eller med tilmeldingsblanketten på forsiden og reglementet på bagsiden). Forbundets tilmeldingsblanket til klub og nationale udstillinger skal anvendes. Det kan hentes her (inkl. kommentarer). Hvis der påtænkes ændringer i reglement eller tilmeldingsblanket, skal disse forelægges og godkendes af forbundets udstillingsudvalg før offentliggørelse. De fleste ting giver sig selv, men rammelejen bør drøftes indgående. En lav rammepris er under alle omstændigheder befordrende for mange tilmeldinger, men en lav pris har også indflydelse på budget og økonomi. Få desuden undersøgt nøjagtigt, om der skal svares moms af rammelejen. Lokaler og bespisning Der tages kontakt til det valgte udstillingssted, og der laves aftale om leje af lokaler, herunder aftale om bespisningen. Ansøgning forbundet/kontakt til dommerstyrelsen

8 Der skal hurtigst muligt sendes en ansøgning til forbundet om at afholde udstillingen, dens type og dens omfang. Dette gælder specielt, hvis det drejer som en national udstilling, hvor der kun afholdes en enkelt hver år. 8 Kopi af ansøgningen sendes til dommerstyrelsen. Efterfølgende tages kontakt til formanden for dommerstyrelsen for at få fastsat, hvor mange dommere, der skal bruges. Med dette på plads reserveres værelser lokalt til dommerne. Som tommelfinger regel for antallet af dommere til udstillinger kan angives: En juryformand plus én dommer per 75 påbegyndte rammer. Vær opmærksom på, at der til en national udstilling skal tilknyttes en dommer fra et andet nordisk land. Der er aftalt en turnusordning, og er man så uheldig at få en dommer fra Island eller det nordlige Norge, betyder det noget for budget og regnskab. Allerede på nuværende tidspunkt skal der skabes synliggørelse af udstillingen. På har klubben en til flere sider til rådighed, hvor udstillingen kan præsenteres, efter hånden som den gror frem. Det er også en god idé at sende en første information til Dansk Filatelistisk Tidsskrift (opfølges senere). Områdefolkene informeres grundigt om alt omkring udstillingen. Der kan med fordel afholdes et områdemøde, hvor det er klubben, der inviterer gennem områdemand (udstillingen/ klubben betaler). Der er store chancer for, at der er medlemmer i naboklubberne, der vil hjælpe til. Kontakt til kommunen Der tages kontakt til kommunen, det skal ske så tidligt som muligt og på så højt plan som muligt, helst til borgmesteren. Kontakten til kommunen foretages af klubbens formand og udstillingsformand (det kan også være en person, hvor politiske eller erhvervsmæssige forbindelser udnyttes). På mødet startes de første forhandlinger om et sponsorat fra kommunen. Det kunne være kontakt beløb, gratis hal eller tilsvarende. Borgmesterens (eller anden relevant person) inviteres allerede på dette møde til at åbne udstillingen, at deltage i åbningsreceptionen samt at bidrage med et forord til katalog/ udstillerfortegnelse. Kontakt til væsener og handlere Post Danmark/andre væsener underrettes om tid og sted for udstillingen. Send et brev til lederen af Post Danmarks Frimærker om udstillingen og anmod samtidig om, at Post Danmark er repræsenteret på udstillingen med en stand. Det er også her, der efterfølgende skal laves aftale om et eventuelt udstillingsstempel. Der sendes et brev med tid og sted for udstillingen til formanden for Danmarks Frimærkehandlerforening, hvor man anmoder om, at foreningens medlemmer bliver orienteret, og at udstillingen senere vil vende tilbage med direkte kontakt til den enkelte frimærkehandler. Kontakt til specialklubber Det vil ofte være en fordel for udstillingen hvis findes specialklubber der vil arrangere møder i forbindelse med udstillingen

9 5. Opfølgende fase Udstillingsplanen 9 For at få overblik skal der hurtigst muligt fremstilles en udstillingsplan. Det bedste er at få en af medlemmerne med god kendskab til edb til at lave en i et tegneprogram. Det giver lettere mulighed for rettelser hen ad vejen. Når planen er færdig, så send den til kommunens brandchef til godkendelse. Haller har evakueringsplan på nettet, der kan bruges. Send endvidere udstillingsplanen til forbundet, dommerstyrelsen, Post Danmarks Frimærker (alt efter aftalen), Danmarks Frimærkehandlerforening og til naboklubberne til orientering. Samtidig med fremsendelse af udstillingsplan til forbundet anmodes om lån af det nødvendige antal rammer. Materiel til opbygning af stande skal skaffes lokalt. Gaver og præmier Omfang/art af udstillingspræmier skal fastlægges. Hvor mange præmier er der brug for, og hvilke krav har klubben/udstillingen til uddeling. De fleste ærespræmier tillægges traditionelt de klassiske udstillingsklasser traditionel, posthistorie og tema men man kan med fordel lave præmisser for ærespræmier, at de skal tilhøre og uddeles i Åben klasse og Ungdomsklasse (højest bedømte, mest publikumsvenlige (evt. afstemning), opmuntring osv.). Ærespræmier skaffes udefra: Forbundet, handlerforening, Post Danmark, kommunen, lokale erhvervsdrivende ol. Udstillingen skaffer dem juryen tildeler dem. Der bør/skal også være en gave til udstillerne. Det kan være i form af medaljer eller en frimærkerelateret gaver (indstiksbog med udstillingens navn påtrykt eller tilsvarende). Gør jer jer selv og udstillingen den tjeneste, at vælge noget af en vis kvalitet. Der er udstillinger, der har fortrudt, at de gav noget billigt bras, for det klæber efterfølgende til eftermælet. Der skal være en medalje/gave samt et normalt diplom (Vermeil) til juryen: Deltaget i udstillingen. Beslutning om katalog Det er nu, der skal tages beslutning om katalog eller ej. Besluttes at udgive katalog, skal økonomi på plads, der skal skrives prolog (borgmester, DFF formand, udstillingsformand), der skal laves aftaler med forfattere, og der skal sættes gang i annoncetegningen. Succes med annoncetegning giver succes for katalog. Besluttes det ikke at lave et katalog der kan være en økonomisk risiko skal der alternativt fremstilles en udstilleroversigt med udstillingsplan og prolog som ovenfor (min. 6 sider). God lokal PR Erfaringen viser, at det er en særdeles god ide at lave en postkortudstilling med lokale postkort. Det tiltrækker publikum, der ikke nødvendigvis er frimærkeinteresserede.

