OIOUBL Scenariebeskrivelse

Transkript

1 OIOUBL Scenariebeskrivelse OIOUBL Udvidet Indkøbsproces for køberinitieret fakturering Scenariepakke: BILSEL S10 Version UBL 2.0 Published under Creative Commons license, attribution 2.5

2 Dokumenthistorik Revisioner Revision Dato Ændringer Forfatter Ændringsmarkering WD Maj 2008 First Draft Version (based on UBL 2.0 draft) ARJ/TOØ No Forfattere Navn Initialer Organisation Torben Østergaard TOØ Logica A/S Allan Rennebo Jepsen ARJ Logica A/S S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 2 af 68

3 Ophavsrettigheder Ophavsrettighederne for denne udgivelse følger reglerne i Creative Common, Navngivning 2.5: Det er tilladt at: fremstille bearbejdede værker ud fra dette dokument fremstille eksemplarer og gøre dokumentet tilgængeligt for almenheden benytte dokumentet i kommerciel henseende under betingelse af tydelig kildehenvisning til denne udgivelse fra IT- og Telestyrelsen. Læs mere om rettighederne på S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 3 af 68

4 Indholdsfortegnelse Dokumenthistorik...2 Revisioner...2 Ophavsrettigheder Introduktion Formål og målgruppe Sådan bruges dette dokument Forudsætninger Referencer Definition af OIOUBL Køberinitieret fakturering Emneområde Anvendelse af OIOUBL-profiler Beskrevne Scenarier Indkøb af kuglelejer Resume af scenariet Scenariets karakteristika Scenariets kontekst Anvendte dokumenter Kundepartner Leverandørparter Aktivitetsdiagram for scenariet Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter Udstede faktura Modtage faktura Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering RegningsKundePart RegningsLeverandørPart Eksempler Forretningsobjekter Kuglelejer med fejl Resume af scenariet Scenariets karakteristika Scenariets kontekst Anvendte dokumenter Kundepartner Leverandørparter Aktivitetsdiagram for scenariet Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 4 af 68

5 4.5.1 Udstede faktura Modtage faktura Accept af faktura Udstede kredit nota Modtage kreditnota Accept af kredit nota Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering RegningsKundePart RegningsLeverandørPart Eksempler Forretningsobjekter Kuglelejer afvigelse Resume af scenariet Scenariets karakteristika Scenariets kontekst Anvendte dokumenter Kundepart Leverandørpart Aktivitetsdiagram for scenariet Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter Udstede kredit nota Modtage kreditnota Accept af kredit nota Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering RegningsKundePart RegningsLeverandørPart Eksempler Forretningsobjekter Bleer til daginstitution Resume af scenariet Scenariets karakteristika Scenariets kontekst Anvendte dokumenter Kundepartner Leverandørparter Aktivitetsdiagram for scenariet Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter Udstede faktura Modtage faktura S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 5 af 68

6 6.5.3 Det videre forløb Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering RegningsKundePart RegningsLeverandørPart Eksempler Forretningsobjekter Levering af korn til foderstofgrossist Scenariets karakteristika Scenariets kontekst Anvendte dokumenter Kundepartner Leverandørparter Aktivitetsdiagram for scenariet Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter Forudgående processer Udstede faktura Modtage faktura Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering RegningsKundePart RegningsLeverandørPart Eksempler Forretningsobjekter S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 6 af 68

