FORRETNINGSORDEN Bestyrelsen fordeler hovedopgaver mellem sig, og sammensætter nødvendige udvalg.

Transkript

1 FORRETNINGSORDEN For bestyrelsen i Ejerlejlighedsforeningen Klinten (herefter kaldet foreningen) 1. Bestyrelsens valg og konstituering: 1.1. Straks efter hvert års ordinære generalforsamling afholdes konstituerende bestyrelsesmøde, hvor der vælges en formand for bestyrelsen Bestyrelsen fordeler hovedopgaver mellem sig, og sammensætter nødvendige udvalg Bestyrelsen opstiller kommissorium, mål og målsætning for hvert udvalg Bestyrelsen honoreres for deres arbejde. Honoraret fastsættes af generalforsamlingen. Honoraret betales med i 2 rater og følger regnskabsåret. 50 % udbetales umiddelbart efter den ordinære generalforsaml ing, og 50 % udbetales i oktober måned Bestyrelsen kan forlange etableret en ansvarsforsikring for bestyrelsens arbejde. 2. Bestyrelsesmødernes antal og indkaldelse: 2.1. Der afholdes 3-4 ordinære bestyrelsesmøder om året, hvoraf 1 holdes i umiddelbar tilslutning til den ordinære generalforsamling. Formanden skal sikre, at samtlige medlemmer indkaldes. Bestyrelsesmøder aftales så betids, at der er rimelig tid til fremstilling af nødvendigt materiale til udsendelse som anført nedenfor i pkt Bestyrelsesmøder kan i øvrigt afholdes når formanden skønner det fornødent, samt når det begæres af et bestyrelsesmedlem, administrator eller revisor Indkaldelsen med angivelse af dagsorden for mødet skal almindeligvis ske med mindst 8 dages varsel ved , eller andet egnet kommunikationsmiddel til alle bestyrelsesmedlemmer Emner der ikke har været angivet på den udsendte dagsorden, kan alene gøres til genstand for beslutning, såfremt alle bestyrelsesmedlemmer er enige heri Alt nødvendigt materiale udsendes, i det omfang det er muligt, sammen med dagsorden, eller lægges i dropbox senest samme dato Bestyrelsesmøderne afholdes som udgangspunkt på Feriecenter Klinten ibestyrelsens mødelokale, men kan afholdes andet steds, såfremt dette måtte være fonnålstjenligt. Møderne kan ligeledes afholdes som telefonmøder, videokonference eller lignende, såfremt dette er formålstjenligt og foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv Bestyrelsesmedlemmer kan ikke give andre fuldmagt til at møde til bestyrelsesmøder i deres sted. Dog kan et bestyrelsesmedlem give fuldmagt til et andet bestyrelsesmedlem til at stemme for sig på et bestyrelsesmøde Såfremt et bestyrelsesmedlem melder forfald i en periode på 3 måneder eller mere, eller bestyrelsesmedlemmet indrømmes orlov fra bestyrelsesarbejdet i en periode på 3 måneder eller mere, indkaldes en suppleant i perioden.

2 3. Dagsorden: Dagsorden til hvert bestyrelsesmøde skal mindst indeholde følgende punkter: 3.1. Forelæggelse af bestyrelsesprotokol med det sidste referat indført tilgodkendelse og underskrivelse af alle tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer Eventuel supplering af dagsordenen 3.3. Opfølgning på udestående opgaver jf. referater fra foregående bestyrelsesmøder Bestyrelsens opgavekatalog 3.4. Foreningens økonomi. Status if. til budget. Herunder eventuelle restancer Herunder likviditet Herunder forecast mht. forventet resultat if. tilbudget 3.5. Status på de hovedopgaver, der er fordelt på bestyrelsesmedlemmerne 3.6. Status if. til Danland Udlejning Samarbejdsmæssige forhold 3.7. Første bestyrelsesmøde efter generalforsamlinger skal specielt følge op på: Eventuelle bemærkninger irevisionsprotokollatet Referatet af generalforsamlingen Investeringskrævende beslutninger behandles separat 3.9. Forberedelse af fremtidige aktiviteter. Bestyrelsesmøder og generalforsamling m.m Eventuelt På et af årets bestyrelsesmøder, der skal afholdes inden udgangen af november måned, behandles udkast til budget for det kommende år. Ligeledes skal der afholdes et bestyrelsesmøde så betids, at årsrapporten kan udsendes med bestyrelsens indstilling rettidig forud for årets generalforsamling, hvor årsrapporten skal behandles. 4. Bestyrelsesbeslutninger: 4.1. Forudsat en behørig indkaldelse har fundet sted, er bestyrelsens beslutningsdygtig, når mere end 50 % er tilstede. Alle bestyrelsesmedlemmer skal så vidt muligt have haft

