Retningslinje. for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser

Transkript

1 Retningslinje for indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser 1

2 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Indkøb af varer og tjenesteydelse... 4 Overvejelser før en vare eller tjenesteydelse indkøbes... 4 Beslutningsprocedure ved indkøb... 5 Gennemførelse af et indkøb... 5 Særlige regler og kontraktvilkår for indkøb og udbud... 5 Udbud af varer og tjenesteydelser... 6 Overvejelser før et udbud... 6 Beslutningsprocedure ved udbud af varer og tjenesteydelser... 6 Gennemførelse af udbud... 7 Særlige regler og kontraktvilkår for indkøb og udbud

3 Indledning Denne retningslinje indeholder principper og regler, der skal overholdes i forbindelse med indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser i Randers Kommune. Udover indkøbs- og udbudspolitikken og nærværende retningslinje skal følgende regler og love altid overholdes i forbindelse med et udbud af en tjenesteydelse eller en vare: Retningslinjerne skal altid sammenholdes med principperne i indkøbs- og udbudspolitikken, og skal dermed ses som et bilag til Randers Kommunes indkøbs- og udbudspolitik. Se indkøbs- og udbudspolitikken for Randers Kommune her. I denne retningslinje er ordene indkøb og udbud anvendt i forhold til nedenstående definition. Indkøb: Indkøb af en bestemt vare eller ydelse foretaget af medarbejdere i Randers Kommu-ne. Indkøb foretages som oftest i henhold til en allerede indgået indkøbsaftale. Indkøbet resulterer i, at Randers Kommune modtager en vare eller ydelse og bliver forpligtet til at betale en pris for dette. EU s udbudsdirektiv Tilbudsloven (Lov nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter) Derudover vil det altid være nødvendigt at orientere sig i lovgivningen på det pågældende fagområde, hvor udbuddet skal foregå. I tvivlstilfælde skal man altid kontakte indkøbskontoret. Denne retningslinje er opbygget således, at første halvdel omhandler retningslinjer for indkøb af varer og tjenesteydelser, og anden halvdel indeholder retningslinjer for udbud af varer og tjenesteydelser. Udbud: Procedure, som skal følges, hvis Randers Kommune som helhed køber for mere end kr. af en vare eller ydelse. Et udbud kan resultere i en indkøbsaftale (rammeaftale) eller i et konkret indkøb. Proceduren kan følges, selv om kontraktværdien ikke overstiger kr. Det skal bemærkes, at denne retningslinje ikke er en konkret vejledning, men indeholder principper og regler, der skal overholdes, når der foretages indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. For detaljeret vejledning om, hvordan man gennemfører et indkøb eller et udbud, henvises til udbudsportalen trin for trin eller indkøbskontoret. 3

4 Indkøb af varer og tjenesteydelse Denne første halvdel af retningslinjen omhandler proceduren for indkøb af varer og tjenesteydelser i Randers Kommune. Overvejelser før en vare eller tjenesteydelse indkøbes Før en vare eller ydelse indkøbes er der en række forhold, man skal overveje. Det skal således undersøges, om der allerede eksisterer en indkøbsaftale for varen eller ydelsen, og om indkøbet har en størrelse, der kræver et udbud. Nedenfor er dette uddybet yderligere. Indkøbsaftaler obligatoriske og frivillige For at lette indkøbsprocessen samt sikre en professionel og effektiv håndtering af indkøb, har Randers Kommune indgået en række indkøbsaftaler. Hvis der foreligger en obligatorisk indkøbsaftale vedrørende den vare eller ydelse, som medarbejderen har brug for, skal denne aftale benyttes. Det vil være et aftalebrud mellem Randers Kommune og leverandøren, hvis aftalen ikke benyttes. Dette kan underminere Randers Kommunes fremtidige muligheder for at indgå attraktive indkøbsaftaler. Obligatoriske indkøbsaftaler indgås efter forudgående udbud. Indkøbsaftalerne sikrer de bedst mulige priser, og at Randers Kommunes retningslinjer overholdes ift. betalingskrav, miljøkrav mv. Derudover sikrer handel via aftalerne direkte levering til døren og elektronisk fakturering. Randers Kommune indgår også frivillige aftaler. Disse aftaler kan anvendes, hvis de decentrale indkøbere ønsker det. Der stilles således ikke krav om, at denne type aftaler skal anvendes. Kommunes indkøbsaftaler må aldrig anvendes privat. Indkøb, der ikke er dækket af en aftale Valg af produkt og leverandør i forbindelse med indkøb, der ikke er dækket af en indkøbsaftale, skal ligeledes ske efter indkøbs- og udbudspolitikken og retningslinjerne. Det vil sige, at indkøbet skal foregå efter princippet om billigst og bedst til prisen. Derudover skal man sikre, at indkøbet er i overensstemmelse med Randers Kommunes betalingsbetingelser og særlige regler og kontraktvilkår, herunder miljøkrav. Du kan få information om, hvilke varer og tjenesteydelser, der er dækket af en indkøbsaftale her eller ved at kontakte indkøbskontoret. Indkøbets volumen Hvis der ikke foreligger en indkøbsaftale, skal der foretages en konkret vurdering af, om varen eller ydelsen kan indkøbes direkte eller skal i udbud. Her er indkøbets volumen afgørende. Hvis kontraktsummen overstiger kr., skal der foretages udbud. Vurderingen skal foretages på baggrund af hele kommunens samlede indkøb af den pågældende vare eller ydelse. Se også senere afsnit om tærskelværdier. Som hovedregel indhentes tilbud fra flere leverandører, selv om kontraktsummen er under kr., da det giver konkurrence og dermed bedre priser. 4