7 1. Introduktion Dette dokument beskriver forretningsscenarier vedrørende scenariepakken OIOUBL Køberinitieret fakturering baseret på UBL 2.0-forretningsdokumenter. Se ref.nr. 1 for en oversigt over OIOUBL-pakken og ref.nr. 4 for UBL 2.0-specifikationen. 1.1 Formål og målgruppe Formålet med dette dokument er at fremme brugen af UBL 2.0 til indkøbsprocesser i Danmark ved at tilbyde beskrivelser af typiske OIOUBL-forretningsscenarier. En normativ specifikation af OIOUBL findes i OIOUBL Retningslinjer (Ref. 4) og specifikationen OASIS Universal Business Language 2.0 (Ref. 5). Den væsentligste fokus sættes på offentlige indkøb, men specifikationerne kan også anvendes i den private sektor. Der er fokuseret på, hvordan UBL kan bruges til at optimere indkøbsprocessen med et mindre antal elektroniske dokumenter. Målgruppen er tekniske specialister og domænespecialister, der er ansvarlige for implementering af e-indkøb, udviklere og projektledere med ansvar for implementering af ERPsystemer, workflow-systemer og andre beslægtede systemer på det danske marked. Scenariebeskrivelserne i dette dokument kan fungere som inspiration for UBL-brugere i alle lande og på denne måde fremme brugen af UBL på verdensplan. 1.2 Sådan bruges dette dokument Scenariebeskrivelsen er inddelt i følgende logiske afsnit: Generel introduktion En definition af processen for OIOUBL Køberinitieret fakturering Et antal relaterede scenariebeskrivelser (Use cases), herunder eksempler på XML-instansfiler. Beskrivelse af udvalgte interne processer og fordele ved ehandel Kapitel 2.5 indeholder en oversigt over, hvilke forretningsscenarier der beskrives i dokumentet. I forbindelse med forretningsscenarier er det vigtigt at skelne mellem eksterne og interne processer. De eksterne processer beskriver, hvordan ehandelsdokumenter udveksles mellem forskellige eksterne parter, mens interne processer beskriver, hvordan en given organisation eller virksomhed håndterer disse eksterne dokumenter. Normalt udløser de eksterne dokumenter en eller flere interne procedurer, og indholdet af de eksterne dokumenter får vital betydning for disse procedurer. Forretningsprocesser (eller -aktiviteter) klassificeres på følgende måde gennem dokumentet: Primære aktiviteter (eksterne processer inden for det definerede emneområde) Sekundære aktiviteter (eksterne processer uden for det definerede emneområde og de interne processer) Primære aktiviteter er af natur generiske og vil blive beskrevet som sådan. Disse aktiviteter er dokumentets hovedfokus. Dog vil udvalgte interne processer blive beskrevet på basis af observationer. Afsnittene med eksempler er beregnet som en hjælp til at lette implementeringsprocessen for at minimere antallet af implementeringsfejl og misfortolkninger af dokumentinstanser. S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 7 af 68

8 1.3 Forudsætninger Det forudsættes, at læseren har kendskab til følgende: Begrebet UBL 2.0-parter (Ref.nr. 4) OIOUBL-profilspecifikationen (Ref.nr. 3) OIOUBL-scenarieklassifikationen (Ref.nr. 2) 1.4 Referencer Ref.nr. Dokument-id Version Titel 1 I01 V Oversigt over OIOUBL-pakker 2 S01 V Introduktion til OIOUBL Indkøbsscenarier 3 G26 V OIOUBL-profilspecifikation 4 I01 V Introduktion til OIOUBL Retningslinjer 5 V Specifikationen OASIS Universal Business Language 2.0 S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 8 af 68

