KONTRAKT. mellem. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Rådhuspladsen Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune)

Transkript

1 KONTRAKT mellem Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Rådhuspladsen Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune) og XXX (herefter kaldet Leverandøren) vedrørende husstandsomdeling af fællesannoncesider i Aarhus Kommune samt optagelse af fællesannoncesider i et dagblad

2 Indholdsfortegnelse Kontraktens parter... 3 Kontraktens baggrund... 3 Aftalegrundlag... 3 Leverandørens ydelser... 4 Aftaleansvarlige m.v Samarbejde m.v Honorar... 5 Varighed og opsigelse... 6 Forsikring... 7 Sociale klausuler... 7 Misligholdelse... 9 Overdragelse af kontrakten Tvister Fortrolighed m.v Forhold ved kontraktens ophør Bilag Underskrifter

3 1. Kontraktens parter Mellem Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Rådhuspladsen Aarhus C (herefter kaldet Aarhus Kommune) og [NAVN] [ADRESSE] CVR-nr. [***] (herefter kaldet Leverandøren) (Leverandøren og Aarhus Kommune er tilsammen kaldet Parterne og hver for sig "Part") er indgået aftale om husstandsomdeling af fællesannoncesider i Aarhus Kommune samt optagelse af fællesannoncesider i et dagblad (herefter Kontrakten ). 2. Kontraktens baggrund 2.1 Aarhus Kommune har den 4. december 2015 udbudt sine medieaftaler i offentligt udbud. Den udbudte ydelse er omfattet af udbudsdirektivets (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) Bilag II B. 2.2 Leverandøren afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3. Aftalegrundlag 3.1 Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter Kontrakten Udbudsbetingelser af 4. december 2015 med bilag (Bilag 1) Leverandørens tilbud af [DATO] 2015 (bilag 2) 3.2 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem de nævnte dokumenter gælder dokumenterne i ovennævnte rækkefølge. 3

4 3.3 Enhver efterfølgende ændring af Kontrakten, herunder aftaler om mer- eller mindreydelser skal indgås skriftligt og være underskrevet af begge Parter for at være gældende Mer- eller mindreydelser må ikke påbegyndes henholdsvis effektueres uden Aarhus Kommunes forudgående skriftlige accept og kan kun gennemføres, i det omfang udbudsreglerne giver mulighed herfor. 3.4 Aarhus Kommune kan afvise at betale for ekstraydelser, i det omfang sådanne ikke forudgående er skriftligt accepteret af Aarhus Kommune. 4. Leverandørens ydelser 4.1 Leverandøren skal levere de ydelser, der er beskrevet i udbudsmaterialet med bilag, jf. bilag 1, som præciseret i Leverandøren tilbud af [DATO] 2015, jf. bilag 2 til det aftalte honorar, jf. punkt Leverandøren skal i hele Kontraktens løbetid tilsikre, at ydelsen er af høj kvalitet og opfylder god skik og relevante branchestandarder samt de til enhver tid gældende love, standardnormer og myndighedspraksis m.v. 4.3 Leverandøren indestår for, at ydelsen vil blive udført i overensstemmelse med udbudsmaterialet med bilag, jf. bilag 1, som præciseret i Leverandøren tilbud af [DATO] 2015, jf. bilag Aarhus Kommune er berettiget til løbende at påpege eventuelt konstaterede uhensigtsmæssigheder i Leverandørens ydelser, og Leverandøren er forpligtet til i rimeligt omfang at efterkomme Aarhus Kommunes anvisninger i så henseende. 5. Aftaleansvarlige m.v. 5.1 Aarhus Kommunes aftaleansvarlige er Seniorkonsulent Per Ryolf Direkte tlf.: per@aarhus.dk 4

5 5.2 Leverandørens aftaleansvarlige er: [NAVN, TITEL] [ ] [TLF.] 5.3 Den aftaleansvarlige har det overordnede ansvar for Kontraktens opfyldelse og forestår den overordnede kontakt til Aarhus Kommune Det er en væsentlig forudsætning for Aarhus Kommune, at der så vidt muligt ikke sker udskiftning af den aftaleansvarlige i Kontraktens løbetid. 6. Samarbejde m.v. 6.1 Leverandøren forpligter sig til at indgå i et loyalt og effektivt samarbejde med Aarhus Kommune i forbindelse med levering af de af Kontrakten omfattede ydelser. 6.2 Leverandøren og dennes medarbejdere skal varetage den fornødne koordinering i forbindelse med levering af ydelserne med henblik på at opnå den bedst mulige kvalitet i ydelserne. 6.3 Leverandøren har ansvaret for, at samarbejdet og koordineringen fungerer optimalt. 6.4 På hver af Parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandøren og Aarhus Kommune 7. Honorar 7.1 Honorar for optagelse af informationsannoncer i fælles rubrik Leverandøren er berettiget til en mm-pris på DKK [INDSÆT] ekskl. moms. 7.2 Honorar for optagelse af stillingsannoncer Leverandøren er berettiget til en mm-pris på DKK [INDSÆT] ekskl. moms. 7.3 Honorar for optagelse af annoncer uden for fælles rubrik Leverandøren er berettiget til en mm-pris på DKK [INDSÆT] ekskl. moms. 7.4 Honorar for årligt indstik/omslag 5