5 Beslutningsprocedure ved indkøb Alle kommunens afdelinger og institutioner er omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken samt retningslinjerne, herunder også de selvejende institutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med. Aftalerabatter og/ eller opnåede nettopriser tilgår den decentrale institution ved direkte fakturering fra leverandøren. Indkøbsdisponering sker decentralt. Det er derfor de enkelte forvaltninger og institutioner, der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med indkøbs- og udbudspolitikken. Det er den afdeling eller institution, der efterspørger den konkrete vare eller tjenesteydelse, som er ansvarlig for at indhente tilbud og træffe beslutning om leverandør. Der kan altid søges hjælp og råd hos Indkøbskontoret. Indkøbskontoret kan anvendes som sparringspartner og kan vurdere, hvis der er behov for juridisk bistand. Gennemførelse af et indkøb Ved gennemførelse af et indkøb af en vare eller tjenesteydelse, er der en række forhold, der skal tages stilling til herunder; hvordan indkøbes varen og betalingsbetingelser. Disse emner er uddybet nedenfor. Indkøb af varen eller ydelsen Når der ønskes foretaget et indkøb af en vare eller en tjenesteydelse via en indkøbsaftale, skal det gøres vha. kommunens e-handelssystem (KMD OPUS E-indkøb), hvis varen findes i systemet. E-handel sikrer, at indkøbet foregår korrekt. Det vil sige, at indkøbet foregår efter princippet billigst og bedst til prisen (tilstrækkelighedsprincippet), og at Randers Kommunes indkøbs- og udbudspolitik samt retningslinjer overholdes. Hvis varen ikke kan købes via e-handelssystemet, skal medarbejderen kontakte den leverandør, som Randers Kommune har indgået indkøbsaftale med. Betalingsbetingelser og fakturagebyrer Randers Kommune sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter leverandørens fakturaudstedelse. Sidste rettidige betalingsdag er således fakturadato plus 30 kalenderdage. Randers Kommune accepterer ikke opkrævning af gebyrer. Med mindre andet er aftalt, vil en faktura, som indeholder faktureringsgebyr, administrationsgebyr eller lignende, blive afvist. Særlige regler og kontraktvilkår for indkøb og udbud Når der indkøbes varer og tjenesteydelser uden udbud dvs. indkøbet/kontraktsummen er under kr., stiller Randers Kommune samme krav til arbejdsklausuler og miljø- og klimakrav, som ved et udbud. Dette er nærmere beskrevet i næste del af retningslinjen. 5

