Indkøbs- og udbudspolitik

Transkript

1 Indkøbs- og udbudspolitik 1

2 2

3 Forord Indkøbs- og udbudspolitikken fastlægger de overordnede rammer for indkøb og udbud i Randers Kommune. Politikken gælder dermed for hele Randers Kommune. Den er rettet mod kommunens ansatte, men i høj grad også mod leverandører, der ønsker at kende rammerne for kommunens indkøb og udbud. I politikken er helhedsbetragtninger og koordinering af indkøb og udbud i højsædet - med fokus på økonomisk ansvarlighed. Randers Kommune ønsker at fremstå som én kunde i forhold til vores omverden. På den måde sikrer vi borgerne størst mulig gevinst ud fra en helhedsbetragtning. Politikken skal sikre det gode indkøb. Men det kan ikke ske uden organisatorisk forankring samt opbakning og efterlevelse hos ledere og medarbejdere. Derfor er det vigtigt, at alle medarbejdere, med ansvar for indkøb og udbud, kender denne politik. Derudover skal politikken skabe et godt grundlag for samhandel med leverandører og øvrige samarbejdspartnere. Med udgangspunkt i en helhedsbetragtning sætter vi fokus på både økonomi og bæredygtighed herunder bl.a. klima, miljø samt socialt ansvar. Disse hensyn går ofte hånd i hånd, men kan også være modstridende. Hvis det er tilfældet, vil vi tage stilling fra sag til sag ud fra både økonomiske og bæredygtige hensyn. Randers Kommune vil mulighederne. Derfor ønsker vi at fremme digitalisering af indkøbs- og udbudsarbejdet samt sikre en god kommunikation med vores omverden. Det gode professionelle og økonomiske indkøb, bæredygtighed og samhandel er således den bærende ramme for indkøbs- og udbudspolitikken i Randers Kommune. Henning Jensen Nyhuus Borgmester 3

4 Grundprincipper for det gode indkøb i Randers Kommune Indkøbs- og udbudspolitikken omfatter alt der udløser en faktura dvs. indkøb af varer og tjenesteydelser og indkøb og udbud af bygge- og anlægsopgaver. Politikken omfatter endvidere indkøb i form af leje- og leasingaftaler. Randers Kommune foretager indkøb og udbud efter følgende grundprincipper: Randers Kommune køber som helhed sine varer og tjenesteydelser efter princippet billigst og bedst til prisen. Det vil sige, at der skal opnås de bedst mulige priser med en kvalitet, der ikke er bedre end nødvendig (tilstrækkelighedsprincippet). Randers Kommune skal optræde som èn kunde og dermed opnå stordriftsfordele gennem en koordinering og konkurrenceudsættelse af de enkelte forvaltninger og institutioners indkøb. Der skal foretages en miljø- og klimavurdering i relevant og nødvendigt omfang ved kommunale indkøb for at fremme størst mulig hensyn til disse emner. De kommunale indkøb og udbud skal ske ud fra objektive kriterier, og i overensstemmelse med gældende lovgivning både national og international samt de lovgivningsmæssige forpligtelser med hensyn til socialt ansvar blandt andet ILO konventionerne. Alle kommunens afdelinger og institutioner samt selvejende institutioner, som Randers Kommune har indgået driftsoverenskomst med, er forpligtet til at overholde politikken ved ethvert indkøb eller udbud samt til at overholde de tilhørende retningslinjer. Kommunens obligatoriske indkøbsaftaler skal anvendes. Indkøbsproceduren skal digitaliseres gennem anvendelse af e-handel. Indkøbs- og udbudspolitikken danner den overordnede ramme for kommunens indkøb og udbud. For nærmere specificerede regler henvises til Randers Kommunes retningslinjer. Der er udarbejdet retningslinjer for henholdsvis konkurrenceudsættelse og udlicitering af driftsopgaver, udbud af bygge- og anlægsopgaver samt indkøb og udbud af varer og tjenesteydelser. 4

5 Det professionelle og økonomiske indkøb Randers Kommune ønsker fortsat at professionalisere, forenkle og sikre økonomisk ansvarlighed i indkøbs- og udbudsprocesserne til gavn for kommunens borgere og ansatte. Dette skal sikres gennem: Indkøbsaftaler Randers Kommune indgår fælles indkøbsaftaler for alle afdelinger og institutioner, hvor det er hensigtsmæssigt. Herigennem sikres mere fordelagtige priser, den rette kvalitet og service, der matcher det reelle behov samt hensyn til miljømæssige og sociale forhold. Vidste du, at det f.eks. er dobbelt så dyrt at købe toner uden for indkøbsaftalerne? Der indgås både obligatoriske og frivillige aftaler. Afdelinger og institutioner i Randers Kommune er juridisk forpligtet til at anvende de obligatoriske aftaler. Dette er en vigtig forudsætning for, at der kan opnås stordriftsfordele og dermed bedre priser. Kun ved, at vi er loyale over for indkøbsaftalerne, opnår vi bedre priser. Indkøbsdisponering sker decentralt. Det er derfor de enkelte forvaltninger og institutioner, der er ansvarlige for, at indkøb sker i overensstemmelse med indkøbs- og udbudspolitikken. Opfølgning Randers Kommune ønsker fortsat at forbedre og optimere indkøbs- og udbudsprocesserne. Derfor skal der med udgangspunkt i dialog og vejledning ske opfølgning på, at indkøbsaftalerne overholdes. Derudover dokumenterer indkøbskontoret løbende den gevinst, som indkøbsaftalerne giver mulighed for. Organisering Randers Kommune arbejder fortsat for at skabe den mest optimale organisering af indkøb og udbud for at sikre effektive og professionaliserede processer. Derfor sættes samarbejde og koordinering mellem forvaltninger, institutioner og indkøbskontoret i højsæde. Dette skal sikre en professionel tilgang, der tager højde for administrative gevinster såvel centralt som decentralt. Indkøbskontoret skal inddrages ved alle udbud, bortset fra bygge- og anlægsarbejder. Inddragelse Det er de ansatte i kommunens institutioner og afdelinger, der skal anvende indkøbsaftalerne. Derfor er det vigtigt, at det i videst muligt omfang sikres, at aftalerne dækker kommunens behov som helhed. Derfor skal der i forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrages brugere og andre relevante samarbejdspartere, hvis det skønnes relevant og muligt. 5

