Generel drøftelse af udvalgsarbejdet samt brug af Facebook grupper for afdelingens beboere.

Transkript

1 Referat fra afdelingsbestyrelsesmøde Afdeling Egedalsvænge Mødedato: Onsdag den 11. februar 2015 kl Mødested: Egedalsvænge Til stede: Iris Gausbo (IG) udpeget af 3B s bestyrelse Jens Wenzel Andreasen (JWA) udpeget af 3B s bestyrelse Steffen Morild (SM) udpeget af 3B s bestyrelse Afbud: Ingen Fra driften: Driftsleder Michael Larsen (MILN) Projektmedarbejder Majbritt Kronborg Mouridsen (MAMO) Driftschef Lars Mann Pedersen (LAPE), referent Referat udsendt den 18. februar Godkendelse af dagsorden for bestyrelsesmødet Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde den 14. januar 2015 Godkendt uden bemærkninger. 3. Gennemgang af budgetopfølgning pr. 31. december 2014 Afventer endelig regnskab for Orientering om afdelingsbestyrelsens og udvalgenes arbejde v/ afdelingsbestyrelsen Bestyrelsen drøftede de forskellige beboerudvalg og den aktuelle status på deres aktiviteter. TV-udvalget har fået tilsendt de returnerede spørgeskemaer, som blev udsendt i december Bestyrelsen afventer opfølgning fra udvalget. Aktivitetsudvalget, er i gang med at arrangere fastelavnsfest og har fået udbetalt aconto beløb til indkøb.

2 Katteudvalget. De i budgettet afsatte kr for 2015 vil blive benyttet til indkøb af foder jf. mail fra udvalgets formand. Driften undersøger muligheden for egnet lokale til opbevaring af katte foder. IG og MAMO tager kontakt til medlemmerne af Økonomiog budgetudvalget med henblik på afholdelse af møde, f.eks. 11. marts 2015 efter kontortiden. Udvalget informeres i den forbindelse også om budget- og regnskabskurser, som afholdes i 3B-regi. Generel drøftelse af udvalgsarbejdet samt brug af Facebook grupper for afdelingens beboere. Det undersøges nærmere om, hvordan der fremadrettet vil kunne afholdes info-møder for nye beboere. Bestyrelsen vurderer dette sammen med MAMO. Revideret udvalgsliste fremsendes til bestyrelsen og MA- MO. 5. Orientering fra projektmedarbejderen i Egedalsvænge MAMO udleverede status over arbejdet som projektmedarbejder. Bestyrelsen drøftede, hvordan det var muligt at inddrage beboerne i forbindelse med fremtidige vedligeholdelsesarbejder i afdelingen, f.eks. udearealer og bedene ved opgangene. MAMO arbejder videre med det. Fredensborg Kommune har sendt invitation til Workshop om Byens Hus. IG sender den videre til de forskellige klubber i afdelingen. 6. Beboerhenvendelser Der har gennem en periode været en dialog med en lejer, der har problemer med ventilationen, og senest har lejeren været på ejendomskontoret og talt med bestyrelsen om dette. Der er nu aftalt et besøg hos lejeren i indeværende uge, hvor sagen forventes løst og afsluttet. Lejer, der har fået brandmærker på sit gulv efter uforsigtighed med en juledekoration, har henvendt sig til bestyrelsen efter at ejendomskontoret har afvist at dække denne ska- 2

3 de. Det samme har lejerens egen forsikring. Det vurderes fortsat til at være et problem mellem den pågældende lejer og hans forsikring. MILN sender korrespondancen til IG, der svarer lejeren. Samme lejer er i dialog med MT Højgaard efter, at han er faldet over nogle af køre- /afdækningsplader. 7. Evaluering af det ekstraordinære afdelingsmøde Afdelingsmødet var blevet afviklet godt og der har været en velfungerende afstemningsprocedure. Der blev efterspurgt tolkning til mødet, selvom det kun havde været benyttet af 2 lejere ved det ordinære afdelingsmøde i september Det vurderes forud for kommende afdelingsmøder. Det overvejes, om det fremover kan være en fordel at medbringe printer til stemmesedler, sådan at disse kan fortrykkes forud for afstemningerne. Så skal der kun foretages afkrydsninger under valghandlingen. Det vil også kunne lette optællingsproceduren. Oversigt over de opstillede kandidater medtages i næste Nyhedsbrev, med stemmetallene fra afstemningen. 8. Drøftelse af handleplan for afdelingen Udsendt til bestyrelsen forud for mødet i januar Revideret handleplan drøftet. Der arbejdes videre med oplægget forud for kommende organisationsbestyrelsesmøde. 9. Orientering om afdelingens daglige drift v/ varmemester eller driftschef LAPE orienterede om mødet med Opland Landskabsarkitekterne omkring fremtidig plejeplan for udearealerne. Ejendomskontoret har sat opslag op i opgangene, hvor der informeres om nogle af de opgaver som personalet beskæftiger sig med i februar måned. Fremover vil driften med månedlige opslag informere om, hvilke arbejdsopgaver der vil blive lagt vægt på i den kommende måned. Ejendomskontorets personale er på kursus torsdag den 19. februar og kontoret er derfor lukket den dag. Der er allerede informeret om dette på opslag i opgangene. 3