10 6. PR og annoncering Markedsføring 10 Al erfaring viser, at markedsføring er meget vigtig for en udstilling. Der kan ikke være PR nok, (men selv om markedsføringsaktiviteterne har været helt i orden, vil alle bagefter sige, at der ikke var PR nok). Der er mange former for PR, men der fokuseres oftest på PR, der koster penge: Annoncering i dagblade før udstilling Annoncering i TV/radio før udstilling Pressemeddelelser Foldere og klubbrochurer Udstillingsplakater Der findes heldigvis også mange slags PR, der ikke koster penge: Annoncering på Annoncering i DFT i form af en-sides artikel Pressemeddelelser til lokalaviser lavet færdig i Publisher, så den er lige til at bruge Gennem det lokale turistkontor (der måske kan være behjælpelig med at arrangere pakketilbud på rejser og ophold Foldere udskrevet på farveprinter og foldet i hånden Udstillingsplakater skriv ud på 3 vandretliggende A4 klæb dem sammen med overlap = flot plakat Flyers A5 flyveblade - udskrevet på farveprinter og uddelt (en stak) i naboklubberne, på biblioteket, indkøbscentre, det lokale turistkontor og tilsvarende. Der kan fremstilling udstillingskuverter, der forhåndsbestilles og forsynes med aktuelt dagligmærke (motivmærke) og afstemples med udstillingsstempel eller dagstempel. Særstempel bestilles hos Post Danmark. Kontakt forbundskontoret, før I ringer op. Der kan laves tilbud til de besøgende. Lav pakkeløsninger: Katalog/udstillerliste + pincet + lup + indstiksbog eller katalog/udstillerliste + kuvert med 50 forskellige Danmark eller tilsvarende. Det kan også være katalog/udstillerliste sammen med 1 gratis bilvask eller tilsvarende efter forhandling af tilbudspris fra lokal handlende (evt. aftal med lokale handelsstandsforening). Hold foredrag i naboklubberne (Udstillingsformanden el. klubformanden) og fortæl om arbejdet med udstillingen, oplevelser, de tilmeldte eksponater og vis et af eksponaterne, som en af arrangørklubbens medlemmer udstiller.

11 7. Praktiske ting i god tid før udstillingen På denne side angives en mængde store og små ting, der skal tages stilling til, samt praktisk orientering om disse: 11 Sponsor: Der skal være lavet faste skriftlige aftaler med evt. sponsorer, hvad leveres, hvilken økonomi, hvornår betales, hvad skal udstillingen yde. Kommunen: Aftaler er oftest meget lokale og forskellige fra kommune til kommune. Der skal være lavet en fast skriftlig aftale med, hvad kommunen vil yde. Udskænkning - mad/personale: Der skal laves skriftlig aftale med restauration/cafeteria. Det kan ske på flere forskellige måder. Betjening og bespisning i restauration/cafeteria klarer de selv. Der skal laves aftaler om prisbillige menuer. Der kan også laves aftaler om servering ved skranke i hallen: - Restauration/cafeteria vil selv stå for det - Samarbejde mellem restauration/cafeteria og klubben. Sidstnævnte stiller med arbejdskraft og får del i salget. - En kombination af de to måder. Der skal forhandles en speciel lav pris for bespisning af udstillingens personale, samt aftales et system, så dette kan styres. Borde og stole: Normalt har hallerne selv de møbler, man skal bruge i udstillingen. Det skal aftales, at de indgår i hallejen. Derudover kan der være brug for runde cafeborde, skranker og lignende. Montrer: Har man specialudstillinger og ting, folk ikke må pille ved, skal der skaffes glasmontrer ved lokal udlejer. Bespisning: Følgende grupper skal bespises (hvis man vedtager dette): Medhjælpere ved udstillingen, jury, andre deltagere i udstillingen, udstillere og handlere. Bespisning af medarbejdere udenfor arbejdstiden er for egen regning. Til medhjælpere og jury er det nemmeste, at aftale en bestemt menu med restauratør til en billig pris (på grund af mængde) og lade økonomiansvarlig uddele forskelligfarvede spisebilletter hver dag. Af hensyn til udgifterne spises morgen- og aftensmad hjemmefra. For de sidste tre grupper skal udstillingen lave aftale med restauratøren om, at der er gode menuer til rimelige priser. Billetter: Hvis der skal betales entré, skal der fremstilles billetter og partoutkort. Møde i specialgrupper: Aftale om sideordnede møder skal være afklaret i god tid før udstillingen og et program for lokalerne udarbejdet. Udsmykning: Udsmykningen kan bestå i farvestrålende plakater i nogle af udstillingsrammerne og på væggene, små blomsterpotter (billig discount) på bordene og nogle større grønne planter (kan lejes) placeret på de åbne steder i udstillingen. Alternative aktiviteter: Faste aftaler med disse i god tid før udstilling. Omfang, hvad man må, krav fra udstillingen, bemanding.

