Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 6. maj 2015, kl Administrationskontoret, Sportsvej 10, Glostrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 6. maj 2015, kl Administrationskontoret, Sportsvej 10, Glostrup Bestyrelsen: David Nielsen-Ourø, Niels-Peter Frandsen, Gunver Kreipke, Orla Neumann, Søren Thomsen Afbud: KAB: Kundesupportchef Lone Skriver, kundechef Annette Birkov, driftschef Ronny Hjordt-Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Godkendelse af forretningsorden Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 24. marts Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar Referat af tillægsdagsorden af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar Revisionsprotokol Meddelelser fra formanden Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning... 7 Sager til beslutning Genbehandling af politik for ipads /16

2 12. Seminar Kurser efter gennemført MUS Sager til orientering Sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler Status på genopførelse af butikscentret Evaluering af LAR-indvielse Status på LAR-økonomi Status på hjemmeside Nyt fra afdelingerne Kommende møder Beboerklagenævnssager Eventuelt Referat fra mødet fortrolighed Bilag 1: Forretningsordenen... 3 Bilag 2: Ministerbrev til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer Bilag 3: Notat til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer Bilag 4: Beboerklagenævnsstatistik /16

3 1. Valg af dirigent Organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal vælges en dirigent. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal vælges en dirigent og herefter vælges der eventuelt en dirigent. Organisationsbestyrelsen besluttede at vælge en dirigent. Annette Birkov blev valgt. 2. Godkendelse af forretningsorden Forretningsordenen vedlægges som bilag. Bilag 1: Forretningsordenen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender forretningsordenen. Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen. 3. Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 24. marts 2015 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 24. marts 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 8. april Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. 3/16

4 Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 4. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den17. marts Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 5. Referat af tillægsdagsorden af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 Referat af tillægsdagsorden af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 17. marts Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 4/16

5 6. Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 17. marts Referatet fremlægges til formandens underskrift. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet og at det efterfølgende underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 7. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 8. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 5/16

6 David Nielsen-Ourø orienterede om indkommet post herunder: - At der i projektet En hånd til alle er udarbejdet en ny skabelon til udarbejdelse af husordener. - En bog fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter omhandlende en konkurrence om Fremtidens bæredygtige almene bolig. Bogen blev udleveret til alle deltagere. - Øvrige meddelelser: - Stor interesse for rundvisning og oplæg om LAR og grønne tage. - Orla Neumann og David Nielsen-Ourø deltager i KAB s repræsentantskabsmøde den 19. maj Der er generelt et øget antal tilmeldinger til KAB-kurser, hvilket er glædeligt. - Køb af møbler og overdækning til pavillon - det skal afklares om udgiften kan indeholdes i byggesagen. Der skal afholdes et afsluttende følgegruppemøde. - Afdelingsbestyrelsen for afdelingerne i Glostrup Vestergård og formanden for Engbrydeparken har gennemført en aften med teambuilding. Ejendomskontorets medarbejdere vil gennemføre et tilsvarende forløb. Organisationsbestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 9. Organisationsbestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 29. oktober 2014 blev der foretaget valg af medlemmer til organisationsbestyrelsen. Svend Lyster er udtrådt af organisationsbestyrelsen den 16. februar 2015, og Søren Thomsen er indtrådt. Organisationsbestyrelsen har herefter følgende sammensætning: På valg: Formand David Nielsen-Ourø 2016 Næstformand Niels-Peter Frandsen 2015 Gunver Kreipke 2016 Orla Neumann 2016 Søren Thomsen /16

7 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Repræsentantskabets sammensætning På budgetmøderne i januar/februar 2015 blev der foretaget valg af medlemmer til repræsentantskabet. Repræsentantskabet har herefter følgende sammensætning: Formand David Nielsen-Ourø Anja Kølbæk Andreasen Birte Pedersen Bo Jensen Gunver Kreipke Ingelise Pedersen Ivan Graven Sørensen Jannik Andresen Schwarz Nadia Juliane Hertzberg Niels-Peter Frandsen Orla Neumann Søren Thomsen Det blev gentaget, at de vejledende afdelingsmøder ikke kan vælge medlemmer til repræsentantskabet, men kan indstille kandidater til det fælles afdelingsmøde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7/16