9 2. Definition af OIOUBL Køberinitieret fakturering 2.1 Emneområde OIOUBL Køberinitieret fakturering vedrører fakturering initieret af køber. Dette kan være relevant i flere forskellige sammenhænge: Køber faktureres først ved forbrug af en vare eller ydelse Køber sætter prisen på de varer, der er modtaget fra sælger Køber faktureres, når køber har foretaget kvalitetssikring af leverancen. Dette dokument forholder sig hverken til indgåelsen af den forudgående aftale mellem Køber og Sælger eller afregning af faktura/kreditnota. Den køberinitierede faktureringsproces har følgende karakteristika: Der er en aftale mellem en given køber og sælger om at køber har ret til at foretage fakturering af sig selv Køber/ RegningsKundePart opretter faktura og sender den efterfølgende til Sælger Køber/ RegningsKundePart opretter kreditnota og sender den efterfølgende til Sælger Dette dokument indeholder beskrivelser af de forskellige måder, som Køberinitieret fakturering kan gennemføres på ved hjælp af rammeværket UBL 2.0. Følgende emner beskrives: De involverede forretningsparter De involverede forretningsprocesser og deres indbyrdes sammenhænge De forretningsdokumenter, der skal udveksles De forretningsregler, der gælder for disse forretningsdokumenters indhold og struktur 2.2 Anvendelse af OIOUBL-profiler Som beskrevet i Ref , håndterer OIOUBL de forskellige kompleksitetsniveauer ved hjælp af et sæt forskellige profiler. OIOUBL-profiler gør det muligt for forretningsparter at blive enige om et givent implementeringsniveau af UBL 2.0-modellen, hvorfor det er muligt at begynde på det basale niveau og senere udbygge til en mere avanceret model. Profilerne identificeres med et unikt id i hver instans af forretningsdokumenterne, og ved at angive et bestemt id, forpligter forretningsparten sig til at følge de regler og det dokumentforløb, der er defineret for dette profil-id. En OIOUBL-profil er sammensat af en eller flere forretningsprocesser, der genbruges (byggesten) i forskellige profiler. Profilerne er struktureret i fire niveauer. Profilniveau Beskrivelse UBL-anvendelse Basal Forretningsprofiler på basalt niveau Basal UBL-anvendelse Simpel Forretningsprofiler på startniveau Simpel UBL-anvendelse Udvidet Forretningsprofiler på næste niveau Begrænset UBL-anvendelse Avanceret Forretningsprofiler på højeste niveau Fuld UBL-anvendelse S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 9 af 68

10 OIOUBL Køberinitieret Fakturering anvender følgende OIOUBL-profiler Profil Profil-id Kommentarer SelfBillingSimple Procurement-SelBilSim- Køberinitieret faktureringsproces hvor Køber/ RegningsKundePart både har mulighed for at foretage egenfakturering samt oprette kreditnota Når profilerne for køberinitieret fakturering anvendes, er aktørerne begrænset til Kunde (Customer) og Leverandør (Supplier) med følgende roller 1 : Køber (Buyer Customer Party) Sælger (Seller Supplier Party) RegningsKundePart (Accounting Customer Party) RegningsLeverandørPart (Accounting Supplier Party) Der indgår følgende forretningsdokumenter: Køberinitieret Faktura (SelfBilledInvoice) Køberinitieret Kreditnota (SelfBilledCreditNote) Applikationsmeddelelse (Application Response) Profilerne omfatter følgende forretningsprocesser: Profil SelfBilledSimpleR Beskrivelse Formålet med denne proces er at standardisere den samlede proces for køberinitieret fakturering. Her har Køber/ RegningsKundePart mulighed for både at fakturere sig selv, og oprettelse kreditnotaer. 1 En rolle svarer til en UBL 2.0-partterm, se Ref for yderligere oplysninger. S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 10 af 68

11 Følgende illustration viser processen. act Procurement-BilSel Accounting Customer Party Accounting Supplier Party Create Self Billed Inv oice Self Billed Invoice Process Self Billed Inv oice [Under charged] Process Application Response Application Response Create Application Response [Discrepancy in charges] Reconsile Charges Reconsile Charges [Over charged] [Accept charges] Create Self Billed Credit Note Self Billed Credit Note Process Self Billed Credit Note [Accept] Receiv e Application Response Application Response Send Application Response Figur 1, Profil: SelBilSimR- S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 11 af 68

12 2.3 Beskrevne Scenarier For OIOUBL Køberinitieret fakturering er der defineret et antal scenarier (use-cases), der beskrives i detaljer. Et scenario afspejler et fast sæt karakteristika inden for det definerede emneområde. Følgende scenarier beskrives i dette dokument: Kapitel Scenariets titel Beskrivelse 3 Indkøb af kuglelejer Happy day-scenariet 4 Kuglelejer med fejl Fejl-scenarie 5 Kuglelejer afvigelse Fejl-scenarie 6 Bleer til daginstitution Happy day-scenariet 7 Levering af korn til foderstofgrossist Happy day-scenariet S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 12 af 68