12 8. Praktiske ting før udstillingen Scene mikrofon: Det er fint, hvis der er en scene til rådighed, samt et højttaleranlæg, der virker. Prøv det af i god tid, og find det rigtige lydniveau. 12 Planlægning mødelokaler: Der skal bruges et vist antal lokaler. Juryen skal have et godt lokale, hvor der er plads til sekretærens arbejdsplads, fotokopimaskine og mødebord til juryen. Desuden er der altid nogle specialklubber, der vil holde møde eller generalforsamling i lokale ved udstillingen. Skaffe monitorer EDB: Til brug i sekretariatet skal skaffes edb-udstyr lånes eller lejes. Der er brug for 1-2 bærbare PC'er og printer/scanner/fotokopi. Aftales med sekretær. Vagtplan - planlægning/aftaler: Der er 3 ting, som der skal være vagt på under selve udstillingen afvikling. Det er entré/klubbens stand, ved indgangen og vagt mellem rammerne. Dette ansvarsområde er ikke så svært at få besat. Det tredie område er ofte meget vanskeligere at besætte, idet det er vagt på udstillingen udenfor åbningstid. Det kan klares på to måder: Enten er der klubmedlemmer, der vil være vagter på hold på 3 personer á 4 timer gennem natten, eller man hyrer et firma til at gøre det. Beklædning kongresskilte: Det er smart og praktisk, hvis udstillingspersonalet går rundt i samme farve bluser, men det er dyrt og svært at styre. I stedet kan man bruge kongresskilte med forskellig farve efter funktion, med navn og funktion angivet i tyk og tydelig skrift. El-installation: Normalt kan hallens installation bruges direkte, men husk at tjekke lysniveau overalt i udstillingshallen. Der skal være et godt lysniveau overalt, ellers må der suppleres med lys. Der er brug for megen strøm ved handlerstandene, så der skal ofte trækkes kabeltromler ud til området med handlerstande og lignende. Hav altid en stak forlængerledninger klar. Udsende invitation til klubber/udstillere: Der fremstilles udstillingsbrochurer, hvor fakta for udstillingen angives, og hvor der opfordres til at udstille. Disse invitationer sendes til alle DFFs medlemsklubber vedlagt et antal tilmeldingsskemaer/ udstillingsreglementer. Invitation venskabsbyer: Mange byer i Danmark har venskabsbyer i udlandet, specielt i Norden. Der sendes brochurer/tilmeldinger til evt. frimærkeklubber i disse byer. Dette kan anvendes positivt i aftalerne med egen kommune! Præmier og ærespræmier: Når annoncetegnerne er på vej rundt til de lokale butikker og erhverv skal de som ekstraopgave spørge om muligheden for at få ærespræmier. Sæt en minimumsværdi og stil krav om, at gaverne er afpasset filatelister: Kunstgenstande ol. (ikke sportstasker, beklædningsgenstande eller lign.). Scene og meddelelser/mikrofon: Scenen benyttes til taler, underholdning og annoncering/meddelelser. Der skal være et højttaleranlæg, der fungerer (tjek af før udstillingen) og lydniveauet skal være passende og tydeligt (tjek af før udstillingen). Det er vigtigt at udvælge en person med en god mikrofonstemme til opgaven. Kvæl ikke de besøgende i for mange meddelelser via højttaleranlægget. Underholdning: Der kan tænkes mange former for underholdning, men det skal være vedkommende for gæsterne på udstillingen. Det kan være musik, korte foredrag, konkurrencer og lign.