8 Sager til beslutning 11. Genbehandling af politik for ipads Organisationsbestyrelsen vedtog den 10. december 2014 nedenstående politik for ipads til organisations- og afdelingsbestyrelsesmedlemmer. På baggrund af en konkret sag ønsker bestyrelsen at genbehandle politikken for ipads. Politik for ipads vedtaget den 10. december 2014 ipad en ejes af og stilles til rådighed for medlemmer af organisations- og afdelingsbestyrelse, så længe de er medlemmer af organisations- eller afdelingsbestyrelsen. Hvis ipad en udlånes til andre, er medlemmet erstatningsansvarlig, hvis ipad en beskadiges eller mistes. ipad en er primært et arbejdsredskab for bestyrelsesmedlemmerne til udførelse af deres bestyrelsesarbejde. mer må gerne bruge ipad en privat, men er lagerpladsen brugt op, skal alt privat slettes først. Går ipad en i stykker, og det er et hændeligt uheld, vil den blive repareret på boligforeningens regning. Hvis medlemmet ikke har passet tilstrækkeligt på ipad en, eller bevidst behandlet den uforsvarligt, vil udgiften til reparation eller indkøb af en ny ipad blive opkrævet hos medlemmet. Formandsskabet i vurderer i samarbejde med KAB, om medlemmet gøres erstatningsansvarlig for udgiften til reparation eller indkøb af ny ipad. Erstatningsansvar vurderes ud fra principperne i de almindelige erstatningsregler, hvor det fremgår: - at medlemmet har opført sig fornuftigt i brug af ipad en, er medlemmet ikke ansvarlig for det skete. Det kaldes hændeligt uheld. - at medlemmet har handlet skødesløst, er medlemmet ansvarlig for det skete. Det kaldes simpel uagtsomhed. - at medlemmet har handlet mere uforsigtigt end selv skødesløse personer, er medlemmet også ansvarlig for det skete. Det kaldes grov uagtsomhed. - at medlemmet har forårsaget skaden med vilje, er medlemmet selvfølgelig også ansvarlig. Det kaldes forsætligt. - at medlemmet også kan være erstatningsansvarlig for sine undladelser. Undladelser er f. eks. når medlemmet undlader at foretage en handling, så der sker en skade, som kunne være undgået. 8/16

9 met bør skrive under på modtagelse af ipad og beskyttelseskappe, samt at medlemmet accepterer regler og ansvar for anvendelse af ipad en. Når et medlem udtræder af en bestyrelse bør det drøftes, om medlemmet får mulighed for at købe den udleverede ipad. Købsprisen beregnes ud fra, hvor længe medlemmet har haft ipad en til rådighed, købsprisen vil dog som minimum udgøre 500 kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen genbehandler politik for ipads. Organisationsbestyrelsen vedtog politik for ipads, med følgende ændring til ovennævnte tekst: Købsprisen beregnes ud fra, hvor længe medlemmet har haft ipad en til rådighed. Købsprisen vil de første 4 år være minimum 500 kr. - derefter 0 kr. 12. Seminar På organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 blev drøftet emner til kommende seminardage. Efter en drøftelse med formanden David Nielsen-Ourø er der følgende forlag til seminardage: En seminardag i slutningen af august 2015 med temaerne Energirenoveringer og fremtidssikring af boligerne herunder skimmelsvamp problematikken. Input fra energihandleplaner og energimærkninger danner udgangspunkt for denne drøftelse. En seminardag i slutningen af november 2015 med temaerne Boligsociale tiltag og Serviceramme for det lokale serviceniveau. En seminardag i februar 2016 med temaet Fremtidssikring af boligerne og afdelingerne og herunder emner til Målsætningsprogram for. Organisationsbestyrelsen skal drøfte forslaget til seminardage og drøfte, om der eventuelt skal nedsættes en arbejdsgruppe, som skal forberede input til punkterne, der kan koordineres med administrationen. 9/16

