Indkøbs- og udbudspolitik. Randers kommune

Transkript

1 Indkøbs- og udbudspolitik Randers kommune Vedtaget af Randers Byråd d. 25. marts

2 1. Indledning Formål Hvad og hvem er omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken? Hvad Hvem Krav til indkøb Miljøvurdering af leverandører og produkter Arbejdsmiljø og socialt ansvar E-handel Organisation og kompetence Køb af varer og tjenesteydelser Udbud af driftsopgaver Bygge og anlæg Brugergrupper Leverandører Gæld til det offentlige Eksternt samarbejde Information. 9 2

3 1. Indledning. Randers Kommune køber årligt varer og tjenesteydelser for 1,2 mia. kr. (2007) 1. Kommunen kan derfor med rette kaldes en storkunde. Indkøbs- og udbudspolitikken skal være med til at sikre, at denne position bruges til at indkøbe varer og tjenesteydelser til den mest fordelagtige pris for kommunen som helhed. Hvis indkøbs- og udbudspolitikken skal fungere i praksis, er det nødvendigt at de daglige brugere de budgetansvarlige ledere og medarbejdere bakker op om den og efterlever den. Randers Kommune placerer gerne sine indkøb lokalt, men på konkurrencedygtige vilkår. Lokale leverandører skal derfor kunne matche andre leverandører på alle relevante kriterier. Indkøbs- og udbudspolitikken har baggrund i Styrelsesvedtægtens 11, der beskriver, at økonomiudvalget skal fastsætte regler for samordning af kommunens indkøbsfunktioner. 2. Formål. Indkøbs- og udbudspolitikkens formål er at sikre mest kvalitet for pengene og dermed sikre flest mulig midler til dem, det egentligt handler om, nemlig kommunens borgere. Indkøbs- og udbudspolitikken beskriver de rammer, der gælder for indkøb af varer og tjenesteydelser, foretaget af institutioner og afdelinger i Randers Kommune. Formålet er, at Randers Kommune som helhed kan købe sine varer og tjenesteydelser på baggrund af princippet om bedst og billigst, det vil sige: At opnå de bedst mulige priser og betingelser for indkøb af varer og tjenesteydelser, gennem en koordinering og konkurrenceudsættelse af de enkelte forvaltningers/institutioners indkøb så Randers Kommune optræder som èn kunde og dermed opnår stordriftsfordele. At sikre, at de kommunale indkøb af varer og tjenesteydelser sker udfra forretningsmæssige, objektive kriterier, og i øvrigt er i overensstemmelse med gældende lovgivning herunder EU-direktiverne. At sikre, at der foretages en miljø- og arbejdsmiljøvurdering ved kommunale indkøb for at fremme størst mulig hensyn til disse emner. At inddrage IT-baserede redskaber i arbejdet med at optimere den samlede indkøbsprocedure gennem e-handel. Herudover skal det sikres, at de enkelte decentrale indkøbere ikke køber produkter af en bedre kvalitet end nødvendigt dvs. tilstrækkelighedsprincippet. 1 Ekskl. anlæg og betaling til andre kommuner, regioner og staten. 3

