Tilsynsmanual Manual for tilsyn med botilbud 107 samt aktivitets og samværstilbud 104 og beskyttet beskæftigelse 103.

Transkript

1 Tilsynsmanual Manual for tilsyn med botilbud 107 samt aktivitets og samværstilbud 104 og beskyttet beskæftigelse 103. Udarbejdet af: Konsulent i Myndighedsafdelingen Judith Poulsen og konsulent Handicap og psykiatri Jette V. Pedersen Nordfyns kommune November udgave

2 Indhold 1. Indledning.3 2. Referenceramme for tilsyn Indhentelse af materiale før tilsynsbesøg 4 4. Anmeldt tilsynsbesøg Tilsynsrapporter og høring.5 Bilag 1 - Oversigt over sagsgang.6 Bilag 2 - Oversigt over boliger omfattet af tilsyn i Nordfyns Kommune..7 Bilag 3 Tids - og handleplan.8 Bilag 4 Rapportskabelon, anmeldt tilsyn.. 9 Bilag 5- Informationsbrev til leder inden anmeldt tilsynsbesøg 18

3 1. Indledning Tilsynet med kommunale botilbud efter 107 samt aktivitetstilbud og beskyttet beskæftigelse ( 104 og 103), er omfattet af den almindelige kommunale tilsynsforpligtelse jf. retssikkerhedsloven Det fremgår af bestemmelserne, at kommunalbestyrelsen har ansvar for og beslutter, hvordan kommunerne skal planlægge og udfører sin virksomhed på det sociale område og at kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Det er i lovgivningen forudsat, at der er klar adskillelse mellem tilsynsførende myndighed og leverandør. Tilsynsfunktionen er i Nordfyns Kommune henlagt til Myndighedsafdelingen. Formålet med tilsynet: De overordnede formål og krav i forhold til tilsynet er: At påse at borgeren får den hjælp, de har ret til At hjælpen tilrettelægges og udføres på en faglig og økonomisk forsvarlig måde At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer. At tilsynet udføres aktivt, systematisk og målrettet. At svage grupper prioriteres. At give plads til brugerindflydelse f.eks. gennem tilbagemeldinger fra bruger- og pårørende el. lign. Sikre at tilbudene overholder gældende lovgivning og krav til dokumentation med f.eks. handleplaner, bruger- og pårørenderåd At Kommunalbestyrelsens evt. fokusområder belyses. I Nordfyns kommune gennemføres tilsynet som et fagligt tilsyn af konsulenter i Myndighedsafdeling. 2. Referencerammer Tilsynet tager udgangspunkt i kommunens kvalitetsstandarder for ydelser i henhold til 107,103,104 og 85. Referencerammen udgøres desuden af gældende lovgivning vedrørende disse tilbud. 3. Indhentelse af materiale før tilsynsbesøg. Inden gennemførelse af selve besøget indhentes nedenstående materiale fra tilbuddene til brug for tilsynet. Der udsendes varslingsbrev til leder 6 uger før besøget med indkaldelse af nedenstående materiale: Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Beskrivelse af pædagogisk koncept, mål og metode. To eksempler på pædagogiske handleplaner inden for de sidste 12 måneder. De enkelte borgere der indgår i tilsynet er udvalgt af Myndighedschef Bjarne Rasmussen En datooversigt for udarbejdelse af de seneste pædagogiske handleplaner. Evt. kostpolitik. Intern medicininstruks.

4 Skriftlig procedure omkring magtanvendelse. Referater fra evt. MED-udvalg (for de foregående 12 måneder). Referater fra evt. pårørenderåd (for de foregående 12 måneder) Referater fra brugerråd (for de foregående 12 måneder). Personaleforhold og arbejdsmiljø Vikaransættelser, omfang og procedure. Antal fratrådte medarbejdere i 2007/ årsagen hertil. Sygefraværspolitik. Omfang af vold mod personalet voldspolitik. Dato for sidste APV hvordan er fulgt op? Evt. påbud fra Arbejdstilsynet, levnedsmiddel-, brand- eller andre myndigheder. Kompetenceudviklingsplaner. Fysiske rammer Dato for og resultat af seneste bygningseftersyn. 4. Anmeldt tilsynsbesøg. De anmeldte tilsynsbesøg gennemføres som dialogbaserede tilsyn af 2 konsulenter fra Myndighedsafdelingen, Nordfyns Kommune. Tilsynsbesøget foretages med fokus på det faglige indhold og er en kombination af observation, indtryk og efterfølgende dialog med brugere/ pårørende, medarbejdere og ledere. De anmeldte tilsynsbesøg tager udgangspunkt i det indsendte materiale og de af kommunalbestyrelsen vedtagne fokuspunkter, herunder Nordfyns Kommunes handicappolitik: Det gode liv for alle. Formålet med de anmeldte tilsynsbesøg er at give brugere, bruger- og pårørende(råd), medarbejdere og ledere lejlighed til i en dialog med tilsynsførende myndighed at komme med udviklingspunkter til tilbuddet, samt vurdering af oplevelse/ tilfredshed med tilbuddet og den hjælp tilbuddet indeholder. Helhedsindtryk: Generelle observationer og indtryk fra stedet vedr. de fysiske rammer, generelle og specifikke indretningsforhold, indtryk af stedets atmosfære med omgangstone samt rengøring og hygiejne. Interview: På tilsynsbesøget interviewes: Ledelsen. Personalet, 2 til 4 personer, repræsenterende forskellige afdelinger, herunder tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant. Brugerne, 2 personer, gerne repræsentanter fra et evt. brugerråd. Hvis relevant pårørende, 2 personer, gerne repræsentanter for et evt. pårørenderåd el. lign., hvor sådanne er etableret, som følge af gældende lovgivning. Ud fra det indhentede materiale spørges til brugernes, de pårørendes, medarbejdernes og lederens oplevelse/ tilfredshed med tilbuddet og den hjælp tilbuddet indeholder. Der spørges desuden brugerindflydelsen på tilbuddet. Den aftalte hjælp og støtte, der ydes jf. handleplanen sammenholdes med brugernes beskrivelse af den ydede hjælp og tilfredshed med tilbuddet.