6 7.4.1 Leverandøren er berettiget til en mm-pris på DKK [INDSÆT] ekskl. moms. 7.5 Indeksregulering Priserne er faste til og med den 31. december Herefter reguleres priserne årligt pr. 1. januar med virkning for det kommende kalenderår i overensstemmelse med den procentvise ændring i nettoprisindekset. Første regulering foretages den 1. januar 2017 på baggrund af den procentvise ændring i nettoprisindekset fra 1. december 2015 til 1. december Fakturering Alle fakturaer skal sendes til den af Aarhus Kommune valgte samarbejdspartner efter specifikationer, der aftales mellem Leverandøren og samarbejdspartneren Aarhus Kommune forbeholder sig ret til på et hvert tidspunkt i aftalens løbetid at ændre procedure for fakturering. 7.7 Omsætningen på Kontrakten må ikke blive genstand for udbetaling af bonusgebyrer eller lignende til tredjemand. 8. Varighed og opsigelse 8.1 Varighed Kontrakten træder i kraft den 1. februar 2016 og udløber uden opsigelse den 31. december 2018, medmindre Aarhus Kommune udnytter sin option på forlængelse af kontrakten på uændrede vilkår med 12 måneder. I så fald ophører Kontrakten uden opsigelse den 31. december Kontrakten er uopsigelig for såvel Aarhus Kommune som Leverandøren. 8.2 Pligtmæssigt ophør Såfremt en myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for Udbud, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, EU Kommissionen eller en dansk eller europæisk domstol, beslutter eller afsiger kendelse om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbindelse med indgåelsen af Kontrakten med det resultat, at Kontrakten annulleres/erklæres for uden virkning, er Aarhus Kommune dog berettiget til at opsige Kontrakten med 1 måneds forudgående skriftligt varsel Såfremt Kontrakten opsiges i henhold til punkt 8.2, skal Aarhus Kommune kun betale Leverandøren for de ydelser, der er leveret før tidspunktet for opsigelsen Leverandøren er herudover ikke berettiget til at modtage nogen anden form for kompensation, erstatning eller godtgørelse. Aarhus Kommunes ret til at opsige 6

7 Kontrakten i henhold til punkt 8.2 gælder også i tilfælde af, at en afgørelse, kendelse eller dom appelleres. 9. Forsikring 9.1 Leverandøren er forpligtet til at tegne og opretholde en erhvervsansvars forsikring med sædvanligt dækningsomfang og afløbsdækning hos et anerkendt forsikringsselskab. 9.2 Aarhus Kommune kan til enhver tid forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. 10. Sociale klausuler 10.1 Personale- og uddannelsespolitik Leverandøren skal tilkendegive at have eller ville indføre en formuleret personalepolitik, som skal omfatte en uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitik for medarbejdere, der leverer de af kontrakten omfattede ydelser. Personalepolitikken skal fremme uddannelsespladser og kompetenceudvikling samt fremme integration og fastholdelse af de ansatte i virksomheden. Personalepolitikken skal mindst gælde for kontraktperioden. Leverandøren skal på Aarhus Kommunes anmodning orientere kommunen om personalepolitikken og dens udmøntning Såfremt Leverandøren ikke på anmodning kan redegøre for personalepolitikken, herunder uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitikken, kan Aarhus Kommune stille krav om en uddybende redegørelse fra Leverandøren Såfremt Leverandøren fortsat ikke kan redegøre for personalepolitikken, herunder uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitikken, kan Aarhus Kommune meddele Leverandøren, at forsat manglende formuleret personalepolitik, herunder uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitik, vil blive betragtet som misligholdelse af Kontrakten. Sker der fortsat misligholdelse fra Leverandørens side, betaler Leverandøren en bod på 5.000,00 kr. til Aarhus Kommune. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i den førstkommende betaling til Leverandøren, efter boden er forfalden til betaling Frivillige partnerskaber Parterne skal loyalt indgå i drøftelser om at indgå en partnerskabsaftale med det formål at få flere unge i uddannelse. Drøftelserne indledes på Aarhus Kommunes initiativ. Parterne indvilliger i at deltage aktivt og konstruktivt i drøftelserne Arbejdsklausul Løn og arbejdsvilkår 7