4 3. Hvad og hvem er omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken? 3.1. Hvad. Indkøbs- og udbudspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser, der foretages i kommunen. Ved indkøb forstås alt der udløser en faktura stilet til kommunen. En væsentlig del af indkøbene af varer og tjenesteydelser vil være dækket af fælles indkøbsaftaler: Disse aftaler indgås primært på de områder, hvor flere af kommunens forvaltninger, afdelinger eller institutioner har sammenfaldende indkøbsbehov og interesser og hvor der samlet er tale om et stort volumen. Der er både obligatoriske og frivillige indkøbsaftaler. Her er det væsentligt, at alle indkøbsaftaler, der har været i EU-udbud mv., er obligatoriske. Disse er suppleret med frivillige aftaler, som kan anvendes, hvis de decentrale indkøbere ønsker det 2. Hvis der er indgået en obligatorisk indkøbsaftale for en varegruppe, skal den altid anvendes. Den eneste undtagelse er, hvis indkøbet sker som led i en pædagogisk eller terapeutisk proces, der f.eks. har til formål at lære børn at købe ernæringsrigtige fødevarer i det lokale supermarked. Hvis der på aftaleområder kan opnås bedre vilkår og/eller pris udenom obligatoriske aftaler berettiger dette ikke til indkøb udenfor Randers Kommunes indkøbsaftaler. Dette vil være et aftalebrud mellem Randers Kommune og leverandøren og kan underminere Randers Kommunes fremtidige muligheder for at indgå attraktive indkøbsaftaler. Fælles indkøbsaftaler indgås typisk for en 4-årig periode med en eller flere leverandører. Aftaleperioden afhænger af f.eks. udbudsform, varetype samt økonomiske og servicemæssige betingelser. Hvis det er hensigtsmæssigt, indgås der kun aftale med een leverandør. I enkelte tilfælde kan aftalerne begrænses til at kun at omfatte de største forbrugere. Valg af produkt og leverandør i forbindelse med engangskøb/ indkøb der ikke er dækket af en aftale skal ligeledes ske i efter indkøbs- og udbudspolitikken, herunder princippet om de økonomisk mest fordelagtige indkøb og tilstrækkelighedsprincippet. Hvis der ikke på forhånd er indgået en fælles indkøbsaftale skal der jf. tilbudslovens annonceringspligt ske udbud af køb af varer og tjenesteydelser over kr. Når kommunale driftsopgaver udbydes skal Retningslinier for udbud og udlictering i Randers Kommune (link) samt naturligvis EUs udbudsdirektiv mv. anvendes. Indkøbs- og udbudspolitikkens principper gælder også for indkøb på bygge- og anlægsområdet. Herudover anvendes naturligvis Tilbudslovens bestemmelser og 2 Det vil altid fremgå af indkøbsportalen, hvorvidt en aftale er obligatorisk eller frivillig. 4

5 reglerne om EU-udbud. Desuden sættes det som et kontraktsvilkår, at Arbejdsklausuler anvendes, når det er juridisk muligt (se Retningslinier for udbud og udlicitering pkt ) (link) De kommunale afdelinger og institutioner har i øvrigt kun begrænset mulighed for selv at indgå leje og leasingaftaler, jf. kasse og regnskabsregulativets rammebilag Hvem. Indkøbsdisponering sker decentralt. Det er derfor de enkelte forvaltninger og institutioner, der er ansvarlig for, at indkøb sker i overensstemmelse med indkøbs- og udbudspolitikken. Alle kommunens afdelinger og institutioner er omfattet af indkøbs- og udbudspolitikken, også de selvejende institutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med. Kommunes indkøbsaftaler må aldrig anvendes privat. 4. Krav til indkøb. Når der købes ind i Randers Kommune, skal der udover pris, sortiment, kvalitet, service, leveringssikkerhed samt købs- og betalingsbetingelser - tages højde for: Miljø Arbejdsmiljø og socialt ansvar. E-handel. Randers Kommune prioriterer samhandel med leverandører, der kan indgå i E-handel. Anvendelse af Randers Kommunes E-handelsløsning (KMD) skal benyttes ved bestilling af katalogvarer for de institutioner mv., der har adgang til systemet Miljøvurdering af leverandører og produkter. Randers Kommune arbejder til stadighed for at nedsætte miljøbelastningen samt på at fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og ydelser. Ved ethvert indkøb stilles miljøspørgsmål i nødvendigt og relevant omfang. De indkomne oplysninger indgår i en helhedsvurdering i af de indkomne tilbud i det omfang, det ikke strider mod gældende ret, herunder EU-udbudsdirektiverne. Ved vurdering af leverandører kan der indgå oplysninger om, hvorvidt virksomheden er miljøcertificeret (EMAS, ISO 14001). Hvis virksomheden ikke er miljøcertificeret kan der indhentes oplysninger om, den har en miljøpolitik, har aflagt grønt regnskab og/ eller overholder miljømyndighedernes lovkrav i henhold til miljøbeskyttelsesloven (f. eks. miljøgodkendelser, påbud mv.). Ved vurdering af produkter bør der tages hensyn til de produkter, der er mindst miljøbelastende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. 3 KMDs E-handel forventes implementeret i løbet af