4 Der er indgået en aftale om, at Bydelsmødrene, i forbindelse med nogle af deres formiddagsarrangementer, inviteres ind på ejendomskontoret til en kop kaffe. Administrationen har modtaget anonyme henvendelser om, at ejendomskontorets løsning af opgaver i afdelingen, skulle benytte sig af et firma tilhørende en medarbejder. Driftschefen har i den forbindelse undersøgt sagen både internt og eksternt, bl.a. i forbindelse med kreditorsystemet. I den forbindelse kan det konkluderes, at dette ikke er korrekt, idet det pågældende firma ikke er registreret i forbindelse med betalinger til afdelingens kreditorer. Driftschefen har samtidig fået forelagt dokumentation fra det pågældende firmas revisor, der understøtter, at der ikke er hold i påstandene, og sagen er derfor afsluttet. Rengøring af afdelingens trapper var i udbud i 2013, men firmaet, der vandt udbuddet, blev opsagt efter 3 mdr. pga. misligholdelse af kontrakten. Et andet af de bydende firmaer blev, efter rådføring med indkøbsafdelingen, bedt om akut at overtage opgaven, under samme økonomiske forudsætninger som det vindende firma, hvilket de indvilligede i. Samme firma har i forbindelse med rengøringsopgaven ansat lokalt personale (beboere) som en del af rengøringstemaet. Det har efterfølgende vist sig, at ejeren af rengøringsfirmaet er kæreste til et familiemedlem til en af afdelingens medarbejdere. Der er tale om et familiemedlem som denne normalt ikke har forbindelse til. Dette er meddelt til driftschefen straks efter, at den pågældende medarbejder blev bekendt med dette. Da opgaven har været i udbud, er der ikke forefundet uregelmæssigheder i forbindelse med kontrakten, som er indgået mellem administrationen og rengøringsfirmaet. Bestyrelsen blev samtidig informeret om, at arbejdet med et nyt udbud er igangsat i 3B s indkøbsafdeling. 10. Eventuelt kommende opgaver for driften Driftspersonalet har i lighed med tidligere år opgaver i forbindelse med opsætning af fastelavnstønder til Fastelavnsarrangementet i afdelingen. 4

5 11. Orientering om den igangværende byggesag v/ projektleder eller driften IG og MAMO aftaler møde med haveudvalget for at drøfte den kommende flytning af haverne. STMO ønskede en afklaring af de økonomiske konsekvenser, der har været i forbindelse med, at mange beboere ikke selv har flyttet deres møbler og andet inventar forud for facadeudskiftningen. Denne udgift vil ikke indgå i byggesagen, men skal medtages i driften. STMO tager sagen op i administrationen for en afklaring 12. Opfølgning på sager siden sidste møde (ikke sager, der er selvstændige punkter på dagsordenen) Intet til drøftelse. 13. Kommunikation, hjemmeside m.m. Drøftelse af en generel nyhedsformidling om, hvad der sker i afdelingen. Som et nyt tiltag har 3B bl.a. iværksat BeboerWeb, hvor beboerne kan hente mange informationer om deres lejemål, lejeaftale, huslejebetaling m.m. STMO tager kontakt til en af 3B s samarbejdspartnere omkring kommunikation, for at få et input til, hvordan der kan etableres en god og alsidig kommunikation mellem afdelingens beboere og 3B. 14. Nyhedsbreve Kommende nyhedsbreve er planlagt til at udkomme i uge 10, 16 og 22. Deadline er ca. 1 uge tidligere. Næste nyhedsbrev skal bl.a. indeholde noget om vagtordningen, valg af repræsentanter til 3B, beboerudvalgenes sammensætning samt bestyrelsens træffetid. 15. Kommende møder Bestyrelsen har aftalt følgende møder: Bestyrelsesmøder: Onsdag den 22. april 2015 kl i Egedalsvænge (regnskabsmøde). Mandag den 11. maj 2015 kl på Områdekontoret (budgetmøde). 5

6 Bestyrelsen har planlagt kontortid på ejendomskontoret onsdag den 11. marts samt den 22. april. Begge dage kl Eventuelt Intet til dette punkt. Møde slut