5 De anmeldte tilsynsbesøg planlægges med en varighed af max. 7 timer pr. tilsyn. Tilsynsbesøgene planlægges i samarbejde med lederne. Lederen af tilbuddet er ansvarlig for at invitere/ gøre opmærksom på tilsynets tid og sted overfor de relevante personer. Vejledende tidsplan Gennemgang af dagens program og tilsynsbesøgets formål Rundvisning Interview ledelsen Interview brugerne Frokost Interview personalet Evt. interview de pårørende Opsamling og afrunding af dagen. Orientering om det videre forløb Slut Rækkefølgen af interviewene kan ændres efter behov. 5.Tilsynsrapporter og høring Efter hvert tilsynsbesøg udarbejdes en tilsynsrapport. Tilsynsrapporterne vil ikke indeholde oplysninger, der kan henføres til konkrete enkeltpersoner. Det skal af tilsynsrapporterne fremgå, hvilke forhold der er ført tilsyn med. I det omfang tilsynet afdækker eventuelle problemer, bør det i rapporten følges op med forslag til eventuelle tiltag. Tilsynsrapport Sammenfatning/ udviklingspunkter fra det gennemførte tilsyn udgør tilsynsrapporten for tilsynsbesøget. Tilsynsrapporten sendes til udtalelse hos lederen med en frist på 5 hverdage til evt. kommentarer og rettelse af faktuelle fejl. Høring Rapporterne sendes til høring i bruger/ pårørenderåd og i kommunens handicapråd. Årlig sammenfattende tilsynsrapport Den årlige tilsynsrapport indeholder en overordnet sammenfatning af tilsynet for hele kommunen. De enkelte rapporter vedhæftes den årlige tilsynsrapport, der indeholder en samlet status på de lovpligtige tilsyn på området. Den sammenfattede rapport forelægges kommunalbestyrelsen. Rapporten vil herefter være tilgængelig på kommunes hjemmeside.

6 Bilag 1 Oversigt over sagsgang Indkaldelse af tilsynsmateriale og varslingsbrev Gennemgang af materialet og udvælgelse af evt. særlige tilsynsområder Anmeldt tilsynsbesøg gennemføres som dialogmøde Udarbejdelse af tilsynsrapport for anmeldt tilsynsbesøg Tilsynsrapport sendes til høring hos leder af tilbuddet Tilsynsrapporterne sendes til høring i bruger/ pårørenderåd og kommunens handicapråd. Sammenfattende årlig tilsynsrapport. Den årlige redegørelse forelægges for det politiske system. Redegørelsen sendes til høring i brugerpårørenderåd.

7 Oversigt over tilbud omfattet af tilsyn i Nordfyns Kommune Bilag 2 Nordfyns Psykiatricenter Vesterled Søndersø 16 døgnpladser jf dagpladser jf Værestedet Nørregade Otterup Aktivitetstilbud jf. 104 (uvisiteret) Otterupgården Fabriksvej Otterup 28 dagspladser 103 og 104. Rosengården Bårdesøvej Otterup 25 dagpladser jf. 103 og 104(privat beskæftigelses aktivitets og samværstilbud) Bofællesskabet Stadionvej Stadionvej Otterup 10 døgnpladsen jf. 107 & 85. Bøgeparken Otterup 9 pladser jf. 104, 107 & 85 Bofællesskabet Edelkær Edelkær 5471 Søndersø 6 døgnpladser jf. 107 & 85. Bofællesskabet Toftekær Toftekær 5471 Søndersø 10 døgnpladser jf. 107 & 85 Botilbuddet Søndermarksvej Søndermarksvej Bogense 4 døgnpladser jf. 107 & 85