6 Ved vurdering af produkter kan der f.eks. indgå oplysninger om, hvorvidt produktet er mærket med et anerkendt miljømærke, produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer og/ eller produktets levetid. Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages der hensyn til energiforbruget. Dette kan ske ved at følge relevante energimærkninger, f.eks. Elsparefondens A-klub. Ved udskiftning af kommunens vognpark og maskinpark indkøbes eller leases A-mærkede køretøjer/ maskiner 4. Senest i 2010 indgår Randers Kommune aftale om køb af el, der udelukkende er produceret af vindkraft Arbejdsmiljø og socialt ansvar Randers Kommune stiller i ethvert udbud krav om og forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN's Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Hvis det opdages, at en leverandør eller dennes underleverandør ikke lever op til ovenstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde hovedkontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder hovedkontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er kommunen uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som væsentlig misligholdelse af hovedkontrakten (den indgåede rammeaftale) - og kontrakten vil blive ophævet E-handel. Randers Kommune prioriterer samhandel med leverandører, der kan indgå i E-handel. Anvendelse af Randers Kommunes E-handelsløsning (KMD) skal benyttes ved bestilling af katalogvarer for de institutioner mv. der har adgang til systemet 6. 4 Jf. forslag til Miljø- og Naturpolitik, der forventes vedtaget i Byrådet d. 14. april. 5 Jf. forslag til Miljø- og Naturpolitik, der forventes vedtaget i Byrådet d. 14. april. 6 KMDs E-handel forventes implementeret i løbet af efteråret

7 5. Organisation og kompetence. Der er mange involverede parter, når der købes ind i Randers Kommune. Det beskrives i det følgende, hvor i organisationen ansvaret for de forskellige indkøbsopgaver er placeret. Der skelnes som ovenfor i mellem køb af vare og tjenesteydelser, udbud af driftsopgaver og bygge og anlægsopgaver Køb af varer og tjenesteydelser. Indkøbskontorets primære opgave er at varetage Randers Kommunes interesser mht. varekøb dvs. at være med til at tilrettelægge de indkøbspolitiske principper, og efterfølgende at indgå de mest fordelagtige aftaler på de områder, hvor det er hensigtsmæssigt ud fra en økonomisk betragtning. Hvis Randers Kommunes volumen af en varegruppe overstiger EU-udbudsdirektivets tærskelværdier skal den i EU-udbud. Dette kan dels ske i Randers kommune (eget udbud) eller via SKI eller 12-by samarbejdet. Herudover skal indkøb over kr. udbydes, jf. Tilbudslovens annonceringspligt. Desuden kan det i en række tilfælde være hensigtsmæssigt at gennemføre et udbud eller indhente alternative tilbud, selv om beløbet er under kr., da det ofte vil fremkalde bedre priser. I praksis vil der være en række køb, der falder udenfor disse områder nemlig ad hoc vareindkøb (f.eks. hårde hvidevarer) eller tilsvarende tjenesteydelser, f.eks. konsulenthjælp til en konkret undersøgelse. Den afdeling, der efterspørger den konkrete vare eller tjenesteydelse er selv ansvarlig for at indhente tilbud og træffe beslutning om leverandør. Indkøbskontoret kan anvendes som sparringspartner og kan vurdere, hvis der er behov for juridisk bistand. Disse ad hoc indkøb skal ske efter de samme principper, som gælder for indkøbsaftaler og EU udbud, således at der f.eks. lægges vægt på miljøhensyn. Dette vil naturligvis ikke kunne ske ligeså systematisk, som når der gennemføres udbud, hvor kriterierne lægges fast og defineres på forhånd. Indkøbsdisponeringen sker decentralt. Aftalerabatter og/ eller opnåede nettopriser tilgår den decentrale institution ved direkte fakturering fra leverandøren Udbud af driftsopgaver. Ansvaret for at gennemføre udbuddet af kommunale driftsopgaver ligger hos den pågældende fagforvaltning (når Byrådet har vedtaget, at opgaven skal udbydes). Disse udbud er selvstændigt beskrevet i (link) Retningslinier for udbud i Randers Kommune. 7