13 3. Indkøb af kuglelejer 3.1 Resume af scenariet En maskinfabrik der producerer motorer har et stort forbrug af kuglelejer og har derfor en aftale med en sælger om at kunne selvfakturere. Sælger har grundet Maskinfabrikkens store aftag af kuglelejer oprettet et lager hos Maskinfabrikken hvor det er hensigten at Maskinfabrikken selv plukker de kuglelejer der er behov for. Dermed skal Maskinfabrikken faktureres når der plukkes varer fra Sælgers lager, hvilket efter aftale sker ved at Maskinfabrikken fakturerer sig selv. I dette scenarie er RegningsKundePart identisk med Køber og RegningsLeverandørPart er identisk med Sælger. Dette er Happy Day versionen hvor Sælger/ RegningsLeverandørPart godkender fakturaen. 3.2 Scenariets karakteristika Der findes en aftale mellem køber og sælger Sælger leverer regelmæssigt varer til køberen Sælger har sit lager placeret hos Køber Køber har ret til at plukke varer direkte fra Sælgers lager Køber/ RegningsKundePart og Sælger/ RegningsLeverandørPart har indbyrdes aftalt en nummerserie for fakturering Køber skal betale for en given vare når den bliver plukket fra Sælgers lager Sælger har ikke umiddelbart adgang til eget lager Fakturanummeret er bestemt af udstederens nummerserie Parterne understøtter udveksling af XML-dokument-instanser (via deres netværksudbydere) 3.3 Scenariets kontekst Følgende elementer indgår ikke i dette scenario: Accept af faktura (ApplicationResponse) Kundeinitieret kreditnota (SelfBilledCreditNote) Accept af kreditnota (ApplicationResponse) Anvendte dokumenter Følgende dokumenter indgår i scenariet: Kundeinitieret faktura (SelfBilledInvoice) Kundepartner RegningsKundePart (Accounting Customer Party): Sachs Motor Att. Tom Poulsen S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 13 af 68

14 Møllegade Århus C EAN: CVR: Dette er et eksempel på en privat virksomhed der producerer motorer. Køber/ RegningsKundePart anvender et ERP-system, der kan modtage og afsende elektroniske dokumenter. Køber/ RegningsKundePart identificeres ved hjælp af det entydige CVR-nummer Leverandørparter RegningsLeverandørPart (Accounting Supplier Party) Dansk Kugleleje Center Att. Henrik Løgmand Meterbuen Skovlunde CVR : Dette er et eksempel på en privat virksomhed der producerer kuglelejer. Leverandøren anvender et ERPsystem, der kan modtage og afsende elektroniske dokumenter. Leverandøren identificeres ved hjælp af det entydige CVR-nummer. 3.4 Aktivitetsdiagram for scenariet Figur 3, Profil: Procurement-BilSel- 3.5 Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter Nedenfor beskrives hver af de primære aktiviteter, der vises i aktivitetsdiagrammet (Figur 3). En primær aktivitet er kendetegnet ved, at den ligger inden for denne scenariebeskrivelses emneområde og samtidig betragtes som ekstern (ikke en intern proces). S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 14 af 68

