Leverandørguide Sådan sender du fakturaer til ISS

Transkript

1 ISS Facility Services A/S 1 Leverandørguide Sådan sender du fakturaer til ISS Elektroniske fakturaer (OIOUBL) Version 1.0

2 ISS Facility Services A/S 2 Indhold Version... 3 CVR nummer/gln nummer til fakturering til ISS DK... 3 Kontakt... 3 Foreign vendors (not from Denmark)... 3 Fakturavejledning... 4 Faktureringsadresse... 4 Leveringsadresse... 4 Retningslinjer for fremsendelse af elektronisk faktura... 4 Fakturakrav... 5 Obligatorisk reference... 5 Felter til reference (elektronisk fakturering)... 5 Øvrige fakturareferencer... 6 VANS leverandør... 6 Teknisk eksempel på OIOUBL... 6

3 ISS Facility Services A/S 3 Version Version 1.0 Opdateringsdato: 06/03/2018 CVR nummer/gln nummer til fakturering til ISS DK Firmanavn CVR nr. GLN/EAN ISS Facility Services A/S (ISS DK) DK Kontakt Alle spørgsmål vedrørende fakturering kan stilles til: ISS Kreditorteam ISS Facility Services A/S Telefon: (telefonens åbningstider er på alle hverdage) Kontoudtog, rykkere og andre henvendelser sendes til: [email protected] Foreign vendors (not from Denmark) This instruction only covers Danish standard for electronic invoicing, therefore not relevant for foreign vendors. We refer to separate guidance on pdf and paper invoicing.

4 ISS Facility Services A/S 4 Fakturavejledning ISS Facility Service A/S fortrækker, at al fakturering sker via OIOUBL. Krav hertil er bestemt i denne vejledning. Der henvises til separat vejledning til pdf-fakturaer, hvis denne løsning er nødvendig. Faktureringsadresse Alle fakturaer og kreditnotaer skal være udstedt til følgende faktureringsadresse: ISS Facility Services A/S Gyngemose Parkvej Søborg CVR: Leveringsadresse Alle fakturaer og kreditnotaer skal indeholde information om leveringssted for varerne, og hvilke ydelser der er udført. Retningslinjer for fremsendelse af elektronisk faktura Der er følgende retningslinjer for elektroniske fakturaer/kreditnotaer: Fakturering af ISS indkøbsordre skal ske elektronisk (OIOUBL). Ingen samlefakturering, dvs. kun reference til ét ISS profitcenter eller én ISS indkøbsordre pr. faktura/kreditnota. Obligatorisk reference skal fremgå af én af tre følgende felter, for at ISS kan læse informationen: AccountingCostCost, AccountingCost, OrderReference eller Contact Der må ikke fremgå både fakturering og kreditering på samme dokument. Det skal ske separat, altså skal faktura og kreditnota sendes hver for sig.

5 ISS Facility Services A/S 5 Fakturakrav Obligatorisk reference Som leverandør skal du altid modtage en reference, når du modtager en bestilling fra ISS. Denne reference skal fremgå af den faktura/kreditnota, du sender til ISS. Referencen sikrer, at faktura/kreditnota kommer hurtigt og effektiv frem til rette godkender i ISS Danmarks fakturaflow, og at betaling gennemføres som aftalt. Alle fakturaer/kreditnotaer skal indeholde enten ISS profitcenternummer eller indkøbsordrenummer: Eller: 1. ISS profitcenternummer Angives med foranstillet PC samt efterfølgende 6 eller 9 cifre. eks.: PC eller PC ISS indkøbsordrenummer Angives med foranstillet PO samt efterfølgende 10 cifre eks.: PO De foranstillede bogstaver anføres uden mellemrum i forhold til efterfølgende tal. Felter til reference (elektronisk fakturering) Obligatorisk fakturareference skal anføres i et af følgende prioriterede felter for at ISS kan læse informationen ved modtagelse af den elektroniske faktura/kreditnota (feltdefinition jf. standard for elektronisk fakturering, OIOUBL): AccountingCostCode AccountingCost OrderReference Contact

6 ISS Facility Services A/S 6 Øvrige fakturareferencer Der kan være supplerende referencer, som ISS ønsker at medtage på fakturaen. Disse informationer må gerne anføres i samme felt som ISS profitcenter- eller indkøbsordrenummer. Der skal blot separeres med mellemrum eller skråstreg. Eksempel: PC123456/WO eller PC WO Anføres flere referencer skal det ske med foranstillede bogstaver: Work order nummer Anføres med foranstillet WO Kontraktnummer Anføres med foranstillet KO Medarbejdernummer Anføres med foranstillet MA ISS Medarbejdernavn Skrives i tekst VANS leverandør ISS Facility Services A/S anvender firmaet True Commerce (tidligere HighJump) til modtagelse af indgående elektroniske fakturaer (OIOUBL). Teknisk eksempel på OIOUBL Eks.: OrderReference, AccountingCost og AccountingCostCode på top-niveau. (Der er også mulighed for at benytte feltet Contact, som ikke er vist i eksemplet).