8 Bilag 3 Tidsplan for gennemførelse anmeldte tilsynsbesøg/ dialogmøder: Dato: Sted : Tidspunkt : Nordfyns Psykiatricenter Værestedet Otterupgården Rosengården Bofællesskabet Stadionvej Bøgeparken Bofællesskabet Toftekær Botilbuddet Søndermarksvej Bofællesskabet Edelkær

9 Bilag 4 Tilsynsrapport Tilbuddets navn: Anmeldt tilsyn foretaget den Tilsynsførende: Tilsynets samlede vurdering Anbefalinger til kvalitetssikring og -udvikling: Eventuelle bemærkninger, som ikke er indarbejdet: Fra leder: Eventuelle prioriteringer på baggrund af indsendte materiale ved tilsynet: Evt. særlige fokuspunkter: Evt. særlig prioritering ved tilsynets gennemførelse: Deltagere ved tilsynet:

10 1. Målgruppe og beboersammensætning Målgruppe antal pladser tilbuddets indhold: Aktuel beboer/brugersammensætning Belægningsforhold, evt. venteliste: 1.1. Tilsynets vurdering af tilbuddets indhold i forhold til målgruppe og aktuel beboersammensætning 2. Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Pædagogisk koncept og metode: Hvordan omsættes pædagogiske mål og værdier i hverdagen: Anvendelse af pædagogiske handleplaner i praksis: Evt. udviklingsaktiviteter og projekter i det pædagogiske arbejde:

11 2.1. Magtanvendelse Hvordan introduceres til reglerne om magtanvendelse? Antal og arten af magtanvendelser det sidste år: Hvordan er magtanvendelserne fulgt op? Vold beboerne/brugerne imellem? Andet (Evt. politianmeldelser): 2.2. Beboer/brugerindflydelse og trivsel Hvorledes sikres med- og selvbestemmelse? Trivsel og tilfredshed med tilbuddet? Er der etableret brugerråd? 2.3. Sundhedsmæssige forhold Hygiejne og rengøring: Medicinopbevaring /-instruks:

12 Evt. kostpolitik: 2.4. Samarbejde med pårørende Evt. pårørenderåd: Opfølgning af sager fra pårørenderåd: 2.5. Forretningsgang vedr. brugernes økonomi Voksne: Procedure for håndtering af beboermidler: 2.6. Eksterne samarbejdsforhold Samarbejdet med region, kommuner og andre samarbejdsparter / myndigheder: Handleplansamarbejdet(pædagogiske handleplaner): 2.7. Klager over tilbuddets ydelser og det pædagogiske indhold Hvilke mundtlige / skriftlige klager har der været det sidste år, og hvordan er de

13 håndteret? 2.8. Særlige problemstillinger F.eks. anvendelse af maskiner og materialer m.v. overholdelse af arbejdsmiljølov m.v Tilsynets vurdering af den pædagogiske praksis, tilfredshed og trivsel m.v. 3. Personale og arbejdsmiljø Matcher personalenormeringen og personalets sammensætning de faglige mål (f.eks. vedrørende pleje, træning, beskæftigelse, fritid)? Vikaranvendelse, omfang og procedure: 3.1. Personaleudskiftning Antal fratrådte medarbejdere det sidste år årsagen hertil? 3.2. Sygefravær Sygefraværsstatistik: Aktuelt antal langtidssyge:

14 Sygefraværspolitik: 3.3. Arbejdsmiljø Fysisk arbejdsmiljø, herunder vurdering af hjælpemidler og materiel: Psykisk arbejdsmiljø: Anmeldte arbejdsskader og arten af disse det sidste år: Vold mod personale (omfang og type, evt. politianmeldelser): Dato for sidste APV hvordan følges op? Arbejdstilsynsbesøg, evt. påbud: Politikker røg, vold, misbrug m.v.: 3.4. Uddannelse og udvikling Kompetenceudviklingsplaner: Særlige efteruddannelsestiltag:

15 MUS-samtaler: Form og hyppighed: Supervision: Introduktionsforløb for nye medarbejdere: 3.5. MED arbejde Hvordan er strukturen? Hvordan vægtes arbejdsmiljø og sikkerhedsarbejdet i MED-udvalget? 3.6. Tilsynets vurdering af personale- og arbejdsmiljøsituationen Vurderes personalenormeringen, personalets disponering, kvalifikationer og arbejdsforhold at matche de pædagogiske mål? 4. Fysiske rammer Udendørs rammer: Beskrivelse af fællesarealer/værelser/lejligheder: Dato og resultat af seneste bygningssyn:

16 Evt. planlagte ombygninger: Dato for seneste beredskabsplan, brandsyn og brandøvelse og resultatet heraf: Levnedsmiddelkontrol seneste besøg og resultatet heraf: 4.1. Tilsynets vurdering af de fysiske rammer Er de fysiske rammer egnede? Er standarden tilfredsstillende? 5. Organisation, drift og forretningsgange Faktuelt: Hele tilbuddet Afdeling Pladsnormering: Bo Beskæftigelse Budgetramme Personalenormering Takst år Belægning (seneste måned) Evt. bemærkninger: 5.1. Økonomi Forbrugsprocent i forhold til det forventede: Årsag til mer/mindreforbrug: Rammens størrelse / økonomistyring / andet?

