ANDELSBOLIGFORENINGEN SAMVIRKE Bestyrelsen

Transkript

1 ANDELSBOLIGFORENINGEN SAMVIRKE Bestyrelsen Referat fra regnskabsmøde med organisationsbestyrelsen, tirsdag den 24. maj 2016 kl på Næsbyhoved Skov, Odense. Til stede: Fra administrationen: Formand Ebbe Rasmussen, Steen Augustinus, Susanne Følleslev Jensen, Jørgen Lauridsen, Charlotte Christensen, Leif Jørgensen og Christian Rasmussen. Jørgen Slangerup og Helle Duus Andresen DAGSORDEN: Punkt 01. Indledning ved formanden Ebbe Rasmussen - godkendelse af dagsorden samt protokol. Punkt 02. Revisionsprotokollen. Punkt 03. Meddelelser fra formanden og administrationen. Punkt 04. Behandling og godkendelse af indkøb af rullestillads til boligforeningen på kr der dækkes af boligforeningens dispositionsfond. Punkt 05. Regnskabet for 2015, for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne, til drøftelse og godkendelse. Punkt 06. Eventuelt. Ad pkt. 01. Indledning ved formanden og godkendelse af dagsorden samt protokol. Formand Ebbe Rasmussen bød velkommen til mødet. Dagsorden for mødet og referat af bestyrelsesmødet den 12. april 2016 blev godkendt og underskrevet. Ad pkt. 02. Revisionsprotokollen. Revisionsprotokollen til årsregnskab for 2015, var udsendt til bestyrelsen før mødet. Helle Duus Andresen gennemgik protokollen med følgende konklusion: Den afsluttende revision har ikke givet anledning til bemærkninger af en sådan væsentlighed eller karakter, at det vil komme til udtryk i vor revisionspåtegning på årsregnskabet. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Revisionsprotokollatet for årsregnskab 2015 blev godkendt af bestyrelsen. Side 1

2 Ad pkt. 03. Meddelelser fra formanden og administrationen. Formanden orienterede om følgende: Der indrykkes annonce i Fyens Stiftstidende mandag den 30. maj 2016 vedr. generalforsamlingen. Der vil blive omdelt indkaldelse til generalforsamlingen inden 2. juni I indkaldelsen fremgår det, at Charlotte Christensen, Susanne Følleslev og Steen Augustinus modtager genvalg (Indkaldelsen til generalforsamlingen blev omdelt til videregivelse til viceværterne). Peter Bang foreslås ligesom tidligere år som dirigent til generalforsamlingen. Fredag den 2. december 2016 kl holdes der julefrokost på Næsbyhoved Skov. Der er indgået aftale med Silvan, der fremover benyttes til småindkøb. Viceværterne har, ligesom kontoret på Middelfartvej, fået udleveret kort til Silvan, og der kan udelukkende foretages køb ved brug af rekvisitionsnummer. Indestående i fællesforvaltningen i Boligkontoret Danmark udgør pr kr Polygon anvendes ved vandskader. Beboere er blevet tilskrevet, da de ikke anvender de opsatte molokkere til deres dagsrenovation. Lukket punkt. Lukket punkt. Civica har fået tilladelse til at benytte vores vej, som stamvej i forbindelse med, at de renoverer deres ejendomme på Munkebjergvej. Administrationen meddelte følgende: Der indrykkes fortsat annonce i Odense Fagbog, hvor der nu også henvises til fyn@bdk.dk Der vil blive arrangeret fællestransport til Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde lørdag den 11. juni Nærmere info følger. Der var en drøftelse om afholdelse af det kommende budgetmøde. Ferieplan for viceværterne. Fremadrettet afholdes der budgetmøde udelukkende for organisationsbestyrelsen, hvor selskabsbudgettet og afdelingsbudgetterne godkendes. Derudover inviteres de enkelte afdelingsbestyrelser til individuelle møder, hvor de vil få en detaljeret gennemgang af deres respektive afdelingsbudget, såfremt de er interesseret heri. Ad pkt. 04. Behandling og godkendelse af indkøb af rullestillads til boligforeningen på kr der dækkes af boligforeningens dispositionsfond. Bestyrelsen besluttede at indkøbe et rullestillads til boligforeningen, der placeres i afdeling 009 og som viceværterne udelukkende må gøre brug af. Dispositionsfonden skal dække udgifterne til indkøb af rullestilladset på kr Ad pkt. 05 Regnskabet for 2015 for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne til drøftelse og godkendelse. Side 2