15 3.5.1 Udstede faktura Når Køber plukker et antal kuglelejer fra Sælgers lager opretter Køber samtidig en Køberinitieret faktura som afregning for de varer der er taget fra lageret. Den Køberinitierede faktura bliver herefter sendt til Sælger Køber/ RegningsKundePart skal i forbindelse med fremsendelse af køberinitieret faktura levere følgende forretningsoplysninger i selve forespørgslen: Kundeoplysninger (AccountingCustomerParty) Leverandøroplysninger (AccountingSupplierParty) Oplysninger om antal plukkede varer med tilhørende pris Disse oplysninger giver leverandøren mulighed for at oprette fakturaen i deres interne it-system Modtage faktura Sælger/ RegningsLeverandørPart modtager den Kundeinitierede faktura direkte i deres ERP system. Her valideres det at fakturaen er i overensstemmelse med den aftale man har med Køber. I Happy Day scenariet bliver den køberinitierede faktura accepteret. 3.6 Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering Graden af de fordele der høstes ved brug af elektronisk tilbudshåndtering hænger i høj grad sammen med forretningsdomænet og graden af integration mellem en organisations eksterne og interne processer. Formålet med dette kapitel er at fokusere på og beskrive de mulige fordele, der kan opnås ved at indbygge elektroniske dokumentforløb i organisationens interne processer RegningsKundePart Mindre parpirarbejde Ved at Køber/ RegningsKundePart selv genererer og fremsender faktura er det ikke længere nødvendigt køber først sender oplysninger om forbrug til leverandøren, hvorefter leverandøren kan generere og fremsende en faktura. Dermed spares en forretningsgang mellem kunde og leverandør JIT (Just in time) Ved at Køber/ RegningsKundePart kan fakturere sig selv, bliver det lættere at få leverandører til at acceptere at køber først faktureres når en given vare forbruges, og ikke når den leveres. Dermed sparer køber færre penge bundet i varelagre, og dermed en bedre likviditet RegningsLeverandørPart Mindre parpirarbejde Ved at Køber/ RegningsKundePart selv genererer og fremsender faktura er det ikke længere nødvendigt køber først sender oplysninger om forbrug til leverandøren, hvorefter leverandøren kan generere og fremsende en faktura. Dermed spares en forretningsgang mellem kunde og leverandør. S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 15 af 68

16 JIT (Just in time) Ved at placere lageret hos køber har leverandøren ikke omkostninger til at drive eget lager med dertil hørende plukpriser. Desuden har leverandøren ikke en løbende opgave med at fakturere køber, hvilket specielt er interessant hvis der foretages mange leveringer til samme kunde. 3.7 Eksempler Tom Poulsen er ansat som produktionsansvarlig hos Sachs Motor. Tom har indgået en aftale med Dansk Kugleleje Center om at Dansk Kugleleje Center opretter et fjernlager hos Sachs Motor, så Tom selv kan hente kuglelejer på lageret når de skal bruges i produktionen. Til gengæld er det så Toms ansvar at håndtere faktureringen af Sachs Motor. Dette betyder, at følgende trin gennemføres: 1. Tom skal producere en ny motor 2. Tom henter 5 sæt kuglelejer på lageret 3. Tom opretter en køberinitieret faktura og sender den til Dansk Kugleleje Center 4. Tom benytter kuglelejerne i den nye motor Forretningsobjekter I de følgende tabeller finder du de forretningsobjekter, der er vigtige for dette eksempel Køberinitieret faktura (SelfBilledInvoice) SelfBilledInvoice Class Field Attribute Value Note 2 UBLVersion 2.0 Customization Profile OIOUBL-2.1 Procurement-SbiSim- schemeagency 320 scheme urn:oioubl:id:profileid-1.2 CopyIndicator UU A False 6E09886B-DC6E-439F-82D1-7CCAC7F4E3B4 IssueDate InvoiceTypeCode 380 urn:oioubl:codelist:invoicetypecode- DocumentCurrencyCode AccountingCost AccountingCustomerParty Party 2 S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 16 af 68

17 Endpoint scheme :CVR PartyIdentification scheme :CVR Party Sachs Motor PostalAddress STRUCTURED_ Street Møllegade BuildingNumber 27 City Århus C PostalZone 8000 PartyTaxScheme Company scheme urn:oioubl:scheme:partyidentification- SE TaxScheme 63 urn:oioubl:id:taxschemeid- Moms JurisdictionRegionAddress STRUCTURED_REGION PartyLegalEntity Registration Company Sachs Motor scheme urn:oioubl:scheme:partyidentification- CVR Contact Tom Poulsen Telephone ElectronicMail tom@sachs.dk S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 17 af 68

18 AccountingSupplierParty Party Endpoint scheme urn:oioubl:scheme:endpointid- CVR PartyIdentification scheme urn:oioubl:scheme:partyidentification- CVR Party Dansk Kugleleje Center PostalAddress STRUCTURED_ Street Meterbuen BuildingNumber 6-12 City Skovlunde PostalZone 2740 PartyTaxScheme Company scheme urn:oioubl:scheme:partyidentification- SE TaxScheme 63 urn:oioubl:id:taxschemeid- Moms JurisdictionRegionAddress STRUCTURED_REGION PartyLegalEntity Registration Company Dansk Kugleleje Center scheme urn:oioubl:scheme:partyidentification- CVR Contact S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 18 af 68