10 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender plan for afholdelse af seminar samt træffer beslutning om nedsættelse arbejdsgruppe. Organisationsbestyrelsen godkendte planen for afholdelse af seminarer og nedsatte et udvalg bestående af David Nielsen-Ourø, Orla Neumann, Niels-Peter Frandsen og Jannik Andresen Schwarz. Udvalget vil mødes første gang i starten af juni for at planlægge seminardagen i slutningen af august. 13. Kurser efter gennemført MUS I forbindelse med MUS-samtaler, der blev gennemført primo 2014, er følgende kursusønsker fremført. En administrativ medarbejder har bedt om et udvidet bogføringskursus. Pris ca kr. To medarbejdere har ytret ønske om at komme på et kursus i beskæring af buske og mindre træer. Pris kr. pr. kursist. Servicemanden har bedt om at komme på kurset Syn af boligen". Pris kr. I alt kr. Driftschefen vurderer, at kursusønskerne er relevante. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender kursusønskerne. Organisationsbestyrelsen godkendte kursusønskerne. 10/16

11 Sager til orientering 14. Sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler Folketinget har netop vedtaget en ændring af lov om almene boliger, der gør det muligt for de almene boligorganisationer at stille krav om uddannelses- og praktikaftaler i forbindelse med konkrete udbud af bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser. Kravet kan boligorganisationerne stille ved at anvende sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. Lovændringen indeholder ikke noget krav til boligorganisationerne, men giver boligorganisationerne et nyt redskab til at skaffe flere uddannelses- og praktikaftaler. Sociale klausuler De sociale klausuler udgør kontraktvilkår som boligorganisationen indarbejder i udbudsmaterialet, hvormed entreprenøren/leverandøren skal benytte elever i opgaveløsningen. De sociale klausuler er tænkt som et supplement til indgåelse af frivillige partnerskabsaftaler. Eksempelvis i situationer hvor der ikke har kunnet opnås enighed om at indgå en aftale om etablering af praktikpladser. Lovændringen trådte i kraft den 15. marts Til orientering anvender KAB i dag sociale klausuler som kontraktvilkår ved alle udbud af bygge- og anlægsarbejder og tjenesteydelser. Bilag 2: Ministerbrev til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer Bilag 3: Notat til samtlige kommunalbestyrelser og boligorganisationer Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11/16

12 15. Status på genopførelse af butikscentret På det ekstraordinære organisationsbestyrelsesmøde den 24. marts 2015 blev det besluttet, at butikscentret skal genopbygges og samtidig med dette indrettes med fem selvstændige butiksbygninger. Ronny Hjordt-Nielsen har haft kontakt til de nuværende lejere, for at høre om de er interesseret i at komme tilbage. Smørebrødsbutikken har opsagt lejemålet og kommer ikke tilbage, men pizzeriaet, frisøren og købmanden ønsker at komme tilbage. Alt det byggetekniske undersøges nu sideløbende med, at forsikringsselskabet indhenter priser og starter på oprydningen. På mødet orienteres om den nyeste status på forløbet. Organisationsbestyrelsen ønskede behandlingen af dette punkt flyttet til et fortroligt referat. 16. Evaluering af LAR-indvielse Søndag den 26. april 2015 afholdes der officielt indvielse af LAR-projektet. Indvielsen afholdes sammen med den årlige plantedag, og udvides til at omfatte et arrangement der starter kl Der bliver serveret mad og drikkevarer til arrangementet. På mødet kan LAR indvielsen evalueres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen evaluerer indvielsen og tager punktet til efterretning. Der var enighed om, at LAR-indvielsen var et godt arrangement, der også forløb godt. Plantedagen var også en succes med deltagelse af flere beboere i forhold til sidste år. 12/16