6 Udbud af varer og tjenesteydelser Anden halvdel af retningslinjen omhandler proceduren for udbud af varer og tjenesteydelser. Overvejelser før et udbud Før en vare eller tjenesteydelse udbydes, er der en række forhold, man skal overveje inden udbuddet, herunder inddragelse af medarbejdere, specielle forhold vedr. konsulentydelser og tærskelværdier. Dette er nærmere beskrevet nedenfor. Inddragelse af medarbejdere I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrages brugere og andre relevante samarbejdspartnere, hvis det skønnes relevant og muligt. Tærskelværdi EU har i udbudsdirektivet fastsat såkaldte tærskelværdier for, hvornår varer og tjenesteydelser er udbudspligtige. Indkøb med en volumen over EU s tærskelværdi sendes i EU-udbud, mens indkøb for mellem kr. og EU s tærskelværdi annonceres efter reglerne i Tilbudsloven. Der er detaljerede procedureregler for EU-udbud, mens annonceringsudbud primært skal overholde gældende EU-principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Randers Kommune indhenter tilbud fra forskellige leverandører vedr. indkøb for under kr. i det omfang, det vurderes rentabelt. Det er enten hele kommunens forbrug af den enkelte vare eller tjenesteydelsen i kontraktperioden eller over en 12-måneders periode (hvis kontraktperioden er under 12 måneder), som skal ligge til grund for udregningen af købets volumen og bestemmelse af, hvordan indkøbet skal foretages. Mht. tjenesteydelser findes der en liste af ydelser, som, uanset indkøbets værdi, ikke skal i EU-udbud, men udelukkende annonceres efter reglerne i Tilbudsloven. Listen findes i bilag II B til udbudsdirektivet og indeholder bl.a.: Fritids- og sportsaktiviteter samt kulturelle aktiviteter, sundheds- og socialvæsen, undervisning og erhvervsuddannelse samt hotel- og restaurationsvirksomhed. Beslutningsprocedure ved udbud af varer og tjenesteydelser Ansvaret for, at udbudsreglerne bliver overholdt, og eventuelle udbud gennemføres korrekt, ligger ved den afdeling eller forvaltning, som efterspørger varen eller tjenesteydelsen, eller som har ansvaret for gennemførelsen. Indkøbskontoret skal inddrages ved alle udbud, bortset fra bygge- og anlægsarbejder. Indkøbskontoret tilbyder juridisk sparring samt hjælp til at gennemføre udbud. 6

7 Gennemførelse af udbud Ved gennemførelse af et udbud for en vare eller tjenesteydelse, er der en række forhold, der skal tages stilling til herunder: udbudsform, kravspecifikation og tildelingskriterier, or-dreafgivelse via e-handel, gældserklæring, samt betalingsbetingelser. Disse emner uddybes i de næste afsnit. Udbudsformer Ved EU udbud kan der frit vælges mellem formerne offentligt udbud og begrænset udbud. Herudover kan der i særlige tilfælde anvendes konkurrencepræget dialog eller udbud efter forhandling med/uden en forudgående udbudsbekendtgørelse. Derudover bør det overvejes, om udbuddet kan ske via SKI eller via andre indkøbsfora såsom 12bygruppen eller Finansministeriets indkøbsaftaler. Kravspecifikation og tildelingskriterier Når en opgave skal udbydes, skal udbyder beskrive de centrale krav til den fremtidige opgaveløsning. Når man formulerer kravene, vil det oftest være nødvendigt at inddrage faglig ekspertise fra medarbejdere, som har et indgående kendskab til udførelsen af opgaven. Det er derfor vigtigt, at inddragelsen sker tidligt i processen. Det endelige valg af leverandør skal foretages på baggrund af de tildelingskriterier, udbyder har anført i udbudsmaterialet. Leverandøren udvælges enten ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud eller laveste pris. Ordreafgivelse via e-handel Når det findes relevant i forhold til den konkrete varegruppe, stiller Randers Kommune krav om, at leverandøren kan tilbyde ordreafgivelse via E-handel. Randers Kommune prioriterer samhandel med leverandører, der kan tilbyde ordreafgivelse via E-handel. Garantistillelse Det skal konkret overvejes i det enkelte udbud, om Randers Kommune ved udbud af tje-nesteydelser pådrager sig en væsentlig risiko, der skal modsvares af et krav om garanti. En risiko kan være misligholdelse fra leverandørens side eller en konkurs. I overvejelserne kan indgå om der tale om en livsnødvendig kontrakt for kommunen, særlige økonomiske eller politiske hensyn, kapitaltung opgave eller lignende. Garantien skal kunne dække de sandsynlige forpligtelser, som Randers Kommune kan påføres, fx når en leverandør går konkurs. Omfanget kan opgøres fx ud fra betalingen for en måneds drift, værdien af faciliteter, der overdrages til leverandøren, eller andet. Gældserklæring Randers Kommune forlanger i alle udbud, at tilbudsgivere skal afgive en erklæring på tro og love vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Hvis gælden er over kr. har Randers Kommune som hovedregel pligt til at afvise tilbuddet. Kun hvis der stilles garanti for beløb over kr., eller der er aftalt en afviklingsordning, vil tilbuddet kunne tages i betragtning. Randers Kommune fokuserer på at købe den nødvendige kvalitet billigst muligt (tilstrækkelighedsprincippet). For så vidt, at kvaliteten kan beskrives klart nok, vil Randers Kommune derfor vælge at benytte tildelingskriteriet laveste pris. Hvis gælden er mindre end kr. har Randers Kommune ret til at afvise tilbuddet, men er ikke forpligtet til det. 7

