De budgetansvarlige og aftaleholdere i kommunens aftaleenheder er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken.

Transkript

1 Norddjurs Kommune Økonomisk sekretariat Område: Retningslinjer for kontraktindgåelse, arbejdsklausuler, det gode indkøb og leasingaftaler Gældende fra: 15. november 2016 Ansvarlig: Økonomichefen Dækningsområde: Norddjurs Kommune Henvisning til Norddjurs Kommunes indkøbspolitik Kontraktindgåelse, arbejdsklausuler, det gode indkøb og leasingaftaler Aftaleholdere og decentrale indkøbere må ikke selv indgå indkøbsaftaler. Når der er behov for nye indkøbsaftaler sker, det med inddragelse af indkøbsafdelingen. Det er aftaleholderen, der er tegningsberettiget på indkøbsaftaler, der alene dækker et konkret fagområde. Økonomichefen er tegningsberettiget på tværgående indkøbsaftaler. Alle indkøb, der er dækket af en indkøbsaftale, skal foretages i henhold til gældende aftaler med mindre der gives en dispensation. Konkrete undtagelser sker efter aftale med indkøbsafdelingen. Enhver, der køber ind på kommunens vegne, har pligt til at benytte kommunens indkøbsaftaler. På den måde kan Norddjurs Kommune optræde som én storkunde med én samlet udbudsvolumen over for leverandørerne, og derved opnå de bedst mulige forretningsbetingelser. Der med opnås bedst mulig udnyttelse af kommunens samlede ressourcer på indkøbsområdet. Indkøbsdispositioner skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik og øvrige retningslinjer. Hertil skal den til enhver tid gældende lovgivning på udbudsområdet overholdes. De budgetansvarlige og aftaleholdere i kommunens aftaleenheder er ansvarlige for, at indkøbene foretages i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Alle indkøbsansvarlige betragtes som repræsentanter for Norddjurs Kommune, og skal derfor agere i henhold til Norddjurs Kommunes indkøbspolitik. Hver enkelt medarbejders indsats er af afgørende betydning for varetagelsen af Norddjurs Kommunes interesser. Den enkelte medarbejder har tavshedspligt i forhold til de indgåede aftaler. Tavshedspligten betyder, at medarbejderen hverken må vise eller omtale de indgåede aftaler til tredjemand. Der må ikke opbygges lagre undtagen, hvor det er velebgrundet af sikkerhedsmæssige, praktiske eller økonomiske hensyn. Norddjurs Kommune ønsker at lægge sit lagerbehov hos leverandøren, eller indarbejde et konsignationslager i kommunens lokaler. Hvor der opbygges lagre, skal omsætningshastigheden og lagerbindingen være i fokus. På disse lagre skal der forefindes et effektivt dokumenteret lagerstyringssystem. 1

2 Opfølgning på indkøbsområdet Løbende opfølgning på kommunens adfærd skal sikre at indkøb sker på de rette vilkår, via de indgå e- de indkøbsaftaler og via de mest optimale indkøbsprocesser. Indkøbsafdelingen udarbejder rapportering på indkøbsområdet. Kontraktopfølgning skal sikre leverandørens fokus på levering af varer og serviceydelser i henhold til indgået aftale. Indkøbsafdelingen tager initiativ til opfølgning og vurdering af kommunens leverandø r- samarbejde. Angående leverandørsamarbejdet i Norddjurs Kommune, vil der være fokus på hele værdikæden til fordel for begge parter. Arbejdsklausuler Norddjurs Kommune ønsker, at entreprenører / leverandører skal overholde danske løn-, ansættelsesog arbejdsvilkår, således at der ikke sker social dumping i forbindelse med Norddjurs Kommunes bygge- og anlægsopgaver samt tjenesteydelser. Det er besluttet, at der i alle kontrakter i Norddjurs Kommune skal indskrives arbejdsklausuler. Arbejdsmarkedsrelaterede klausuler har til formål at sidestille alle leverandører ved afgivelse af udbud i Norddjurs Kommune, således at der ikke sker en diskriminering ved gennemførelse af udbud/licitationer. I forbindelse med udbud af bygge- og anlægsopgaver samt varer og tjenesteydelser skal der anvendes arbejdsmarkedsrelaterede klausuler i selve udbudsbetingelserne og den endelige kontrakt, jf. kommunalbestyrelsens beslutning af 10. februar For at sikre dette indskrives følgende i alle udbud / kontrakter: Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlede art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken entreprenøren (levera ndøren) har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler virksomhedens leder. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentreprenører / underleverandører eller af person er, der har fået overdraget kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det lederen af den virksomhed, der står som hovedentreprenør / hovedleverandør at påse, at bestemmelserne finder anvendelse. Leverandøren skal, såfremt det ønskes, skaffe dokumentation på løn- og arbejdsvilkår fra såvel egen som underleverandørers medarbejdere. Alle betalinger kan tilbageholdes indtil kontrakten overholdes, og arbejdet skal alligevel forsætte, hvis dokumentationen ikke foreligger 48 timer efter den er krævet. Norddjurs Kommune forbeholder sig retten til at kræve, at lederen af en virksomhed der har kontrakt med kommunen, fremskaffer en A-skattekvittering samt dokumentation for ansættelse og ansættelsesforholdene for de medarbejdere, der arbejder på det pågældende projekt, dette gælder såvel kontraktholders som underleverandørers medarbejdere. Såfremt det ikke lykkes at skaffe de relevante oply s- ninger hos den ansvarlige leder af virksomheden forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at 2