13 Tombola: Hvis man er god til at skaffe tombolapræmier, der kan være alt mellem himmel og jord, kan man tjene mange penge på en tombola. Ca. xx% af lodderne skal være større præmier og alle de andre præmier er frimærkepræmier i pergamynskuverter. Gerne i et par niveauer lidt godt (dansk/norden) og masser almindeligt (verden). Alle i klubben skal levere et antal (10) pergamynskuverter med 5-7 frimærker. 13 Der skal være en stand til tombolaen med en reol til præmier bagved. Synet af præmierne trækker. Husk at købe lodder og låne tombolatromler. Klubbens stand: Det er en vigtig stand og skal betjenes af folk, der er gode til at snakke med folk. Her synliggøres klubben gennem klubblade og brochurer, skærm med kørende billeder fra klubmøderne, plakater og lignende. Det er også en hvervestand. Det er god ting at lave standen åben med en central skranke placeret ovenpå et farvet tæppe (standareal), hvor der står et par runde cafeborde (uden stole). Personerne på standen bevæger sig rundt (og sælger). Der kan også være et par rammer med samlinger eller lignende fra klubbens medlemmer. Ta-selv-bord: Hvis man har et ta-selv-bord, skal der skaffes en dynge af frimærker, der kan fylde fladen på 2-3 borde. Der skal være pergamynposer til rådighed. Området skal indhegnes og der skal være supplement af frimærker til rådighed. Det kan tilbydes både til børn og voksne, men lav regler for, hvad man må f.eks. 1 pose/person/dag. Foredrag: Det er fin underholdning, at have et par foredrag, der enten kører fortløbende på skærme eller på ophængt hvid skærm et sted i udstillingshallen. Foredragene laves i PowerPoint uden lyd, men med påsat tekst og skal køre automatisk. Reception: Planlægges i god tid. Er oftest med indbudte personer (husk præsidium), jury, udstillere og standholdere (husk at indbyde i et af brevene), sponsorer og klubmedlemmer. Begyndes ca. 1 time før udstillingens åbning styres af Udstillingsformanden. Husk at informere pressen - udlevere data om udstillingen på skrift (pressemeddelelse). Begræns talerne til borgmesteren, repræsentanten fra DFF og klubbens formand. Borgmesteren åbner udstillingen. Der serveres øl/vand/vin til snack og småkager. Palmares: Planlægges i god tid. Er med en kombination af indbudte og selvbetalere (aftales i klubben). Se om afviklingen senere. Indbudte (par) er: Borgmesteren, repræsentanten fra DFF, juryen, Udstillingsformanden og klubbens formand. Selvbetalere er: Klubmedlemmer, udstillere, standholdere, (sponsorer). Opbevaring af eksponater: Det skal aftales og arrangeres, hvorledes de tilsendte eksponater skal afventes, opbevares sikkert samt transport til og fra udstillingen.

14 9. Udvælgelse planlægning Udstillere 14 De tilsendte tilmeldinger, indledningsplancher og synopsis gennemgås, og det besluttes, hvilke eksponater, der skal optages på udstillingen. Er man i tvivl, kan der trækkes på dommerkollegiets ekspertise. Vær opmærksom på, at der ofte kommer efteranmeldelser. Der skal forlods være taget stilling til, om man vil godtage disse. Der kan modsat indkomme for få tilmeldinger. Så må fristen forlænges og en påvirkning af klubberne og udstillerne pågå. Kopier af alle tilmeldinger sendes til forbundets kontor for at blive tjekket for medlemskab, idet man kun kan udstille, hvis man er medlem af DFF eller en udenlandsk klub hvor den nationale organisation er medlem af FIP. Desuden sendes et sæt til juryen, så de kan kontrollere, at udstillerne opfylder betingelserne for at udstille som ønsket. Eksponaterne opdeles i de forskellige klasser før planlægning af opstilling. Der tages kontakt til kendte udstillere for at lave en Æresklasse (hvis man ønsker det). Dernæst sendes et brev til udstillerne, hvor de meddeles at være optaget/afvist på udstillingen. Samtidig kan man sende opkrævning på rammelejen og indbydelse til receptionen. Betaling af rammelejen sker nemmest til girokonto. 14 dage før udstillingen sendes en Udstillervejledning til udstillere. Handlende De handlende, der har svaret positivt på henvendelse om standplads (efter rykkere) sendes en kontrakt, hvor samarbejdsaftalen er anført: Tid og sted, standpladsens størrelse og den aftalte pris, samt evt. specielle aftaler. Hver part har underskreven original af aftalen. Grunden til, at de skal være en Samarbejdsaftale er, at der skal betales stempelafgift på Kontrakter. 14 dage før udstillingen sendes en Standvejledning til standudstillere. Forsendelse af eksponater Forsendelse fra eksponater af de udstillere, der ikke selv vil opsætte, skal ske med eksponatet forsvarligt emballeret til xxxx adresse. Kasserne påskrives rammenumre og udstillers navn ved modtagelse (skal returneres i samme kasse). Husk at gøre opmærksom på, at porto til returnering af eksponatet skal være medsendt. Eksponaterne medtages til hallen på opsætningsdagen og udpakkes af samme person, der også returnerer eksponaterne efter udstillingen. Sikkerhedsprocedure Der fremstilles skemaer til sikkerhedsproceduren under opsætning og nedtagning. Oplæg til disse skemaer kan downloades her: Opsætningsskema Nedtagningsskema. Anvendelse er angivet under 11. Opstillingen og opsætning og 13. Nedtagning og sammenpakning.

