LANDSMØDEKOORDINATOR RETNINGSLINIER FOR DISTRIKTS- OG LANDSMØDER PÅ HOTEL NYBORG STRAND

Transkript

1 2015 LANDSMØDEKOORDINATOR RETNINGSLINIER FOR DISTRIKTS- OG LANDSMØDER PÅ HOTEL NYBORG STRAND Hotel Nyborg Strand, Østerøvej 2, 5800 Nyborg Tlf.: , fax: , Kontaktperson: Lene Mikkelsen Ansvarlig for lokaler + Av-udstyr: Oplyses på Nyborg Strand Arrangør Distrikt 44, Brønderslev IW Stege IW Kontaktperson: Præsident 2015/2016 Grethe Højgaard / [email protected] Husk at få adgang til banken, både til at hæve og indsætte. JANUAR: Send efter Rådsmødet budget til kontaktperson i arrangerende klub og distrikt. PRIMO FEBRUAR: Inden hotellet kontaktes, spørges værtsklubben, om de har specielle ønsker til festmiddagen. Hotel Nyborg Strand kontaktes skriftligt med anmodning om tilbud på: 3 forslag til festmiddag lørdag aften inkl. ½ flaske vin og kaffe. 2 forslag med 3 retter og 1 forslag med 2 retter og kage til kaffen. En let anretning til frokost lørdag og søndag kl Prisen skal være inkl. 1 øl eller vand + kaffe. Bekræftelse på en let anretning inkl. 1 øl eller vand + kaffe meddeles arrangerende klub af hensyn til udfærdigelse af invitation. Tilbuddene på festmiddagen sendes samtidig til arrangerende klub, der senest medio marts. meddeler tilbage hvilket forslag der ønskes, samt eventuelle ønsker om bordopstilling (12 personer ved hvert bord) dog senest medio september. Inden for visse rammer kan klubben komme med ønsker vedrørende duge, servietter og blomster, hvilket meddeles Landsmødekoordinator sammen med den skriftlige bekræftelse af menu, ønsker og eventuel bordopstilling. Kopi af tilbud på festmiddag sendes til Nationalrepræsentanten, kommende Nationalrepræsentant, Rådssekretær og Rådskasserer til orientering. Når klubben har besluttet sig for festmenu, meddeles dette skriftligt Hotel Nyborg Strand, sammen med bekræftelsen af frokost lørdag og søndag. Red. af LCP Godkendt af LKS den Godkendt R159 jan Godkendt R163 jan Side 1 af 5

2 Kopi af bekræftelsen sendes til: Nationalrepræsentant Kommende Nationalrepræsentant Rådskasserer Rådssekretær Arrangerende distrikt og Arrangerende klub Modtages der ændringer af aftalte priser fra Hotel Nyborg Strand, f.eks. på værelsespris eller fortæring, meddeles dette skriftligt til Nationalrepræsentanten og Rådskasserer. MARTS-APRIL: Udarbejder årets tilmeldingsblanket og følgebrev. Sendes via til RS med henblik på godkendelse ved Rådsmødet i april/maj sammen med invitationen, idet denne skal udsendes ultimo juni til de nye præsidenter. Efter godkendelse sender RS tilmeldingsblanket og følgebrev til Landswebmaster BHA til hjemmesiden (c/c NR). Online tilmelding udarbejdes af BHA. MAJ-JUNI: Ferie JULI-AUGUST: Følg op på brug af de små enkeltværelser (arrangerende klub) Arrangerende klub aftaler spisning fredag aften direkte med hotellet. Begynd at klargøre opgørelse under faneblad 08. PAS PÅ MED AT SLETTE KODER!!! Ret eventuelt priser på værelser m.m., hvis der er ændringer i forhold til året før. SEPTEMBER: Bed Lene Mikkelsen, Nyborg Strand om forslag til Dagens middag til fredag aften og videresend forslaget til Nationalrepræsentant. (Det er enten forret og hovedret eller hovedret og dessert). Meld tilbage til Lene Mikkelsen sammen med antal. Når Landsmødekoordinator begynder at modtage tilmeldingerne fra klubberne: Noteres dato på tilmeldingerne. Nyborg Strand bestemmer, hvilke værelser man får, men enkelte kan reserveres. Bed om tidsplan over festaftenen, borddækning, farve på dug, servietter, lys og blomster fra kontaktperson i arrangerende klub. Hvis der ikke er klokkeslæt på tidsplanen, sætter du dem selv på til brug for Nyborg Strand. Registrer løbende alle tilmeldinger i opgørelsen med faste deltagere og gæster samt for hvert distrikt med alle klubnavne. Vær opmærksom på, om distriktsbestyrelsen tilmelder dirigentemne (der må endelig ikke stå dirigent på nogen lister), men som regel skal der være en gæst tilmeldt foruden selve distriktsbestyrelsen. IT-konsulenten skal ligeledes stå under distriktsbestyrelsen. (Det kan spare nogle ændringer i listerne at være opmærksom herpå). EFTER DEADLINE: Vær opmærksom på, at det ikke er alle klubber, der beder om bord til salg af artikler. Gå eventuelt ind på showroom og se, hvilke IW-effekter, der kan blive tale om. Herudfra kan der beregnes, hvor mange borde, der er brug for. Red. af LCP Godkendt af LKS den Godkendt R159 jan Godkendt R163 jan Side 2 af 5