19 Henrik Løgmand Telephone ElectronicMail Delivery ActualDeliveryDate PaymentMeans 1 PaymentMeansCode 42 PaymentDueDate PaymentChannelCode BANK urn:oioubl:id:paymentchannelcode- PayerFinancialAccount PaymentNote A PayeeFinancialAccount PaymentNote A FinancialInstitutionBranch 9544 PaymentTerms 1 PaymentMeans 1 Amount TaxTotal TaxAmount TaxSubtotal TaxableAmount TaxAmount TaxCategory STANDARDRATED urn:oioubl:id:taxcategoryid- Percent 25 TaxScheme 63 urn:oioubl:id:taxschemeid- Moms JurisdictionRegionAddress S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 19 af 68

20 STRUCTURED_REGION LegalMonetaryTotal LineExtensionAmount TaxExclusiveAmount TaxInclusiveAmount PayableAmount InvoiceLine 1 InvoicedQuantity 5.00 unitcode EA LineExtensionAmount OrderLineReference Line 1 TaxTotal TaxAmount TaxSubtotal TaxableAmount TaxAmount TaxCategory STANDARDRATED urn:oioubl:id:taxcategoryid- Percent 25 TaxScheme 63 urn:oioubl:id:taxschemeid- Moms JurisdictionRegionAddress STRUCTURED_REGION S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 20 af 68

21 Item Description Kugleleje blå (53) Kugleleje-53 SellersItemIdentification scheme EAN Price PriceAmount BaseQuantity 1 unitcode EA OrderableUnitFactorRate 1 S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 21 af 68

22 4. Kuglelejer med fejl Da Køber skal afregne med sælger på det tidspunkt hvor varen plukkes fra Sælgers lager, er det muligt at Køber er blevet faktureret for defekte varer. For at Køber ikke ender med at betale for de fejlbehæftede varer, beskriver dette scenarie hvordan Køber/ RegningsKundePart efterfølgende kan initiere en kreditnota til sig selv. Muligheden for at Køber/ RegningsKundePart kan sende en kreditnota til sig selv kan også finde anvendelse såfremt Køber/ RegningsKundePart har afsendt en ikke korrekt faktura til Sælger. I dette tilfælde skal Køber/ RegningsKundePart efterfølgende sende en kreditnota til Sælger/ RegningsLeverandørPart for enten at korrigere fejlen på den fremsendte faktura eller oprette en helt ny og korrekt faktura. Denne mulige anvendelse er dog ikke dækket i denne scenariebeskrivelse. I dette scenarie er RegningsKundePart identisk med Køber og RegningsLeverandørPart er identisk med Sælger. Dette er Happy Day versionen hvor Sælger/ RegningsLeverandørPart godkender både fakturaen og kreditnotaen. 4.1 Resume af scenariet En maskinfabrik der producerer motorer har et stort forbrug af kuglelejer og har derfor en aftale med en sælger om at kunne selvfakturere. Sælger har grundet Maskinfabrikkens store aftag af kuglelejer oprettet et lager hos Maskinfabrikken hvor det er hensigten at Maskinfabrikken selv plukker de kuglelejer der er behov for. Dermed skal Maskinfabrikken faktureres når der plukkes varer fra Sælgers lager. En Køber/ RegningsKundePart fakturerer sig selv for de varer Køber bliver plukket fra Sælgers lager, hvorefter Køber opdager at der er fejl i én af varene. For ikke at betale for den defekte vare, sender køberen en kreditnota til sælgeren. 4.2 Scenariets karakteristika Der findes en aftale mellem køber og sælger Sælger leverer regelmæssigt varer til køberen Sælger har sit lager placeret hos Køber Køber har ret til at plukke varer direkte fra Sælgers lager Køber/ RegningsKundePart og Sælger/ RegningsLeverandørPart har indbyrdes aftalt en nummerserie for fakturering Køber skal betale for en given vare når den bliver plukket fra Sælgers lager Sælger har ikke umiddelbart adgang til eget lager Køber/ RegningsKundePart har ret til at sende en kreditnota til Sælger/ RegningsLeverandørPart når der er fejl i varerne plukket fra Sælgers lager Fakturanummeret er bestemt af udstederens nummerserie Parterne understøtter udveksling af XML-dokument-instanser (via deres netværksudbydere) 4.3 Scenariets kontekst Der er ikke ekskluderet nogle dokumenter fra dette scenarie S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 22 af 68

