NOTAT. Indkøbspolitik i Lejre Kommune. Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H

Transkript

1 NOTAT Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Charlotte Aagreen Økonomi D E Chaa@lejre.dk Indkøbspolitik i Lejre Kommune Dato: 4. november 2010 J.nr.: Indledning I Lejre Kommune bruger vi ca. 18% af vores samlede budget på indkøb. Det er derfor vigtigt, at vi har gode indkøbsaftaler og at priserne er optimale. Indkøbspolitikken sætter rammerne for, hvordan vi køber ind og hvordan samspillet med vores leverandører udvikles, så vi sikrer os de bedste indkøbsvilkår. Der er mange penge at spare for Lejre Kommune - ved løbende at udsætte kommunens indkøb for konkurrence. For at opnå fordelene, tage de rigtige hensyn og overholde lovgivningen ved indkøb, udbyder Lejre Kommune områderne om indkøb af varer og tjenesteydelser med klare krav til f.eks. kvalitet og miljø. Indkøbspolitikken skal medvirke til at skabe en ensartet adfærd for alle indkøb i Lejre Kommune således at kommunen optræder som én kunde overfor leverandørerne. Formål med indkøbspolitikken i Lejre Kommune Formålet med indkøbspolitikken er, at forvalte borgernes penge mest optimalt samt have et tæt samspil med vores samarbejdspartnere. Indkøbspolitikken skal sikre de bedste indkøbsvilkår for hele Lejre Kommune, så alle varer og tjenesteydelser indkøbes på de økonomisk mest fordelagtige betingelser - den rette kvalitet til den bedste pris. Lejre Kommune skal være en aktiv og seriøs samhandelspartner for virksomhederne. Gennem udbud af kontrakter om varekøb og tjenesteydelser udvælger og samarbejder kommunen med de bedste leverandører i markedet. Lejre Kommune vælger leverandører efter de kriterier, som opstilles ved hver enkelt konkurrenceudsættelse. Kommunen handler gerne med det lokale erhvervsliv, såfremt lokale virksomheder giver de bedste tilbud på konkurrencedygtige og udbudsretlige vilkår.

2 Indkøbspolitikken skal sikre, at indkøbsprisen vurderes i sin helhed og ud fra ressourcemæssige overvejelser - herunder medgået tid, forretningsmæssige principper og opnåelse af stordriftsfordele. Ved at koordinere vores indkøb og optræde som én kunde overfor leverandørerne udnyttes de samlede indkøbsressourcer og stordriftsfordele opnås. Lejre Kommune har en målsætning om Grønne indkøb. Det vil sige indkøb, hvor der tages hensyn til klimaet og miljøet lige som pris, kvalitet, arbejdsmiljø m.v. Formålet med grønne indkøb i Lejre Kommune er bl.a. at fremme produktion af mere bæredygtige og mindre miljøbelastende produkter. Det er derfor en målsætning for indkøbspolitikken, at produkter købt gennem de gældende indkøbsaftaler/kontrakter - hvor leverandørerne og produkterne allerede har gennemgået en miljøvurdering i forbindelse med det gennemførte udbud - skal prioriteres. Målsætninger for indkøb i Lejre Kommune Indkøb i Lejre Kommune foretages via aftaler, der er gældende for hele kommunen. Indkøbsaftalerne vil altid understøtte decentral disponering og samtidig sikre, at alle indkøb i kommunen foregår under samme betingelser og til samme nettopriser, samt lever op til princippet om "økonomisk mest fordelagtige indkøb. Princippet om " økonomisk mest fordelagtige indkøb i Lejre Kommune betyder, at følgende krav og ramme til indkøb skal opfyldes: Løbende konkurrenceudsættelse af indkøbsaftaler Korrekt og passende behovsdækning og kvalitet Laveste total/procesomkostning under hensyntagen til bl.a. miljø og bæredygtighed Målsætningerne i Lejre Kommunes indkøbspolitik er: At Lejre Kommune udnytter konkurrencen og standardisering af varesortimenter til at opnå fordele til gavn for kommunen som helhed - i form af attraktive priser såvel som kvalitet, service og innovation At udbud af kontrakter om indkøb af varer og tjenesteydelser skal have fokus på at effektivisere arbejdsprocesser og reducere tidsforbruget for kommunens ansatte At kommunen skal foretage sine indkøb i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser At der på baggrund af et effektivt indkøb skabes et økonomisk råderum Hvad betyder indkøbspolitikken for leverandørerne? Lejre Kommune ønsker langsigtede samarbejdsrelationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Samarbejdet skal bære præg af hæderlighed og professionalisme mellem parterne. Side 2 af 6

