KVALITETSSTYRING AF RÅDGIVNING

Transkript

1 KVALITETSSTYRING AF RÅDGIVNING Susanne Boutrup Forsknings-, Overvågnings- og Rådgivningssekretariatet

2 Siden sidst (mødet den 4. juni 2009) Møde mellem DJF og DMU med præsentation af initiativer Udkast til Forskningsbaseret myndighedsbetjening ved Det Jordbrugsvidenskabelige Fakultet (DJF) Aarhus Universitet Skabelon for kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001 ved DMU Konklusion: Overlap i rådgivningsopgaver Fælles overordnet kvalitetsstyringssystem med henvisning til specifikke systemer eller krav vil være nyttigt Det overordnede system vil på sigt kunne være grundlag for kvalitetsstyring for andre ved AU end DJF eller DMU

3 Formålet med et kvalitetsstyringssystem Sikre politisk uafhængighed Dokumentere kvalitetsstyring for rekvirenter Effektivisere rådgivning fra tilbudsgivning til slutprodukt Øge kvaliteten af produkter

4 Kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001 Kan danne grundlag for certificering Certificering foretages af virksomheder, som er akkrediteret hertil af DANAK ISO 9001 forudsætning for certificering af kvalitetsstyringssystem Fordel ved certificering nemt at dokumentere kvalitetstyringen Kvalitetsstyringssystem >< Kvalitetssikring Kvalitetsstyringssystem er en lang række elementer, som samlet set skal bidrage til at sikre kvaliteten Kvalitetssikring, fx faglig kvalitetssikring af et produkt - eksv. ekstern eller intern review - er et element i kvalitetsstyringen

5 Mekanismen i et kvalitetsstyringssystem Overordnede temaer: Beskrivelse af kvalitetspolitik Beskrivelse af kvalitetsmål Kvalitetshåndbog Beskrivelse af procedurer og registreringer for de enkelte opgaveområder Mål Politik Procedurer Interaktioner Registreringer (audit)

6 Kvalitetspolitik Kvalitetspolitik er institutionens idégrundlag for kvalitet DMU s kvalitetspolitik: DMU har som mål at have en høj kvalitet i alle institutionens ydelser og processer. Virkemidlerne inden for DMU s tre ansvarsområder forskning, overvågning og rådgivning er: formaliseret kvalitetsstyring (QA) i overvågning, analyser, kortlægning og på dataområdet intern kvalitetsstyring af faglig rådgivning international peer review af forskningsresultater personalepolitiske virkemidler DMU arbejder vedvarende på at sikre og, i det omfang der er behov herfor, forbedre kvaliteten.

7 Kvalitetsmål Kvalitetsmål er institutionens mål for kvalitet Kvalitetsmål skal: være målbare være konkrete være tidsbestemte understøtte kvalitetspolitik og kvalitetsprincipper Ved opstilling af kvalitetsmål overvejes: Hvorfor måles netop denne indsats? Hvad skal måleresultatet bruges til?

8 Kvalitetsmanual (procedurer, instruktioner) Kvalitetsmanual skal ifølge ISO 9001 indeholde: beskrivelse af omfanget af kvalitetsstyringssystemet, herunder oplysninger om eventuelle undtagelser og årsagen hertil procedurerne i kvalitetsstyringssystemet eller henvisning til, hvor de kan findes en beskrivelse af samspillet mellem processerne i kvalitetsstyringssystemet opdatering af oplysninger, formularer, data m.m. (fx nødvendige dokumenter til ansøgninger osv.). Krav om styring af kvalitetsstyringssystemets dokumenter: godkendelse, ajourføring, identifikation af ændringer og revisionsstatus, tilgængelighed etc.

9 Procedurer for rådgivningsopgaver Dokumenthåndtering Fordeling af ansvar og beføjelser Udarbejdelse af tilbud og indgåelse af kontrakt/aftale Faglig kvalitetssikring Offentliggørelse af resultater og rapporter Afhjælpende, korrigerende og forebyggende handlinger Kundefokus Andet??

10 Indholdet i en procedure (ISO 9001-krav) Formål med proceduren Hvem gælder proceduren for Hvem skal udføre arbejdsopgaven Hvad består arbejdsopgaven af Hvornår eller hvordan skal arbejdsopgaven udføres Hvordan dokumenteres udførelsen af arbejdsopgaven Hvem har udarbejdet, godkendt og kontrolleret proceduren Eventuelle link til specifikke beskrivelser af elementer i proceduren

11 Eksempel: Dokumenthåndtering Generel beskrivelse med link til Bazaren (DMU s intranet): Instruks for postmodtagelse, -fordeling og journalisering Fælles ESDH vejledninger for Miljøministeriet med DMU tilpasninger Retningslinier for datalagring

12 Registreringer Skal bruges til vurdering af om kvalitetsmål er opfyldt med henblik på, at ledelsen kan træffe beslutning om justeringer Eksempel på registrering: Publikationsmanchet som giver mulighed for at måle, hvor lang tid de enkelte processer ved rapportudarbejdelse tager og dermed mulighed for at vurdere, om et evt. mål herfor er imødekommet Andre eksempler: kundetilfredshed, overholdelse af deadlines

13 Dynamikken i et kvalitetsstyringssystem Mål Politik Feedback Procedurer Instruktioner Registreringer (audit) Audit (efterprøvning)

14 Udfordringer: Identifikation af nødvendige og relevante elementer til kvalitetsstyringssystemet Undgå unødigt bureaukrati Sikre medejerskab hos alle involverede medarbejdere