15 10. Udstillingsplan Udstillingsplanen tegnes som en plan af udstillingshallen i mål 1:100. Det betyder, at 1 cm på tegningen/planen er 1 meter i virkeligheden. Lån en tegning på kommunen, eller mål selv op. Find et medlem i klubben/ en der kender en, der kan lave en sådan tegning helst på edb. 15 På de arealer, der er afsat til handlerstande, indtegnes disse (detaljeret med borde i rigtig størrelse). Arealet afsættes ud fra halvæggen, der danner bagsiden af standene. Dette kan selvfølgelig også løses med stande stående som øer ude på halgulvet. Tilsvarende indtegnes klubbens stand, tombola, evt. special udstilling, alternativ udstillere, udskænkningsarrangementer mv. Målene på tegningen er minimumsmål: Til slut indtegnes rammerne. Hvis der er streger på gulvet (badminton, håndbold) tages der udgangspunkt i disse, idet det forenkler opstillingen. Målene på tegningen er minimumsmål: Tegning med eksempler på ramme og stande indtegnet 1:100 Dernæst sættes rammenumre på begge sider af rammerne. Derefter følger et større tilpasningsarbejde. Længde af rækker planlægges, så de går op med 5 eller 8 rammer, da det er langt de mest almindelige. Der er ingen eksponater, der må sættes op omkring ender af rækker eller starte i en række og slutte i rækken overfor. Evt. tomme rammer kan fyldes med PR-materiale for klubben/forbundet. Til slut sættes hovedmål på planen, så planen er let at overføre til halgulvet. Udgangspunkt er enten halvæggene eller midterlinien i boldbanen på gulvet.

16 11. Udstillingssekretariat Der skal være et arbejdsbord til udstillingssekretæren samt meget plads rundt omkring. Plads til diverse materialer, plads til, at folk kan stå i kø og vente. 16 Der skal være følgende udstyr i lokalet: PC, printer og kopimaskine til sekretær. En forholdsvis simpel printer med print-, scanner og kopifunktion vil være udmærket. Man kan både låne og leje PC er, printer og kopimaskine. Relevante kontorartikler skal være til rådighed. Det vil være fint med mikrofon adgang fra sekretariat til hal. Dokumenter Der skal først i Udstillingsudvalget vedtages en papirlinie. Hvordan skal udstillingens dokumenter se ud, hvilken papirtype og hvilken skrifttype skal anvendes. Når det er besluttet, skal alle dokumenter fra udstillingen følge dette. Der skal fremstilles en del skemaer ud fra ovennævnte koncept. Anmeldelsesskema Standaftale Diplom Billetter - partoutkort Rammenumre (brug elefantsnot i stedet for selvklæbende) Udstillerskilt på rammer Sikkerhedsdokumenter Opsætningsskema - Nedtagningskema Spisekuponer Katalog/udstilleroversigt Udstillervejledning Handlervejledning Skilte Skiltning til udstilling Skiltning udstillingssted Hvis man ikke vil bruge mange penge på skiltning, kan man bruge almindelige A4 indlagt i folie, så de er vandtætte (på kort sigt). Større skilte kan laves på almindelig A4 farveprinter. En lodret plakat udføres som f.eks. 3 stk. vandrette A4 klistret sammen over margin. Skilte med handlernavne kan laves som vandrette A4 med meget stor skrift (så de kan læses på større afstand). A4 klæbes sammen i længden og klippes af, så bogstavafstanden passer: FRIM ÆRKE BUTIK Fremsendte eksponater Det er udstillingssekretæren, der normalt modtager fremsendte eksponater. Ærespræmier skal arrangeres i rangorden. Palmares husk medaljer og ærespræmier

17 12. Jurysekretariat Indretning bemanding 17 Der skal være et lyst og rummeligt lokale til rådighed for juryen. Det kan godt samtidig være udstillingssekretariat sammesteds, men så skal/bør der være en lydmæssig adskillelse, så juryen kan arbejde uforstyrret. Der skal være et arbejdsbord til både sekretær og til jury. Desuden skal der være et mødebord (jurybord) til 6-8 personer, alt efter udstillingens størrelse. Der skal være følgende udstyr i lokalet: PC og en hurtig printer til sekretær. Kopimaskine til fælles brug. Gerne tilslutningsmulighed mellem printer og juryens medbragte bærbare PC'er samt internet adgang. En hurtig printer med print, scan og kopimaskine vil være udmærket. Husk ekstra tonere. Juryen skal hele tiden have adgang til vand/sodavand og kaffe/te. Arbejde for jury Jurysekretæren er koordinator mellem udstillingen og jury servicemedarbejder stik-i-renddreng mv. Jurysekretæren skriver resultaterne ind på PC, udskriver resultatlister samt skemaer og diplomer (til præmieoverrækkelse). Juryen medbringer eget program, der skal medbringes. Deltager-/eksponatlisten afleveres elektronisk. Der udnævnes en juryformand til udstillingen af dommerstyrelsen. Klubbens udstillingsudvalg skal afholdes et møde med denne for i detaljer at aftale arbejdet. Fremsendte eksponater Det er relevant, at den person der udpakker de tilsendte eksponater og uddeler dem til opsætning (se senere). Personen, der udpakker, har også ansvaret for indsamling af eksponaterne igen ved nedtagningen, og efterfølgende sammenpakning/adressering i de samme kasser/kuverter, de blev modtaget i. Praktisk laves en kasse til hvert af tilsendte eksponater med tilhørende papirer. Eksponaterne sættes op og kasse afleveres. Omvendt ved nedtagelsen.