6 Ved at anvende e-handelssystemet digitaliserer vi arbejdsgangene og sikrer, at indkøbsaftalerne anvendes. Dermed sparer vi tid og penge, der kan anvendes til borgernær service. Digitalisering af indkøbsprocessen Randers kommune ønsker fortsat at fremme digitalisering af indkøbsprocessen. Derfor skal institutioner og afdelinger anvende e-handelssystemet ved bestilling af katalogvarer. Med udgangspunkt i dialog og vejledning vil vi arbejde for og følge op på, at indkøbsaftalerne overholdes, og at e-handelssystemet anvendes. Derudover prioriteres samhandel med leverandører, der kan indgå i e-handel. Konkurrenceudsættelse Randers Kommunes opgaver skal løses mest effektivt og hensigtsmæssigt i forhold til en helhedsbetragtning. Derfor anvender vi udbud og konkurrenceudsættelse som et blandt flere midler til fortsat at sikre effektivitet i den kommunale service til eventuelt færre omkostninger. Det vurderes løbende om yderligere opgaver skal konkurrenceudsættes. Ved at udarbejde fælles indkøbsaftaler med andre kommuner, sparer Randers Kommune flere mio. kr. årligt. Eksternt samarbejde Randers Kommune arbejder for et bedre offentligt privat samarbejde. Derudover ønsker vi at sikre løbende udvikling, erfaringsudveksling samt økonomisk gevinst også kommunerne imellem. Derfor vil vi deltage i relevante eksterne samarbejder fx i diverse indkøbsforaer, brancheforeninger og med private leverandører mv. Hvor det er hensigtsmæssigt, kan indkøbsaftaler indgået af eksterne samarbejdspartnere indgå i kommunens aftalesystem. Bæredygtighed Miljø, klima samt socialt ansvar I Randers Kommune tager vi et samfundspolitisk ansvar. Derfor tager vi hensyn til miljø, klima samt sociale forhold gennem vores indkøb og udbud. Vidste du, at ved at benytte indkøbsaftalen for rengøringsmidler, sikrer du et miljøvenligt indkøb. Her stilles bl.a. krav om miljømærkning, og at produkterne skal være parfumefri. Miljø og klimahensyn Randers Kommune arbejder til stadighed for at nedsætte miljøbelastningen, samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Randers Kommune har som mål at nedsætte CO2 belastningen med 75% inden Ved indkøb af varer og ydelser indgår miljøhensyn i relevant og nødvendigt omfang sammen med øvrige parametre såsom pris, kvalitet mv. Dette kan være i forhold til: Minimering af miljøbelastning ved produktion, distribution og bortskaffelse Miljøvenlig anvendelse af produktet samt muligheder for genanvendelse. 6

7 Produktets levetid, kvalitet, og om produktet lever op til forskellige miljøstandarder samt minimering af indholdet af uønskede stoffer og energiforbruget. Arbejdsmiljø og sociale forhold Randers kommune ønsker at sikre social ansvarlighed og et sundt og sikkert arbejdsmiljø for kommunens ansatte. Derfor stiller vi i ethvert udbud krav om og forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandør overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder ILO konventionerne. Det forudsættes også, at grundlæggende menneskerettigheder (FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention) overholdes. Randers Kommune sikrer derudover social ansvarlighed igennem blandt andet anvendelse af sociale klausuler og arbejdsklausuler. Samhandel med eksterne leverandører Randers Kommune lægger vægt på gode og dynamiske relationer til sine leverandører. Vi stiller krav til os selv om at være en professionel samarbejdspartner og forventer derfor også det samme af vores leverandører. Vi ønsker fortsat at finde nye effektive løsninger og indgå aftaler, der er til gavn for begge parter. Derfor forventer vi, at vores leverandører indgår i et konstruktivt samarbejde, er loyale overfor de indgåede aftaler og leverer e-katalog, der opfylder de opstillede krav. Randers Kommune ønsker at placere flest mulige indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår. Lokale leverandører skal derfor kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier. Du kan få mere at viden om indkøb og udbud på www. Randers.dk. Hvis du har spørgsmål til kommunens indkøbsaftaler, kan indkøbskontoret kontaktes på indkoeb@randers.dk Randers Kommune skal fremstå som én kunde overfor potentielle leverandører. Leverandørerne skal have en let, overskuelig og digital indgang til at få overblik over kommunens udbud, kontaktoplysninger samt gøre sig bekendt med de krav, der stilles til indkøb og kontraktindgåelse. Derudover skal de eksterne samarbejdsrelationer og alliancer skabes aktivt og styrkes. 7

8 September Randers Kommune Laksetorvet 8900 Randers C 8