23 4.3.1 Anvendte dokumenter Følgende dokumenter indgår i scenariet: Kundeinitieret faktura (SelfBilledInvoice) Accept af faktura (ApplicationResponse) Kundeinitieret kreditnota (SelfBilledCreditNote) Accept af kreditnota (ApplicationResponse) Kundepartner RegningsKundePart (Accounting Customer Party): Sachs Motor Att. Tom Poulsen Møllegade Århus C EAN: CVR: Dette er et eksempel på en privat virksomhed der producerer motorer. Køber/ RegningsKundePart anvender et ERP-system, der kan modtage og afsende elektroniske dokumenter. Køber/ RegningsKundePart identificeres ved hjælp af det entydige CVR-nummer Leverandørparter RegningsLeverandørPart (Accounting Supplier Party) Dansk Kugleleje Center Att. Henrik Løgmand Meterbuen Skovlunde CVR : Dette er et eksempel på en privat virksomhed der producerer kuglelejer. Leverandøren anvender et ERPsystem, der kan modtage og afsende elektroniske dokumenter. Leverandøren identificeres ved hjælp af det entydige CVR-nummer. S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 23 af 68

24 4.4 Aktivitetsdiagram for scenariet Figur 4, Profil: SelBilSimR- 4.5 Detaljeret beskrivelse af primære aktiviteter Nedenfor beskrives hver af de primære aktiviteter, der vises i aktivitetsdiagrammet (figur 4). En primær aktivitet er kendetegnet ved, at den ligger inden for denne scenariebeskrivelses formål og samtidig betragtes som ekstern (ikke en intern proces) Udstede faktura Når Køber plukker et antal kuglelejer fra Sælgers lager opretter Køber samtidig en Køberinitieret faktura som afregning for de varer der er taget fra lageret. Den Køberinitierede faktura bliver herefter sendt til Sælger Køber/ RegningsKundePart skal i forbindelse med fremsendelse af køberinitieret faktura levere følgende forretningsoplysninger i selve forespørgslen: Kundeoplysninger (AccountingCustomerParty) Leverandøroplysninger (AccountingSupplierParty) Oplysninger om antal plukkede varer med tilhørende pris Disse oplysninger giver leverandøren mulighed for at oprette fakturaen i deres interne it-system. S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 24 af 68

25 4.5.2 Modtage faktura Sælger/ RegningsLeverandørPart modtager den Kundeinitierede faktura direkte i deres ERP system. Her valideres det at fakturaen er i overensstemmelse med den aftale man har med Køber. I Happy Day scenariet bliver den køberinitierede faktura accepteret Accept af faktura Sælger/ RegningsLeverandørPart sender et application response til Køber/ RegningsKundePart hvor Sælger/ RegningsLeverandørPart forretningsmæssigt accepterer fakturaen Udstede kredit nota Køber opdager under produktionen at ikke alle lejerne lever op til kvalitetskravene. Det ene sæt kuglelejer er defekt hvorfor Køber/ RegningsKundePart opretter en køberinitieret kreditnota på det defekte antal kuglelejer og sender denne kreditnota til Sælger. Køber/ RegningsKundePart skal i forbindelse med fremsendelse af køberinitieret kreditnota levere følgende forretningsoplysninger i selve forespørgslen: Kundeoplysninger (AccountingCustomerParty) Leverandøroplysninger (AccountingSupplierParty) Beløb der skal krediteres Modtage kreditnota Sælger/ RegningsLeverandørPart modtager den Køberinitierede kreditnotaen direkte i deres ERP system. Her valideres det at kreditnotaen er i overensstemmelse med den aftale man har med Køber, og at kreditnotaen vurderes at være forretningsmæssigt korrekt. I Happy Day scenariet bliver den køberinitierede kreditnota accepteret Accept af kredit nota Sælger/ RegningsLeverandørPart sender et application response til Køber/ RegningsKundePart hvor Sælger/ RegningsLeverandørPart forretningsmæssigt accepterer kreditnotaen. 4.6 Interne processer og fordele ved køberinitieret fakturering Graden af de fordele der høstes ved brug af elektronisk tilbudshåndtering hænger i høj grad sammen med graden af integration mellem en organisations eksterne og interne processer. Formålet med dette kapitel er at fokusere på og beskrive de mulige fordele, der kan opnås ved at indbygge elektroniske dokumentforløb i organisationens interne processer RegningsKundePart Mindre parpirarbejde Ved at Køber/ RegningsKundePart selv genererer og fremsender kreditnota er det ikke længere nødvendigt køber først sender oplysninger om forbrug til leverandøren, hvorefter leverandøren kan S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 25 af 68