18 13. Opstilling Opstilling af rammer og stande 18 Den person, der har det overordnede ansvar for udstillingsplanen, skal inden opstarten sætte markeringer på gulv, hvor tingene skal placeres. Det kan gøres med malertape eller lignende. Udstillingsplanen omsættes til halgulvet (markeres på badmintonbaner). Organisation Udstillingslederen leder og fordeler arbejdet. Der laves først en holdopdeling. Oftest arbejder man sammen 2 og 2 (de arbejder sammen både ved opsætning og nedtagning. Det er bedst med 2 glarmestre, der fra hver sin langside i hallen kan kaldes på, hvorefter glas leveres til aktuelle rammer. Udstillingslederen orienterer om det arbejde, der skal udføres, samt om beslagene, og hvordan de anvendes. Opstilling. Opstillingen Hele arbejdsgruppen går med den ansvarlige for udstillingsplanen i hallen, hvor vedkommende gennemgår positionerne på halgulvet. (Det er relevant at kræve af hallen, at de dagen i forvejen har rengjort halgulvet ved vaskning). Dernæst køres alle trådvognene med rammemateriale ind i hallen. Der fordeles strategisk rundt i udstillingsområdet. Kasser med beslag stilles i hallen midterlinie og ud mod væg. Glas udtages og opstilles lodret på halvæg i passende bunker i hallens længde. Rammeplader og understel udtages af trådvogn, når de skal bruges. Skruetrækkere udtages af beslagskasser og fordeles til arbejdsgrupperne. Sørg hele tiden for at have styr på skruetrækkerne. Skuetrækkere skal afleveres når man går hjem. Vær opmærksom på, at nogle udstillere medbringer egne skruetrækkere. Der startes med at udtage understel, der sættes sammen zig-zag i de på planen angivne længde/antal. Når dette arbejde er startet op 2-4 steder (rækker), tager halvdelen af arbejdsholdene fat på at montere rammepladerne ovenpå understellet. Når holdet med understellene er færdige, skifter de også til rammepladerne. Stram ikke skruerne hårdere end nødvendigt! Der udtages et par hold til opstilling af standene til handlende, café/cafeteria, klubbens stand, tombola, opholdsarealer (borde/stole/udsmykning (senere)). Disse hold sætter også navneskilte på handlere, postvæsener og andre op over alle stande. Udstillingslederen eller ansvarlig for udstillingsplanen monterer rammenumre øverst til venstre på rammerne. Rengøring Glarmestrene går glassene igennem og tjekker, de er i orden. Alle glas tørres af/rengøres. Afslutningsvis er der et eller flere hold, der sørger for en grundig rengøring overalt inkl. aftørring af skranker/borde/stole og fjernelse af tape på gulv. Gå en runde i hallen og tjek, at alting er i orden.

19 14. Opsætning Procedure for opsætning/sikkerhed 19 Når alle rammer er opstillet, kan opsætningen af eksponater påbegyndes. Der holdes før opstart et kort instruktionsmøde om opsætning. Opsætning. Opsætningen af tilsendte eksponater, samt opsætning af udstillerne selv kan ske samtidig, men indsatsen skal være adskilt og med forskellige opsætningspersoner. Lad ingen gå alene ind i udstillingsområdet. Stop alle ved en ankomstskranke/-bord. Hav altid styr på eksponaterne. Sørg for at behandle dem ordentligt og forsvarligt. Det er værdipapirer! Opsætning af tilsendte eksponater 1. Eksponat udleveres til opsætter sammen med opsætningsskema. 2. Eksponatet monteres i de relevante rammer(numre) 3. Glarmester tilkaldes, og glas monteres. 4. Opsætningsskema underskrevet af opsætter afleveres til ansvarlig. Næste eksponat. Udstiller som selvopsætter 1. Selvopsætter hentes ved ankomstskranke. Han/hun medbringer opsætningsskema. 2. Kontrollant fører selvopsætter til de relevante rammer(numre). Tydelig udpegning. 3. Selvopsættere monterer selv (ikke udstillingens egne opsættere) eksponatet i rammerne. 4. Efter hver færdig ramme tilkaldes Glarmester, og glas monteres og fastgøres af kontrollant. 5. Opsætningsskema underskrives af selvopsætter og afleveres til ansvarlig. Praktisk om montering Det er praktisk, at der kan leveres en stol til hver opsætter, så man har aflægningsplads. Selvopsættere henter selv manna (clips til opsætning af plancher). Der skal forlods være 2-3 smalle (25 mm) beslag monteret nederst på rammen til bæring af glasset. Placer manna så nederste del af mannekrog er tæt på nederste del af rammen. Der skal 2 stk. manna til at bære en planche. Hvis det er plastlommer med huller, placeres den ene manna under hullerne. Øverst fastholdes plancherne af manna, hvor det er muligt. Glas påsættes. Det fastholdes af 2-3 smalle (25 mm) beslag øverst. 2-3 smalle (25 mm) beslag inde i krogen mellem rammerne. Kun yderst mod publikum må der monteres lange (40 cm) skinner. Dette er vigtigt af hensyn til antallet af skinner. Stram ikke skruerne hårdere end nødvendigt! Sluttelig godkender udstillingslederen alle rammer.