3 Kommunen vil behandle enhver leverandør samt potentiel leverandør med baggrund i lighed og saglighed. Ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra ikke saglige krav. Lokale leverandører konkurrerer på lige fod med alle andre leverandører. Lejre Kommune foretager indkøb ud fra forretningsmæssige kriterier, hvori indgår pris, kvalitet, leveringsforhold, lagerbinding, miljøbelastning m.v. Alle kommunes udbud bliver annonceret på hjemmesiden. Hvad tages der hensyn til når vi køber ind i Lejre Kommune Tildelingskriteriet for alle indkøb er den rette kvalitet til den bedste pris. Her lægges der bl.a. vægt på pris, kvalitet, service, leveringssikkerhed, leveringsbetingelser etc. Ved de enkelte udbud vurderes udbudsformen i forhold til anvendelsen af ressourcer og forventede priser. Herudover har vi fokus på bæredygtighed, når vi udbyder en opgave. Pris og ressourcer: I Lejre Kommune købes alle varer og tjenesteydelser ud fra princippet - den rette kvalitet til den bedste pris. Indkøbsprisen vurderes i sin helhed og ud fra ressourcemæssige overvejelser, herunder medgået tid, forretningsmæssige principper og opnåelse af stordriftsfordele. Bæredygtighed: Lejre Kommune lægger vægt på at inddrage bæredygtighed i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser. Bæredygtighed bruges her, som fællesbetegnelse for alle hensyn til miljø og klima, arbejdsmiljø samt sociale og etiske forhold. Hensyn til bæredygtighed kan inddrages i alle faser af en udbudsproces og der kan stilles krav/kriterier til både leverandørerne og deres produkter/ydelser. Lejre Kommune er en stor indkøber, hvis prioriteringer med hensyn til miljø indkøb kan have en betydning for udviklingen af markedet for produkter. Ved at stille miljøkrav i indkøbsaftaler/udbud og via information internt i Lejre Kommune, arbejder Lejre Kommune løbende på at øge miljøaspektet i de samlede indkøb. Miljø og grønne indkøb: Lejre Kommune vil hvor det er teknisk, kvalitetsmæssigt og økonomiske muligt købe produkter og ydelser under hensyn til økologi og miljømærkninger. Etik og sociale vilkår: Ved udbud af tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver vil mulighederne for anvendelse af sociale klausuler blive vurderet. Sociale klausuler kan Side 3 af 6

4 eksempelvis være krav om Fair Trade, elevuddannelse, aktivering, revalidering, jobtræning og at der ikke benyttes børnearbejde. Innovative indkøb: Lejre Kommune ønsker et tæt samspil med vores samarbejdspartnere, så vi sammen kan udvikle vores indkøb i en innovativ retning. Vi ønsker at indgå indkøbsformer hvor vi sammen med vores samarbejdspartnere kan udvikle nye muligheder for at løse opgaverne så service og kvalitet til borgerne forbedres. Indkøbsformer - herunder samarbejde med eksterne parter Lejre Kommune har mulighed for at anvende forskellige indkøbsformer. Den relevante indkøbsform vælges specifikt fra gang til gang. Indkøbsformerne ses herunder: Fælles udbud med de øvrige kommuner i Indkøbsfællesskabet Fællesudbud Sjælland. Forpligtende fælles udbud kan effektivisere anvendelsen af indkøbsressourcer, give større volumen og dermed bedre priser og kvalitet, end når kommunen selv udbyder en aftale. Egne udbud anvendes hvor vi ønsker at skræddersy vores krav og behov. Her anvendes der betydelig flere interne ressourcer. Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) har efter udbud indgået en bred vifte af landsdækkende rammeaftaler, som Lejre Kommune kan benytte gennem direkte tildeling eller miniudbud og derved reducere interne ressourcer. Samarbejde med øvrige kommuner vil også være en fremtidig samarbejdsform, på lige fod som anvendelsen af FM-aftaler (fælles statslige indkøbsaftaler). Hvordan køber vi ind i Lejre Kommune I Lejre Kommune indgår vi centrale rammeaftaler, som gælder hele organisationen. Det gør vi fordi det giver de bedste priser og vilkår ud fra en totalbetragtning. Koordinering og fælles indkøbsaftaler er derfor vigtige for at kommunen kan foretage effektive indkøb. Det frigør ikke mindst også tid til at fokusere på kerneopgaverne, som f.eks. børnepasning og pleje af vores ældre borgere. De centrale rammeaftaler indgås af Indkøbsfunktionen med faglig sparring fra indkøberne. Indkøbsfunktionen, som er placeret i Økonomiafdelingen, har bl.a. ansvaret for at vedligeholde og udvikle indkøbspolitikken, at tilrettelægge og gennemføre de planlagte egne udbud, anvendelsen af Side 4 af 6