8 5.3. Bygge og anlæg. Når der er tale om bygge og anlægsopgaver, der kræver en bevillingsansøgning, ligger ansvaret for gennemførelsen af det konkrete udbud ud hos det pågældende fagudvalg. Ansvaret for mindre opgaver, der finansieres af de løbende driftsudgifter, er hos den pågældende fagforvaltning, evt. i samarbejde med Miljø og Teknik. Det er den konkrete opgave, der er afgørende for, hvorvidt der skal gennemføres et EUudbud, licitation, indhentes underhåndsbud eller andet Brugergrupper. I forbindelse med udbud og indgåelse af indkøbsaftaler inddrager Indkøbskontoret i størst muligt omfang decentrale indkøbere, medarbejdere og brugere ved nedsættelse af brugergrupper. Brugergrupper sammensættes så bredt som muligt for at sikre, at der opnås faglig ekspertise. Brugergruppen deltager i udarbejdelse af kravspecifikationer, tilbudsvurdering, produktudvælgelse, afprøvning, formidling samt løbende evaluering af aftalerne. Brugergrupperne udpeges af forvaltningerne og sammensætningen afhænger af, hvem der forbruger den pågældende varegruppe. Der er ikke brugergrupper for alle varegrupper, men etableres når det er meningsfuldt. 6. Leverandører Randers Kommune lægger vægt på gode og dynamiske relationer til sine leverandører. Nye potentielle leverandører skal altid henvises til Indkøbskontoret - eller Bygning og Energi, hvis der er tale om bygge- og anlægsopgaver Gæld til det offentlige. I henhold til lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage offentlige udbudsforretninger (lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) kan virksomheder, der har udstående forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. ikke deltage i tilbudsgivning til det offentlige. Virksomheden vil dog kunne komme i betragtning, hvis det dokumenteres, at der er indgået en bindende afdragsordning vedrørende gælden eller stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger kr. Leverandørerne skal i forbindelse med tilbudsgivning afgive en tro og love erklæring herom. 7. Eksternt samarbejde. Randers Kommune deltager aktivt i relevante indkøbsfaglige samarbejder, f.eks. med 12 by gruppen 7, brancheforeninger, leverandører m.fl by gruppen består af Esbjerg, Fredericia, Herning, Holstebro, Ikast, Kolding, Middelfart, Odense, Randers, Silkeborg Svendborg, Sønderborg, Vejle og Århus. 8

9 Formålet er løbende at udvikle kommunens indkøbsvirksomhed, både økonomisk, uddannelses- og erfaringsmæssigt. Hvor det er hensigtsmæssigt, kan indkøbsaftaler indgået af eksterne samarbejdspartnere, f.eks. andre kommuner eller SKI (Statens og Kommunernes Indkøbsservice) indgå i kommunens aftalesystem. Ved at anvende disse aftaler opfyldes udbudspligten af andre parter og Randers Kommune er ikke forpligtet til at gennemføre eget EU -udbud. Det er Indkøbskontoret, der vurderer, hvornår eksterne aftaler med fordel kan benyttes. 8. Information. Det er Indkøbskontorets opgave at øge kendskabet til Indkøbs- og udbudspolitikken, både internt og eksternt. For at sikre den interne formidling er der på kommunens Intranet oprettet en indkøbsportal, der indeholder oversigt over alle indkøbsaftaler, informerer om nyheder på området m.v. Annonceringspligt. Offentlige myndigheder skal forud for en kontrakttildeling annoncere indkøb af varer eller tjenesteydelser, der har en værdi over kr. eks. moms. Hvis kontrakten er delt op i flere mindre dele, kan sammenhængen mellem disse småkontrakter betyder, at udbyder skal annoncere sig indkøb også selv om den enkelte delkontrakt ikke overstiger kr. Indkøbskontoret kan kontaktes, hvis der er tvivlsspørgsmål om annonceringspligten og krav til annonceringens indhold. Randers Kommune annoncerer alle sine udbud på under Aktuelt/ udbud 9