Status på kvalitetsstyring på Natur- og Miljøområdet.

Transkript

1 Status på kvalitetsstyring på Natur- og Miljøområdet. Beskrivelse af kvalitetsstyringssystemet Jammerbugt kommune har et kvalitetsstyringssystem på natur- og miljøområdet. Helt overordnet skal systemet sikre at lovgivningens krav på natur- og miljøområdet samt almindelig god forvaltningsskik følges, og at der er tilfredshed blandt borgere og virksomheder med selve processen omkring sagsbehandlingen. Systemet er certificeret af DNV GL (se nedenstående afsnit). Kvalitetspolitikken (se nedenstående afsnit), er udarbejdet i Der er planer om revision af denne, så den spiller bedre sammen med de overordnede målsætninger for forvaltningen. Der er vedtaget 13 overordnede procedurer for systemet. De overordnede procedurer beskriver fremgangsmåden for kvalitetsstyringsarbejdet og omfatter bl.a. følgende forhold: Fordeling af ansvar for sagsbehandlingen og for kvalitetsstyringsarbejdet. Kortlægning og vurdering af de faglige kompetencer og evt. behov for tilkøb af kompetencer. Koordinering af miljøarbejdet med andre kommuner i de tilfælde, hvor det er relevant (f.eks. Limfjordssamarbejdet). Gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser blandt borgerne.. Styring af dokumenter og registreringer Registrering af afvigelser/fejl/forbedringsområder og opfølgning på dem. Årlig evaluering af kvalitetsstyringsystemet med efterfølgende offentliggørelse på kommunens hjemmside. Udover de overordnede procedurer er der en række procedurer for selve sagsbehandlingen på de enkelte sagsområder. Sagsprocedurerne beskriver fremgangsmåden for sagsbehandlingen, og der er ofte tilknyttet en række standardskemaer, brevskabeloner m.v., hvilket alt sammen skal være med til at sikre, at sagerne behandles ensartet og i henhold til lovgivningen. Der er i alt 113 sagsprocedurer. Kvalitetspolitik Jammerbugt kommunes kvalitetspolitik er følgende: myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes, der anvendes personale og efter behov eksterne rådgivere med relevant uddannelse/efteruddannelse og/eller relevant erfaring indenfor de pågældende sagsområder. (Såfremt en sagsbehandler mangler kvalifikationer i forbindelse med en sag, tilknyttes en vejleder med de rette kvalifikationer), ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde gældende politik og mål,

2 2 der lægges vægt på sammenhængende sagsforløb og helhed i opgaveløsningen, og det sikres at beslutninger træffes på rette niveau i organisationen, der sker en hurtigt og effektiv information internt i forvaltningen om forhold af betydning for sagsbehandlingen, der gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser, interne audits og evalueringer til vurdering af systemets fortsatte egnethed og behovet for forbedringer. at der lægges vægt på en god og motiverende proces omkring indførelse/anvendelse af kvalitetsstyring. På baggrund af kvalitetspolitikken er der dels opstillet en række kvalitetsmål for forvaltningens to afdelinger dels en række mål for de enkelte teams/faggrupper. Kvalitetsmål for Plan- og Miljøafdelingen Opnå ISO9001-certificering i oktober/november 2015 af de nuværende omfattede områder af kvalitetsstyringssystemet, jf. handlingsplan i afsnit om ISO9001 i Arbejdsplan 2015 Udarbejde procesprocedurer for myndighedsopgaver og betjening af politikere Gennemføre, implementere og evaluere projekt om én indgang til kommunen for erhverv Gennemføre projektlederuddannelse for 20 medarbejdere og miljøjurakursus med involvering af en række medarbejdere Sikre at der løbende sker opdatering af hjemmesiden med henblik på øget digital selvbetjening Afholdelse af temamøder (om f.eks. anerkendelse, kompetenceudvikling, fælles opgaveløsning, nedbryde faggrænser og bedre holdspiller) Afholde minimum 4 faglige fredage At udsende skriftlige kvitteringer på ansøgninger indenfor 14 dage At grupperne, som arbejder med helheder i sagsbehandlingen og projektledelse, evaluerer implementeringen af arbejdet At gennemføre kursus for sagsbehandlere i Forvaltningsloven, Retssikkerhedsloven og i håndhævelse og tilsyn efter Miljøbeskyttelsesloven, Planloven, Naturbeskyttelsesloven, Byggeloven m.v. At afholde månedlige møder i teams med teamleder. Plan- og Miljøchef deltager hver anden gang for at udveksle information og faglig sparring. På dagsordenen vil der bl.a. være følgende punkter: Evaluere mødekultur Fælles opgaveløsning Nedbryde faggrænser Kvalitetsstyring min. 2 gange årligt MED min. 4 gange årligt Kvalitetsmål for Teknik- og Forsyningsafdelingen Opnå ISO9001-certificering i oktober/november 2015 af de nuværende omfattede områder af kvalitetsstyringssystemet, jf. handlingsplan i afsnit om ISO9001 i Arbejdsplan 2015 Udarbejde procesprocedurer for myndighedsopgaver og betjening af politikere