8 Betalingsbetingelser og fakturagebyrer Randers Kommune sender betaling for leverede varer og tjenesteydelser 30 kalenderdage efter leverandørens fakturaudstedelse. Sidste rettidige betalingsdag er således fakturadato plus 30 kalenderdage. Randers Kommune accepterer ikke opkrævning af gebyrer. Med mindre andet er aftalt, vil en faktura, som indeholder faktureringsgebyr, administrationsgebyr eller lignende, blive afvist. Særlige regler og kontraktvilkår for indkøb og udbud Randers Kommune tager et samfundspolitisk ansvar. Derfor tages sociale hensyn samt hensyn til miljø og klima i forbindelse med vores indkøb og udbud. Nedenfor er Randers Kommunes særlige regler og kontraktvilkår uddybet. Sociale klausuler Randers Kommune går ind for, at der anvendes sociale klausuler ved udbud - hvor det er muligt og hensigtsmæssigt. Hvilke sociale klausuler, det er relevant at inddrage, tages der stilling til i det konkrete tilfælde. Ved brug af sociale klausuler skal det fremgå af udbudsmaterialet og udbudsbekendtgørelsen, at den, der vinder udbuddet påtager sig en nærmer angivet social forpligtelse. En social klausul kan alene anvendes som et kontraktvilkår. Det kan f.eks. være et krav om: at ansætte et antal/ en andel medarbejdere på særlige vilkår at ansætte et antal/ en andel medarbejdere med en vis ledighedsperiode at ansætte et antal/ en andel medarbejdere fra særlige grupper en etnisk ligestillingspolitik, en personalepolitik en arbejdsmiljøpolitik Arbejdsklausuler Der stilles ved ethvert udbud krav om, at den valgte leverandør og dennes underleverandører skal sikre sine medarbejdere løn- og ansættelsesvilkår, der ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til kollektiv overenskomst mv. gælder for arbejde af samme art inden for vedkom- mende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der henvises til ILO konventionen nr. 94. Arbejdsklausulen sikrer Randers Kommune ret til at udbede sig dokumentation for medarbejdernes vilkår og giver mulighed for, at der kan foretages kontrol. Overtrædelse af klausulen giver Randers Kommune ret til at afkræve bod eller hæve kontrakten. Dokumentationskrav og sanktionsmuligheder beror på en konkret vurdering afhængigt af opgavens karakter, art og længde. Der kan søges vejledning hos Udbud og Indkøb. En arbejdsklausul kan alene anvendes som et kontraktvilkår, og klausulen skal både være saglig og proportional i forhold til den opgave, der udbydes. Arbejdsmiljø og socialt ansvar Randers Kommune stiller i ethvert udbud krav om, at leverandøren og dennes underleverandører overholder konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) 8

9 Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Der stilles endvidere krav om, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Miljø og klima Randers Kommune arbejder til stadighed for at nedsætte miljøbelastningen samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Randers Kommune har som mål at nedsætte CO2 belastningen med 75% inden 2030, i forhold til 1990 niveau. Ved indkøb og udbud af varer og ydelser indgår miljøhensyn i relevant og nødvendigt omfang sammen med øvrige parametre såsom pris, kvalitet mv. Dette kan være i forhold til: Minimering af miljøbelastning ved produktion, distribution og bortskaffelse Miljøvenlig anvendelse af produktet samt muligheder for genanvendelse. Produktets levetid, kvalitet, og om produktet lever op til forskellige miljøstandarder samt minimering af indholdet af uønskede stoffer og energiforbruget. Miljøhensyn kan godt gå hånd i hånd med økonomiske hensyn. For eksempel, hvis en vare har længere levetid eller et lavere energiforbrug. For at sikre energibesparelser skal Indkøbsvejledningen fra Center for Energibesparelser anvendes. Denne dækker bl.a. indkøb af: IT og kontorudstyr Professionelle hvidevarer Belysning Tv og underholdning Varme og ventilation Ved udskiftning af kommunens vognpark og maskinpark indkøbes eller leases A-mærkede køretøjer/ maskiner. 9

10 10

11 11

12 Juni Randers Kommune Laksetorvet 8900 Randers C 12