3 Lav deltagerliste ved at kopiere distriktsnummer, klub, antal, titel, navn, delegeret og kolonnen med pris på festmiddag over i nyt dokument. Alt efter hvor mange deltagere, der er, fordeler du bordnumre med 12 ved hvert bord. Der er 27 borde (se bordopstilling) Kan tallet ikke gå op, anbringes der 14 ved nogle borde. Når bordnumrene er på plads, slettes kolonnen med prisen. Lav delegeretlister til de 5 distrikter på samme måde. (Se eventuelt foregående år) Lav liste over værelser ved at kopiere det samme samt kolonner med værelser over i nyt dokument. I denne liste slettes priserne også. I stedet sættes de ønsker ind, der måtte være under bemærkninger i selve opgørelsen. (Se eventuelt det foregående år) Lav liste med deltagerantal (se foregående år). Vær opmærksom på, at hver deltager kun må tælles med en gang. Det gælder specielt de gæster, distrikterne inviterer, samt personer, der er tilknyttet Rådet. Sæt nøjagtige tal på delegerede, tilhørere og gæster på fortrykt bordopstilling til Landsmødet. Det er meget vigtigt for den, der skal stille borde og stole op. Ligeledes, hvordan de forskellige borde skal opstilles. Her skal prismodtagere ikke tælles med som deltagere (så skal vi betale for dem), men det er vigtigt, at der er stole til dem, når de bliver kaldt ind i salen. 14 dage før ankomst fremsendes Oversigt over plan af forløbet på Nyborg Strand under faneblad nr. 18 med deri nævnte lister - til kontaktperson på Nyborg Strand. Oversigt over plan af forløbet på Nyborg Strand til Nationalrepræsentant, kommende Nationalrepræsentant, Rådssekretær og Rådskasserer. Foreløbig deltagerliste med bordnumre, bordopstilling samt tidsplan med klokkeslæt til arrangerende Distriktssekretær samt kontaktperson i arrangerende klub. Nyborg Strand fordeler lokaler til distriktsmøderne efter deltagerantallet i de enkelte distrikter. Tjek med Nationalrepræsentanten, om der skal bestilles mødelokale til dirigentmøde, - klokkeslæt og deltagerantal (+ vand). Kontakt distrikterne angående Av-udstyr og eventuelt borde til salg af IW-effekter. Kontakt Rådssekretær angående Av-udstyr til Rådsmøde, foredrag og Landsmøde. Senest 10 dage før ankomst meddeles hotellet, hvor mange der er tilmeldt de forskellige måltider. 4 dage før ankomst fremsendes deltagerlisten (pdf-fil) til arrangerende distriktssekretær og rådssekretær, der sørger for videresendelse (Se Retningslinjer for klub og distrikt pkt. 14). Rådssekretæren sikrer, at deltagerlisten lægges på hjemmesiden. LØBENDE FORPLIGTELSE INDEN OKTOBER: Efter behov kontakt med arrangerende klub og distrikt både hvad angår Av-udstyr, festmiddag, underholdning, mødernes afvikling, evt. fødselsdag(e) og bestilling af roser. Når forløbet modtages fra Nyborg Strand med fordeling af lokaler til møderne, er det en god ide at lave et skema over, hvor de forskellige grupper og distrikter skal være fredag og lørdag. Hvis det kan nås i god tid inden Landsmødet, så mail det til Rådssekretær, arrangerende distriktssekretær samt kontaktpersonen i arrangerende klub og bed dem selv give det videre til de respektive, der måtte have brug for det. OKTOBER: Landsmødekoordinator bør være til stede på hotellet fra fredag eftermiddag. FREDAG EFTER ANKOMST: Aflever skema i receptionen over fordeling af mødelokaler. Red. af LCP Godkendt af LKS den Godkendt R159 jan Godkendt R163 jan Side 3 af 5

