Indkøbspolitik for Odsherred Kommune.

Transkript

1 Projekt Indkøb Dok. Nr Indkøbspolitik for Odsherred Kommune. Baggrund Odsherred kommune forvalter med sine ca indbyggere et indkøbsbudget på over 400 mill kr. årligt. Odsherred kommune ønsker at kommunens indkøb foretages på en effektiv måde, således at der ikke bruges tid og penge på indkøb, som kan bruges bedre på borgerne. Effektivitet skal opnås ved en koordinering af hele kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser i fælles udbud og gennem forenkling af indkøbet på de enkelte institutioner og driftsenheder. Koordinering af kommunens indkøb og indgåelse af fælles indkøbsaftaler medfører, at kommunen kan udbyde et stort samlet indkøbsvolumen og dermed opnå bedre priser. Fælles indkøbsaftaler sætter nogle begrænsninger og giver nogle gevinster. Mulighederne for at de enkelte indkøbere selv kan vælge varer og leverandører indskrænkes, men til gengæld skal de ikke bruge tid og kræfter på at afsøge markedet for produkter og ydelser. For at understøtte en effektivisering og for at opnå bedre styring, vil Odsherred Kommune på sigt gerne indføre E-handel for en lang række varegrupper. Kommunen vil også fremover gerne placere indkøb lokalt. EU s regler om ligebehandling og gennemsigtighed gør, at kommunen ikke kan give lokale leverandører nogen særstilling, men kommunen kan via sin udbudspolitik sikre, at lokale leverandører på de fleste vareområder får mulighed for at afgive tilbud på lige vilkår med andre leverandører. Odsherred Kommune vil med udgangspunkt i kommunens udbudsplan hvert år drøfte det lokale erhvervslivs muligheder med Odsherred Erhvervsråd. Denne indkøbspolitik danner rammen for kommunens indkøbsfunktioner såvel centralt som decentralt og omfatter alle varer og tjenesteydelser. Selve udmøntningen af den overordnede indkøbspolitik fremgår af kommunens indkøbsstrategi og af en indkøbsvejledning, som udarbejdes særskilt. Formål Det overordnede formål med Odsherred Kommunes indkøbspolitik er at skabe grundlag for at kommunen som helhed køber varer og tjenesteydelser på økonomisk fordelagtige betingelser at indkøb skal koordineres og disponeres ud fra ressourcemæssige overvejelser herunder medgået tid således at der opnås stordriftsfordele at indkøbspolitikken skal medvirke til at skabe en ensartet adfærd for indkøb i kommunens centrale og decentrale enheder, samt konkret at Odsherred kommune opnår besparelser på kommunens køb af varer og tjenesteydelser og at Odsherred kommune efterlever national lovgivning og EU-direktiver vedr. indkøb. 1

2 Mål og indsatsområder Nøgleordene i indkøbspolitikken er koordinering, effektivisering og professionalisering af indkøb af varer og tjenesteydelser i Odsherred Kommune. Odsherred Kommunes overordnede indkøbspolitiske mål er: at Odsherred Kommune køber ind efter princippet bedst og billigst dvs. køber den vare, som samlet set er den bedste vare til den lavest mulige pris. At Odsherred Kommune anvender udbud og handler hos lokale leverandører i kommunen, hvor disse er konkurrencedygtige At alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s udbudsdirektiver At Odsherred Kommune gennem en miljøbevidst indkøbspolitik medvirker til en så lille belastning af miljøet som muligt under hensyn til pris og kvalitet At Odsherred kommune altid overvejer etiske og sociale hensyn i sine indkøb At sikre enkle og effektive arbejdsprocesser omkring indkøbsarbejdet At varer og tjenesteydelser lever op til kommunens kvalitative krav At Odsherred kommune udnytter sit potentiale som stor indkøber forretningsmæssigt optimalt, samt at kommunen agerer som en forretningsmæssig professionel samarbejdspartner i forhold til leverandørerne For at sikre politikkens overordnede mål om at kommunens indkøb skal ske efter principper bedst og billigst, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem potentielle leverandører. Der skal søges indgået aftaler med leverandører med henblik på at opnå bl.a. de rette kvaliteter til de bedst mulige priser leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser bedst mulig service, instruktion og rådgivning et sikkert arbejdsmiljø og mindst mulig miljøbelastning bedst mulige betalingsbetingelser samt på sigt smidig E-handel Alle indkøbere skal anvende de kommunale indkøbsaftaler eller rammeaftaler. Inden for områder, hvor der ikke er fælles indkøbsaftaler, er indkøbere forpligtende til at foretage de bedst mulige indkøb og dermed reducere udgifterne til indkøb mest muligt. Kommunen skal i videst mulig omfang optræde som én kunde med henblik på at opnå storkundefordele. Denne fordel skal løbende forstærkes ved, at der skal ske reduktion i antallet af leverandører og en standardisering indenfor de enkelte varegrupper. Med henblik på at opnå den rette kvalitet til den rette pris, skal der til stadighed dels arbejdes med de kvalitative krav til produkterne og dels med at følge udviklingen indenfor de enkelte produktgrupper. Omfang og rammer Indkøbspolitikken tager udgangspunkt i styrelseslovens 11, hvoraf det fremgår, at Økonomiudvalget fastsætter regler om samordning af kommunens indkøbsfunktioner. 2