3 lejlighed til at deltage i behandlingen af sagen. De i bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpelt stemmeflertal og under iagttagelse af vedtægternes bestemmelser. Ved stemmelighed er formandens stemme udslaggivende Iundtagelsestilfælde kan en bestyrelsesbeslutning gennemføres ved rundskrivelse fra formanden, som herefter skal forsøge at få skriftlig eller mundtlig bekræftelse fra samtlige bestyrelsesmedlemmer og foranledige beslutningen indført iforhandlingsprotokollen og en kopi udsendt til medlemmerne. 5. Forhandlingsprotokol, Foreningens bøger m.v.: 5.1. Formanden leder bestyrelsens møder og sørger for, at der føres en protokol (referater) over forhandlingerne i bestyrelsen. Ved formandens forfald, overtager et andet udpeget bestyrelsesmedlem pligterne. Mødereferater og andre protokollater underskrives af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Ikke tilstedeværende medlemmer har pligt til at gøre sig bekendt med det i protokollen under deres fravær indførte og signere protokollen som "læst". Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig ien bestyrelsesbeslutning, har ret til at få sine synspunkter indført i protokollen Bestyrelsen drager omsorg for, at der føres en liste over samtlige ejerlejlighedsejere Alle foreningens originale dokumenter opbevares hos Administrator. 6. Inhabilitet og pligter: 6.1. Et bestyrelsesmedlem eller administrator må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftale mellem foreningen og ham selv eller om søgsmål mod ham selv. Det samme gælder spørgsmål om aftale mellem foreningen og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis den pågældende deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod foreningens. Et bestyrelsesmedlem eller administrator har pligt til af egen drift at oplyse om forhold, der kan give anledning til habilitetstvivl. 7. Administrator og sagkyndiges deltagelse: 7.1. Administrator deltager i bestyrelsesmøder i det omfang bestyrelsen finder det nødvendigt Bestyrelsen kan beslutte at give særligt sagkyndige adgang til - uden stemmeret - at deltage i bestyrelsesmøder, eller i særlige arbejdsgrupper. (Herunder deltager viceværten i bestyrelsesmøder ialle områder som er relevante for ham). 8. Tavshedspl igt: 8.1. Bestyrelsens og dens udvalgs møder er lukkede,jfr. dog pkt. 7. Bestyrelsesmøderne er således fortrolige if. tilomverdenen Bestyrelsen er meget åben if. til at orienter ejerkredsen. Dette foregår koordineret i bestyrelsen, og eksekveres af formanden efter afstemning med den øvrige bestyrelse Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til ikke at videregive eller udnytte fortrolige oplysninger, som medlemmet under udøvelsen af sit hverv har fået kundskab om Enhver af bestyrelsen truffen beslutning, som kan have betydning eller interesse for en eller flere medarbejdere eller andre ejere, og som skal tilgå disse, må alene meddeles til

4 medarbejderne gennem formanden, medmindre anden beslutning træffes af bestyrelsen Et bestyrelsesmedlem skal opbevare alt materiale, der iforbindelse med bestyrelseshvervet tilstilles ham, på forsvarlig måde. Ved fratræden skal et bestyrelsesmedlem aflevere alt udleveret materiale tilformanden. Igivet fald påhviler pligten dødsboet efter et bestyrelsesmedlem. 9. Ledelse og målsætning: 9.1. Bestyrelsen forestår ledelsen af foreningen. Bestyrelsen fastsætter nærmere retningslinjer for medarbejderes varetagelse af deres opgaver Jfr. vedtægternes 6.1 kan bestyrelsen vælge en administrator, der varetager den samlede ejendomsdrift og administrerer foreningen Et stort flertal af ejerne har indgået en samarbejdsaftale med Danland om udlejning og markedsføring. Generalforsaml ingen den 17. marts 2012 har tilkendegivet, at den ønsker, at bestyrelsen varetager deres interesser i forhold til Danland Endvidere påhviler det ved udførelsen af bestyrelsesarbejdet blandt andet bestyrelsen at: Sikre og kontrollere, at foreningens virksomhed i øvrigt drives i overensstemmelse med vedtægterne, årsregnskabsloven, bogføringsloven og anden relevant lovgivning og regulering, Skaffe de oplysninger og den dokumentation, der er nødvendig tilopfyldelse af bestyrelsens opgaver og sagernes belysning, herunder fra administrator, ikre tilstedeværelsen af det nødvendige grundlag for revisionen Ønsker et bestyrelsesmedlem uden for et bestyrelsesmøde oplysning eller dokumentation angående noget forhold, har den pågældende ret til at rette henvendelse tilbestyrelsens formand, administrator eller revision herom. Såfremt henvendelse rettes direkte til foreningens administrator eller revision har det pågældende bestyrelsesmedlem pligt til omgående at orientere bestyrelsens formand herom. 10. Den daglige varetagelse af Klintens drift herunder teknik m.m.: Den daglige drift, vedligeholdelse og tekniske styring varetages af en viceværtfunktion. Vicevært/er refererer tilbestyrelsen. Bestyrelsen udpeger et bestyrelsesmedlem, som har hovedansvaret for varetagelse af denne reference. 11. Særlige sagkyndige: Bestyrelsen kan involvere/trække på øvrige ejere - med specialist kompetence - i arbejdet med at vedligeholde og udvikle Klinten Der sker ingen særskilt honorering tilsådanne særlige sagkyndige, men bestyrelsen kan beslutte at dække omkostninger til rejse, ophold og fortæring. 12.Tilsynspligt:

5 12.1. Bestyrelsen skal påse, at bogføringen og formueforvaltningen kontrolleres på en efter foreningens forhold tilfredsstillende måde, herunder ved etablering og opretholdelse af en betryggende intern kontrol Revisionsprotokollen skal forelægges ethvert bestyrelsesmøde, såfremt revisor forudgående har gjort tilføjelser. Enhver tilførsel underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer Administrator fremsender senest den 15. i måneden en opdateret månedsbalance, og balance år tildato til den samlede bestyrelse. Begge sammenholdt med det vedtagne budget Tilat udføre kontrollen med, at foreningens bogføring, regnskabsforhold og formueforvaltni ng foregår på tilfredsstillende og forsvarlig måde, udpeger bestyrelsen den generalforsamlingsvalgte revision, der ioverensstemmelse med god revisionsskik påser at der føres et overskueligt og klart bogholderi i overensstemmel se med god regnskabsskik. Med mindre andet bestemmes af bestyrelsen, sker dette iforbindelse med den gennemgang af årsregnskabet. Revisionen skal straks orientere bestyrelsen, såfremt den i forbindelse med sit revisionsarbejde måtte blive opmærksom på forhold, der ikke er betryggende eller i øvrigt kan antages at være af en sådan art, at det bør kendes af bestyrelsen, således at bestyrelsen kan tage stilling dertil. 13. Kommunikation: Formanden repræsenterer foreningen udadtil. Et medlem af bestyrelsen må ikke uden formandens tilladelse udtale sig til massemedier eller rette henvendelse til offentligheden om foreningens forhold. Herudover kan bestyrelsen fastsætte retningslinjer for information til foreningens ansatte, samarbejdspartnere og offentligheden om foreningens forhold. Vedrørende information til medarbejdere jfr. iøvrigt ovenfor. 14. Kapitalforhold, herunder kapitaltab: Hvis der er udsigt til, at foreningen vil komme i betalingsvanskeligheder eller blive insolvent, skal bestyrelsen træffe bestemmelse om, hvad der bør foretages Bestyrelsen skal løbende tage stilling til, om foreningens kapitalberedskab tilenhver tid er forsvarligt iforhold tilforeningens drift Bestyrelsen skal foranledige, at generalforsaml ing afholdes senest 2 måneder efter, at bestyrelsen erfarer at foreningen har udsigt til at komme i en situation som anført i Bestyrelsen skal på generalforsamlingen redegøre for foreningens økonomiske stilling og om fornødent stille forslag om foranstaltninger, der bør træffes. 15. Årsrapport: Administrator forelægger senest 45 dage før den ordinære generalforsamlings afholdelse for bestyrelsen udkast til årsrapport Bestyrelsen skal påse, at årsrapporten udarbejdes ioverensstemmelse med årsregnskabsloven, idet hele giver et retvisende billede af foreningens aktiver og passiver, dets finansielle stilling samt resultat Årsrapporten vedtages af bestyrelsen og underskrives af bestyrelsen og administrator i tilknytning til erklæringen i ledelsespåtegningen.

6 15.4.Såfremt et bestyrelsesmedlem eller administrator er uenig i årsrapporten eller har indvendinger mod, at årsrapporten godkendes med det indhold, der er besluttet, og ønsker denne at gøre ejerne bekendt hermed, skal uenigheden eller indvendingerne fyldestgørende og konkret begrundet fremgå af påtegningen på årsrapporten og redegørelse gives i ledelsesberetningen. Den pågældende kan ikke undlade at underskrive årsrapporten. 16. Indkaldelse tilgeneralforsamlinger mv.: Bestyrelsen indkalder foreningens medlemmer til generalforsaml ing i overensstemmel se med varslerne og øvrige bestemmelser iforeningens vedtægter, dog altid så betids, at medlemmerne kan forberede sig på, og tage stilling tilde emner, der behandles på generalforsamlingen. Indkaldelsen skal fyldestgørende angive hvilke emner, der skal behandles på generalforsamlingen. Såfremt der stilles forslag om ændringer af foreningens vedtægter, skal såvel den nuværende som den nye formulering gengives i forslaget til vedtægtsændring. 17. Tiltrædelse og ændringer: Ethvert bestyrelsesmedlem underskriver forretningsordenen og tilkendegiver ved sin underskrift af forretningsordenen, at han/hun har sat sig ind idens bestemmelser. Ved sin tiltræden gøres et nyt bestyrelsesmedlem bekendt med nærværende forretningsorden og tilkendegiver ved sin underskrift, at han har sat sig ind i dens bestemmelser lsen skal sikre, at nye bestyrelsesmedlemmer introduceres tilforeningen på behørig vis Ændringer i eller tillæg tilforretningsordenen kan ske efter afstemningsreglerne og repræsentation som angivet ovenfor Bestyrelsen skal sikre, at forretningsordenen tages op tilrevision mindst en gang årligt.