17 5.2. Ledelse og organisation Er ansvars- og kompetencefordelingen synlig for medarbejderne? Hvordan holder lederen sig informeret om kvaliteten af tilbuddets ydelser? Hvorledes kommunikeres regler og retningslinier? Udviklingstendenser: Evt. planer for organisationsudvikling / særlige projekter: 5.3. Tilsynets vurdering af de organisatoriske og driftsmæssige forhold Herunder evt. budgetproblemer og problemstillinger vedr. ledelse og organisering.

18 Bilag 5 Guide til leder inden anmeldt tilsynsbesøg. Som aftalt med dig gennemføres det årlige anmeldte tilsynsbesøg på (tilbuddets navn) den xx kl. xx. Tilsynsførende ved besøget er (indsæt navne). Forinden tilsynsbesøget vil vi danne os et samlet indtryk af tilbuddet og tilbuddets særlige problemstillinger (fokuspunkter) ud fra foreliggende skriftligt materiale. Til brug herfor bedes du derfor sende os oplysninger om følgende: Pædagogisk praksis, brugerindflydelse og sundhedsmæssige forhold Beskrivelse af pædagogisk koncept, mål og metode. To eksempler på handleplaner inden for de sidste 12 måneder. En datooversigt for udarbejdelse af de seneste pædagogiske handleplaner samt dato for udarbejdelse af den næste handleplan for de enkelte brugere. Evt. kostpolitik. Intern medicininstruks. Skriftlig procedure for opfølgning på magtanvendelse. Referater fra MED-udvalg (for de foregående 12 måneder). Referater fra brugerråd (for de foregående 12 måneder). Personaleforhold og arbejdsmiljø Vikaransættelser, omfang og procedure. Antal fratrådte medarbejdere det seneste år - årsagen hertil. Sygefraværspolitik. Omfang af vold mod personalet voldspolitik. Dato for sidste APV hvordan er fulgt op? Evt. påbud fra Arbejdstilsynet, levnedsmiddel-, brand- eller andre myndigheder. Kompetenceudviklingsplaner. Tre sidste referater fra MED- udvalgsmøder. Fysiske rammer Dato for og resultat af seneste bygningssyn. Hvis du har spørgsmål til det ønskede materiale, kan du kontakte xx, som du også bedes sende oplysningerne til senest den xx. Ved tilsynsbesøget vil vi gerne foretage interviews af Ledelse incl. evt. afdelingsleder/e Personalet, 2 til 4 personer, repræsenterende forskellige afdelinger, herunder tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant. Brugerne, 2 personer, gerne repræsentanter fra et evt. brugerråd. Hvis relevant pårørende, 2 personer, gerne repræsentanter for et evt. pårørenderåd el. lign., hvor sådanne er etableret, som følge af gældende lovgivning. Vi beder om, at du tilrettelægger interviewene, så de gennemføres under egnede forhold, samt at deltagerne orienteres i god tid. Vi anmoder endvidere om, at personale, pårørende og brugere i god tid orienteres om tilsynsbesøget, så de har mulighed for at henvende sig til de tilsynsførende.

19 Vejledende tidsplan Gennemgang af dagens program og tilsynsbesøgets formål Rundvisning Interview ledelsen Interview brugerne Frokost Interview personalet Evt. interview de pårørende Opsamling og afrunding af dagen. Orientering om det videre forløb Slut Rækkefølgen af interviewene kan ændres efter behov. Efter tilsynsbesøget Umiddelbart efter tilsynsbesøget udarbejder de tilsynsførende et udkast til tilsynsrapport, som du vil få til udtalelse senest 10 arbejdsdage efter besøget. Faktuelle fejl rettes, medens forskelle i vurdering vedhæftes rapporten, hvis opfattelserne ikke kan forenes. Rapporten fremlægges herefter til høring i kommunens handicapråd og for kommunalbestyrelsen og indgår i en samlet rapport for alle bo og aktivitetstilbud i kommunen. Vær opmærksom på, at den færdige rapport offentliggøres på Nordfyns Kommunes hjemmeside og kan vedhæftes på tilbudsportalen. Med venlig hilsen