20 15. Afvikling Reception 20 En time (kl. 10) før udstillingens åbning (kl. 11) afholdes reception for indbudte gæster: Borgmester, Forbundsformand, klubmedlemmer, udstillere, standholdere, jurymedlemmer og andre inviterede gæster. Der serveres øl/sodavand/hvidvin/rødvin og snacks af forskellig art. Normalt er der 3-4 talere: 1) Klubformand byder velkommen 2) Udstillingsformand fortæller kort om udstillingens baggrund 3) Forbundsformand siger til lykke med udstillingen og ønsker held og lykke 4) Borgmester fortæller om kommunen, tak for aktivitet og åbner udstillingen. (Kl. 11) åbner udstillingen. Sørg for et system til at holde tal på antal besøgende nummeret billet? med publikumspræmie? Bespisning Publikum skal løbende kunne forsyne sig med drikke og brød af forskellig art. Det kan ske i hallens cafeteria eller fra café plads inde i udstillingshallen. Der skal være caféborde, som man kan stå ved, eller sidde ved. Dommere og udstillingspersonale (hvis det er besluttet) får udleveret spisebilletter, hvor de kan få Dagens middag og sodavand/øl i cafeteria. Det er økonomiansvarlige, der har ansvaret for billetter og uddeling af disse. Standholdere køber mad i cafeteria om ønsket. Aftale om Dagens middag skal også dække dem. Meddelelser Højttalersystem bruges til annoncering af aktiviteter eller lignende Lydniveau og funktionalitet tjekkes af om morgenen inden receptionen. Giv så få meddelelser som muligt. For megen højttalerstøj ødelægger stemningen i hallen. Der kan opstilles et par monitorer, hvor programmet vises, og hvor der ind imellem kan vises foredrag med tekst og uden lyd. Der kan også være et egentligt lokale til foredrag. Påsætte resultat Resultat skal påsættes det udstillede eksponats første ramme. Det nemmeste er at anvende selvklæbende labes med påskrift (liggende klar). Hvis der anvendes selvklæbende labels skal disse aftages når rammerne pakkes ned. Resultatet opsættes omhyggeligt og sikkert jævnfør juryens liste. Opsætning skal være udført før udstillere og publikum ankommer på præmieoverrækkelsesdagen (søndag). Vagt om natten Udstillingsudvalget har ansvaret for hele udstillingen og eksponaternes sikre opbevaring. Der betyder, der skal være en forsvarlig vagtordning om natten. Den enkelte udstiller skal selv forsikre sit eksponat under udstillingen.

21 16. Præmieoverrækkelse Baggrund 21 Markeringen af medaljegrad opsættes på udstillerskiltene på rammerne. Dette sker normalt på udstillingens sidste dag før frokost, men helst skal de være påsat fra morgenstunden. (Udstillerne møder op og går direkte til deres eksponat for at se resultatet). Selve præmieoverrækkelsen sker umiddelbart over frokosttid. Uddelingen sker normalt ved selve udstillingsområdet. Det er spændende for udstillerne, for her bliver de enkeltvis trukket frem og rost. De får medalje, diplom og bedømmelsesskema overrakt. Det tager lang tid, for man skal igennem alle udstillerne. Nogle få skal have overrakt ærespræmier. Det er svært at gøre interessant, for det er kedeligt for de fleste. De fleste mister interessen, når den øverste elite er blevet hædret. Det skal tilføjes, at de, der får guld medalje, ofte er blevet hædret på Palmares aftenen i forvejen. Juryens lykønskning uddeles altid på Palmares. Alternativ 1 Alle udstillere får deres materiale, og der klappes ad hver enkelt. Alternativ 2 Der uddeles kun hæder til de bedste eksponater de der får guld og vermeil. Alle andre udstillere kan efterfølgende afhente deres materiale ved et bord. Det er meget negativt, da almindelige udstillere og begyndere derved bliver 2. Klasses udstillere. Alternativ 3 En ny måde kunne være at køre en PowerPoint præsentation på en storskærm, medens navn, eksponattitel, medalje, point og eventuel ærespræmie læses op. På hvert dias viser foto af overrækkelse fra Palmares aftenen før. Der påskrives tekst med navn, eksponattitel, medalje, point og eventuel ærespræmie. Derefter uddeles resterende resultater, og der klappes ad hver enkelt. Alle bliver på den måde hædret både eliten og de almindelige udstillere og begyndere. Rækkefølge Start altid med ungdomseksponater og slut med guldmedaljer og ærespræmier af hensyn til publikum. Pointskemaer Pointskemaerne er standardskemaer, som juryen selv leverer skabelonen til, mens sekretæren skriver resultaterne ind og printer ud til præmieoverrækkelsen.. Medaljer Tidligere skulle der følge en metalmedalje med i det materiale, som den vundne medaljegrad. Det kan man stadig gøre, men det er dyrt, så de fleste steder er medaljerne udskiftet til en pæn og relevant gave.