8 Såfremt arbejdsforhold af den i Kontrakten omhandlende art ikke er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der henvises i den forbindelse til ILO-konvention nr. 94. Tilsvarende gælder arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) Kontrakten til udførelse. I såfald påhviler det Leverandøren at påse, at bestemmelsen bliver overholdt Aarhus Kommune kan til enhver tid udbede sig nødvendig dokumentation for, at løn - og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til forpligtelsen i ILO-konvention nr. 94. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe nødvendigdokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers medarbejdere. Dokumentationen skal være Aarhus Kommune i hænde senest to arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser Orientering om løn - og arbejdsvilkår Leverandøren skal ved Kontraktens ikrafttræden orientere medarbejderne om lønog arbejdsvilkårene. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) Kontrakten til udførelse. På opfordring fra Aarhus Kommune skal Leverandøren inden fem dage dokumentere, at medarbejderne er orienteret herom Registret for Udenlandske Tjenesteydere Advokatfirmaet skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning herunder anmeldelse til Registret for Udenlandske Tjenesteydere i Danmark (RUT) Såfremt Advokatfirmaet er omfattet af anmeldelsespligten til RUT-registeret, skal denne på eget initiativ sende kvittering for anmeldelsen til Aarhus Kommune straks efter anmeldelsen er sket Advokatfirmaet skal sikre, at eventuelle underleverandører eller personer, der har fået overdraget kontrakten til udførelse, overholder gældende lovgivning, herunder anmeldelse til RUT-registret På opfordring fra Aarhus Kommune skal Advokatfirmaet inden tre dage fra opgavens påbegyndelse dokumentere, at anmeldelsen til RUT-registret er sket Misligholdelse Såfremt Leverandøren ikke efter påkrav sender relevant dokumentation til Aarhus Kommune, jf. punkt , og/eller punkt og/eller punkt , ifalder Leverandøren en dagbod pr. påbegyndt arbejdsdag på 500,00 kr., indtil dokumentationen er modtaget. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne dagboden i betalingen til Leverandøren. 8

9 Såfremt Leverandøren ikke lever op til betingelserne i punkt 10.3, ifalder Leverandøren en dagbod på 500,00 kr. pr. påbegyndt arbejdsdag. Dagbøderne kan opkræves, indtil forholdene bringes i orden. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i betaling til Leverandøren Såfremt Leverandøren ikke opfylder betingelserne i punkt 10.3 eller sender den krævede dokumentation, jf. punkt og/eller punkt og/eller punkt , kan det sidestilles med væsentlig misligholdelse af Kontrakten Etik og socialt ansvar Leverandøren og dennes underleverandører skal overholde internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og nr. 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og nr. 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og nr. 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, nr. 98 og nr. 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Leverandøren og dennes underleverandører skal respektere grundlæggende menneskerettigheder, herunder leve op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention Misligholdelse Såfremt Aarhus Kommune bliver bekendt med, at Leverandøren ikke lever op til betingelserne i punkt og/eller punkt , kan Aarhus Kommune: efter påkrav kræve en dagbod på kr. 500,00 pr. påbegyndt arbejdsdag, eller vælge at sidestille forholdet med væsentlig misligholdelse af Kontrakten Dagbøder kan opkræves, indtil forholdene bringes i orden. Aarhus Kommune er berettiget til at modregne boden i betaling til Leverandøren. 11. Misligholdelse 11.1 Ansvar for fejl og overskridelse af deadlines Ved fejl og mangler i offentliggjorte annoncer, som skyldes Leverandørens forhold, kan Aarhus Kommune vælge at modtage hel eller delvis dekort, afhængig af 9

10 fejlens betydning, eller forlange ny offentliggørelse gennemført uden beregning. Dette gælder ligeledes, hvis forhold hos Leverandøren medfører, at en annonce ikke kan publiceres til aftalt frist. Aarhus Kommune betaler ikke honorar for korrekturgennemgang i forbindelse med fejl og mangler, der alene skyldes Leverandøren Væsentlig misligholdelse Parterne kan hæve Kontrakten uden varsel, såfremt den anden Part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt Kontrakten gentagne gange misligholdes, uden at der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse I øvrigt er Parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 12. Overdragelse af Kontrakten 12.1 Leverandøren er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder og pligter i henhold til Kontrakten til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra Aarhus Kommune og kun under overholdelse af udbudsreglerne. 13. Tvister 13.1 Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med Kontrakten, skal søges løst i mindelighed Tvister, der ikke kan løses i mindelighed, skal afgøres i første instans ved Retten i Aarhus i henhold til dansk ret. 14. Fortrolighed m.v Leverandøren skal behandle oplysninger modtaget i forbindelse med levering af ydelser i henhold til Kontrakten fortroligt Leverandøren kan kun efter forudgående skriftlig accept fra Aarhus Kommune bruge Kontrakten som reference i markedsføringsmæssig sammenhæng. 15. Forhold ved kontraktens ophør Leverandøren er pligtig til ved ophør af Kontrakten at samarbejde med Aarhus Kommune og en eventuelt ny samarbejdspartner, som Kontrakten efter et udbud overdrages til, således at overgangen til ny samarbejdspartner sker med mindst mulig gene for Aarhus Kommune. 16. Bilag Bilag 1 Udbudsbetingelser af 4. december 2015 med bilag 10

11 Bilag 2 Leverandørens tilbud af [DATO] 2015 med bilag 17. Underskrifter 17.1 Kontrakten underskrives i to enslydende originale eksemplarer, hvoraf hver af Parterne opbevarer det ene. For Aarhus Kommune Aarhus, [DATO] Per Ryolf, Seniorkonsulent For Leverandøren Sted og dato [NAVN, TITEL] 11