26 generere og fremsende en faktura. Dermed spares en forretningsgang mellem kunde og leverandør. Den samme fordel opleves med kreditnota, da køber ikke først skal kontakte sælger for efterfølgende at modtage en kreditnota JIT (Just in time) Ved at Køber/ RegningsKundePart kan fakturere og kreditere sig selv, bliver det lættere at få leverandører til at acceptere at køber først faktureres når en given vare forbruges, og ikke når den leveres. Dermed får køber færre penge bundet i varelagre, og dermed en bedre likviditet. Ved at Køber/ RegningsKundePart kan kreditere sig selv, bliver det muligt at have en mere præcis styring af lagerbeholdningen. Kan køber ikke kreditere sig selv, vil der opstå en forsinkelse i håndtering af lagerbeholdning, da Køber først skal informere Sælger om en eventuel fejl, hvorefter Sælger kan oprette kreditnotaen Juridisk accept Ved at Sælger/ RegningsLeverandørPart sender en accept til Køber/ RegningsKundePart når der modtages faktura eller kredit nota, giver Sælger/ RegningsLeverandørPart sin aktive accept af at fakturaen er i overensstemmelse med samarbejdsaftalen Fleksibilitet Ved at Køber/ RegningsKundePart selv kan styre hele faktureringsprocessen bliver Køber/ RegningsKundePart meget lidt afhængig af ekspeditionstid hos Sælger, og får samtidig kontrol over lageret RegningsLeverandørPart Mindre parpirarbejde Ved at Køber/ RegningsKundePart selv genererer og fremsender både faktura og kreditnota er det ikke længere nødvendigt for køber først sender oplysninger om forbrug til leverandøren, hvorefter leverandøren kan generere og fremsende en faktura. Dermed spares en forretningsgang mellem kunde og leverandør i forbindelse med fakturering. Samtidig bliver arbejdsgangen hos leverandøren minimeret da fejl på varer ikke først skal håndteres af køber (der rapporterer til leverandøren) og derefter af leverandøren (der sender en kreditnota til køber) JIT (Just in time) Ved at placere lageret hos køber har leverandøren ikke omkostninger til at drive eget lager med dertil hørende plukpriser. Desuden har leverandøren ikke en løbende opgave med at fakturere køber, hvilket specielt er interessant hvis der foretages mange leveringer til samme kunde. Ved at Køber/ RegningsKundePart kan kreditere sig selv, bliver det muligt at have en mere præcis styring af lagerbeholdningen. Kan køber ikke kreditere sig selv, vil der opstå en forsinkelse i håndtering af lagerbeholdning, da Køber først skal informere Sælger om en eventuel fejl, hvorefter Sælger kan oprette kreditnotaen Juridisk accept Ved at Sælger/ RegningsLeverandørPart kan sende en accept eller afvisning til Køber/ RegningsKundePart når der modtages faktura eller kredit nota, har Sælger/ RegningsLeverandørPart en simpel mulighed for at håndtere fakturagodkendelse. S10 OIOUBL Køberinitieret fakturering Side 26 af 68