22 17. Nedtagning 22 Organisation Det bedste er at fortsætte med holdene fra opsætningen. En halv time før lukketid holdes et kort instruktionsmøde om nedtagning. Procedure for nedtagning/sikkerhed Når udstillingen er lukket, og alle besøgende og udstillere er væk fra udstillingsområdet, kan nedtagningen af eksponater påbegyndes. Det er mest praktisk at få nedtaget eksponater af selvnedtagere (udstillere) først. Bagefter kan de tilsendte eksponater nedtages. Selvnedtagere betjenes i den rækkefælge de har henvendt sig ved afgangskranke/-bord. Udstiller som nedtager 1. Selvnedtagere hentes ved afgangskranke. Han/hun medbringer Nedtagningskema. 2. Kontrollant fører selvopsætter til de relevante rammer(numre). Tydelig afklaring af at alt stadig er på plancherne. Hvis ikke STOP hent udstillingsformand. 3. Glas fjernes fra rammer og sættes ud til siden. Beslag falder på gulvet. 4. Samtidig nedtager selvnedtager plancherne fra rammerne. 5. Efter endt nedtagning underskrives nedtagningsskemaet af selvnedtager, går ud sammen med kontrollant, der afleverer skema til ansvarlig. Nedtagning af tilsendte eksponater 1. Nedtagningsskema modtages ved afgangsskranke. 2. Kontroller at alt er i orden. Hvis ikke STOP hent udstillingsformand. 3. Glas afmonteres og eksponat nedtages. 4. Eksponatet afleveres sammen med underskrevet (af nedtager) nedtagningsskema. Praktisk om nedtagning Valg af rækkefølge. Det er praktisk, at der kan leveres en stol til hver nedtager, så man har aflægningsplads. Alt manna bliver siddende på pladerne. Alle beslag lader man falde på gulvet midt under rammerne (ikke i ganglinien). Beslagene nederst, der bærer glassene, skal blive siddende. Glarmestre styrer, hvor glassene skal stilles (samme bunker som ved opstart). Stil dem ikke opad rammerne!

23 18. Demontering og sammenpakning Organisation 23 Udstillingslederen leder og fordeler arbejdet. Det er at foretrække med samme hold 2 og 2 som ved opstilling. Udstillingslederen orienterer om det arbejde, der skal udføres, samt om beslagene, og hvordan de fjernes. Demontering Der udleveres Skruetrækkere til arbejdsgrupperne. Dernæst køres alle trådvognene ind i hallen og fordeles strategisk rundt på gulvet. Kasser til beslag samles ved sorteringsbord. Et hold samler alle beslag sammen og sorterer dem. Efterfølgende lægges de i beslagskasserne i det rigtige antal. Husk skruetrækkere til sidst! Arbejdsholdene fjerne først rammepladerne, og et andet hold fjerne understellet. Beslag falder på gulvet. Rammepladerne og understellene stilles hver for sig op mod halvæggen. Et par hold fylder i trådvognene. Det er svært! Alt skal klemmes tæt sammen, da det sidste ellers ikke kan være der, eller at lågen ikke kan lukkes glas indsættes i side til højre. Helt frem i trådvogn og tæt og lodret til trådvæg. Det er nemmest, hvis en person står oppe i vognen, tæller glassene efterhånden som de fyldes i, og holder fast konstant rammeplader indsættes lodret under fastholdelse udenpå glassene. 3. Til slut sættes 8 understel ind med ryggen nedad. Ovenpå stikkes 7 understel ind med benene nedad. 4. Beslagskasserne sættes ind bag lågen, og lågen lukkes. Et par hold nedtager standene til handlende, café/cafeteria, klubbens stand, tombola, opholdsarealer, borde/stole og udsmykning inkl. nedtagning af navneskiltene. Dækken trækkes over trådvognene, og de køres til afleveringssted. Rengøring Afslutningsvis svambes eller fejes halgulvet. Aflevering godkendes af halinspektør eller lignende. Husk at få en skriftlig godkendelse af afleveringen.

24 19. Efter udstillingen Aflevering 24 Trådvognene med rammemateriale returneres til lager. Lejet standmateriale og lignende afleveres til udlejer. Tilsendte eksponater returneres i fremsendelsesmateriale. Der sendes takkebreve til personer, firmaer eller institutioner, der fortjener tak. Tænk på alle ikke kun pengedonatorerne. Regnskab Økonomiansvarlige sørger for, at alle regninger bliver betalt til tiden. Indtægter, der først forfalder ved udstillingens afslutning, indkræves. Der laves afslutningsvis det endelige udstillingsregnskab. Dette skal revideres af klubbens revisor. Evalueringsmøde Når det endelige regnskab er udført, afholdes der evalueringsmøde. Mest for at rose at skælde ud på det tidspunkt er omsonst. Er der et overskud, betaler klubben en almindelig middag efter evalueringsmødet. Festivitas Det er en stor opgave at lave en frimærkeudstilling. Det kræver en fysisk arbejdsindsat. Det vil derfor være en god idé, hvis der er overskud, at belønne klubbens medlemmer med en fest. De der har ydet en særlig indsats belønnes på en særlig måde (pas på, det er en følsom sag). Viser regnskabet er underskud, holdes festen alligevel, men for egen regning. Alle vil synes, det har været en god oplevelse.