3 3 Gennemføre, implementere og evaluere projekt om én indgang til kommunen for erhverv Gennemføre projektlederuddannelse for 20 medarbejdere Det sikres, at der løbende sker opdatering af hjemmesiden med henblik på øget digital selvbetjening Der sikres juridisk sparring bl.a. gennem brug af advokatordning og direkte advokatbistand, hvor kommunen er part i sagen. Det sikres, at der sker den nødvendige koordinering med eksterne virksomheder, herunder input til planer, regulativer m.v., ved afholdelse af 1 månedlig møde med driftslederen. Det sikres, at der sker borgerinddragelse, før der foretages væsentlige ændringer af borgerrelaterede serviceordninger. Det sikres, at der sker en løbende formidling i forbindelse med ændringer af borgerrelaterede serviceordninger i form af målrettet kommunikation. Det sikres, at der etableres et ensartet serviceniveau i forbindelse med harmoniseringen af genbrugspladserne. Kvalitetsmål for teams/faggrupper Der er opstillet en række kvalitetsmål på teamniveau. Derved skulle kvalitetsmålene gerne komme tættere på det daglige arbejde og gøre det mere synligt, at de kan bidrage til forbedret sagsbehandling og bedre borgerbetjening. Kvalitetsmålene for teams/faggrupper kan rekvireres hos nedenstående kontaktperson. Tilbagemelding fra kunder Teknik- og Miljøforvaltningen definerer kundebegrebet bredt. Udover borgere og virksomheder/landbrug dækker kundebegrebet også politikere, erhvervsorganisationer og grønne organisationer. Dette kom bl.a. til udtryk ved, at Teknik- og Miljøforvaltningen d. 31. oktober 2014 inviterede en række af vores kunder/interessenter til at give deres bud på, hvad de forventer og ønsker sig af Teknik- og Miljøforvaltningen. Der var repræsentanter fra erhvervsorganisationer og virksomheder, grønne organisationer og politikere: Agri Nord Dansk Industri Dansk Byggeri Danmarks Naturfredningsforening Fårup Sommerland (virksomhed/turisme) Borgmester Udover forventninger og ønsker til Teknik- og Milljøforvaltningen var der også positive tilkendegivelser fra indlægsholderne. To væsentlige områder fra dagen, som er i tråd med aktiviteter, der allerede er igangsat i kommunen og som der arbejdes videre med, er følgende: 1. Åben dialog og samarbejde, hvor vi ser muligheder og ikke går efter håret i suppen. 2. Nedbryde siloer og sikre helhed med bl.a. én indgang til kommunen.

4 4 Projektet En indgang til kommunen for virksomheder er igangsat for at kommunen gerne vil yde en god service til det lokale erhvervsliv og ønsker at fremstå som en samlet enhed. Formålet er at forenkle virksomhedernes vej ind i kommunen på tværs af de kommunale forvaltninger. I den forbindelse vil virksomhedernes aktuelle oplevelse af den kommunale service blive undersøgt gennem spørgsmål, som konsulenter/medarbejdere skal stille i forbindelse med besøg i marken. Endvidere arbejdes der i øjeblikket på at forbedre dialogen med landmænd i kommunen bl.a. om den fremtidige planlægning i lokalområdet. Derfor er projektet Fra plan til handling i det åbne land opstartet i samarbejde med LandboNord og Videnscenter for Landbrug. Her er der fokus på udviklingsmuligheder frem for begrænsninger i samarbejdet. De virksomheder som ligger i nærheden af de udvalgte landmænd er også inddraget i projektet. Nogle af interessenterne/kunderne forventes at komme tættere på Teknik- og Miljøforvaltningen fremover, idet erhvervs- og turistkontoret (Vækst Jammerbugt), kultur-, fritids- og landdistriktsområdet og Teknik- og Miljøforvaltningen lægges under samme forvaltning, Vækst- og Udviklingsforvaltningen. Certificering Systemet har i perioden 2009 til juni 2013 være certificeret af DS Certificering efter den på det tidspunkt gældende Kvalitetsstyringslov. Herefter har systemet været certificeret af DNV GL efter den nu ophævede Kvalitetsstyringslov, hvilket er en overgangsordning, indtil systemet forventes at kunne certificeres efter ISO9001 i Seneste opfølgningsaudit var i oktober Evaluering og fremtidig indsats Der gennemføres en række interne evalueringer (audits) af kvalitetsstyringssystemet, som skal være med til at sikre, at systemet bruges efter hensigten, og at der sker løbende forbedringer. En gang årligt evalueres det, om de overordnede procedurer følges, og sagsprocedurer evalueres som minimum hvert 3. eller 4. år. Ved evalueringerne konstateres der ofte nogle forhold, der skal rettes op på og nogle forslag til forbedringsområder. Status i januar 2015 var, at der var 5 forhold (afvigelser), som der er opfølgning i gang på. Der er i alle tilfælde tale om mindre afvigelser. Derudover arbejdes der med 20 forbedringsområder, som har forskellig karakter og omfang. Ved udgangen af året evalueres der på opfyldelsen af fastsatte mål. Ud af 20 afdelingsmål for 2014 blev 16 opfyldt og 4 delvist opfyldt. Af de 23 kvalitetsmål på teamniveau var 15 mål opfyldt, 6 mål delvist opfyldt og 2 mål ikke opfyldt. Hovedparten af de delvist/ikke opfyldte mål planlægges gennemført i Den årlige ledelsesevaluering viser, at der arbejdes kvalificeret med kvalitetsstyringen, og at det er godt integreret i de områder, der er omfattet. De gennemførte audits viser, at der kun er afdækket få områder, hvor der anbefales ændringer i arbejdet. Det er vigtigt løbende at have fokus på vedligeholdelse, fortsat brug og udvikling af kvalitetssystemet. Aktindsigt Såfremt du har ønske om aktindsigt i kommunens procedurer til kvalitetsstyring kan du indsende besked herom på [email protected] eller til Jammerbugt Kommune, Toftevej 43, 9440 Aabybro.

5 Kontaktpersoner Hvis du i øvrigt har spørgsmål vedrørende kvalitetsstyringssystemet er du velkommen til at kontakte Lisbeth Kromann. 5