KONFERENCENS ABC TJEKLISTE. At nå det hele til tiden! til Business events

Transkript

1 KONFERENCENS ABC At nå det hele til tiden! TJEKLISTE til Business events

2 INDHOLD Forberedelse 3 6 måneder inden 1-3 måneder inden 1 måned inden 1 uge inden Lige inden Bagefter Den succesfulde konference kan indeholde uendeligt mange forskellige elementer. Her på siderne får du en basis-tjekliste såvel som lidt inspiration til Intelligent Praktik som vi kalder det i OrgaNicer. Intelligent Praktik er kort sagt evnen til at se mulighederne for at skabe ekstra oplevelser og mere interaktive business events. Naturligvis koblet med alt det praktiske.

3 FORBEREDELSE Afklar formålet og målene for jeres event. Afklar læringsmål for eventens deltagere hvad skal de have med derfra? Afklar hvem der skal deltage i planlægnings- og beslutningsprocessen ifm. mødet. Afklar evt. supplerende personale som du kan råde over ifm. planlægning og afholdelse af eventen. Afklar budgettet. Herunder også evt. mulige indtægtsmuligheder som standsalg, sponsorer og evt. ansøgning om div. tilskud. Afklar dit minimum og maximum antal deltagere (husk hvilken indflydelse dette evt. kan have på dit budget) og lav en risikoanalyse ved for mange annulleringer eller for få tilmeldte. Med udgangspunkt i formål og mål udarbejd et foreløbigt program for dagen. Vælg event-sted(er). Hvilken type sted understøtter bedst formål/mål og foreløbigt program? Overvej fx stedets stemning, kvalitets- og serviceniveau. Overvej desuden det rent praktiske såsom transport, parkeringsmuligheder osv. Husk også at overveje stedet ift. hvor dine deltagere kommer fra. Udarbejd en skitse over dine potentielle deltagere hvem er de og hvor mange forventer du? Udarbejd en kommunikationsstrategi for eventen. Tegn evt. forsikringer og planlæg risikomanagement. Udarbejd tidsplan for produktion af materialer (trykte og online) frem mod eventen. Afklar dokumentation af eventen fx i form af live broadcasting, optagelse til podcasts, fotograf eller lignende. Vælg tidspunkt for eventen. Husk at tjekke om datoerne kolliderer med andre events, som medarbejdere og gæster ellers kunne være interesserede i.

4 3 6 MÅNEDER INDEN Fastlæg dato Vælg antal og størrelse på mødelokale(r). Husk at overveje lokalets størrelse ift. programmet. Skal der bookes grupperum og lignende? Fastlæg program, inkl. sideevents. Skal der fx være festmiddag, kokkeskole, udflugter, ledsagerarrangementer? Skal deltagerne tilbydes transport? I så fald skal det også i programmet. Indhent tilbud på del-ydelser Forhåndsb ook/invitér speakere og konferencier samt evt. underholdning Forhåndsbook værelser. Overvej om du skal have værelser dagen før og dagen efter ditarrangement, hvis dine deltagere kommer langvejsfra. Fastlæg priser og pakker. Skal du fx have en særlig Early Bird pris? Er der forskellige priser alt efter deltagerkategorier/grupper? Opret registrering af deltagere. Få godkendt budget Lav plan for udsendelse af information til deltagere Besøg de relevante eventfaciliteter Afklar betalings- og rykkerprocedurer Forhåndsbook yderlige eventfaciliteter og evt. supplerende produkter. Fx restaurant til festmiddag eller andet relevant ift. dine sideevents. Vær opmærksom på afbestillingsbetingelser og deadlines. Udarbejd invitationer

5 1-3 MÅNEDER INDEN Alt materiale er printet/online og klar Alle reservationer/forhåndsbookinger er opdaterede og evt. bekræftede. Kontroller at alt evt. depositum er indbetalt. Alle gaver til speakere mv. er indkøbt Der er lavet plan for alle medarbejdere før, under, efter eventen med udspecificerede ansvarsområder og to do s Der er sendt invitationer til alle deltagere Alle registrerede deltagere er blevet bekræftet og faktureret (forudsat at tilmeldingsfristen er overskredet) Eventbudgettet er opdateret Risikoanalyse er udført og håndteringsplan lavet. De relevante myndigheder er orienteret

6 1 MÅNED INDEN Madleverandør og menu er valgt. Bruger du en ekstern leverandør bør dette punkt ligge endnu tidligere. Madleverandør og alle andre øvrige leverandører er bekræftet. Du har talt med alle speakers og sikret dig, at de er on point ift. det aftalte og at du modtager materiale fra dem til uddeling tryk eller online Der er bestilt og bekræftet alt teknisk udstyr, som speaker og konferencier har brug for Bordopstillinger er valgt og aftalt med stedet for dit arrangement. Al transport, overnatning og forplejning af speakers og konferencier er booket og bekræftet Al relevant materiale er printet/ligger online Der er sendt navnelister til hoteller med note om fx VIP Der er udsendt pressemeddelelser, igangsat markedsføring

7 1 UGE INDEN Al trykt materiale er sendt til eventstederne Der er lavet aftaler for tilbagelevering af trykte materialer Der er lavet et USB-stick el. lign. med alle materialer Der er fulgt op på alle leveringer, transportfirmaer mv. Der er lavet navneskilte + lidt ekstra blanke til uventede gæster, du kan udfylde på stedet Der er bekræftet deltagelse fra medier, som har modtaget pressemeddelelse Der er lavet kreditering af journalister, fotografer mv. Al AV/teknik fungerer (dette kan evt. først ske senere, hvis der er tale om et eksternt konferencested) Der er samlet materiale til alt dit personale, fx program, navnelister osv. Alle eventsteder er afklaret omkring hvem, der er kontaktpersoner, kan lave ændringer, bevilge udgifter osv. Du og dine kontaktpersoner hos eventfaciliteterne har evt. afholdt generalprøve for at sikre de sidste detaljer eller som minimum gået dagen igennem i fællesskab.

8 LIGE INDEN Tal med dit personale og dine kontaktpersoner på eventstederne og sikr dig at alle er orienteret om sidste øjebliks ændringer Tjek at alt materiale er nået frem og ligger de rigtige steder Tjek alle lokaler Tænd og test teknikken BAGEFTER Forbered evalueringer med konferencesteder og andre underleverandører. Tag udgangspunkti de opstillede mål, kontrakter og aftaler Afhold evalueringer eksterne og interne Notér alle relevante konklusioner og gode ideer til næste event Kontroller alle modtagne fakturaer og sammenhold med kontrakter og aftaler Udsend evt. fakturaer til deltagere eller andre Igangsæt rykkerprocedurer. Dette kan evt. gøres allerede inden arrangementet, alt efter hvor stramt et budget dit arrangement har. Send takkebreve til bl.a. speakere og konferencier

9 KONTAKT OS NU Østergade Herning VI ER DIN ORGANICER. OrgaNicer håndterer dit arrangement professionelt, med knivskarp præcision og med et smil. Gennem mange års erfaring inden for mødeverdenen og håndtering af konferencer og kongresser ved vi, hvad der skal til for at sikre et vellykket arrangement. Vores fornemmeste opgave er at tilføre de enkelte delelementer i dit arrangement så meget værdi som muligt. Værdi for dig som arrangør og værdi for dine gæster. Det gør vi i samarbejde med dig, ved at arbejde hele vejen rundt om dit arrangement og gennemtænke alle detaljer. Det er strategi, når det er bedst og mest anvendeligt. Vi kalder det Intelligent Praktik.