3 Indkøbspolitikken gælder for alle kommunens indkøb af varer, service- og tjenesteydelser samt leje- og leasingaftaler. Ved indkøb forstås alt, der udløser en faktura stilet til kommunen. Kommunens indkøb skal respektere gældende lovgivning, herunder EU s udbudsregler og national udbudslovgivning. Selvejende institutioner, der er budget- og regnskabsansvarlige overfor Odsherred Kommune er omfattet af indkøbspolitikken i det omfang, det ikke er i modstrid med indgåede driftsoverenskomster el. lignende. Privat handel på kommunens indkøbsaftaler må ikke finde sted. Odsherred Kommune ønsker, at kommunens leverandører følger gældende kollektive overenskomstmæssige løn- og ansættelsesvilkår på det aktuelle ansættelsesområde eller de vilkår, som sædvanligt gælder for tilsvarende arbejde på området og viderefører dette krav overfor evt. underleverandører samt disse underleverandører. Odsherred Kommune kan etablere samarbejde med eksterne parter, hvor det skønnes fordelagtigt for Odsherred Kommune. Det kan f.eks. være med andre kommuner, indkøbsfællesskabet Sjælland (K17), Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) og det lokale erhvervsliv. Organisering og brugerinvolvering Odsherred Kommunes indkøb sker som centralt organiseret indkøb med decentrale indkøbere. Hermed forstås, at generelle aftaler med leverandører indgås centralt af indkøbsfunktionen og at de enkelte indkøb og disponeringer foretages indenfor de fælles aftaler og øvrige rammebetingelser decentralt i de enkelte centre og institutioner. Indkøbsfunktionen har ansvaret for udbud og forhandlinger med leverandørerne samt for indgåelse af aftaler. Indkøbsfunktionen refererer direkte til kommunaldirektøren, men har desuden tilknyttet en referencegruppe, hvor alle oplæg til politikker, strategier og lignende drøftes inden beslutning og/eller fremsendelse til politisk behandling. Forslag til overordnede politikker på indkøbsområdet sendes til høring i Odsherred Erhvervsråd inden endelig vedtagelse i Byrådet. Indkøbsfunktionen skal sikre, at indkøbspolitikken implementeres i hele organisationen i samarbejde med kommunens ledergruppe. Indkøbsfunktionen har den daglige kontakt med de decentrale indkøbere. På baggund af bl.a. indkøbsanalyser og i dialog med de decentrale indkøbere afdækkes behovet for yderligere aftaleområder. Desuden gennemgås eksisterende aftaler og udløbne aftaler med henblik på at vurdere behovet for nye aftaler. Der nedsættes ad-hoc arbejdsgrupper, når aftaleområder skal undersøges og kravspecifikationer opstilles. Arbejdsgrupperne skal desuden følge leverandørerne i aftaleperioden. Antallet af medlemmer i de enkelte arbejdsgrupper afhænger af det enkelte udbuds kompleksitet. Indgåelse og anvendelse af indkøbsaftaler. Det er indkøbsfunktionens opgave at indgå indkøbsaftaler for Odsherred Kommune. Centre og institutioner må som udgangspunkt ikke selv indgå aftaler uden forudgående aftale med indkøbsfunktionen. Aftaler indgås og udbud gennemføres, hvor det skønnes økonomisk hensigtsmæssigt og/eller hvor omsætningen af 3