3 Årsregnskab for 2015 samt Egenkontrollen med udgangspunkt i årsregnskabet for 2015, var udsendt til bestyrelsen før mødet. Helle Duus Andresen fremlagde regnskabet for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne: Årsregnskabet 2015 Administrationen har afsluttet regnskabsperioden med udarbejdelse af et regnskab for boligorganisationen, sideaktivitetsafdeling, byggefonden og 7 boligafdelinger. Boligorganisationens regnskab udviser et overskud på kr Der er overskud i følgende afdelinger: 01, 04, 06, 08 og 09, mens afdeling 05 og 07 har underskud i regnskaberne. Boligkontoret har som et led i god forvaltningsskik indført et ratingsystem, som vil gøre det betydeligt nemmere for bestyrelsen og administrationen, at vurdere hvilke afdelinger, som har behov for en tæt opfølgning af økonomiske og vedligeholdelsesmæssige områder. Rating kan ses i hvert enkelt afdelingsregnskab og den samlede rating for alle afdelinger kan ses på side 3 i regnskabet. Afdelingerne er ratet som følger: Afdeling 01 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes ekstra øje med afdelingens udvikling. Afdeling 04 er ratet til et B, hvilket betyder: over middel - d.v.s. at afdelingen Afdeling 05 er ratet til et A, hvilket betyder: god d.v.s. at afdelingen Afdeling 06 er ratet til et D, hvilket betyder: under middel plan for opretning bør overvejes. Budgetkontrol udarbejdes hver 6. måned. Afdeling 07 er ratet til et B, hvilket betyder: over middel - d.v.s. at afdelingen Afdeling 08 er ratet til et A, hvilket betyder: god d.v.s. at afdelingen Afdeling 09 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes ekstra øje med afdelingens udvikling. Selskabsregnskabet : Afdelingernes midler er forrentet med 0,0%. Konto 551: Udviser årets overskud, der udgør kr , der er henlagt til boligforeningens arbejdskapital. Konto 732: indestående i Boligkontorets fællesforvaltning udgør kr , hvilket er lidt mere end sidste år, hvor saldoen var kr , Side 3

4 Konto 803: dispositionsfonden lyder på kr ,- mod sidste år ,- hvilket svarer til kr pr. enhed. Konto 805: arbejdskapitalen lyder på kr mod kr sidste regnskabsår. Konto 716: trækningsretsmidler udgør kr pr mod sidste år kr pr Afdelingsregnskaberne : Regnskaberne for afdelingerne udviser følgende driftsresultater: Afdeling 01: 35 boliger Årets overskud kr Afdeling 04: 18 boliger Årets overskud kr Afdeling 05: 23 boliger Årets underskud kr Afdeling 06: 68 boliger Årets overskud kr Afdeling 07: 33 boliger Årets underskud kr Afdeling 08: 64 boliger Årets overskud kr Afdeling 09: 35 boliger Årets overskud kr Årsregnskab for 2015 blev godkendt, og indstilles til endelig godkendelse på generalforsamlingen 30. juni Ad. 06 Eventuelt. Generalforsamling torsdag, den 30. juni 2016 kl på Hotel H.C. Andersen, Claus Bergs Gade 7. Bestyrelsen mødes kl Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 16. august 2016 kl på Næsbyhoved Skov. Afdelingsmøderne afholdes som følger: Mandag den 12. september 2016 kl Afdeling 006 Tirsdag den 13. september 2016 kl Afdeling 009 Mandag den 19. september 2015 kl Afdeling 008 Tirsdag den 20. september 2015 kl Afdelingerne 001, 004, 005 og 007. Julefrokost fredag den 2. december 2016 kl på Næsbyhoved Skov. Referent: Helle Duus Andresen Side 4

5 Bestyrelsens underskrifter: Ebbe Rasmussen Steen Augustinus Christian Rasmussen Jørgen Lauridsen Susanne Følleslev Leif Jørgensen Charlotte Christensen Side 5