5 Fællesudbud Sjælland udbud og SKI-aftaler, samt sikre at resultaterne realiseres i indkøbsaftalerne. Den enkelte indkøber tager købsbeslutningen og er sammen med den, der har ansvaret for budgettet, ansvarlig for, at indkøbene sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken. Indkøbsfunktionen har bemyndigelse til at indgå centrale rammeaftaler, herunder SKI-rammeaftaler, efter godkendelse i Direktionen. Skal-aftaler Alle aftaler som tilvejebringes gennem konkurrenceudsættelse er obligatoriske for kommunens indkøbere. En stor del af kommunens indkøbsaftaler er obligatoriske Skal-aftaler, fordi sådanne aftaler samlet set giver kommunen de største fordele, herunder bedre priser, fælles kvalitetsstandarder, leveringsbetingelser m.v. I enkelte tilfælde kan der foregå indkøb, hvor der ikke er indgået en indkøbsaftale. Det vil typisk dreje sig om indkøb i lokalområdet direkte fra forretninger, og hvor der typisk er tale om småindkøb. Det kan eksempelvis være indkøb af dagligvarer som led i en pædagogisk indlæring (børn i daginstitution, voksne i beskyttede boliger etc.). Information, dialog og kommunikation Indkøbspolitikkens målsætninger kan kun blive realiseret ved hjælp af en god og effektiv kommunikation, hvor indkøbsfunktionen er i dialog med både kommunenes indkøbere/ledere og leverandørerne. Indkøbsstrategien - et værktøj til at udmønte indkøbspolitikken i praksis Indkøbspolitikkens målsætninger vil i tæt samarbejde med afdelinger, institutioner og brugere blive udmøntet administrativt via en indkøbsstrategi. Indkøbsstrategien er et fælles værktøj til at implementere indkøbspolitikken således at vi får en fælles indkøbsadfærd. Indkøbsstrategien skal sikre: at alle medarbejdere kender og følger gældende regler og retningslinjer for indkøb i Lejre Kommune at alle medarbejdere ved, hvor de finder den nødvendige viden og information om Lejre Kommunes indkøbsaftaler og indkøbsorganisation at alle indkøbere vurderer og handler i forhold til at Lejre Kommune er en samlet indkøbsorganisation Side 5 af 6

6 Det lokale erhvervsliv har kendskab til hvordan man kommer i betragtning som leverandør til kommunen Faktabox EU Kommissionen har pr offentliggjort følgende tærskelværdier, der som udgangspunkt gælder for årene 2010 og Tærskelværdierne er eksklusive moms. Tærskelværdier for EU-udbud: Varekøb kr. Tjenesteydelser kr. Bygge-anlægsarbejder kr. Tilbudsloven: Annonceringspligten gælder som et supplement til EU's udbudsregler. Hvis man køber ind for mere end kr. ekskl. moms i den tid en kontrakt gælder, har man pligt til at annoncere sit indkøb Reglerne om udbud og indkøb i det offentlige skal sikre, at alle virksomheder har lige adgang til offentlige kontrakter og at det offentlige køber bedst og billigst ind. Vedtaget af Kommunalbestyrelsen d Side 6 af 6