3 indsamle dokumentationen ved de enkelte medarbejdere i virksomheden. Norddjurs Kommune stiller herudover krav om, at udenlandske underleverandører er tilmeldt i e- indkomstregistret, RUT (Register for Udenlandske Tjenesteydere). Registeret har til formål at give myndighederne bedre mulighed for at sikre håndhævelse af de regler, der gælder for udenlandske tjenesteydere og arbejdstagere, som opererer i Danmark. Dertil er en række af oplysningerne i RUT offentligt tilgængelige, så arbejdsmarkedets parter kan varetage deres interesser over for udenlandske virksomheder i forhold til at sikre ordnede forhold på det danske arbejdsmarked. For at sikre en tæt dialog mellem kommunen og hovedleverandøren nedsættes i forbindelse med større projekter en byggeorganisation bestående af kommunens repræsentanter og hovedentreprenørens repræsentanter. Byggeorganisationens formål er løbende at løse alle de kontraktlige problemstillinger der opstår undervejs i forløbet. Generelt forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at viderebringe dokumentation / oplysninger til relevante myndigheder, hvis der er mistanke om brud på regler og lovgivning m.v. Norddjurs Kommune forbeholder sig ret til at aflægge uanmeldt kontrolbesøg på arbejdspladsen til enhver tid. Overtrædelse af kontraktens betingelser vedrørende arbejdsklausuler anses af Norddjurs Kommune for væsentlig misligholdelse af kontrakten. Arbejdsmiljø, sociale og etiske forhold m.v. Norddjurs Kommunes aftaleenheder må udelukkende købe produkter hos leverandører, der overholder gældende danske regler af arbejdsmiljømæssig karakter. Norddjurs Kommunes aftaleenheder udarbejder ligeledes arbejdspladsvurderinger i henhold til dansk lovgivning. I alle indkøbsaftaler skal der tages højde for, at de produkter Norddjurs Kommunes aftaleenheder køber, skal medvirke til at afhjælpe arbejdsmiljømæssige problemer. Norddjurs Kommune forudsætter, at kontrakthaver og dennes eventuelle underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. Arbejdsklausuler i offentlige kontrakter (ILO-konvention nr. 94), anvendes ved tjenesteydelser samt bygge- og anlægsprojekter. Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske 3

4 Menneskerettighedskonvention. Fremtidig procedure ved mistanke om manglende efterlevelse af kontrakten eller ved en konkret henvendelse på en sag Anmeldelser af konkret tilsidesættelse eller mistanke om manglende efterlevelse af kontraktbeste m- melser modtages hos den afdeling, der er ansvarlig for kontakten eller hos Norddjurs Kommunes indkøbsafdelingen. Kommunen kvitterer for modtagelsen af anmeldelsen. Indkøbsafdelingen kontakter hovedentreprenøren / leverandøren og beder om lønoplysninger på medarbejdere, en skriftlig redegørelse samt evt. dokumentation for leverandørens registrering i e-indkomst registret, RUT og overholdelse af ILO konventionen eller en tro- og loveerklæring eller alle fem ting på én gang og beder om at få dem udleveret inden for 48 timer. Såfremt det ikke lykkes at skaffe de relevante oplysninger hos den ansvarlige leder af virksomheden, forbeholder Norddjurs Kommune sig retten til at indsamle dokumentationen ved de enkelte medarbejdere i virksomheden. Efter indsamlingen af dokumentation afholdes et møde med leverandøren som kommunen har indgået kontrakt med. Såfremt dokumentation for evt. manglende efterlevelse af kontraktbetingelserne foreligger, vil Norddjurs Kommune iværksætte ét eller flere af følgende tiltag: 1. Sagen (byggeriet / indkøbet) stoppes 2. Arbejdstilsynet kontaktes, hvis der er behov for yderligere afklaring om emner, der falder indenfor deres virke. 3. Den faglige organisation kontaktes med henblik på en skriftlig tilbagemelding. 4. Der skrives til hovedentreprenøren for at oplyse om, at Norddjurs Kommune agter at tilbageholde et beløb af kontraktsummen, indtil kontrakten overholdes. Leasing Leasing skal ikke forveksles med et indkøb, da der ikke er tale om et alternativ til indkøb, men blot en måde at finansiere indkøbet på. Ved indgåelse af leasingaftaler er de tegningsberettigede borgmestere n/viceborgmesteren og kommunaldirektøren /sekretariatschefen i direktionssekretariatet, der begge skal underskrive kontrakten. Ved forlængelse af eksisterende leasingaftaler er det økonomichefen, som er tegningsberettiget. Overordnet holdning Indkøbsafdelingen skal via EU-udbud indgå rammeaftaler til brug for den enkelte aftaleenhed i Norddjurs Kommune. Dette indebærer, at kommunens leasingaftaler udarbejdes som obligatoriske leasingaftaler. Dermed sikres et overblik over de samlede leasingforpligtelser og en juridisk og økonomisk sikkerhed omkring 4

5 leasingaftaler. Der kan som udgangspunkt kun leases IT-udstyr, kopimaskiner og køretøjer samt på andre områder hvor det er økonomisk forsvarligt. Aftaler om leasing skal godkendes af direktionen Senest ajourført/offentliggjort: November