4 varen eller tjenesteydelsen har en størrelse, som medfører, at der skal gennemføres udbud eller annonceres. Odsherred kommune ønsker at centralisere kommunens Indkøb, hvor dette er hensigtsmæssigt. Aftaler på standardvarer og tjenesteydelser vil som udgangspunkt blive indgået som SKAL-aftaler, hvor anvendelse er obligatorisk på tværs af alle centre og institutioner. På områder, hvor omsætningen er så stor, at der er udbudspligt og hvor der blandt kommunens centre og institutioner er meget forskellige krav og behov vil der som udgangspunkt blive anvendt rammeaftaler med flere leverandører, således at en decentral handlefrihed bevares og på varegrupper, hvor omsætningen er lille, vil der som udgangspunkt ikke blive indgået kommunale indkøbsaftaler, men den enkelte indkøber kan selv gennemføre købet ud fra indkøbspolitikkens retningslinier for, hvad der er økonomisk mest fordelagtigt for Odsherred Kommune. Indkøbsaftaler vil typisk blive indgået på baggrund af udbud, når kommunens omsætning på de pågældende varegrupper kræver dette. Udbud kan gennemføres af Odsherred Kommune alene eller i samarbejde med en eller flere andre kommuner, f.eks. via indkøbsfællesskabet i Region Sjælland. Odsherred kommune kan også anvende direkte køb på SKI s rammeaftaler eller gennemføre miniudbud på SKI s rammeaftaler, når dette skønnes at være den bedste løsning. Vedr. udbud generelt henvises til Odsherred kommunes Udbudspolitik for varer og tjenesteydelser, som udarbejdes særrskilt. Aftaleperioden for de enkelte aftaler vil typisk være 2 4 år, men er bl.a. afhængig af udbudsform, varetype, konkurrenceforhold samt økonomiske og servicemæssige betingelser. Alle indkøb af varer og tjenesteydelser vil ske i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s udbudsdirektiv. I forbindelse med enkeltkøb og køb der ligger under EU s tærskelværdier, skal der som udgangspunkt indhentes flere samtidige og af hinanden uafhængige tilbud. Hvad betyder indkøbspolitikken for det enkelte center og den enkelte institution? Af hensyn til effekten af de indgåede aftaler, skal aftalerne anvendes af alle indkøbere og disponenter, og på områder hvor det er muligt, skal bestilling af varer ske via E-handel. Alle bestillinger sker direkte fra den enkelte institution eller det enkelte center, der også er ansvarlig for efterregning, pris- og mængdekontrol af varen samt betaling. Leje- og leasingaftaler må ikke indgås decentralt, men skal altid via indkøbsfunktionen forelægges Økonomichefen til godkendelse. Byrådet kan fastsætte øvre grænser for administrativ godkendelse af lejeog leasingaftaler. Oplysninger om sammensætning af forbrug, kravspecifikationer og andre lokale eller specifikke forhold, der har betydning for arbejdet med at indgå fælles indkøbsaftaler, skal stilles til rådighed for indkøbsfunktionen af kommunens centre og institutioner. Såfremt en decentral indkøber bliver opmærksom på, at et indkøb kan ske på bedre vilkår, end på en allerede eksisterende indkøbsaftale, skal købet ske via indkøbsfunktionen for at få afprøvet, om det alene gælder en enkelt handel eller om det er generelt gældende vilkår. 4

5 Hvad betyder indkøbspolitikken for leverandørerne? Odsherred Kommune ønsker langsigtede samarbejdsrelationer med professionelle og konkurrencedygtige leverandører. Samarbejdet skal bære præg af hæderlighed og professionalisme og der skal herske åbenhed og fortrolighed mellem parterne. Odsherred Kommune vil behandle enhver leverandør samt potentiel leverandør med baggrund i lighed og saglighed. Ingen leverandør må forhindres i at afgive tilbud ud fra ikke saglige krav. Lokale leverandører konkurrerer på lige fod med alle andre leverandører. Leverandørerne skal opfylde offentlige påbud såsom lovbestemmelser, myndighedskrav, EU-direktiver, standarder, prisbestemmelser, fremstillings- og varemærkeforskrifter, patientrettigheder m.m. IT-værktøjer For at effektivisere indkøbsprocessen fra indkøb til fakturering og for at sikre et forbedret styringsgrundlag, vil Odsherred Kommune arbejde på at få implementeret værktøjer til indkøbsanalyse og til E-handel. Information, opfølgning og uddannelse Indkøbsfunktionen skal informere alle relevante personer i centre og institutioner om alle nye indkøbsaftaler samt aftaler, der er udgået. Indkøbsfunktionen skal ligeledes sørge for, at der altid ligger en ajourført oversigt over gældende indkøbsaftaler på et elektronisk indkøbssystem eller på kommunens Intranet. Indkøbsfunktionen er desuden ansvarlig for at udarbejde forslag til evt. indkøbsvejledninger, interne kurser og andre aktiviteter eller temaarrangementer, som kan bidrage til professionalisering og effektivisering af kommunens indkøb og som løbende kan holde indkøbere ajour med aftaler, regler, nye udbud m.m. indenfor indkøbsområdet. Økonomi At realisere indkøbspolitikkens mål medfører en række udgifter til bl.a. uddannelse, kontingenter, møder, konsulentbistand og tekniske hjælpemidler. Disse udgifter søges finansieret af provenuet på kommunens indkøb. Vedtagelse Indkøbspolitikken er efter høring i Odsherred Erhvervsråd - vedtaget I Odsherred Byråd d. 28. september