4 Bestil vin til middagen fredag aften (2 glas pr. person) Tjek deltagerantal med restauranten for: Frokost lørdag Middag lørdag Frokost søndag Drinks før festmiddagen til de distrikter, der har bestilt. Hotel Nyborg Strand bedes sørge for tydelig skiltning på informationstavlerne fra morgenstunden. Bed receptionen om at sørge for tydelig skiltning på informationstavlerne fra morgenstunden. Tjek med EDB-ansvarlig, at det forudbestilte bliver leveret: Projektor samt 1 håndholdt mikrofon til hvert af distriktsmøderne. Møderne bliver optaget på et USB-stik fra centralt sted. Projektor til Landsmødet samt 3 håndholdte mikrofoner. Mødet bliver optaget på et USB-stik fra centralt sted. Opstilling af borde i Vandrehallen til registrering og salg. Tjek, at Bureauet er reserveret til arrangerende distrikt og klub fra fredag kl. 17 til søndag kl. 15. Få lavet nøglekort i receptionen og sørg for, at kontaktperson i arrangerende klub også får et. Tjek, at der er lokaler til rådighed for drinks lørdag aften til de distrikter, der har bestilt. Tjek, at garderobearealerne er reserveret til bagage lørdag fra ankomst, indtil værelserne er klar senest kl. 14, samt søndag fra kl til afrejse. LØRDAG FORMIDDAG: Kontroller alle mødelokaler og tjek om opstillingen er i orden, og at der er isvand i alle lokalerne ved mødernes begyndelse samt lysestage, lys og tændstikker! Få stillet borde op i Vandrehallen til salg og registrering. Tjek, at alle har tilladelse og har fået tildelt en plads. Evt. at afbestille værelser/måltider for de delegerede, som i sidste øjeblik er blevet forhindrede i at deltage. Vær opmærksom på at distriktsflagene er hængt op. SØNDAG: Det sikres, at Sal A B C er klar til distriktssekretærerne fra kl , og at der sættes isvand på bordene. Tjek, at der er en lysestage, lys og tændstikker. Kontroller Av-udstyr og Internet adgang. Kontroller roser, der er bestilt gennem LM-koordinator (sæt dem eventuelt i en spand bag podiet). LM-koordinator udpeger 2 personer, der sammen med LM-koordinator styrer de håndholdte mikrofoner under eventuel debat. NOVEMBER: Det anbefales, at arrangerende Distrikt, Klub og LM-koordinator sammen evaluerer forløbet og eventuelle ændringer til retningslinjerne. Tilpas ændringerne og send retningslinjerne til National Repræsentant og Rådssekretær til godkendelse. De godkendte retningslinjer mailes herefter af RS til kontaktpersonen i arrangerende klub og distrikt (c/c NR). Skriftlig bestilling af værelser m.m. Red. af LCP Godkendt af LKS den Godkendt R159 jan Godkendt R163 jan Side 4 af 5

5 Umiddelbart efter Landsmødet bestilles det antal værelser, mødelokaler m.m., man mener at få brug for til næste års møde. (Der kan blot henvises til sidste års bekræftelse, se under faneblad 3). I bestillingen gøres opmærksom på, at IW ønsker, at der bliver tydelig skiltning fra morgenstunden af alle mødelokaler på informationstavlerne. Kopi af ordrebekræftelse på bestillingen sendes til Nationalrepræsentant, Rådssekretær og Rådskasserer. Husk juniorsuiterne tilfalder den arrangerende klub, med mindre verdenspræsidenten deltager, da skal hun have en suite. Deltager der andre højtstående fra nabolandene, tilfalder der ikke dem en suite. Red. af LCP Godkendt af LKS den Godkendt R159 jan Godkendt R163 jan Side 5 af 5