13 17. Status på LAR-økonomi På organisationsbestyrelsesmødet den 25. februar 2015 blev der orienteret om mødet med JJW Arkitekter omkring de uafklarede økonomiske forhold. Herefter skulle følgegruppen indkaldes til et afsluttende møde. Status i sagen er fortsat den samme, da der fortsat er uafklarede forhold, og KAB afventer derfor økonomiske oversigter fra JJW Arkitekter, så sagen kan afsluttes. KAB har rykket JJW Arkitekter for materialet, men har på nuværende tidspunkt ikke modtaget det. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning 18. Status på hjemmeside Der blev den 9. april 2015 holdt opstartsmøde med deltagelse af organisationsbestyrelses- /afdelingsbestyrelsesformand i Glostrup Vestergård David Nielsen-Ourø, afdelingsbestyrelsesformand for Engbrydeparken Carsten Skov, digital konsulent Karen Sandal Andersen og driftschef Ronny Hjordt-Nielsen fra KAB. På mødet blev diverse forventninger afstemt, og Karen Sandal Andersen har efterfølgende fremsendt skriftlig vejledning etc. Det er ydermere aftalt, at Carsten Skov udarbejder en oversigt over de filer, der skal eksporteres fra gammel til ny platform. Karen Sandal Andersen fremsender adgangskoder mv., så der kan opnås adgang til systemets back-end. Organisationsbestyrelsen har som bekendt afsat kr. til projektet. Der er afsat 9 timer til møder, undervisning og flytning af hjemmeside. Der er indtil nu brugt 1 time og 15 minutter. Det blev aftalt, at David Nielsen-Ourø, Ronny Hjort-Nielsen og Vibeke Nielsen holder et møde med Karen Sandal Andersen med henblik på overførsel af filer til ny platform. 13/16

14 19. Nyt fra afdelingerne I såvel Engbrydeparken som Glostrup Vestergård afdelingerne er der store udfordringer i forhold til affaldssortering og den deraf afledte affaldshåndtering. Der arbejdes på flere fronter på at være proaktiv i forhold til Glostrup Kommunes udsendte høring vedrørende tankerne i forhold til fremtidig fragmentering etc. I Engbrydeparken arbejdes målrettet på at implementere LED-belysning på fællesarealer og i kælderrum. Forsøgsprojektet med beboer-app en er igangsat, og der er omdelt flyers til den enkelte husstand, samt ophængt A3-posters i samtlige opgange i de fem afdelinger. Der er igangsat en proces, hvor oplysninger og indhold løbende opdateres og forbedres, så det opleves nærværende for netop s beboere. Der arbejdes på flere fronter på at finde frem til en holdbar løsning i forbindelse med at indbrudssikre altandørene. Der er installeret en prototype i et lejemål for afprøvning. I Glostrup Vestergårds afdelingsbestyrelse er det vedtaget, at der udover de løsningsmodeller, der allerede arbejdes på, skal arbejdes hen i mod en løsning med en decideret bom, der evt. er hængslet i den ene side. Der blev drøftet tyverisikring og i den forbindelse blev det oplyst, at ministeriet udsender et inspirationskatalog om emnet den 1. juli Konkrete tiltag afventer inspirationskataloget. Driften besigtiger en bolig på Glentevej, hvor der er etableret tyverisikring. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning 20. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. august 2015, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 21. oktober 2015, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 9. december 2015, kl Repræsentantskabsmøder Repræsentantskabsmøde onsdag den 28. oktober 2015, kl /16

15 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning 21. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 4: Beboerklagenævnsstatistik Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning 22. Eventuelt Der var intet til eventuelt. 23. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Dette forhold har altid været til stede, men har fået fornyet aktualitet i forbindelse med ny lovgivning, der påbyder offentliggørelse af referater. 15/16

16 Det indstilles, at referatets karakter fremover behandles som sidste punkt på organisationsbestyrelsens møde, og at organisationsbestyrelsen vurderer, om der skal udarbejdes et fortroligt referat. Organisationsbestyrelsen besluttede, at en meddelelse af personfølsom karakter skulle indsættes i et fortroligt referat. Endvidere blev det besluttet, at punkt 15 - Status på genopførelse af butikscentret - skulle indsættes i et fortroligt referat. 16/16